Manual Auditoria e Cruzamentos

O módulo Auditoria e Cruzamentos é responsável por garantir a conformidade das informações tributárias contidas nas obrigações acessórias (Federal e Estadual) através de auditorias e/ou cruzamentos gerados.

As auditorias que retornam nos arquivos são alertas, erros ou benefícios voltados às regras tributárias, não retornamos os mesmos erros de validação que podem ser verificados pelo PVA.

O que compõe o módulo?

TELA - HOME - Visão geral de todas as obrigações assessórias e cruzamentos. Possibilidade de pesquisar a obrigação em campo de pesquisa, na parte superior da tela..

TELA - PAINEL DE CONTROLE - Visão de forma resumida por período e obrigação, dos arquivos que foram importado na plataforma

TELA - CONSOLIDADO - Visão gerencial de todos os resultados de auditoria. Visão de retornos, seja auditorias ou relatórios Por esta funcionalidade é possível saber quais auditorias voltaram para quais CNPJs.

TELA - ANALÍTICO - É possível extrair um relatório analítico das auditorias das obrigações acessórias. Esta funcionalidade permite obter o resultado das auditorias que retornaram nos arquivos em uma planilha com períodos acumulados.

TELA - CRUZAMENTO - Realiza cruzamentos entre as Obrigações Acessórias do mesmo período e CNPJ.

TELA - PROCESSOS - Visualização do status de processamento de cada Obrigação Acessória importada.

Home

Ao clicar em “Auditoria e Cruzamentos”, a ferramenta direciona para um painel inicial, com gráficos de diagnósticos e níveis em relação aos últimos trinta dias, e ícones para navegação nas obrigações, onde será possível visualizar as importações realizadas em cada uma delas.

As obrigações acessórias listadas podem ter auditorias específicas, resultados de cruzamentos, ou serem apresentadas para fins de cruzamento, caso das obrigações acessórias estaduais, que ficam disponíveis para visualização dos arquivos processados, conforme quadro a seguir

Como importar os arquivos

Existem 3 formas de Upload no Kolossus: importação individual das obrigações acessórias, agrupadas em um único pacote .zip ou utilizando o robô de Importação Automática.

Importação individual/agrupadas em pacote .zip:

Clique em “Selecione o(s) arquivo(s)”, busque em seu diretório os documentos a serem importados, selecione ou arraste para upload dos arquivos na área pontilhada.

Na parte superior, há a mensagem “Receber e-mail com o resultado das auditorias (Somente para arquivos auditáveis)”, que permite que os resultados de auditoria sejam enviados diretamente para seu e-mail e que o resultado seja automaticamente exportado para Excel. Caso não queira recebê-los, basta desabilitar a mensagem.

Interface gráfica do usuário, Diagrama, Aplicativo

Descrição gerada automaticamente

Do lado direito, na parte inferior, ao clicar em “UPLOAD PASSO A PASSO”, apresentaremos instruções de importação e extensões de arquivos aceitas na plataforma.

Pelo robô de Importação Automática: A ASIS desenvolveu um programa RAPA (Robotic Process Automation) que automatiza o processo de identificação e importação dos arquivos, essa importação é feita através da leitura de Diretórios/pastas que você adiciona dentro da Importação Automática, feito isso, ele realizará uma ponte entre a pasta e o Kolossus/Oráculo, enviando todos os arquivos que você adicionar dentro dela.

Para instalar o programa “Importação Automática” você acessa o Kolossus com o seu login e em seguida clica na opção “Central de Downloads” nela estará disponível o link para download o programa.

Interface gráfica do usuário, Aplicativo, Word

Descrição gerada automaticamente

Painel de Controle

Através dessa função você consegue ter uma visão consolidada de tudo que foi importado de uma determinada obrigação em um período.

Período: Mês de apuração.

CNPJ/Razão Social: Dados da empresa

Status: Para trazer essas informações o Painel de controle utiliza como base as empresas cadastradas na plataforma, se ele verificar que para certo mês o arquivo não foi importado aparecerá na coluna como “Não Auditado”, se encontrar arquivo status “Auditado”

Usuário: Login que realizou a importação, ou que importou o arquivo anterior auditado.

Situação: situação do documento se ela está como prévia ou assinado.

Você consegue exportar essas informações em formato de Excel clicando na opção <EXPORTAR>

Consolidado

A função "Consolidado" visa fornecer ao usuário uma visão gerencial de todos os resultados do aplicativo Auditoria e Cruzamentos gerados pelo Kolossus. Através do uso aplicado de dados você poderá realizar análises e raciocínio sistemático para seguir em um processo de tomada de decisão muito mais eficiente.

Pode-se ordenar da forma desejada e selecionar os resultados para apresentação das informações mais analíticas:

Opção de Selecionar CNPJ: você poderá selecionar determinado CNPJ para visualizar os resultados vinculadas aquela empresa em específico

Selecionar Aplicativo: pode-se selecionar determinado aplicativo de auditoria para filtrar os resultados relacionados àquela obrigação acessória.

Diagnóstico: caso tenha interesse, o filtro apresentará somente o diagnóstico selecionado.

Auditoria: é possível selecionar uma regra específica de auditoria para visualizar os resultados.

Competência Inicial: selecione o período de interesse.

Competência Final: determine a competência final para aprimorar sua análise.

Exportar: em todas as seleções e filtros você poderá exportar para xls os resultados apresentados abaixo.

Analítico

Nessa funcionalidade é possível extrair os resultados analíticos através da seleção de período inicial, final, CNPJs e Auditorias e/ou Relatórios.

Dica: É possível selecionar períodos extensos (Ex: 60 meses), vários CNPJs e diversas rotinas de uma só vez.

Selecione a obrigação que será objeto de sua solicitação, depois selecione as variáveis que deseja consultar:

Competência Inicial: Formato AAAAMM
Competência Final: Formato AAAAMM
Finalidade: Original ou Substituto (Retificação). Pode-se especificar se deseja extrair as informações do arquivo original ou retificador. Caso fique em branco, o Kolossus buscará o último arquivo importado. Caso os dois documentos tenham sido importados na plataforma, deve informar qual arquivo irá considerar.
Empresa/CNPJ: selecione quantos quiser.
Regras de Auditoria/Relatórios: selecione quantas desejar.

Dica: Quanto maior a quantidade de regras e resultados, mais tempo levará para concluir a exportação.

Após Selecionar os Parâmetros, Clique em “Exportar” e o Kolossus consolidará os resultados desejados. O formato do arquivo será .csv e individualizado por regra de auditoria ou relatório.

Assim que finalizado, o processo ficará disponível em “Relatórios” . Caso a funcionalidade "Receber Resultados por e-mail" esteja ativada (em Perfil), você receberá um aviso de término do processo.

Cruzamento

Através dos cruzamentos das obrigações é possível identificar divergências entre os documentos. O cruzamento realizado na plataforma compara campos idênticos nas obrigações.

Temos a possibilidade de cruzar notas com as obrigações acessórias, sendo possível identificar se a escrituração foi feita de acordo com as informações do documento, também é possível cruzar o SPED FISCAL com as obrigações estaduais e as GIAs-ST, onde podemos visualizar todos os valores informados em ambas as escriturações e arrumar possíveis divergências, temos também o cruzamento do SPED Fiscal com o SPED Contribuições, que nos ajuda a enxergar possíveis notas faltantes ou valores divergentes e também o cruzamento do SPED Contribuições com a DCTF e o ECAC, amarrando de todos os lados as informações, para que nenhuma informação seja enviada incorretamente.

Agenda

Há a possibilidade de deixar os cruzamentos agendados para que sejam feitos em uma determinada data de forma automatizada, ou seja, você importa os arquivos nesse meio tempo e no dia programado ele realizará o cruzamento deles. No primeiro agendamento, todos arquivos importados serão cruzados.

Para agendar o cruzamento basta acessar Cruzamentos> Agenda, clicar em “Novo”, selecionar o cruzamento e a data desejada, e configurar se o agendamento será padrão ou segmentado.

Você vai selecionar o tipo de cruzamento e o dia:

Agendamento Padrão: Nesta opção, o Auditor irá buscar todos os processos da obrigação predominante mencionada, de qualquer usuário para todas as empresas e realizar o cruzamento dos arquivos que tenham o mesmo CNPJ e período.

Agendamento segmentado: nesta opção, você especifica os usuários que terão um cruzamento criado para sua propriedade de acordo com a seleção das empresas e suas respectivas UF's. Depois de preenchido tudo, basta clicar em Salvar

Automação

A Automação funciona da seguinte forma, assim que você importar os arquivos ele realiza o cruzamento na mesma hora, sendo assim, o indicado é importar o arquivo antes. Não há uma data estabelecida, pois, ele identifica que será realizado o cruzamento assim que os arquivos estiverem processados na conta).

Para criar uma automação de cruzamento, você vai acessar o módulo Conta> Automação> Selecionar o tipo do cruzamento e clicar em Salvar.

Agrupamento

Em Cruzamentos, disponibilizamos uma nova funcionalidade, chamada “Agrupador”. Nela, é possível agrupar os resultados dos cruzamentos de Sped Fiscal vs CTE, Sped Fiscal vs NFE e/ou Sped Fiscal X Obrigações Estaduais, para um mesmo estabelecimento e período de referência.

Para agrupar os resultados você acessa a opção Cruzamentos> Agrupador> Preenche as informações e clica em Salvar

Assim que você solicitar, aparecerá essa tela:

Interface gráfica do usuário, Texto, Aplicativo

Descrição gerada automaticamente

E você poderá clicar no hiperlink “aqui” para acessar o relatório.

Quais arquivos cruzamos

A seguir estão os arquivos que aceitamos e seus determinados formatos.

Observação: Para os arquivos que será necessário a importação de PDF, aceitamos somente aqueles que são passíveis de captura de informações, PDFs em formato de imagem, não aceitamos. Para validar o arquivo, é bem simples, basta tentar copiar as informações dentro dele, se você conseguir, aceitamos, caso não consiga copiar as informações, é sinal que está em formato de imagem.

Como realizar um cruzamento

Para realizar o cruzamento, primeiramente você precisará importar os arquivos, eles poderão ser importados tanto pelo Upload ou pelo nosso programa Importação Automática (Disponível em nossa central de downloads), e depois aguardar o processamento deles (enquanto o arquivo não estiver processado não é possível dar andamento em seu cruzamento, tudo bem?).

Depois que o processamento for concluído aparecerá o ícone e você poderá dar andamento em seu cruzamento.

** Para verificar o andamento do processamento você pode acessar o módulo Auditoria e Cruzamentos > Processos. **

Processado o arquivo você vai acessar o módulo Auditoria e Cruzamentos> Cruzamentos> Preencha o que você deseja cruzar> Selecione o arquivo> Em seguida selecione com o que o seu arquivo vai cruzar, e prontinho, basta selecionar para CRUZAR.

A parte de “Produto” você vai selecionar com qual arquivo você quer realizar no cruzamento:

“Deixe que o auditor busque automaticamente os arquivos / protocolos para que efetue o Cruzamento”, se você selecionar essa opção realizaremos a busca automática dos arquivos/protocolos na plataforma.

Agora se você deseja selecionar um arquivo específico para esse cruzamento, você pode selecionar a opção “Informar os protocolos para cruzamento” e informar o protocolo do arquivo, você consegue adicionar mais de um protocolo nesse caso, basta separá-lo por “,” (vírgula)

Exemplo:

Depois de preenchido tudo, basta clicar em Cruzar.

Processos

Na tela de “Processos” temos a visualização de todos os processos gerados pelo Kolossus.

Clique em “Meus processos” para acessar os Resultados gerados das obrigações acessórias importadas pelo seu usuário logado. Selecione um processo, e na parte superior ficarão disponíveis as funcionalidades em relação ao resultado escolhido:

Atualizar tela

Filtros para localizar processos

Visualização dos resultados de auditorias em tela

Solicitar exportação para Excel

Download do resultado em Excel

Atalho para solicitar cruzamento com outra obrigação

Atalho para edição do arquivo txt.

Atalho que irá te direcionar direto para o módulo Editor de Arquivos SPED.

Ao clicar em “Resultados”, estarão disponíveis em tela os resultados de análise da obrigação, podendo navegar através dos ícones de diagnóstico, níveis de auditoria ou geral, e gráficos de Diagnóstico e Níveis para o arquivo auditado.

Gráfico Diagnóstico

Consolida os resultados segregados por cores:

Vermelho = Erro

Amarelo = Advertência (Pontos a Serem Verificados)

Verde = Benefícios

Cinza = Relatórios (Dados Gerenciais)

Gráfico de Níveis

Demonstra os resultados consolidados por níveis de auditoria:

Nível 1 = Validação Estrutural de Cadastro

Nível 2 = Regras Tributárias Básicas

Nível 3 = Regras Tributárias Avançadas

Nível 4 = Relatórios

Nível 5 = Relatórios de Obrigações Acessórias

Você poderá ver detalhadamente as auditorias clicando sobre os links dos gráficos.

Nossas auditorias seguem a classificação de diagnóstico, e são distribuídas em níveis de auditoria, conforme segue:

Erro: Representa um erro, informando ao usuário, situações que estão em desacordo com a legislação.

Advertência: Representa um alerta ao usuário, que deve verificar se o retorno é realmente aplicável à realidade da empresa.

Benefício: Representa uma oportunidade não aplicada pelo usuário, mas que deve ser previamente analisada pelo usuário, para entender a real aplicação.

Validação (nível 1): Apontamentos relacionados a informações cadastrais como NCM vigente (Classificação Fiscal dos Produtos), Tipo de Item (finalidade principal) e campos obrigatórios, por exemplo, podem ser encontrados nesse nível de validação.

Regras Básicas (nível 2): Apontamentos relacionados às regras tributárias básicas, como cálculos dos impostos, comparativo de CST x CFOP x Créditos e Débitos indevidos, por exemplo, podem ser encontrados nesse nível de validação.

Informações Avançadas (nível 3): Apontamentos embasados em informações avançadas na Legislação, como auditorias de alíquotas, incentivos fiscais, enquadramento na Substituição Tributária, dentre outras podem ser encontrados nesse nível de validação.

Relatórios (nível 4): Os Relatórios são essenciais para uma análise gerencial e estruturada das informações escrituradas nos arquivos, permitindo uma visualização dos dados de forma consolidada e objetiva.

Podem ser utilizados como parâmetro para comparação com as operações reais das empresas geradas, a partir de relatórios auxiliares, apuração e até mesmo por outros dados dos sistemas utilizados pelos contribuintes.

Relatórios de apuração, escrituração, cadastro, diferencial de alíquota, antecipação tributária, dentre outros, podem ser encontrados nesse nível.

Obrigações Acessórias (nível 5): Trata-se de Relatórios específicos para auxílio no preenchimento e comparativo com outras obrigações acessórias, ou seja, a partir dos dados gerados nos arquivos validados no KOLOSSUS, os resultados serão consolidados em um layout similar a outras obrigações, com informações em comum que devem ser apresentadas pelo mesmo contribuinte.

Alertamos que, as auditorias do Nível 5 de Obrigações Acessórias, não retornarão em todos os arquivos, sendo limitadas há alguns Estados da Federação e Obrigações Acessórias.

Segue relação de abrangência desse nível, dentro da ferramenta KOLOSSUS:

Exemplo:

Número e nome da Auditoria;
Ementa, que é o descritivo da auditoria acompanhada da respectiva Fundamentação Legal;
Detalhes da Auditoria onde apresentamos as evidências de erros, advertências, benefícios ou relatórios.

Ao clicar em uma linha, você terá uma visualização facilitada de um documento fiscal ou item de cadastro.

Padrão do plano de fundo

Descrição gerada automaticamente

Optando pelo download em Excel, os resultados disponíveis em tela serão exportados para um arquivo editável, com uma primeira aba de “Resultados Consolidados”, onde é possível ter uma visão geral dos retornos apresentados, e hiperlink para cada um deles, facilitando a navegação e análise dos dados.

Relatório em Excel

Quando você fizer o download do relatório das auditorias geradas para as obrigações importadas, em tela apresentará a parte consolidada e ao clicá-las você terá as informações expostas de forma analítica.

Exemplo: