Sumário
CONTA
É o aplicativo que permite o controle e gestão de: Usuários, Empresas, Permissões (Grupos & Políticas), Auditorias e Atividades, através dos ícones apresentados do lado esquerdo da tela.
O que compõe o módulo?
TELA – CONTA – É possível visualizar as informações sobre a sua conta, como ID, nome, status, data de criação da conta e nome do proprietário.
TELA – ASSINATURA – Nessa aba ficará disponível as informações contratadas para a sua conta e a quantidade de armazenamento, usuários e empresas restante em formato de gráfico.
TELA – USUÁRIOS – É possível fazer a gestão das pessoas com acesso à plataforma.
TELA – POLÍTICAS – Criar possíveis permissões para facilitar o processo de personalização de acessos de um determinado Usuário ou Grupo.
TELA – GRUPOS - Permite a criação de grupos de usuários visando a personalização de
acesso, de visualização e regras específicas.
TELA – EMPRESAS – Gestão de empresas cadastradas em sua conta.
TELA – AUDITORIAS – Desabilitar e habilitar auditorias em sua conta.
TELA – CERTIFICADOS – Nesse menu é possível adicionar certificados digitais na plataforma, e será possível visualizar todos os certificados salvos.
TELA – AUTOMAÇÃO – É possível selecionar os cruzamentos que serão feitos automáticos ao fazer o upload das Obrigações Acessórias dos respectivos.
Conta
Assim que você entrar no módulo estará disponível as informações referentes a sua conta, como:
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O nome da empresa acompanhado do CNPJ.
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O ID que é o código de identificação da conta, por meio dele é possível encontrar e avaliar a sua conta na plataforma internamente.
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A REF que é a chave de referência da sua conta resumida, por meio dessa chave é possível fazer integração com os nossos parceiros.
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A data de criação, com o dia, mês, ano e horário.
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E o nome do proprietário, que seria quem fechou o contrato e é o responsável pela conta.
OBS: É importante ressaltar que para chamados abertos perante o SAC é fundamental que seja mencionado qual é o ID da conta.
Assinatura
Em assinatura é possível visualizar os parâmetros contratados, bem como a quantidade de armazenamento, quantidade de usuários e empresas em formato de porcentagem.
Armazenamento
É a quantidade de espaço contratada pela empresa.
Após o armazenamento excedido não será mais possível importar arquivo na plataforma, apresentando um aviso no upload.
É importante efetuar um monitoramento da assinatura.
Lembrando que todo mês o armazenamento é zerado, e que uma vez o arquivo importado o armazenamento já será consumido, sendo o arquivo apagado ou não.
Empresas
A mesma coisa acontece quando a quantidade de empresas é excedida, pois os arquivos SPED FISCAL, EFD CONTRIBUIÇÕES, ECF, ECD e SINTEGRA fazem o cadastro automático das empresas assim que o arquivo é importado na plataforma, então caso o limite de empresas for excedido, não dará para importar arquivos com CNPJ divergentes dos já importados.
OBS: O proprietário da conta e o CNPJ usado como base para o cadastrado inicial da liberação da conta, não entrarão para a contagem de usuários e empresas.
Usuários
Em Usuários, é possível fazer a gestão de pessoas que possuem acesso à plataforma. Nesse módulo, você tem mais controle e flexibilidade sobre seu usuário. Temos todo um conjunto configurável de permissões para que o usuário visualize os recursos que a ele competem.
Criar usuários novos
Para cadastrar novos usuários na plataforma você irá em Conta > Usuários > Novo.
Basta preencher com o Nome, cargo e E-mail que será o meio que o usuário irá receber o link de primeiro acesso para definir a senha.
O administrador tem acesso a criação de novos usuários e configurações da conta, eles conseguem editar e administrar qualquer empresa, módulo ou usuário.
Também é possível selecionar as permissões ou restringir empresas para que o usuário possua certo tipo de visualização dentro da conta.
Para visualizar todas as permissões basta flegar o na lateral direita do módulo.
Embaixo de cada permissão é possível visualizar o que é permitido para que você terá uma visualização de como isso impactaria no usuário restringido. Exemplo:
Se essa permissão não estiver flegada, o usuário não conseguirá visualizar o cadastro das consultas automáticas da CND.
Após criar o usuário com as suas necessidades e os parâmetros adicionados basta .
OBS: Tanto para a criação de usuários únicos ou usuários em lote, a plataforma não irá aceitar e-mails com letras maiúsculas ou e-mails que já estejam cadastrados na plataforma, sendo nessa conta ou em outra.
Criar usuários em lote
Caso sejam muitos usuários para serem cadastrados, basta baixar o modelo em Excel e preenchê-lo, para subir em lote o cadastro de usuários.
É possível encontrar a planilha para o preenchimento em > Baixar Modelo.
Você irá preencher com as informações que se pede com o formato original do arquivo e após salvar o arquivo editado, basta .
OBS: Caso queira restringir com permissões ou colocar como administrador o usuário que foi criado em lote, você terá que editar o usuário após o arquivo importado.
Editar usuário
A funcionalidade de edição, serve para editar o usuário quando você deseja excluir, inativar, restringir, desbloquear, enviar redefinição de senha ou até mesmo colocar como administrador.
Para encontrar os usuários mais rapidamente, basta procurar por nome ou e-mail na barra de pesquisa na parte superior do módulo.
É possível editar o usuário no lapisinho do lado direito dele.
Fazendo isso irá abrir a tela do usuário onde será possível editar as políticas, permissão, empresas que o usuário terá acesso e obrigações ou até mesmo inativar o usuário e colocá-lo também como administrador.
Caso queira excluir o usuário da plataforma basta clicar em .
E após todas as alterações feitas, basta .
Desbloqueio de usuário
Quando o usuário estiver bloqueado devido a inserção de senha incorreta no acesso, será possível realizar o desbloqueio e enviar uma redefinição de senha. Basta ir no lapisinho do lado direito do usuário e ir em > Desbloquear.
Políticas
Permite criar um conjunto de Permissões, para facilitar o processo de personalização de acessos de um determinado Usuário ou Grupo.
Criar políticas
Para criar políticas basta ir em Conta > Políticas > Novo
Você consegue adicionar um nome para a sua política, e depois selecionar as permissões que mais se enquadram em sua conta.
Também é possível procurar as permissões na barra de pesquisa do módulo.
Após selecionar um nome a sua política e adicionar as permissões, bastar .
Editar Políticas
Para editar as políticas basta ir no lápis do lado da política criada, e abrirá a tela das permissão, onde será possível habilitar ou desabilitar permissões na política, e após editado basta
.
Excluir Políticas
Para excluir alguma política que não faça mais sentido no seu negócio basta ir na lixeira do lado da política e excluir.
Irá aparecer um aviso e após confirmado a exclusão, não será mais possível resgatar aquela política.
Habilitar Políticas
É possível habilitar políticas para Usuários ou Grupos, escolhendo qual se enquadraria melhor em sua empresa.
Usuários
Caso você queira habilitar para usuários você irá em Usuários > caso você queira criar um usuário novo e Lapisinho
para editar usuários já existentes > Políticas > e irá aparecer todas as suas políticas criadas após você clicar em
.
Após selecionado qual política você quer que esse usuário faça parte, basta selecionar e .
Grupos
Para habilitar as políticas para grupo você irá em Conta > Grupos > caso você queira criar um grupo novo e Lapisinho
caso você queira editar um grupo já existente > Políticas > e irá aparecer todas as suas políticas criadas após você clicar em
.
Após adicionar as políticas para aquele grupo basta e as políticas serão aplicadas.
Empresas
Nessa funcionalidade da plataforma é possível realizar o cadastro de novas empresas no aplicativo. Mas é importante ressaltar, que não há necessidade de realizar o cadastro de todas as empresas manualmente. O Kolossus detém inteligência artificial para realizar o cadastro automático de empresas, na medida em que os usuários realizam a importação das obrigações acessórias para auditoria.
Cadastrar empresas
A opção de cadastrar uma nova empresa está disponível, caso queira monitorar a base de itens através do Monitoramento Tributário Automático ou controlar as entregas de obrigações acessórias no Gestor de Entregas de uma empresa, que ainda não tenha nenhum arquivo importado na plataforma.
Para isso basta que o usuário vá em e preencha as Informações da Empresa, inclua o Nome Fantasia, CNPJ, Razão Social, indique se ela é uma Matriz ou Filial (indicando sua respectiva Matriz) e a Unidade da Federação que ela está localizada.
Após preenchido com as informações que se pede, basta e a empresa estará cadastrada na plataforma.
Pesquisar empresas
Na barra de pesquisa em cima do módulo é possível procurar qual empresa você quer visualizar, procurando pelo nome da empresa, CNPJ ou razão social.
Organizar empresas
É possível visualizar as empresas de forma mais organizada. Na parte superior do módulo terá a opção de organizar empresas, clicando nela será feito um filtro onde as empresas aparecem organizadas por Matriz e Filiais baseadas no CNPJ.
Após será possível visualizar as empresas de forma mais organizada.
Editar empresas
É possível editar as empresas no lapisinho ao lado direito delas.
Clicando no , irá para aquela tela de criação de empresas, onde será possível editar as informações e logo após
.
OBS: É importante ressaltar que não é possível realizar a exclusão de empresas, embora tenha a opção da lixeira , pois quando é realizado a exclusão as empresas os arquivos que estão atrelados a ela, serão apagados também.
Na opção de Exportar, é possível realizar um relatório em excel com todas as empresas cadastradas na conta.
Importar empresas em lote
Para importar empresas em lote no Kolossus, temos a opção > Importar Lote.
Clicando em cima de você poderá ter acesso a uma planilha modelo para essa importação em lote.
É importante que o preenchimento seja exatamente como a planilha vem, acrescendo apenas as informações e importando.
É importante ressaltar que para o CNPJ, IE, CEP ou qualquer dígito que venha com o 0 à esquerda , que na coluna no EXCEL seja formatada em TEXTO, para que ele não seja desconsiderado na importação.
OBS: Todos os campos devem ser preenchidos sem ponto ou vírgulas, somente com números.
Após o preenchimento a importação da planilha deve ser feita através de > Selecione o arquivo.
Auditorias
Em Auditorias, é possível desabilitar auditorias, quando identificado que ela não se aplica à atividade da empresa em razão de exceções ou de existência de regime especial, personalizando os resultados e tornando os apontamentos mais assertivos ao seu negócio.
Há como desabilitar para todas as suas empresas ou personalizar exceções pelo CNPJ. Para personalizar quais CNPJ’s devem ou não apresentar a auditoria, clique no nome da auditoria, e assim será possível criar regras de exceção por CNPJ. Na tela, aparecerá as possibilidades, basta selecionar a mais adequada e fazer a vinculação por empresa.
Selecionando o que mais de adequa para a sua conta, basta .
Para desabilitar a auditoria para todos os CNPJ’s, basta mover o botão de ativação para o lado esquerdo.
Desabilitando ou habilitando a regra, a alteração só será disponível após .
É possível realizar um filtro, para visualizar mais rápido a auditoria desejada, basta clicar em:
Também é possível encontrar as auditorias por meio da barra de pesquisa na parte superior central do módulo, onde colocando o nome da auditoria ou produto que você deseja visualizar.
OBS: É importante ressaltar, que quando a auditoria for desabilitada, ela não irá retornar para nenhum arquivo. E a mesma coisa acontece para quando ela for habilitada, a importação do arquivo terá de ser feita novamente, para que a auditoria retorne.
Certificados
Nessa tela é possível inserir os certificados digitais na plataforma, para que o Kolossus traga informações governamentais que necessitem do certificado para ser consultado, referente ao módulo Caixa Postal.
Para adicionar certificados novos, basta clicar em e irá abrir a tela para que o certificado seja incluído.
Você irá inserir os certificados em , seguindo ele será inserido a senha do certificado.
Logo acompanhando, você adicionará a empresa correspondente do certificado que já se encontra cadastrada na plataforma, ou colocar um novo CNPJ e .
Após preenchido com o que se pede, basta .
É possível encontrar o certificado por meio da barra de pesquisa na parte superior central do módulo.
Também é possível baixar, editar e excluir nos ícones no final do certificado.
Automação
A automação faz com que os seus cruzamentos sejam feitos de forma automática, portanto, quando importado os arquivos ele realiza o cruzamento na mesma hora, sendo assim, o indicado é importar o arquivo antes de configurar a automação. Importante ressaltar que não há uma data estabelecida para que o cruzamento seja realizado, pois, assim que importado e processados os arquivos, eles serão cruzados.
Para criar uma automação de cruzamento, selecione uma obrigação ou produto que você deseja cruzar.
Após selecionado a obrigação ou produto basta e a automação já estará feita.
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