I05 - Como criar, atualizar ou desativar usuários em massa

Cadastrar ou atualizar múltiplos usuários manualmente pode ser um processo demorado. Para simplificar essa tarefa, a Pontotel oferece a funcionalidade I05 - Importadores de Arquivos, que permite realizar a criação e atualização em massa de cadastros de empregados e usuários de forma ágil e eficiente. Neste artigo, vamos explicar como usar essa ferramenta para otimizar o seu processo de importação.

⚠️ Aviso: Este importador não é aplicável caso sua empresa possua integração de cadastros ativa com outros sistemas, como Sankhya ou similares.

Como baixar a planilha modelo

1. No menu de navegação do site Gestão, selecione a opção Relatórios e Registros.

2. Na lista de "importadores", selecione a opção I05 - Importadores de arquivos.

3. Preencha os filtros do importador

   • Em "tipo de importação", selecione a opção Usuários.

   

• Logo abaixo, selecione a extensão do arquivo desejada para fazer o download da planilha modelo para preenchimento das informações.

💡 Dica: Escolha a extensão .xlsx. Ela é a mais segura, pois dispensa a configuração manual de células e evita erros na importação. O formato CSV não possui formatação visual e o antigo .xls exige ajustes que, se ignorados, podem desconfigurar seus dados.

4. Preencha os campos da planilha modelo

   • A planilha conta com três abas de navegação: Cadastrar, Atualizar e Desativar. Selecione a aba correspondente à ação que deseja realizar.

   

• Na primeira linha de cada planilha, será indicado se a coluna corresponde a um campo obrigatório ou opcional. Todas as colunas obrigatórias devem ser devidamente preenchidas. Caso contrário, a importação não será realizada.
• Na segunda linha da planilha, há uma descrição detalhada com orientações sobre como o campo deve ser preenchido.

Como preencher a aba "Cadastrar"

Para criar novos usuários, utilize a aba "Cadastrar" da planilha. Nessa aba, insira as informações dos acessos de colaboradores que precisam acessar a plataforma. Preencha todos os campos necessários, garantindo que as informações estejam corretas para que o cadastro seja realizado com sucesso.

1. As colunas A, B e D são campos de preenchimento obrigatório. Sem as informações nas células dessas colunas, a criação do cadastro não ocorrerá.

• Coluna A | Nome: Insira o nome completo (ou nome e sobrenome) do colaborador que utilizará o usuário.
• Coluna B | E-mail: Informe o e-mail do usuário que será usado para fazer login na plataforma. Pode ser um e-mail real para que o colaborador receba notificações e consiga recuperar a senha, ou um e-mail fictício, caso não haja necessidade de comunicação direta.
• Coluna D | Permissões: Defina o nível de acesso que o usuário terá dentro do sistema, selecionando umas das permissões previamente cadastradas. Inicialmente, você terá as seguintes permissões para uso: RH, Funcionario, Gerente e Supervisor. Entenda mais sobre as permissões nesse artigo.

2. As colunas C, E, F e G são campos opcionais, mas fornecem dicas valiosas para a correta inserção dos dados, especialmente no que diz respeito às permissões de gestores (que só tem acesso a um ou mais locais de trabalho, mas não todos). Vale ressaltar que, embora sejam opcionais, alguns campos podem se tornar obrigatórios, dependendo da permissão que o usuário terá dentro do sistema.

   

3. As colunas H a N também são campos opcionais, mas alguns pontos são importante serem mencionados:

• O PIN (coluna H) deve ser preenchido se o colaborador já tiver um cadastro de empregado no sistema.
• Embora não seja obrigatório, recomendamos preencher o CPF (coluna I), especialmente se o usuário já tiver um cadastro de empregado ou for desempenhar funções de gestão na plataforma.

Como preencher a aba "Atualizar"

Para atualizar os cadastros dos usuários em lote, utilize a aba "Atualizar" da planilha. Nela, insira os dados dos colaboradores que precisam ser modificados.

💡 Dica: Essa funcionalidade é especialmente útil quando você cria uma nova permissão e deseja aplicá-la a vários usuários já cadastrados.

1. A coluna B é um campo de preenchimento obrigatório. Sem a informação na célula corespondente, a atualização do cadastro não ocorrerá.

   

2. As demais colunas possuem preenchimento opcional. Caso sejam preenchidas, as novas informações substituirão os dados existentes no cadastro. Certifique-se de seguir as mesmas orientações apresentadas na seção "Para cadastrar".

Como para preencher a aba "Desativar"

Para desativar usuários em massa, utilize a aba "Desativar" na planilha. Dessa forma, os usuários indicados serão desabilitados e não terão mais acesso ao sistema.

1. No único campo obrigatório (coluna A), insira o e-mail do usuário que deseja desativar. Certifique-se de que a informação esteja exatamente como registrada no sistema, incluindo pontos e outros caracteres. Qualquer divergência poderá resultar em falha na importação da linha correspondente.

Como fazer o upload da planilha preenchida

1.  Depois de preencher a planilha de acordo com o objetivo definido, salve o arquivo. Se estiver utilizando o programa Excel, clique em "Arquivo", e depois em "Salvar", ou aperte as teclas CTRL + S.

2.  Retorne ao site Gestão, no mesmo local instruído no item 1, e selecione novamente a opção I05 - Importadores de arquivos. Clique no botão "anexar", e selecione o arquivo no seu computador com as informações preenchidas.

   

3. Finalize clicando em importar.

   

4. Aguarde o processo de importação da planilha ser finalizado.

5. Quando o processo for concluído, será gerado um relatório com o feedback da importação. Certifique-se de que o usuário foi criado, atualizado ou desativado.

🆕 Novidade: limpeza de campos opcionais via importador I05

O importador I05 agora permite remover informações opcionais já cadastradas diretamente pela planilha, sem precisar de ajuste manual na plataforma. Para isso, basta utilizar a palavra reservada <APAGAR> na célula correspondente ao campo que deseja limpar, dentro da aba Atualizar da planilha. Como funciona:

• Célula em branco: o sistema interpreta como "não alterar". O valor existente é mantido.
• <APAGAR> em campo opcional: o sistema remove o valor cadastrado naquele campo.
• <APAGAR> em campo obrigatório: a importação retorna uma mensagem de erro. Campos obrigatórios não podem ser apagados.

💡 Dica: essa funcionalidade está disponível apenas na aba Atualizar da planilha do I05. Utilize com atenção para não remover informações de forma não intencional.

Agora que você aprendeu como criar, atualizar e desativar usuários de forma rápida e eficiente através da importação do I05, a gestão de acessos na plataforma Pontotel se torna mais prática e otimizada. Seguindo os passos corretamente e preenchendo as informações com atenção, você evita erros e garante que os acessos sejam configurados com precisão no sistema.

Caso ainda tenha dúvidas ou precise de auxílio, entre em contato com o nosso time de Suporte pelo chat integrado ao site Pontotel Gestão ou pelo WhatsApp!