Na Pontotel, acreditamos que a tecnologia não é um fim, mas um meio de tornar as relações de trabalho mais humanas e transparentes. Sabemos que garantir o registro de ponto correto é fundamental para a segurança jurídica e para o fechamento da folha. Mas, e se pudéssemos ir um passo além? E se, além de saber quanto tempo sua equipe trabalhou, você pudesse entender exatamente como esse tempo foi investido? É com essa visão de futuro que apresentamos o módulo Timesheet (a evolução do nosso antigo "Aloque"). Uma ferramenta desenhada para transformar horas trabalhadas em métricas de produtividade e custeio, respondendo à pergunta de ouro da gestão moderna: "No que o colaborador trabalhou durante a sua jornada?"
O que é o Timesheet?
O Timesheet é o módulo de gestão de atividades e projetos da Pontotel. Ele funciona de forma integrada à nossa plataforma de ponto, criando uma ponte inteligente entre a Jornada Legal (o registro de entrada e saída) e a Produtividade Real (a alocação de horas em tarefas específicas).
Enquanto o registro de ponto foca na frequência e na legislação, o Timesheet foca na estratégia. Com ele, é possível:
- Planejar a alocação da equipe em diferentes clientes e projetos.
- Confrontar o Planejado x Realizado, garantindo que o tempo investido esteja alinhado às prioridades.
- Calcular custos reais de projetos, cruzando o valor da hora do colaborador (baseado na folha) com o tempo dedicado a cada atividade (Capex/Opex).
Para quem é indicado?
Essa solução foi criada para gestores e empresas que precisam de visibilidade detalhada sobre a operação. É ideal para:
- Setor de Serviços e Consultorias: Para saber exatamente quantas horas foram dedicadas a cada cliente.
- Equipes de Projetos (TI, Marketing, Engenharia): Para acompanhar o andamento de entregas e o consumo de horas do orçamento.
- Instituições de Ensino: Para gerenciar a alocação de professores em atividades de classe, planejamento ou reuniões pedagógicas.
Neste artigo completo, vamos guiar você por todas as funcionalidades dessa ferramenta poderosa: desde o acesso inicial até a gestão avançada de indicadores. Vamos transformar a maneira como sua empresa enxerga o tempo?
Acesso e primeiros passos: entendendo a lógica
Para tirar o melhor proveito do Timesheet, precisamos alinhar como a ferramenta organiza as informações. Diferente de uma simples lista de tarefas, o sistema cruza quem está fazendo, onde o esforço está sendo aplicado e o que exatamente está sendo feito.
Como acessar
A flexibilidade faz parte da nossa cultura. Por isso, você pode acessar o Timesheet de duas formas, dependendo da sua rotina:
- Via Web (Computador): Ideal para momentos de planejamento ou análise de relatórios mais densos. Basta acessar o endereço: aloque.pontotel.com.br.
- Via Aplicativo (Mobile): Perfeito para a correria do dia a dia. Diretamente no app Gestão da Pontotel, você consegue lançar atividades assim que elas acontecem, garantindo que nenhuma informação se perca. Faça o download do aplicativo no link correspondente ao dispositivo utilizado:
A Estrutura do Timesheet: Profissional, Projeto e Atividade
Para que o sistema gere inteligência sobre a produtividade, ele precisa que cada lançamento responda a três perguntas básicas. Vamos entender o conceito de cada peça dessa engrenagem:
1. O Profissional (Quem?) É o ponto de partida. No sistema, o profissional é o colaborador que executará a atividade. O Timesheet é individual e intransferível, pois ele está conectado diretamente ao seu registro de ponto.
2. O Projeto (Onde?) É o contexto macro do trabalho. O projeto representa o objetivo maior ou o centro de custo onde suas horas serão alocadas. Um projeto pode ser um evento específico, um contrato de longo prazo ou um departamento.
- Exemplo Educacional: Campanha de Vestibular 2025 ou Turma 03 - Medicina
3. A Atividade (O que?) É a ação específica, a tarefa "mão na massa" realizada dentro do projeto. É aqui que detalhamos a natureza do trabalho. Isso é crucial para diferenciar momentos de execução, planejamento ou burocracia.
- Exemplo Educacional: Correção de Provas, Prática de Integração ou Aula de Anatomia.
Exemplo prático
Para visualizar melhor, imagine a rotina de um Professor (Profissional):
Cenário A:
- Projeto: Ensino Médio - 3º Ano
- Atividade: Ministrar Aula de História
Cenário B:
- Projeto: Feira de Ciências Anual
- Atividade: Reunião de Alinhamento
Ao categorizar corretamente, o sistema consegue, no final do mês, dizer não apenas que o professor trabalhou 40 horas, mas que 30 horas foram em sala de aula (atividade fim) e 10 horas em projetos extracurriculares.
Acompanhamento e lançamento de Atividades
O Calendário de Alocação é o seu painel de controle. Mas, para dominá-lo, você precisa entender a principal dinâmica da ferramenta: a diferença entre o que estava na agenda e o que realmente aconteceu.
Planejado vs. Realizado
No Timesheet, trabalhamos com dois tempos verbais:
- O Planejado (Agenda): É a sua previsão. No contextoeducacional, são as aulas que estão na grade, as reuniões marcadas ou o tempo reservado para correção de provas. No calendário, essas atividades aparecem como compromissos agendados, aguardando confirmação.
- O Realizado (Execução): É o que aconteceu de fato. É aqui que o sistema cruza com o seu ponto batido. Se a aula programada para acabar às 10h00 se estendeu até às 10h15, é no "Realizado" que essa informação fica registrada.
Por que isso importa? O confronto entre esses dois mundos gera o indicador de Aderência. Se você planeja 100% do tempo e executa algo totalmente diferente, o sistema aponta essa divergência para ajudar na gestão futura.
Como agendar uma atividade (Planejamento)
- No calendário Web, clique na seta ao lado do botão "lançar atividades". Depois selecione "lançar atividades planejadas"
- Preencha a atividade, profissional que a realizará, data de início, horário de início, a duração da atividade, se ela se repete (e em quais dias), a data de fim da atividade, e em qual projeto a atividade estará alocada.
⚠️ Atenção: A atividade, profissional e projeto devem ser previamente cadastrados nas seções correspondentes do menu superior.
- O bloco aparece no calendário com o status de "Planejado" (bloco sem cor). Ele ainda não conta como hora trabalhada, apenas como reserva de tempo.
Como lançar uma atividade (já realizada)
- No calendário Web, clique no botão "lançar atividades".
- Preencha a atividade, profissional que a realizou, data e horário de início, data e horário de fim da atividade, se foi utilizado algum recurso e qual a quantidade, e de qual projeto a atividade faz parte.
- O bloco aparece no calendário com o status de "Realizada sem Planejamento" (bloco vermelho). Ele conta como hora trabalhada.
Mobilidade Total: Gerenciando Atividades pelo App
Sabemos que a rotina escolar não acontece apenas na frente do computador. Professores estão em sala, coordenadores circulam pelos corredores e equipes de manutenção estão em campo. Por isso, levamos a potência do Timesheet para a palma da sua mão com o App Pontotel Gestão. Aqui, o foco é a agilidade. Veja como transformar seu celular em uma ferramenta de registro em tempo real.
Visualizar atividades planejadas
No aplicativo gestão, é possível acessar a agenda pessoal de atividades planejadas e realizadas. Ao logar com um usuário que registra atividades (ou seja, possui profissional relacionado), o usuário verá na tela inicial o carrossel com as visões “ontem”, “hoje” e “amanhã”:
- Ontem: Lista todas as atividades realizadas no dia anterior.
-
Hoje: Lista todas as atividades planejadas ou realizadas hoje
- A atividade em curso fica no topo da lista
- As atividades planejadas ficam logo a baixo, da que tem o horário mais cedo no topo até a que tem o horário mais tarde embaixo. Atividades planejadas podem ser isoladas ou sequências. Caso trate-se de uma sequência, ficará indicado como “X módulos” no topo do card da atividade.
- As atividades realizadas no dia ficam em baixo, numa lista separada de “atividades finalizadas” e exibem as ocorrências caso tenham. Na lista de atividades finalizadas também é possível clicar para ver mais informações da atividade e/ou inserir justificativa.
-
Amanhã: Lista todas as atividades planejadas para amanhã
Registrar atividade planejada
Para iniciar uma atividade planejada, basta clicar no “símbolo de play” ao lado direito do card da atividade planejada:
A atividade passará para o status de “em curso” e exibirá uma barra de progresso para acompanhamento da sua evolução. Para registrar o fim da atividade, basta clicar no “símbolo de stop” ao lado direito ou em “finalizar atividade”, no botão vermelho acima:
A atividade finalizada passará para a lista na parte inferior do app e, caso tenha sido realizada de forma diferente do planejado (mais curta, mais longa ou sem planejamento), o sistema sinalizará uma ocorrência.
Informações da Atividade realizada sem justificativa
É possível ver mais informações sobre a atividade clicando sobre ela. Na página de detalhes, será possível visualizar:
- Tipo de atividade e projeto
- Data e hora de início
- Duração planejada ou padrão
- Duração realizada
- Ocorrência (se houver)
- Justificativa (se houver)
Também é possível inserir ou alterar a justificativa da atividade, clicando no lápis em frente de “sem justificativa”:
Gestão Estratégica: onde os dados viram decisão
Se o preenchimento das atividades é o "coração" do sistema, a aba de Estatísticas é o "cérebro". É aqui que gestores, diretores e coordenadores conseguem sair do "achismo" e entender, com dados reais, como a organização investe seu ativo mais valioso: o tempo.
A Aba Estatísticas: Seu Aliado na Gestão
Ao acessar a seção de estatísticas, é possível verificar quantidade de horas planejadas e realizadas consolidadas por dia. Também é possível selecionar quais projetos deseja visualizar os dados, no canto superior direito da tela.
A implementação do Timesheet da Pontotel é mais do que uma mudança de ferramenta; é uma mudança de cultura. Saímos da era do "controle de ponto" tradicional, focado apenas em cumprir a lei, para a era da Gestão de Eficiência. Ao dar visibilidade para onde o tempo vai, empoderamos colaboradores a serem donos de suas rotinas e gestores a serem estrategistas de seus recursos. Seja para garantir que um professor tenha tempo hábil para planejar suas aulas ou para assegurar que um projeto de engenharia não estoure o orçamento, o Timesheet é a bússola que faltava.
Caso tenha dúvidas sobre a ferramenta, queira agendar uma demonstração ou contratar o módulo, preencha este formulário e nossa equipe entrará em contato com você.
Comentários
0 comentário
Escreva seu comentário aqui
Por favor, entre para comentar.