Conheça a Jornada de Implantação da Pontotel

A implantação na Pontotel é o processo que garante que o sistema seja configurado e compreendido de forma completa, atendendo às necessidades específicas da sua empresa. Durante essa jornada, você passará por diferentes etapas que envolvem aprendizado, aplicação prática e configuração, sempre com o acompanhamento direto do nosso time de implantação. O objetivo é que, ao final do processo, sua empresa esteja totalmente preparada para utilizar todas as funcionalidades da plataforma com segurança, eficiência e autonomia. Durante o Treinamento de Onboarding (etapa 2), você percorrerá toda essa jornada de implantação. É essencial seguir cada passo indicado, pois eles foram estruturados para garantir que a configuração da sua conta seja completa e totalmente alinhada ao funcionamento da plataforma. A seguir, você poderá conhecer cada etapa dessa jornada e entender o que será realizado em cada uma delas.

1. Alinhamentos Iniciais

• O processo se inicia com o contato do consultor de implantação, que será o responsável por acompanhar toda a jornada e orientar sobre cada passo.
• Nessa fase, são definidos os prazos, o cronograma e as responsabilidades de cada parte.
• É aqui que o primeiro usuário é disponibilizado para acessar a plataforma.

💡 Dica: mantenha a comunicação ativa com o consultor e garanta que os dados solicitados sejam enviados dentro do prazo. Isso acelera o andamento da implantação.

2. Treinamento na Universidade Pontotel

• O próximo passo é acessar nossa plataforma de ensino e realizar o Treinamento de Onboarding.
• O link para o treinamento será enviado pelo seu consultor de implantação. Caso ainda não tenha recebido, entre em contato com ele e solicite o acesso. Assim que acessar o link, você será automaticamente matriculado e poderá iniciar o treinamento.
• A Pontotel oferece treinamentos completos para gestores e administradores ou RH, apresentando as principais funcionalidades da plataforma, além de materiais exclusivos para colaboradores, que facilitam o uso do sistema no dia a dia. Para acessar, basta solicitar o treinamento ou os materiais diretamente ao seu consultor de implantação.
• Caso tenha dúvidas sobre como utilizar a plataforma de ensino ou acessar os treinamentos, veja este tutorial.

💡 Dica: Concluir toda a trilha de treinamento garante o conhecimento e as configurações necessárias para que você utilize a Pontotel da forma mais produtiva e eficiente possível. Por isso, é importante que não pule nenhuma aula!

3. Cadastros Iniciais

• Nessa etapa, são realizados os cadastros iniciais no sistema. Essas informações formarão a base de dados que armazenará todos os registros e configurações da sua empresa.
• Os cadastros iniciais consistem em criar:
  • Empregador: É o cadastro da empresa ou unidade responsável pela gestão dos colaboradores. Ele reúne as informações legais e administrativas que serão usadas nos relatórios e na folha de ponto.
  • Local de trabalho: Define onde os colaboradores atuam. Pode representar filiais, departamentos ou endereços específicos, facilitando o controle de jornadas e relatórios por localidade.
  • Jornada: Estabelece a carga horária esperada dos colaboradores, incluindo horários de entrada, saída e intervalos. É a base para o cálculo correto de atrasos, horas extras e banco de horas.
  • Escala: Determina a distribuição das jornadas ao longo dos dias da semana, organizando folgas, turnos e regimes diferenciados de trabalho.
  • Empregado: Cadastro individual de cada colaborador, com informações pessoais, contratuais e funcionais. É a partir dele que o sistema reconhece e processa os registros de ponto.
  • Usuário: Define quem terá acesso ao sistema e quais permissões cada pessoa terá, garantindo segurança e controle nas operações.

💡 Dica: Durante o treinamento na Universidade Pontotel, haverá aulas práticas em que será sugerida a criação dos cadastros mencionados acima. Recomendamos segui-los na ordem proposta, para consolidar o que foi aprendido nas aulas teóricas e já iniciar seus primeiros cadastros na plataforma.

4. Parametrização de Regras

• Após concluir a parte de cadastros no treinamento, você será direcionado para as aulas sobre as regras do sistema. Depois de assistir aos vídeos sobre regra de cálculo e regra de banco de horas, abra o arquivo disponível abaixo e preencha as informações solicitadas.
• Quando finalizar, avise seu consultor de implantação para que possamos iniciar a configuração das suas primeiras regras na plataforma.

5. Registro de Ponto

• Nesta etapa, você aprenderá o que são os coletores, quais são as melhores plataformas para o registro de ponto na sua empresa, como configurar o dispositivo corretamente e como os colaboradores devem realizar o registro.
• Ao final dessa etapa, os primeiros pontos já estarão sendo registrados no sistema.

6. Lançamentos

• É nesta etapa que você aprenderá o conceito dos lançamentos na plataforma e como executá-los corretamente no sistema. São eles:
  • Motivos padrão
  • Feriados
  • Férias
  • Afastamentos
  • Dispensas
  • Suspensões

💡 Dica: Durante o treinamento na Universidade Pontotel, você também encontrará aulas práticas que indicarão a criação dos lançamentos listados acima, assim como ocorreu na etapa dos cadastros iniciais. Sugerimos seguir a sequência indicada, pois isso ajudará a fixar o conteúdo aprendido nas aulas teóricas e a colocar em prática seus primeiros lançamentos na plataforma.

7. Gestão da Folha

• Aqui você aprenderá o que são os apontamentos e como visualizar e ajustar a folha de ponto tanto pelo site quanto pelo aplicativo Pontotel Gestão.
• Além disso, verá como utilizar a ferramenta “Verificar Folhas”, que permite realizar conferências e ajustes em massa de forma prática e eficiente.
• Ao final dessa etapa, você estará apto a garantir que todas as informações de ponto da sua equipe estejam corretas e atualizadas.

8. Fechamento da Folha

• Nessa etapa, realizaremos o primeiro fechamento das folhas de ponto.
• Você aprenderá a utilizar a ferramenta “Verificar Folhas” para identificar e corrigir inconsistências de forma prática.
• Também abordaremos o conceito de travamento de folhas e como aplicá-lo corretamente.
• Por fim, apresentaremos os relatórios mais indicados para complementar e conferir o fechamento, garantindo que todas as informações estejam corretas e organizadas.

9. Relatórios

• Nessa etapa, exploraremos o uso dos relatórios na Pontotel Gestão, essenciais para acompanhar, analisar e tomar decisões estratégicas sobre a gestão de ponto e jornada dos colaboradores.
• Você aprenderá a gerar diferentes tipos de relatórios, entender as informações que cada um apresenta e como utilizá-los para identificar padrões, inconsistências ou oportunidades de melhoria.
• Além disso, veremos como personalizar os relatórios de acordo com as necessidades da sua empresa, garantindo que você tenha acesso rápido às informações mais relevantes.
• Ao final dessa etapa, você estará apto a utilizar os relatórios de forma eficiente, apoiando a tomada de decisão e o controle completo da gestão de ponto.

10. Banco de Horas

• Nessa etapa, você aprenderá a gerenciar o banco de horas da sua equipe de forma completa.
• Iniciaremos com orientações sobre como conferir o banco de horas dos colaboradores, garantindo que todas as informações estejam corretas.
• Você também verá como aprovar ou reprovar o banco de horas diário, realizar baixas totais e parciais, e criar débitos e créditos de forma organizada.
• Essa etapa garante que você tenha controle total sobre o banco de horas, evitando inconsistências e facilitando a gestão da jornada dos colaboradores.

💡 Dica: Mesmo que sua empresa ainda não utilize o banco de horas, recomendamos acompanhar esta etapa do treinamento. Assim, você entenderá seu funcionamento e poderá considerar a possibilidade de implementá-lo no futuro.

11. Ferramentas avançadas

• Por fim, mostraremos algumas ferramentas avançadas disponíveis na plataforma, como:
  • Alterações em Massa: Permite corrigir ou ajustar registros de ponto, lançamentos, jornadas e banco de horas de forma ágil, garantindo que as informações da folha de ponto estejam corretas.
  • Planejamento de Escalas: Ferramenta que auxilia no planejamento e organização das jornadas de trabalho dos colaboradores. Permite acompanhar e ajustar escalas, garantindo que cada turno ou função esteja coberto, otimizando a operação e evitando conflitos de horário.
  • Painel de Acompanhamento: Permite visualizar rapidamente os principais eventos e indicadores da jornada dos colaboradores, auxiliando na gestão e na tomada de decisões do dia a dia.
  • Solicitações: Funcionalidade que possibilita aos colaboradores pedir autorização ou fazer o lançamento de diversos tipos de evento, como horas extras, férias, dispensas, correções de ponto, entre outros. O gestor acompanha, aprova ou reprova essas solicitações, promovendo transparência e organização
  • Notificações: Sistema de alertas automáticos para colaboradores e gestores sobre eventos importantes da jornada, como atrasos, marcações de ponto, pausas ou limite de horas extras. Auxilia no cumprimento de horários e na organização do trabalho.

Ao compreender cada etapa da jornada de implantação, você está mais preparado para aproveitar todos os recursos da plataforma Pontotel de forma eficiente e segura. Seguindo todos os passos, sua empresa ganha autonomia, precisão e transparência na gestão da jornada de trabalho. Lembre-se de que nossa equipe está sempre disponível para tirar dúvidas e oferecer suporte, garantindo que essa implantação seja um sucesso e transforme a forma como você gerencia seu time.

Para mais orientações, acesse nosso site de suporte ou fale conosco pelo chat integrado ao site Gestão ou pelo Whatsapp.