Como dar baixa no saldo do banco de horas de um colaborador

A baixa de banco de horas é uma funcionalidade essencial para manter o controle e organização do saldo total de horas do colaborador. Com ela, é possível zerar o saldo acumulado até uma determinada data e iniciar um novo ciclo de banco de horas, com um prazo estipulado pela regra de banco de horas. Esse processo deve ser realizado sempre que o período de validade do banco de horas expira ou quando o saldo é pago ao colaborador.

Neste artigo, você aprenderá como realizar a baixa no saldo do banco de horas de forma prática e eficiente!

💡 Dica: Antes de realizar a baixa no banco de horas, recomendamos que você gere o(s) relatório(s) do banco de horas previamente. Por padrão, após a baixa, o banco é zerado e o histórico do saldo de banco de horas não será mostrado no sistema. Para garantir que esses dados sejam armazenados e possam ser consultaos posteriormente, emita relatórios que entreguem essa informação. Dentre eles, temos: R01, R02, R10, R21, R29 e R30.

Como realizar uma baixa total de banco de horas:

1. No menu de navegação do site Gestão, clique em Gestão. Depois selecione Banco de horas.

2. Faça um filtro por empregado, selecione o colaborador e clique em Buscar.

   

3. Selecione o modo de compensação correto do banco de horas do colaborador.

   

4. Clique no botão Gerenciar, que aparecerá na frente do nome do colaborador na lista abaixo dos filtros.

   

5. Na seção "baixas de banco de horas", preencha os campos:

   • Data da baixa: Insira a data em que a baixa será realizada. Todo o saldo de banco de horas anterior a essa data será zerado no sistema. A partir dessa data, um novo ciclo de banco de horas será iniciado, e o saldo zerado constará apenas no histórico de baixas.

💡 Dica: Enquanto o banco de horas não estiver vencido, é possível realizar a baixa a qualquer momento. Se desejar efetuar a baixa no último dia de contabilização do banco, mas não souber a data de vencimento, consulte este artigo para aprender como verificar o vencimento do banco de horas do colaborador.

• Data de pagamento da baixa: Esta data indica o dia em que o saldo será pago na folha do colaborador, sendo exibido nos apontamentos como "Baixa de B.H.". Recomendamos que essa data seja igual a data da baixa, para evitar possíveis confusões ao interpretar os registros.

⚠️ Atenção: Se optar por datas diferentes, é essencial redobrar a atenção para garantir clareza na interpretação do histórico. Isso porque o encerramento do ciclo anterior e o início do novo ciclo são definidos pela data da baixa, enquanto a data de pagamento da baixa serve apenas como um indicativo desse evento na folha do colaborador.

• Considerar (inclusive) a data da baixa no cálculo da baixa de banco de horas: Ative essa opção caso queira incluir o saldo de banco de horas do dia da baixa no cálculo. Com isso, o novo ciclo de banco será iniciado no dia seguinte à data especificada para a baixa.

Se essa opção não for ativada, o ciclo anterior será fechado no dia anterior à baixa, e o novo ciclo iniciará no dia da baixa

5. Finalize clicando em "adicionar baixa".

Como dar baixa no banco de horas vencido

Quando o colaborador acumula horas que não são compensadas dentro do prazo definido pela regra de banco de horas, esse saldo não é mais considerado no banco de horas. Em vez disso, ele passa a ser refletido diretamente na folha de ponto como horas a serem pagas ou descontadas.

Nesses casos, o sistema exibe o banco de horas com saldo zerado e em vermelho, indicando que o período venceu e precisa de atenção.

Como registrar a baixa:

É necessário realizar a baixa no último dia em que o banco ainda estava válido e acumulando saldo. Para isso, siga o passo a passo indicado acima e, no campo de data, insira o último dia do período que o banco de horas estava vigente.

Para identificar essa data com facilidade, acesse a folha de ponto do colaborador e procure o último dia em que o banco aparece na cor verde — isso indica que ainda estava dentro do prazo.

Deseja ajustar a data de início de um novo ciclo?

Caso queira reiniciar o ciclo de banco de horas em uma data diferente, basta:

1. Realizar uma segunda baixa no dia desejado para o novo início;
2. Em seguida, relançar o saldo que foi acumulado entre as duas baixas, vinculando-o ao novo ciclo.

Dessa forma, o sistema considerará o novo saldo a partir da data indicada, respeitando o novo período de compensação definido pela empresa.

Baixa automática do banco de horas

A baixa automática do banco de horas é uma funcionalidade que permite ao sistema realizar deduções de saldo de forma programada, sem a necessidade de intervenção manual. Ou seja, o próprio sistema cria eventos agendados, que são responsáveis por aplicar as baixas diretamente na folha do colaborador.

Como habilitar:

• Acesse: admin > regras de banco de horas
• Edite uma regra já existente ou crie uma nova
• Em "outras configurações", habilite a opção "fazer a baixa no vencimento do banco automaticamente".

Como funciona:

• Ao ativar a opção “fazer a baixa no vencimento do banco automaticamente”, o sistema gera eventos agendados para os colaboradores com vencimentos posteriores à data da modificação da regra de banco de horas. Não é permitido criar agendamentos retroativos.
• A data do evento agendado é definida para dois dias após o vencimento do banco de horas do colaborador. Isso evita que a baixa ocorra durante jornadas especiais, como trabalho noturno ou sobreaviso.
• A baixa automática é aplicada na folha um dia antes da data de vencimento do colaborador.
• Se a baixa for feita manualmente antes do vencimento, a baixa automática continua ativa e será realizada novamente na nova data de vencimento.
• Para casos de banco móvel, se o colaborador ainda não tiver um primeiro evento registrado, pode ser que não haja agendamentos.
• Caso a funcionalidade seja desativada, todos os agendamentos já criados serão removidos.

⚠️ Atenção:

• A funcionalidade não aplica baixas retroativas. Isso significa que, se a configuração for ativada em abril, por exemplo, as compensações automáticas só ocorrerão a partir dessa data em diante.
• O sistema parte do princípio de que o banco de horas esteja em dia, sem saldos vencidos, para que a automação funcione corretamente.

Relatório de recálculo Sempre que a regra de banco de horas é salva, o sistema gera automaticamente um relatório de recálculo. Esse relatório possui duas abas:

• Empregados afetados: exibe o código e nome de todos os colaboradores impactados pela modificação da regra.
• Agendamento de baixas: apresenta informações detalhadas sobre as datas envolvidas, incluindo data da baixa automática, vencimento e data do agendamento.

Leitura da baixa do banco de horas

Após realizar uma baixa no banco de horas, é fundamental saber como interpretar as informações registradas. Isso garante clareza e facilita o acompanhamento dos saldos ao longo dos ciclos.

O saldo zerado pelo sistema será registrado no Histórico de Baixas do Banco de Horas, especificamente na coluna Compensado. Essa coluna apresenta o valor que foi "baixado", ou seja, retirado do saldo total do colaborador.

Como interpretar o valor da baixa:

• Saldo positivo antes da baixa: Caso o colaborador tenha acumulado horas positivas antes da baixa, o valor da baixa aparecerá no campo "compensado" como um número negativo. Esse formato indica que o sistema zerou o saldo positivo.
• Saldo negativo antes da baixa: Caso o colaborador estivesse com saldo negativo (horas compensadas excedendo as acumuladas), o valor da baixa aparecerá no campo "compensado" como um número positivo. Esse formato indica que o sistema zerou o saldo negativo.

Portanto, é importante se atentar que o valor da baixa sempre terá um sinal contrário ao valor que o colaborador tinha efetivamente em banco antes da baixa.

Ao compreender como realizar e interpretar as baixas no sistema, você garante um acompanhamento claro e eficiente dos ciclos de banco de horas dos colaboradores, evitando inconsistências e facilitando a leitura do histórico.

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