Como criar alertas por e-mail com automações genéricas para os principais eventos dos seus Negócios?

Com o recurso de Automações do Ploomes, é possível criar Negócios e alertas sobre os principais eventos dos seus processos. Neste artigo, serão apresentadas algumas possibilidades de envio automático de e-mails para acompanhar os principais eventos das negociações no funil. Como exemplo, será considerado o cenário em que um Coordenador de Vendas precisa ser informado, em tempo real, sobre as atualizações das negociações.

Visão geral

Para criar uma nova automação genérica, acesse Administração > Automações. Em seguida, selecione a entidade Negócio (a nomenclatura pode variar conforme a configuração da conta) e clique em Nova automação.

Ao criar uma nova automação, é necessário preencher as seguintes informações:

• Descrição da automação
  Informe um nome que permita identificar facilmente a automação.

• Quando a automação deve ser disparada
  Defina o gatilho que fará com que a automação seja executada.

• Filtro
  Caso necessário, adicione condições para que a automação seja executada apenas em situações específicas. Assim, é possível refinar quando a automação deve ocorrer, de acordo com critérios definidos.

• Ao ser disparada, o que a automação deve fazer?
  Selecione a ação que será realizada automaticamente após o disparo da automação.

Gatilhos disponíveis nas automações

Ao configurar uma automação genérica, é necessário definir o gatilho, ou seja, o evento que fará com que a automação seja executada. Abaixo estão os principais gatilhos disponíveis:

1. Quando o item for criado

Este gatilho é acionado sempre que um novo negócio é criado no funil.
É ideal para notificar o início de uma negociação, garantindo que os responsáveis tenham visibilidade desde o primeiro contato.

2. Quando o item for editado

Este gatilho é disparado sempre que alguma informação do item é modificada. Pode ser utilizado em conjunto com filtros para reagir a mudanças específicas, como alteração de status, responsável, estágio ou campos personalizados.

3. Quando o item for excluído

Este gatilho ocorre quando um item é removido do sistema. Pode ser utilizado para registrar essa ação ou notificar responsáveis sobre a exclusão.

4. Quando o negócio for ganho

Este gatilho é acionado quando um negócio é marcado como ganho. É indicado para processos de pós-venda, como envio de e-mails de boas-vindas ou início de fluxos internos.

5. Quando o negócio for perdido

Este gatilho é disparado quando um negócio é definido como perdido. Pode ser utilizado para enviar notificações ou iniciar ações de recuperação.

6. Quando o negócio for reaberto

Este gatilho ocorre quando um negócio que já foi fechado (ganho ou perdido) é reaberto. É útil para retomar processos comerciais e notificar os responsáveis sobre a reativação da negociação.

7. Periodicamente

Este gatilho permite executar automações em intervalos de tempo definidos (como diariamente, semanalmente, etc.). É ideal para monitoramentos, lembretes e ações recorrentes baseadas em tempo, como verificar negócios sem atualização.

A imagem abaixo apresenta os gatilhos disponíveis para configuração das automações:

Ação de enviar e-mails

Neste artigo, o foco é criar alertas automáticos por e-mail. Portanto, será utilizada a ação de envio de e-mail. Ao selecionar essa opção, será necessário preencher os seguintes campos:

a) Tipo de remetente
Define em nome de quem o e-mail será enviado. É possível utilizar um remetente automático (no-reply@ploomes.com), um usuário pré-definido ou o usuário de um campo.
​

b) Usuário para notificação de falha
Selecione um usuário que será avisado caso ocorra falha no envio do e-mail.
​

c) Destinatário do e-mail
Escolha um campo de e-mail ou informe manualmente os destinatários (separados por ponto e vírgula).
​

d) Assunto do e-mail
Defina o título da mensagem. É possível utilizar campos para personalização.
​

e) Conteúdo do e-mail
Informe a mensagem que será enviada. Também é possível utilizar campos para compor o conteúdo automaticamente.

Sugestões de configuração

Após compreender os campos que devem ser preenchidos, deve-se configurar as automações. Como sugestão, são apresentados abaixo quatro cenários que ajudam a tornar o processo mais ágil e a dar visibilidade aos envolvidos.

Para utilizar os modelos de mensagem, basta copiar o código disponibilizado em cada link e colar no campo Código fonte, conforme demonstrado a seguir:

Sugestão 1 - Alertar que um negócio foi criado em um estágio específico

Gatilho: Quando o item for criado

​Filtro: Estágio - igual a - [Nome do estágio]
​

Modelo de mensagem sugerido: Clique aqui para acessar
​

Sugestão 2 - Alertar que um negócio atingiu determinada etapa

Gatilho: Quando o item for editado

Quais edições disparam a automação: Negócio > Estágio

​Filtro: Estágio - igual a - [Nome do estágio]
​

Modelo de mensagem sugerido: Clique aqui para acessar

Sugestão 3 - Alertar que um negócio foi ganho em um estágio específico

Gatilho: Quando o negócio for ganho

​

​Filtro: Estágio - igual a - [Nome do estágio]
​

Modelo de mensagem sugerido: Clique aqui para acessar

Sugestão 4 - Alertar que um negócio foi perdido em um estágio específico

Gatilho: Quando o negócio for perdido

​

​Filtro: Estágio - igual a - [Nome do estágio]
​

Modelo de mensagem sugerido: Clique aqui para acessar

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