Manual Gestor de Entregas

Sumário

O Que Compõe o Módulo? 

Cadastro e Parâmetros 

Obrigações 

Parametrização de Empresas 

Parametrização de empresas em massa 

Parametrização da obrigação por empresa 

Visão Geral 

Baixa na Entrega da Obrigação 

Atribuir Usuários nas Entregas 

Frequência das Notificações

Status de Processamento 

Manual Gestor de Entregas 

O Gestor de Entregas é o aplicativo que permite o gerenciamento das entregas das obrigações acessórias através dos recibos gerados pela administração tributária, possibilitando que o gestor crie alertas e prazos desejáveis frente ao já estabelecido pela legislação.

Basta preencher o período que se deseja observar a obrigação, o aplicativo possuí algumas obrigações acessórias como padrão já cadastradas com vencimentos de acordo com as normas tributárias. O usuário ainda pode controlar outras obrigações, fazendo o cadastro das mesmas como desejar. 

A baixa na entrega ocorre pela importação do recibo de entrega na plataforma. Para obrigações cadastradas pelo usuário (ou seja, não padrão) a baixa é manual feita na opção “Nova entrega” que aceita qualquer tipo de arquivo para importação. 

O Que Compõe o Módulo?

TELA – HOME – Informações gráficas, onde você terá uma visão consolidada das suas entregas.

A Entregar: obrigações com data de entrega futura.

Atrasados: obrigações com data de entregas já vencidas.

Hoje: obrigações com vencimento hoje.

Entregues: obrigações já entregues.

Através do Painel será possível acompanhar as obrigações entregues, atrasadas, a vencer ou com vencimento no dia. Todos esses indicadores são filtros, portanto, basta selecionar para visualizar as informações de forma analítica.

TELA – VISÃO GERAL – Nesta tela é possível visualizar as entregas de forma analítica com a possibilidade de exportar as informações.

TELA – CADASTRO E PARÂMETROS – Para controlar as obrigações é necessário parametrizar a empresa, obrigações, atribuir usuários, entre outros. Esta é a área para informar as obrigações que deseja acompanhar e fazer as definições de empresa e usuário.

TELA – NOVA ENTREGA – Através desta área é possível realizar baixas manuais.

TELA – BAIXA SEM MOVIMENTO – A opção define a obrigação como sem movimento, por esta funcionalidade é possível dar baixa nas obrigações que não tiveram movimento no período apurado.

TELA – PROCESSOS – Na tela de processos você pode verificar tudo o que importou no módulo gestor de entregas.

Cadastro e Parâmetros

O primeiro passo para gerenciar as suas obrigações é inserir as empresas que deseja observar as entregas de obrigações acessórias no Gestor de Entregas.

Para realizar este passo, as empresas precisam estar previamente cadastradas na plataforma pelo aplicativo Conta ( Conta > Empresas ). 

Obrigações

O aplicativo possui algumas obrigações acessórias como padrão já cadastradas com vencimentos de acordo com as normas tributárias, estas obrigações aparecem  em preto, conforme imagem a seguir.

O usuário ainda pode controlar outras obrigações, fazendo o cadastro das mesmas como desejar. 

O cadastro é feito utilizando o botão .

• Obrigação: Coloque o nome da Obrigação que você deseja criar.

• Descrição do Prazo: Coloque uma descrição para o prazo de entrega, como se fosse uma explicação conforme a legislação.

• Estado: O estado respectivo da obrigação (Para obrigações Federais ou Municipais, não incluir nenhum estado) 

• Mês Subsequente: Por quantos meses você deseja fazer a gestão dessa obrigação.

• Dia de Entrega: Informe o dia da entrega para essa obrigação

• Periodicidade: Quando será a periodicidade de entregas (Mensal, anual, bimestral...)

É possível exportar as informações constantes nesta tela usando o botão , que irá gerar um relatório.  Uma dica para gerar os relatórios é utilizar o filtro, para que o relatório venha mais personalizado conforme a sua necessidade:

Parametrização de Empresas 

Estando as empresas já cadastradas na sua CONTA acesse o módulo Gestor de Entregas > Empresas. 

Para localizar as empresas cadastradas na sua conta digite o CNPJ ou nome na caixa de pesquisa, posteriormente clique em adicionar. 

Parametrização de empresas em massa

É possível efetuar o cadastro em lote das empresas que deseja observar a entrega de obrigações acessórias, utilizando uma planilha modelo.

Esta planilha modelo encontra-se em:

É necessário preencher as seguintes informações:

.XLSX (Excel)

A seguir orientação de como preencher os campos:

1. Para importação dos arquivos, selecione o botão SELECIONE O ARQUIVO e informe a localização do arquivo a ser importado;

2. Observar a extensão do arquivo, apenas serão aceitos arquivos no formato .xlsx;

3. O arquivo a ser importado deve respeitar o seguinte layout: Link para download.

4. Seguir as orientações de preenchimento do arquivo .xlsx conforme layout abaixo:

Exemplo de preenchimento:

Observação: Para CNPJs que contenham o primeiro dígito 0 tomar cuidado para o Excel não o desconsiderar, recomendamos que a coluna esteja no formato TEXTO no Excel antes de inserir a planilha no Kolossus. 

Parametrização da obrigação por empresa

Depois de incluídas as empresas, deve selecionar as obrigações que deseja observar.

A tela ficará desta forma:

Na é possível realizar a exclusão da empresa no Gestor de Entregas. 

Para incluir as obrigações acessórias para a empresa clique no ícone .

Irá abrir a tela de obrigações cadastrada juntamente com a data de observação inicial e final daquela empresa e obrigações. 

Indo em será possível excluir ou acrescentar obrigações, assim como modificar a data de observação daquela empresa ou produto. 

É possível excluir alguma obrigação indo na lixeira ao lado esquerdo da obrigação, assim como mudar a data de observação inicial ou final dela ao lado direito, 

Na opção de + Adicionar produto é possível selecionar a obrigação acessória que você deseja fazer a gestão. 

Data obs. inicial: Essa opção tem como finalidade determinar uma observação inicial para empresa, através dessa opção você pode inserir uma data específica, podendo até retroagir as entregas, caso deseje;

Data obs. Final:  Essa opção tem como finalidade determinar um prazo final para o gestor de entregas parar de notificar as entregas a partir do período que você estabelecer (não é obrigatório inserir uma data);

Após parametrizado conforme a sua necessidade, basta salvar essas informações em

Visão Geral

Depois de parametrizar Empresa e Obrigações, você pode controlar as entregas de forma detalhada na tela de Visão Geral. 

Tendo a possibilidade de clicar em “A Entregar”, “Entregues”, “Hoje” e “Atrasadas” e ser direcionado para as empresas e obrigações respectivas ao filtro. 

Assim como realizar um filtro avançado com as informações que você deseja visualizar. 

Indo em > Minhas entregas, será possível visualizar apenas as entregas realizadas pelo o seu usuário. 

E temos a opção de visualizar todas essas informações em Excel, clicando em . 

Baixa na Entrega da Obrigação

Para realizar a baixa na entrega da obrigação acessória, deve importar o recibo de entrega da declaração na plataforma. Este arquivo é o emitido pelo programa ou ambiente o qual foi transmitida a obrigação.

A plataforma faz a leitura dos recibos das obrigações padrão (pré-estabelecidas na área de “Obrigações”). 

Existem duas opções para a importação:

1ª Opção: Via upload ou através da funcionalidade de Importação Automática: Atualmente o aplicativo tem a opção de realizar as entregas do recibo de forma automática, ou seja, quando você importar via upload ou através do aplicativo de Importação Automática, o Gestor de entregas irá identificar qual a obrigação e empresa que ela pertence. 

Observação: Essa opção de importação automática é possível apenas para os recibos de obrigações acessórias já pré-estabelecidas na área de “Obrigações”, ou seja, somente as que estão de cor preta podem ser importadas de forma automática, como no exemplo a seguir.

Observação:  Obrigações Estaduais é necessário ter o cadastro prévio da Inscrição Estadual.

2ª Opção: Nova Entrega, quando se tratar do recibo de uma obrigação que foi adicionada pelo usuário (não está na lista pré-estabelecida na tela de obrigações) será necessário realizar esta baixa de forma manual, com importação do arquivo correspondente ao recibo de envio da Declaração:

Selecione “Nova Entrega”, em seguida preencha as informações, selecione o arquivo do recibo e em seguida “Gerar Nova Entrega”.

Importante:  Nesta área não há validação do arquivo, portanto será aceito qualquer formato para controle.

• Após selecionar o Comprovante, clique em “Gerar Nova Entrega”. 

• Dessa forma, será confirmada a entrega da obrigação, empresa e competência.

• Obrigação Entregue: ao realizar a entrega no menu "Nova Entrega", as informações serão refletidas diretamente no Painel.

3ª Opção: Baixa sem movimento, para obrigações que não obteve movimentação naquele mês.

Atribuir Usuários nas Entregas

Poderá atribuir a entrega de uma Declaração a um responsável. Para isto basta efetuar o cadastro em: 

Atribuições > Novo.

Frequência das Notificações

Atualmente temos as notificações semanais e as diárias.

É enviado às segundas-feiras às 6h da manhã o relatório das entregas da semana, incluindo as entregas atrasadas.
Os administradores recebem um relatório contendo todas as entregas, independente das atribuições. Os usuários que possuem atribuição, recebem o relatório contendo apenas as entregas atribuídas a eles.

Emails diários: 

São enviados todos os dias às 6h da manhã. Há 3 tipos de relatórios diários:

Entregas do dia: É enviado um relatório contendo as entregas que vencem no dia. É enviado para os administradores um relatório com todas as entregas do dia. Os usuários que possuem atribuição, recebem o relatório contendo apenas as entregas do dia atribuídas a eles.

Entregas do dia seguinte: É enviado um relatório contendo as entregas que vencem no dia seguinte. Os usuários que possuem atribuição, recebem o relatório contendo apenas as entregas do dia seguinte atribuídas a eles.

Entregas atrasadas do dia anterior: É enviado um relatório contendo as entregas que venceram no dia anterior, mas ainda não foi enviado o comprovante. É enviado somente aos administradores, contendo todas as entregas atrasadas do dia anterior.

Também é possível você parametrizar as notificações conforme a sua necessidade em > Notificações > Novo.

 

 

• Tipo Notificação: Coloque alguma das opções. 

• Obrigação: Selecione qual a obrigação você deseja ser notificado. 

• Empresa: Selecione de qual empresa

• Usuários: Selecione qual seria o usuário que irá receber essa notificação. 

Status de Processamento 

É possível diagnosticar o erro passando o mouse por cima do X.