Como lançar o pedido de compra via cotação

Lançamento de pedido de compra via cotação

Qual é o objetivo do lançamento de pedido de compra via cotação e por que esse procedimento é essencial para a tomada de decisões?

O objetivo do lançamento de pedido de compra via cotação é formalizar aquisições com base nas melhores condições identificadas, garantindo alinhamento com preço, prazo e qualidade. Esse procedimento reduz erros, melhora a transparência e facilita auditorias, permitindo decisões seguras, controle eficiente e otimização de custos nas compras.

Quais problemas o procedimento resolve?

• Falta de formalização de compras: O procedimento garante que as condições negociadas, como preços, prazos e termos de pagamento, sejam documentadas e cumpridas. 

• Inconsistências e erros no processo de compra: Essa melhor prática reduz atrasos operacionais, facilita o rastreamento e a transparência das transações. 

• Além disso, contribui para o planejamento financeiro mais preciso e melhora a eficiência e a organização das compras.

Quais os riscos de não utilizar?

Não utilizar esse procedimento aumenta os riscos de inconsistências e falta de controle nas compras, resultando em compras não formalizadas, condições comerciais mal documentadas e possíveis conflitos com fornecedores. Também eleva a probabilidade de erros, atrasos e custos adicionais devido à ausência de um processo estruturado. Além disso, prejudica a transparência, dificulta o rastreamento das transações e compromete o planejamento financeiro, impactando negativamente a eficiência operacional e a capacidade de tomada de decisões estratégicas.

É o momento de aplicar o conhecimento adquirido! Realize as movimentações no ERP.

1. Acesse a tela Cotação
   Cotação >> Rotinas >> Cotação 

   • Utilize os “Filtros Rápidos” para buscar a cotação que irá gerar o pedido, filtre somente produtos que tenham a situação igual a "Aprovado", caso contrário, a geração do pedido não será realizada.

   • Selecione a cotação ou o produto desejado e clique em “Gerar Pedidos”

   • Será aberta a tela de “Geração do(s) pedido(s) de compras” contendo o resumo do pedido a ser gerado. 

   • A grade superior "Fornecedores", apresenta as informações do cabeçalho do pedido a ser gerado, como empresa, centro de resultado, natureza, projeto e tipo de negociação.

   • A grade inferior "Itens da Cotação", exibe os dados dos itens que serão gerados no pedido de compra.

   • Ambas as grades permitem a remoção dos registros selecionados ou não selecionados, através dos botões "Remove todas as linhas selecionadas" e "Remove todas as linhas não selecionadas", respectivamente.

   • Para gerar o pedido de compra, selecione um fornecedor na grade superior e em seguida clique no botão "Gerar pedido"

   • Será aberto o pop- up de “Gerar pedido de compras”, contendo informações do cabeçalho do pedido de compra a ser gerado.  

   • As informações presentes de “Empresa”, “Tipo de operação”, “Tipo de negociação”, “Centro de Resultado”, “Natureza” e “Projeto” são originadas da cotação, mas caso não estejam preenchidas, você pode inserir ou até mesmo modificar um dado já existente.

   • Confirme as informações e clique em OK

   • O pedido de compra é gerado com a apresentação do seu número único, e com isso, a situação da cotação do produto é alterada para "Fechada"

Correção e repetição

• Confirme que todos os campos obrigatórios foram preenchidos de maneira correta e completa.