Como lançar o pedido de cotação através de requisições internas

Compra em função de solicitações ou requisições internas

Qual é o objetivo de realizar compras em função de solicitações ou requisições internas e por que esse procedimento é essencial para a tomada de decisões?

Realizar compras com base em solicitações internas garante que os produtos ou serviços adquiridos atendam às demandas específicas da empresa, promovendo clareza e priorização. Esse procedimento centraliza as necessidades dos setores, evita compras desnecessárias, melhora o uso de recursos e assegura controle e rastreabilidade, permitindo decisões mais estratégicas e alinhadas aos objetivos organizacionais.

Quais problemas o procedimento resolve?

• Falta de organização e clareza nas demandas internas: O procedimento evita compras desnecessárias ou desalinhadas às necessidades dos setores. 

• Retrabalho e  inconsistências no atendimento de requisições:  Essa melhor prática elimina retrabalho e inconsistências no atendimento de requisições, melhora o uso eficiente de recursos e reduz atrasos na aquisição de itens críticos. 

• Falta de controle e rastreabilidade: assegurando que as compras estejam alinhadas aos objetivos estratégicos da empresa.

Quais os riscos de não utilizar?

Não utilizar esse procedimento traz riscos como desorganização nas demandas internas, resultando em compras desnecessárias, duplicadas ou desalinhadas às prioridades da empresa. A falta de controle pode gerar atrasos no atendimento de itens críticos, uso ineficiente de recursos e aumento de custos. Além disso, dificulta a rastreabilidade e o planejamento, comprometendo a eficiência operacional e a capacidade de tomar decisões estratégicas baseadas em dados confiáveis.

É o momento de aplicar o conhecimento adquirido! Realize as movimentações no ERP.

É possível incluir uma cotação a partir do lançamento de “Pedidos de Vendas", “Pedidos de Requisição", “Vendas" e “Requisições". 

1. Acesse a tela “Portal de Mov. Interna”
   Comercial » Consulta

• Selecione o “Tipo de Movimento - Pedido de requisição”

• Clique na opção “Novo Registro”

• Preencha as informações do “Cabeçalho” e clique em “Salvar”

• Na grade “Itens”, preencha as informações do produto

• Clique em “Confirmar”

• Agora, localize o Pedido de requisição lançado

• Clique no botão “...” (Outras opções) no menu.

• Para iniciar o processo de Cotação, escolha a opção “Gerar Solicitação de Compra" ou "Gerar Solicitação de Compra para produto sem estoque", conforme a necessidade da empresa. 

2. Acesse a tela Cotação
   Cotação >> Rotinas >> Cotação 

• Utilize os “Filtros Rápidos” para localizar a solicitação, e acesse a opção “Alterar Cabeçalho da Cotação" para complementar os dados da cotação.

Na aba “Geral” informe os dados básicos da cotação que podem não ter sido preenchidos na requisição. 

• Empresa: informe aqui a empresa que está requisitando os produtos da cotação.

• Centro de Resultado: preencha aqui, o centro de resultados referente ao processo de cotação, para fins de controle gerencial.

• Natureza: informe neste campo a natureza referente ao processo de cotação.

• Projeto: é inserido aqui o projeto referente ao processo de cotação.

• Usuário Responsável: informe neste campo, o responsável pela cotação a ser realizada; 

• Usuário Comprador: este campo é preenchido automaticamente com o usuário logado no sistema e não permite a edição.

• Data inicial da cotação: preencha este campo com a data e hora inicial da cotação, caso não seja informada, o sistema preenche este campo com a data e hora atuais ao concluir a inserção.

• Data final da cotação: informe neste campo, a data e hora final da cotação também para fins de filtro e controle.

Feito isso, preencha na aba “Itens da Cotação", quais itens serão cotados neste momento. 

• Produto: informe quais itens deverão ser cotados.

• Volume: defina o volume (unidade) em que o produto deverá ser cotado.

• Quantidade: determine qual a quantidade deste produto a ser cotada.

• Local: caso o produto possua local de estoque, informe-o neste campo.

• Dt. Limite: neste campo é necessário informar até que data a empresa precisa desse produto.

• Se julgar necessário, utilize o campo “Observação” para informações complementares.

Na aba “Pesos e Critérios", defina quais quesitos serão considerados na classificação dos fornecedores, e o peso de cada um. 

• Caso não seja definido peso para os critérios,  o sistema assume o valor padrão “1” para  o critério “Preço" e “0” para os demais critérios. 

• Utilize o botão “Critérios” para filtrar um critério previamente determinado, substituindo os valores dos campos pelos definidos no cadastro. 

• Ao clicar em “Confirmar” a Cotação é incluída, retornando para a tela inicial.

• Clique no botão ‘Modo Formulário’ ou dê um duplo clique sobre o produto para visualizar a aba ‘Fornecedores e Coleta de Preços’.

• Essa aba contém as informações das cotações de cada fornecedor, que serão utilizadas no apoio à decisão do comprador no momento de escolher a melhor oferta. 

Para a coleta de fornecedores, acesse a aba “Itens da Cotação", na sub aba “Fornecedores e Coleta de Preços”. 

• Os fornecedores podem ser adicionados manualmente nesta aba ou através da cotação online no botão “...” (Outras opções), através da opção  “Sugerir Fornecedores”.

• Será aberto o popup de “Sugestão de fornecedores”.

O campo "Fornecedores" é composto por opções que ajudam a filtrar a sugestão de fornecedores:

• A opção “Que já forneceram”: Busca todos os fornecedores que possuírem uma nota de compra confirmada para os produtos selecionados, considerando o filtro de periodicidade definida no campo “Período por”.

• Que já cotaram: Esta opção busca de todos os fornecedores que foram informados na cotação dos produtos selecionados, considerando o filtro de periodicidade definida no campo “Período por”.

• Dos itens selecionados: Esta opção busca os fornecedores que já se encontram inseridos nos itens selecionados anteriormente para cotação dos demais itens da nota. Essa opção é útil para comparar preços de todos os fornecedores para todos os produtos.

• Do perfil de consumo x perfil principal do parceiro: Esta opção realiza a busca dos fornecedores que possuem o perfil principal do cadastro, igual ao perfil de consumo dos produtos selecionados.

• Do perfil de consumo x perfil do parceiro: Esta opção busca os fornecedores que possum o perfil do cadastro igual ao perfil de consumo dos produtos selecionados.

Após definir o campo Fornecedores clique no botão "Buscar" para efetuar o filtro escolhido na grade da tela dos fornecedores obtidos.

• No botão “+” é possível adicionar outros fornecedores que não foram filtrados pelo critério da busca. Ao adicionar um novo fornecedor, informe para quais produtos, dos selecionados, o fornecedor será inserido.

• O botão "Visualizar Produto" permite visualizar para quais produtos o fornecedor sugerido será inserido, a partir dos critérios de busca.

• O botão "Substituir" é utilizado na substituição de um fornecedor sugerido pelo sistema por outro fornecedor, sendo possível escolher para quais produtos o fornecedor será substituído.

• Os botões "Remove todas as linhas selecionadas" e "Remove todas as linhas não selecionadas", servem para retirada de fornecedores que não deseja-se inserir.

• No pop-up de "Sugestão de fornecedores", informe se os fornecedores obtidos pelo critério acessam ou não o Portal de Cotação Online, qual foi a data da última compra realizada junto a este fornecedor e qual a quantidade de notas de compra confirmadas feitas com o mesmo.

• Ao clicar no botão "OK", o sistema confirmará a operação ao inserir os devidos fornecedores para os itens selecionados.

• Agora, a coleta de preços pode ser feita de forma manual ou automática.

Correção e repetição

• Confirme que todos os campos obrigatórios foram preenchidos de maneira correta e completa.