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Sumário
O que é e para que serve
O Registro Fiscal reúne as informações tributárias e previdenciárias utilizadas no cálculo dos encargos da Folha de Pagamento, na geração das guias de recolhimento e no envio de informações ao eSocial.
Nesse cadastro, são configurados, entre outros dados:
- Percentuais de contribuição: INSS patronal, FGTS, Risco Ambiental do Trabalho (RAT), Fator Acidentário de Prevenção (FAP) e contribuições destinadas a terceiros.
- Enquadramento tributário: opção pelo Simples Nacional e desoneração da folha.
- Códigos fiscais: Fundo de Previdência e Assistência Social (FPAS), Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE), código de terceiros e código da Guia da Previdência Social (GPS).
- PIS sobre a folha: incidência e informações relacionadas à contribuição.
- Informações de inscrição: CNPJ, CEI, Cadastro Nacional de Obras (CNO) ou Cadastro de Atividade Econômica da Pessoa Física (CAEPF).
Cada empresa deve ter um Registro Fiscal vinculado ao seu cadastro. Conforme a configuração e a necessidade da empresa, também podem ser utilizados Registros Fiscais específicos para departamentos, lotações tributárias e obras.
Essas informações devem refletir o enquadramento fiscal e previdenciário da empresa, considerando a legislação aplicável, incluindo a Lei nº 8.212/1991, a Lei nº 8.036/1990, a Lei nº 12.546/2011, a Lei nº 14.973/2024 e as regras do eSocial.
Antes de começar
Antes de cadastrar ou alterar um Registro Fiscal:
- Permissão de acesso: confirme se você tem acesso à tela Registro Fiscal. A liberação é feita pelo administrador do sistema na tela Acessos (Configurações > Controle de Acesso).
- Dados fiscais: reúna as informações da empresa com o contador ou o responsável tributário, incluindo percentuais, códigos e enquadramento fiscal.
- Processos de terceiros: se a empresa possui processos administrativos ou judiciais que alteram ou suspendem contribuições destinadas a terceiros, cadastre esses processos antes de configurar o Registro Fiscal.
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💡 Dica Utilize o botão Configuração da Tela para reorganizar os campos e ocultar os que não se aplicam à empresa. Na janela, selecione a aba desejada, mova os campos a partir do painel Campos disponíveis e clique em Salvar. Para ocultar um campo, faça a operação inversa. |
Jornada de uso
1. Reunir os dados fiscais da empresa
Antes de iniciar o cadastro, obtenha com a contabilidade os dados necessários para preencher o Registro Fiscal.
A tabela abaixo apresenta um exemplo dos tipos de informação que podem ser necessários. Os valores são ilustrativos e não devem ser utilizados como referência para o enquadramento de outra empresa.
| Dados gerais | Percentuais | Atividade e códigos | RAT – agentes nocivos |
|---|---|---|---|
| Cidade: Uberlândia | Taxa Terceiros – INSS: 5,8 | CNAE: 6203100 | 15 anos: 12 |
| CNPJ: 26.314.062/0001-61 | INSS Empresa: 20% | IRF: 561 | 20 anos: 9 |
| Não optante pelo Simples | Taxa de Seguro: 3% | FPAS: 515 | 25 anos: 6 |
| Não desonera a folha | FGTS: 8% | INSS Terceiros: 115 | |
| ISS: 1 – Prestador de serviço | FGTS Menor Aprendiz: 2% | SAT: 62031 | |
| FAP: 1 | GPS: 2100 |
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💡 Dica Confirme os dados com o responsável tributário antes de salvar o cadastro. Não utilize percentuais ou códigos de outra empresa sem verificar se são aplicáveis ao enquadramento fiscal da empresa em questão. |
2. Cadastrar o Registro Fiscal
Crie o registro que reunirá as informações fiscais utilizadas pela empresa, departamento ou obra.
- Acesse a tela Registro Fiscal (Pessoal+ > Cadastros).
- Clique em + Cadastrar Registro Fiscal.
- No campo Cód. Registro, informe o código do Registro Fiscal. Ele pode ser digitado manualmente ou gerado automaticamente, conforme a opção Numeração, disponível no botão Configuração da Tela.
- No campo Descrição, informe um nome de fácil identificação, como a razão social da empresa ou "Registro Fiscal – Obra X".
- Clique em Salvar (F7).
Após salvar, o Registro Fiscal será criado e as abas de configuração ficarão disponíveis.
3. Configurar a aba Geral
Na aba Geral, informe os dados fiscais utilizados no cálculo dos encargos, na geração das guias e no envio de informações ao eSocial.
Identificação
- Cidade: município da empresa, utilizado em regras fiscais e obrigações acessórias.
- Código das opções pelo Simples: indica se a empresa é optante pelo Simples Nacional.
- Indicador de contribuição Simples Nacional: indica se a contribuição previdenciária é substituída integralmente, não substituída ou parcialmente substituída.
- Indicativo de substituição da Contribuição Previd. Patronal: indica se a contribuição patronal é integralmente ou parcialmente substituída, conforme a Lei nº 12.546/2011. Essa informação é enviada ao eSocial no evento S-1280 – Informações Complementares aos Eventos Periódicos.
Percentuais
- Taxa Terceiros - INSS: percentual das contribuições destinadas a terceiros (outras entidades e fundos).
- Percentual de INSS: percentual da contribuição patronal ao INSS. Quando a empresa informa o percentual da receita bruta na aba Desoneração da Folha, esse campo é calculado automaticamente e fica desabilitado. Veja a etapa 4.
- Taxa de seguro: percentual do Seguro de Acidente do Trabalho (SAT), também chamado de RAT.
- Fator Acidentário de Prevenção (FAP): fator que ajusta o percentual do RAT, divulgado anualmente pelo governo.
- Percentual FGTS: percentual do FGTS sobre a remuneração. O padrão é 8%.
- Percentual do FGTS para Menor Aprendiz: percentual reduzido do FGTS para aprendizes, de 2%.
- Percentual do FGTS Verde Amarelo: percentual do FGTS para contratos na modalidade Verde e Amarelo.
- Percentual Isenção Filantropia: percentual de isenção de contribuições para entidades filantrópicas beneficiárias.
- ISS Autônomo-Responsável pela retenção: indica quem recolhe o Imposto Sobre Serviços (ISS) dos autônomos: 1 – Prestador de serviço ou 2 – Empresa Tomadora.
- INSS Emp. Func e INSS Emp. C. Indiv.: indicam se o INSS patronal é calculado para empregados e para contribuintes individuais.
- Salário mínimo vigente: valor do salário mínimo.
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ℹ Nota – adicional do SENAI na Taxa Terceiros A partir da competência 05/2026, o sistema ajusta automaticamente o campo Taxa Terceiros - INSS das empresas que atendem simultaneamente às seguintes condições:
O sistema contabiliza os empregados das categorias A taxa aplicada depende da quantidade de empregados:
O ajuste ocorre somente em competências abertas. Quando as condições são atendidas, não é necessário alterar manualmente o campo. |
Inscrição
Os campos dessa seção identificam a inscrição utilizada no Registro Fiscal.
- Tipo CNPJ/CEI: tipo de inscrição: CNPJ, CEI, CNO (Cadastro Nacional de Obras) ou CAEPF (Cadastro de Atividade Econômica da Pessoa Física).
- CNPJ/CEI: número da inscrição. Quando o tipo é CNPJ, o sistema valida o número e apresenta a mensagem "CNPJ CNPJ/CEI inválido. Verifique o número informado" se ele estiver incorreto.
- Tipo de CAEPF: quando a inscrição for CAEPF, indica se o titular é contribuinte individual, produtor rural ou segurado especial.
- Obra Própria?: exibido somente quando o tipo de inscrição é CNO. Marque quando a obra pertence à própria empresa.
- CNPJ Responsável: exibido e obrigatório quando o tipo de inscrição é CNO e a opção Obra Própria? está marcada. Informe o CNPJ do responsável pela obra, conforme as regras do eSocial. Se o número estiver incorreto, o sistema apresenta a mensagem "CNPJ Responsável inválido. Verifique o número informado".
Atividade
- CNAE/IBGE: atividade econômica da empresa, utilizada no enquadramento fiscal, no RAT e no eSocial.
- IRF: código de retenção do Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF).
- Cód. FPAS: código do FPAS, que classifica a atividade para as contribuições previdenciárias e de terceiros.
Códigos
- INSS Terceiros: código de terceiros, que identifica as entidades e os fundos para os quais a empresa contribui (por exemplo, 0115 ou 0079).
- SAT: código de classificação para o cálculo do Seguro de Acidente do Trabalho.
- GPS: código de pagamento utilizado na Guia da Previdência Social.
RAT – agentes nocivos
Informe os percentuais adicionais relacionados à aposentadoria especial dos colaboradores expostos a agentes nocivos, conforme o tempo de exposição aplicável:
- 15 anos
- 20 anos
- 25 anos
Confirme os percentuais com o responsável tributário antes de preencher esses campos.
PIS sobre a folha
Configure a incidência do PIS sobre a folha de pagamento, quando aplicável à empresa.
-
Empresa contribuinte: marque essa opção quando a empresa contribui para o PIS sobre a folha.
-
Alíquota: informe a alíquota aplicável. O campo fica habilitado somente quando Empresa contribuinte está marcada.
-
Cód. da Receita: informe o código da receita. O campo também fica habilitado somente quando Empresa contribuinte está marcada.
⚠️ Atenção
Quando a opção Empresa contribuinte está marcada, os campos Alíquota e Cód. da Receita são de preenchimento obrigatório.
Se algum deles ficar em branco, rotinas da folha que usam o Registro Fiscal podem ser bloqueadas, mesmo que não tenham relação direta com o PIS:
- a geração do Resumo da Folha, que exibe a mensagem "Não foi possível gerar o resumo da folha. Motivo: null";
- o fechamento da referência.
Se a empresa não é contribuinte do PIS sobre a folha, mantenha a opção Empresa contribuinte desmarcada.
📚 Para saber mais, consulte: PIS sobre a folha de pagamento.
Depois de preencher os campos aplicáveis, confira as informações da aba Geral e salve o cadastro.
4. Configurar a aba Desoneração da Folha
Utilize a aba Desoneração da Folha quando a empresa estiver enquadrada na contribuição previdenciária sobre a receita bruta.
Preencha separadamente as informações referentes à folha mensal e ao 13º salário.
- Percentual da Receita Bruta para INSS: percentual da receita bruta sujeito à contribuição substitutiva.
- Valor do INSS da Receita Bruta: valor da contribuição sobre a receita bruta. O sistema não calcula esse valor. Informe o valor apurado pela contabilidade.
Regra de cálculo do Percentual de INSS
Quando o campo Percentual da Receita Bruta para INSS está preenchido, o sistema calcula automaticamente o Percentual de INSS da aba Geral e desabilita sua edição.
Conforme a regra de reoneração gradual descrita no cadastro, o cálculo considera o ano da competência e o percentual aplicável sobre a parcela da receita bruta:
| Ano da competência | Percentual aplicado sobre a parcela da receita bruta |
|---|---|
| 2025 | 5% |
| 2026 | 10% |
| 2027 | 15% |
| 2028 em diante | 20% |
A fórmula utilizada é:
Percentual de INSS = ((100 − percentual da receita bruta) ÷ 100) × 20 + (percentual da receita bruta ÷ 100) × percentual do ano
Exemplo: considerando 40% de receita bruta em 2026:
Percentual de INSS = (60 ÷ 100 × 20) + (40 ÷ 100 × 10)
Percentual de INSS = 12 + 4 = 16%
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⚠️ Atenção Se a empresa não estiver enquadrada na desoneração, deixe o campo Percentual da Receita Bruta para INSS em branco. Enquanto ele estiver preenchido, o campo Percentual de INSS não poderá ser editado manualmente. |
Essas informações impactam o Resumo da Folha, a GPS e o evento S-1280 do eSocial.
📚 Para saber mais, consulte os artigos Como configurar a desoneração da folha e Reoneração da folha: o que muda e como configurar.
5. Configurar as abas Contabilização e Processos de Terceiros
Essas abas permitem configurar regras de contabilização e informar processos que afetam as contribuições destinadas a terceiros.
Aba Contabilização
Configure os campos conforme as regras utilizadas pela empresa:
- Provisionar Eventos pela Média: define se os eventos são provisionados pela média.
- Em caso de Férias Antecipadas, realizar a baixa antecipada: define se a baixa da provisão deve ser realizada antecipadamente quando há férias antecipadas.
Aba Processos de Terceiros
Utilize essa aba quando a empresa possui processos administrativos ou judiciais que suspendem contribuições destinadas a terceiros.
- Confirme se o processo administrativo ou judicial já foi cadastrado no sistema.
- Acesse a aba Processos de Terceiros.
- Informe o processo correspondente.
Os códigos de terceiros com contribuição suspensa são enviados ao eSocial no evento S-1020 – Tabela de Lotações Tributárias.
6. Vincular o Registro Fiscal à empresa
Depois de configurar o Registro Fiscal, vincule-o ao cadastro da empresa para definir qual registro será utilizado no cálculo da folha.
A forma de utilização depende do parâmetro Onde utiliza o Registro Fiscal? - FPREGFISCAL.
- Empresas: o cálculo utiliza o Registro Fiscal da empresa;
- Departamentos: o cálculo utiliza o Registro Fiscal informado no departamento do colaborador.
Se a configuração estiver definida como Departamentos, confira se os departamentos utilizados pelos colaboradores possuem o Registro Fiscal correspondente.
📚 Para saber mais, consulte os artigos Cadastro da Empresa para a Folha de Pagamento e Cadastro de Departamentos.
7. Conferir os encargos e consultar o histórico
Após concluir a configuração, valide os dados utilizados no cálculo da folha.
- Calcule a folha da competência.
- Confira os encargos no Resumo da Folha.
- Consulte as informações correspondentes na Central do eSocial, quando aplicável.
- Se encontrar divergências, confira os percentuais, os códigos fiscais, o enquadramento da empresa e o Registro Fiscal efetivamente utilizado no cálculo.
Aba Histórico Registro Fiscal
No fechamento da folha, o sistema grava na aba Histórico Registro Fiscal os valores do Registro Fiscal utilizados na competência, como percentuais de INSS, FGTS, RAT, FAP, terceiros e PIS sobre a folha.
Essa aba é destinada à consulta e não permite edição.
Regra aplicada: quando uma competência já possui histórico, os cálculos dessa competência utilizam os valores gravados nesse histórico, e não os valores atuais do Registro Fiscal.
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🚨 Risco operacional Alterar o Registro Fiscal não recalcula automaticamente as competências já calculadas nem atualiza as competências já fechadas.
Para evitar retrabalho e divergências, atualize o Registro Fiscal antes de calcular a folha da competência. |
Pontos de atenção
- Vínculo com a empresa: toda empresa deve ter um Registro Fiscal vinculado. Registros adicionais podem ser utilizados para departamentos, lotações tributárias e obras, conforme a configuração e a necessidade.
- Atualização antes do cálculo: revise o FAP, o RAT, os percentuais e os códigos fiscais antes de calcular a folha da competência.
- Histórico das competências: competências com histórico utilizam os valores registrados para aquele período. Alterar o cadastro atual não substitui automaticamente esses valores.
- Desoneração da folha: quando o percentual da receita bruta está preenchido, o sistema calcula o Percentual de INSS automaticamente. O Valor do INSS da Receita Bruta deve ser informado com base no valor apurado pela contabilidade.
- Adicional do SENAI: para empresas com FPAS 507 ou 833 e código de terceiros 0079, a Taxa Terceiros é ajustada automaticamente a partir da competência 05/2026, conforme a quantidade de empregados.
- PIS sobre a folha: confirme com a contabilidade se a empresa é contribuinte. Se for, marque Empresa contribuinte e preencha obrigatoriamente Alíquota e Cód. da Receita. Com a opção marcada e esses campos em branco, o Resumo da Folha não é gerado e o fechamento da referência pode ser bloqueado. Se a empresa não for contribuinte, mantenha a opção desmarcada.
- Enquadramento tributário: valide as opções do Simples Nacional, a desoneração e as demais informações fiscais com o responsável tributário antes de salvar o cadastro.
Perguntas frequentes
1. Posso usar mais de um Registro Fiscal?
Sim. Cada empresa deve ter um Registro Fiscal vinculado ao seu cadastro. Também podem ser cadastrados registros específicos para departamentos, lotações tributárias e obras, conforme a necessidade e a configuração do sistema. Para utilizar o Registro Fiscal por departamento, o parâmetro FPREGFISCAL deve estar configurado como Departamentos.
2. Alterei o Registro Fiscal, mas o Resumo da Folha continua com os valores anteriores. O que fazer?
Verifique a situação da competência:
- Se a folha foi calculada, mas ainda não foi fechada, exclua o cálculo, calcule novamente e confira o Resumo da Folha.
- Se a competência já foi fechada, os cálculos utilizam os valores gravados no histórico. A alteração do cadastro atual não substitui automaticamente esses valores.
3. Recebi um novo FAP. Quando devo atualizar no sistema?
Atualize o campo Fator Acidentário de Prevenção (FAP) antes de calcular a folha da competência em que o novo índice passa a valer. Confirme o índice aplicável à empresa com o responsável tributário.
4. Por que o campo Percentual de INSS não permite alteração?
Porque o campo Percentual da Receita Bruta para INSS, na aba Desoneração da Folha, está preenchido. Nessa situação, o sistema calcula automaticamente o Percentual de INSS.
Se a empresa não estiver enquadrada na desoneração, deixe o campo de percentual da receita bruta em branco, conforme a orientação da contabilidade.
5. Onde informo o INSS sobre a receita bruta?
Na aba Desoneração da Folha, no campo Valor do INSS da Receita Bruta, separadamente para a folha mensal e para o 13º salário. O sistema não calcula esse valor.
6. Preciso alterar manualmente a Taxa Terceiros por causa do adicional do SENAI?
Não, quando a empresa atende às condições previstas pelo sistema: FPAS 507 ou 833 e código de terceiros 0079. A partir da competência 05/2026, o ajuste é automático nas competências abertas e considera a quantidade de empregados da matriz e das filiais cadastradas no sistema.
7. Quando devo revisar o Registro Fiscal?
Sempre que houver alteração de FAP, mudança legal ou tributária, mudança de enquadramento (como desoneração ou Simples Nacional) ou orientação da contabilidade.
8. Por que o Resumo da Folha não é gerado ou a referência não fecha?
Confira a seção PIS sobre a folha do Registro Fiscal da empresa:
- se Empresa contribuinte está marcada, os campos Alíquota e Cód. da Receita precisam estar preenchidos;
- se a empresa não é contribuinte do PIS sobre a folha, a opção Empresa contribuinte deve estar desmarcada.
Depois de corrigir o cadastro, gere o Resumo da Folha ou feche a referência novamente.
📚 Para saber mais, acesse: Não foi possível gerar o resumo da folha. Motivo: null e PIS sobre a folha de pagamento.
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