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Sumário
O que é e para que serve
Os Departamentos representam as divisões internas da empresa, como áreas, setores ou locais de trabalho. Cada colaborador é vinculado a um departamento, que determina como ele será organizado na estrutura da empresa e pode influenciar o cálculo da Folha de Pagamento, a integração contábil e o envio de informações ao eSocial.
No Pessoas+, os departamentos são utilizados para:
- Organizar os colaboradores na estrutura hierárquica da empresa.
- Definir o Registro Fiscal utilizado no cálculo da Folha de Pagamento e na geração da Guia da Previdência Social (GPS), quando a empresa utiliza Registro Fiscal por departamento.
- Definir o Centro de Resultado utilizado na integração contábil.
- Identificar o tomador de serviço e a lotação tributária enviados ao eSocial, quando a empresa trabalha com cessão de mão de obra ou obras de construção civil.
- Filtrar e agrupar informações em relatórios e rotinas da Folha de Pagamento.
Uma estrutura de departamentos bem planejada facilita a organização da empresa e ajuda a manter a consistência dos cálculos, das guias e das informações enviadas ao eSocial.
Antes de começar
Antes de cadastrar os departamentos, confira as configurações e os cadastros necessários:
-
Máscara dos departamentos: defina o formato dos códigos e a quantidade de níveis da hierarquia no parâmetro Máscara para Departamentos - FPMASCDEP.
-
Registro Fiscal: defina se será utilizado por empresa ou por departamento no parâmetro Onde utiliza o Registro Fiscal? - FPREGFISCAL. Se a configuração for por departamento, cadastre os Registros Fiscais antes de criar os departamentos.
-
Centro de Resultado: se a empresa controla custos e resultados por departamento, cadastre os centros de resultado antes de criar os departamentos.
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Projetos: se a empresa controla informações por projeto, cadastre os projetos antes de criar os departamentos.
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Parceiros tomadores de serviço: se a empresa trabalha com cessão de mão de obra ou obras de construção civil, cadastre os parceiros tomadores antes de criar os departamentos.
📚 Para saber mais, consulte Parâmetros do Pessoas+ e Cadastro do Registro Fiscal.
Jornada de uso
1. Definir a máscara dos departamentos
A máscara determina o formato dos códigos dos departamentos e a quantidade de níveis da estrutura hierárquica. Defina-a antes de cadastrar o primeiro departamento.
- Acessea tela Preferências (Configurações > Avançado).
- Localize o parâmetro Máscara para Departamentos - FPMASCDEP.
- Configure a máscara conforme a estrutura desejada.
Na máscara:
- Cada
9representa um dígito do código. -
\.(barra invertida seguida de ponto) representa o separador entre os níveis. -
;0deve ser mantido ao final da máscara.
Por exemplo, a máscara 99\.99;0 define uma estrutura com dois níveis de dois dígitos cada, permitindo códigos como 01.00 e 01.01.
Considere esta estrutura de departamentos:
| Código | Departamento | Tipo |
|---|---|---|
| 1.0.00 | Administrativo | Sintético |
| 1.3.00 | Financeiro | Sintético |
| 1.3.01 | Contas a Pagar | Analítico |
| 1.3.02 | Contas a Receber | Analítico |
Para criar essa estrutura, a máscara deve ser 9\.9\.99;0.
Se o último nível precisar de três dígitos, como em 1.3.001 — Contas a Pagar, utilize a máscara 9\.9\.999;0.
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🚨 Risco operacional Não altere a máscara depois que existirem departamentos cadastrados. A alteração pode comprometer a hierarquia existente e exigir a reestruturação de departamentos já vinculados a colaboradores, centros de resultado, relatórios, histórico de movimentações e integrações contábeis. Planeje a máscara considerando o crescimento da empresa. |
Após salvar a configuração, o sistema passa a aceitar códigos de departamento no formato definido.
2. Cadastrar o departamento
Depois de definir a máscara e preparar os cadastros relacionados, crie o departamento na estrutura da empresa.
- Acesse a tela Departamentos (Pessoal+ > Cadastros).
- Clique em + Cadastrar Departamentos.
- Informe o código no campo Departamento, respeitando a máscara configurada.
- Preencha a Descrição do departamento.
- Continue o preenchimento conforme as orientações da aba Geral e, quando aplicável, da configuração como tomador de serviço.
- Salve o cadastro.
O código informado determina a posição do departamento na hierarquia.
3. Configurar a aba Geral
Na aba Geral, defina como o departamento será utilizado na Folha de Pagamento, na contabilidade e na geração de guias.
Status do departamento
- Ativo: quando marcado, o departamento pode ser utilizado.
- Analítico: quando marcado, indica que o departamento é utilizado operacionalmente, ou seja, pode receber colaboradores e movimentações. Quando desmarcado, o departamento é sintético e serve apenas para organizar e consolidar a hierarquia.
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⚠️ Atenção Vincule colaboradores somente a departamentos ativos e analíticos. Na integração contábil, o sistema apresenta a inconsistência "Departamento inativo e/ou não analítico" quando existem colaboradores sendo contabilizados em departamentos inativos ou sintéticos. |
Endereço
Informe Endereço, Número e Complemento da localização física do departamento.
Centro de Resultado
Informe o centro de resultado do departamento quando a empresa controla custos e resultados por departamento.
O centro de resultado do departamento pode ser substituído por um centro de resultado informado em um nível mais específico. A ordem de prioridade é:
- Movimento;
- Funcionário;
- Evento;
- Departamento;
- Empresa.
Na integração contábil, quando o departamento não tem centro de resultado, o sistema utiliza o centro de resultado da empresa.
📚 Para saber mais, consulte: Como configurar a integração contábil.
Registro fiscal
Informe o Registro Fiscal do departamento conforme a configuração do parâmetro Onde utiliza o Registro Fiscal? - FPREGFISCAL:
| Configuração do FPREGFISCAL | Comportamento do sistema |
|---|---|
| Empresas | O cálculo da Folha de Pagamento e a GPS utilizam o Registro Fiscal da empresa. A geração das guias é feita somente por empresa. |
| Departamentos | O cálculo da Folha de Pagamento utiliza o Registro Fiscal do departamento do colaborador, e a GPS pode ser gerada por departamento. No cadastro da empresa, o campo Reg. Fiscal Apro/Guia fica desabilitado. |
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⚠️ Atenção Quando o parâmetro FPREGFISCAL está configurado como Departamentos, todos os departamentos utilizados na Folha de Pagamento devem ter um Registro Fiscal preenchido. Se o departamento do colaborador não tiver Registro Fiscal, o cálculo da folha apresentará a mensagem: "A folha está configurada para utilizar o registro fiscal vinculado ao departamento e o departamento do funcionário não possui registro fiscal vinculado." Para resolver, informe o Registro Fiscal no departamento e calcule a folha novamente. |
Projeto
Informe o projeto ao qual o departamento está vinculado, quando a empresa controla informações por projeto. Os projetos são cadastrados na tela Projetos (Configurações > Cadastros > Gerencial > Projetos).
Após preencher os campos aplicáveis, o departamento estará configurado para uso no cadastro de colaboradores, no cálculo da folha e na integração contábil.
4. Configurar o departamento como tomador de serviço
Quando a empresa trabalha com cessão de mão de obra ou obras de construção civil, o departamento pode identificar o tomador de serviço dos colaboradores vinculados a ele.
O tomador de serviço é o parceiro que contrata os serviços terceirizados e assume a corresponsabilidade pelo contrato de trabalho do colaborador vinculado à prestação de serviço. Esse tipo de departamento também é chamado de departamento externo.
Na configuração do departamento:
- No campo Cód. Parceiro, informe o parceiro que representa o tomador de serviço.
- No campo Tipo Lotação, selecione o tipo de lotação tributária correspondente, conforme a Tabela 10 do eSocial. A lista apresenta somente os tipos permitidos para departamentos.
- Quando o tipo de lotação for 2 — Obra de Construção Civil (Empreitada/Subempreitada), preencha, quando aplicável, as abas:
- Inscrição do proprietário do CNO: informe o tipo de inscrição e o número do CNPJ ou CPF do proprietário, quando ele não estiver identificado no CNO.
- Inscrição do contratante: informe o tipo de inscrição e o número do CNPJ ou CPF do contratante, quando a empresa atuar em regime de empreitada parcial ou subempreitada.
- Salve o cadastro.
Observe as seguintes regras:
-
Observe as seguintes regras:
-
Vínculo do tomador: o sistema identifica o tomador pelo departamento em que o colaborador está lotado. Informe o Cód. Parceiro no próprio departamento, pois o sistema não busca o parceiro informado somente no departamento superior.
-
Atualização do tomador: com o parâmetro Consiste Tomador com Departamento? - FPTOMADORDEP ligado, o tomador acompanha o departamento. Na admissão, o sistema inclui o tomador vinculado ao departamento; quando o colaborador é transferido para outro departamento com tomador diferente, o sistema atualiza o tomador correspondente.
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Informações fiscais: no envio do S-1020 — Tabela de Lotações Tributárias, o Registro Fiscal do departamento define o código do Fundo de Previdência e Assistência Social (FPAS) e os códigos de terceiros da lotação.
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Departamentos vinculados ao mesmo parceiro: se mais de um departamento estiver vinculado ao mesmo parceiro, o sistema utiliza os dados do departamento de menor código.
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⚠️ Atenção Confira se o parceiro e o tipo de lotação estão corretos. Dados incorretos podem gerar inconsistências na lotação enviada ao eSocial e na identificação da obra ou do tomador na guia do FGTS Digital. |
Os colaboradores lotados no departamento passam a ser vinculados ao tomador de serviço informado.
📚 Para ver exemplosde configuração de obra, consulte Como configurar a obra como tomador de serviço e informar o CNO no eSocial e no FGTS Digital.
5. Vincular colaboradores ao departamento
O departamento de cada colaborador é informado no cadastro do colaborador, na aba Lotação.
Utilize somente departamentos ativos e analíticos.
Se o departamento não existir, estiver inativo ou não puder ser utilizado, o sistema apresenta a mensagem:
"Departamento não existe ou está inativo ou não pode ser usado aqui."
Para resolver, confira o cadastro do departamento e, se necessário, marque as opções Ativo e Analítico.
📚 Para saber mais, acesse: Configuração de Funcionários.
6. Inativar um departamento
Quando um departamento deixar de ser utilizado, prefira inativá-lo em vez de excluí-lo. Dessa forma, é possível preservar o histórico relacionado ao cadastro.
Antes de inativar o departamento, transfira os colaboradores ativos para outro departamento.
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🚨 Risco operacional Não exclua departamentos que tenham colaboradores vinculados, histórico em folhas já calculadas ou lançamentos contábeis associados. A exclusão pode comprometer relatórios, recálculos e a rastreabilidade das informações. Prefira desmarcar a opção Ativo. |
Pontos de atenção
- Máscara: defina o formato antes de cadastrar o primeiro departamento. Evite alterá-lo depois que a estrutura estiver em uso.
- Departamentos sintéticos e analíticos: os sintéticos organizam a hierarquia; os analíticos podem receber colaboradores e movimentações.
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Registro Fiscal por departamento: quando o
FPREGFISCALestiver configurado como Departamentos, todos os departamentos utilizados na folha precisam ter Registro Fiscal. A ausência dessa informação impede o cálculo do colaborador. - Centro de Resultado: o Centro de Resultado do departamento pode ser substituído pelo informado no movimento, no funcionário ou no evento. Padronize o nível de controle adotado pela empresa para evitar divergências.
- Tomador de serviço: o parceiro e o tipo de lotação do departamento influenciam as informações enviadas nos eventos S-1020 e S-1200 e a identificação do tomador na guia do FGTS Digital.
- Lotações Tributárias da empresa: os departamentos também podem ser vinculados às lotações cadastradas na aba Lotações Tributárias do cadastro da empresa. Nesse caso, todos os colaboradores do departamento são vinculados à lotação.
Perguntas frequentes
1. Qual a diferença entre departamento sintético e analítico?
O departamento sintético organiza a hierarquia e agrupa outros departamentos. O departamento analítico é o último nível da estrutura e é o único que pode receber colaboradores e movimentações.
2. Como devo escrever a máscara dos departamentos?
Use 9 para cada dígito, \. para separar os níveis e mantenha ;0 no final. Por exemplo, 9\.9\.99;0 gera códigos como 1.3.01.
3. Posso alterar a máscara dos departamentos depois de cadastrá-los?
Não é recomendado. A alteração pode comprometer a hierarquia existente e exigir a reestruturação dos departamentos e das integrações contábeis.
4. Por que o cálculo da folha informa que o departamento não possui registro fiscal?
O parâmetro FPREGFISCAL está configurado como Departamentos e o departamento do colaborador não tem Registro Fiscal. Informe o Registro Fiscal no departamento e calcule a folha novamente.
5. Por que não consigo vincular o colaborador a um departamento?
O departamento pode estar inativo, ser sintético ou não existir. Confira se as opções Ativo e Analítico estão marcadas no cadastro do departamento.
6. O departamento herda o tomador de serviço do departamento superior?
Não. Informe o Cód. Parceiro no próprio departamento em que os colaboradores estão lotados.
7. Posso excluir um departamento que não uso mais?
Se ele tiver colaboradores, histórico de folha ou lançamentos contábeis, não. Nesses casos, desmarque a opção Ativo.
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