Como realizar o travamento e a assinatura da folha de ponto para fechamento

O travamento da folha de ponto é uma etapa essencial para garantir a segurança, a integridade e a confiabilidade dos registros de jornada dos colaboradores. Ao realizar esse processo, você impede alterações posteriores nos dados já validados, assegurando que as informações consolidadas reflitam com precisão a jornada esperada e estejam prontas para o fechamento. Além de evitar ajustes indevidos em períodos anteriores, o travamento contribui diretamente para a consistência das informações utilizadas em rotinas internas e integrações, promovendo mais controle e transparência na gestão do ponto.

Atualmente, o sistema Pontotel permite dois formatos de travamento: o unilateral, realizado pelo gestor ou RH, e o bilateral, no qual o colaborador inicia o processo e realiza a assinatura eletrônica da própria folha de ponto, confirmando o aceite das informações registradas antes da finalização. Esse modelo fortalece a participação do colaborador e aumenta a confiabilidade dos dados.

⚠️ Atenção: antes de iniciar o travamento, é fundamental garantir que não existam inconsistências na folha de ponto, já que pendências podem impedir a conclusão do processo. Para realizar correções em massa, consulte este artigo: Como verificar e corrigir as folhas de ponto de forma centralizada (Verificar Folhas)

Confira abaixo como realizar o travamento da folha de ponto no sistema.

Como acessar a ferramenta de travamentos em massa

1. No menu superior, clique em Folha e selecione a opção Travamento de folha.

2. Preencha os filtros de busca:

   • Selecione o(s) local(is) de trabalho, empregado(s) ou empregador(es).
   • Defina a competência que deseja travar, selecionando o mês e o ano correspondente.
   • Clique em Buscar para carregar as folhas correspondentes.

   

Tipos de Travamento de Folha

Antes de prosseguir, é importante conhecer os tipos de travamento de folha disponíveis, pois cada um possui um processo específico a ser seguido.

Travamento Unilateral

Nesse modelo, o travamento da folha é realizado exclusivamente por um dos lados, seja gestor ou RH. Assim que a ação é concluída por um usuário com permissão, a folha é automaticamente considerada travada. Trata-se de uma alternativa mais ágil, porém com menor rastreabilidade no processo de conferência por parte dos colaboradores.

Procedimento para realizar o travamento unilateral

1. Para travar a folha de todos os colaboradores de uma só vez, na categoria "não travados", clique no botão amarelo "travar unilateralmente" para realizar o travamento das folhas sem a necessidade de ação prévia dos colaboradores.

   

2. O sistema exibirá uma notificação de processamento do pedido nos alertas (ícone de sino no menu principal).

3. Depois do processo ser concluído, um relatório será gerado, mostrando:

   • Folhas travadas com sucesso.
   • Folhas não travadas e o motivo do não travamento (por exemplo, dias inconsistentes que ainda precisam ser corrigidos).

4. Para travar a folha de um único colaborador, localize seu nome na lista e selecione-o. Depois, clique no botão azul "travar unilateralmente".

💡 Dica: ao realizar um travamento unilateral, o usuário recebe um e-mail com o status da solicitação. Caso necessário, é possível bloquear o envio desse relatório para usuários ou perfis. Consulte este artigo para saber como realizar esse procedimento.

Travamento Bilateral

No travamento bilateral, o processo de fechamento da folha envolve duas etapas, garantindo uma validação mais completa e transparente. Nesse modelo, uma parte inicia o travamento da folha de ponto, realizando a conferência dos registros e a assinatura eletrônica, que formaliza o aceite das informações. Após essa etapa, outra parte realiza a validação final, concluindo o travamento. Dessa forma, a folha só é efetivamente travada após a conferência e confirmação de ambas as partes, aumentando a segurança, a rastreabilidade e a confiabilidade dos dados.

Fluxos sugeridos para travamento bilateral

O sistema permite diferentes fluxos de conferência no travamento bilateral. Veja exemplos práticos:

• Fluxo 1: O funcionário inicia o travamento e o gestor confirma.
• Fluxo 2: O funcionário inicia o travamento e o RH confirma.
• Fluxo 3: O gestor inicia o travamento e o funcionário confirma.
• Fluxo 4: O gestor inicia o travamento e o RH confirma.

Esses fluxos podem ser escolhidos conforme a rotina da sua empresa, garantindo flexibilidade no processo e promovendo mais segurança para a equipe. Na folha e no espelho de ponto do colaborador, além do status do travamento, também é exibido o nome dos usuários que iniciaram e confirmaram as ações, bem como as respectivas datas.

Procedimento para realizar o travamento bilateral

1. A primeira parte (geralmente o funcionário) acessa a folha de ponto. No local correspondente, solicita o travamento e assinatura da folha de ponto. Veja neste artigo como realizar esse procedimento.

2. Após a conclusão da primeira fase, a folha de ponto ficará com um ícone de cadeado semi-fechado na coluna "status", indicando que o travamento foi iniciado.

3. A segunda parte acessa a folha de ponto ou a tela de Travamento de Folha (folha > travamento de folha), seleciona a folha correspondente e clica em confirmar travamento para finalizar o processo. Assim que a folha for confirmada, ela passará para a categoria "travados".

⚠️ Atenção: Caso a segunda parte não concorde com o travamento iniciado pela primeira parte, basta selecionar a opção rejeitar. A folha permanecerá destravada e será direcionada para a categoria "rejeitados".

🚨 Importante: após o travamento, nenhuma alteração poderá ser realizada na folha referente a esse período. Caso seja necessário fazer ajustes, será preciso realizar o destravamento manual antes de qualquer edição. Para saber como efetuar esse processo, consulte o artigo: Como destravar uma ou mais folhas de ponto travadas.

Travamento como assinatura digital

O travamento da folha pode ser compreendido como uma forma de assinatura digital, formalizando que as informações foram conferidas e validadas para o fechamento da folha de ponto.

No caso do travamento bilateral, a validação ocorre por ambas as partes, geralmente o gestor ou RH e o colaborador. Isso significa que, ao realizar o travamento com seu próprio acesso, o colaborador confirma sua ciência e concordância com os dados registrados, caracterizando uma assinatura eletrônica sobre a sua jornada. É possível inclusive anexar um certificado de assinatura eletrônica ao espelho de ponto. Para entender melhor, consulte este artigo com as principais mudanças relacionadas ao travamento bilateral.

Se necessário, o sistema permite também exportar a folha travada em PDF para conferência externa ou arquivamento. Consulte este artigo para aprender como exportar o relatório R01.

O travamento de folhas é uma etapa essencial para garantir que os registros estejam prontos para o fechamento da folha de ponto. Para mais informações, consulte nossos tutoriais no site de Suporte.

Caso ainda tenha dúvidas ou precise de auxílio, entre em contato com o nosso time de Suporte pelo chat integrado ao site Pontotel Gestão ou pelo WhatsApp!