1) Sobre o Transcrição de reunião presencial com IA
A Transcrição de reunião presencial com IA é uma funcionalidade do Ploomes mobile que utiliza o microfone do celular para capturar o áudio de reuniões presenciais e transformá-lo automaticamente em uma transcrição textual e um resumo inteligente gerado por IA. O objetivo da funcionalidade é exclusivamente a transcrição e o resumo. A gravação de áudio em si não é salva nem disponibilizada para o usuário, sendo utilizada apenas internamente para o processamento da IA.
Ao final da reunião, a IA gera a transcrição completa da conversa e um resumo com base nas instruções configuradas pelo administrador, tudo vinculado ao histórico do cliente, negócio ou tarefa dentro do CRM.
Com essa funcionalidade, sua equipe registra reuniões presenciais sem depender de anotações manuais. Basta iniciar a gravação pelo app, conduzir a reunião normalmente e, ao encerrar, o Ploomes cuida do resto: transcreve o áudio, gera o resumo e salva tudo no lugar certo do histórico. Você receberá apenas os textos prontos (transcrição e resumo), e não o arquivo de áudio.
A gravação pode ser realizada em três contextos:
Dentro de um Registro de Interação: Ideal para registrar conversas presenciais diretamente no histórico de um cliente ou negócio.
Dentro de uma Tarefa com Cliente e/ou Negócio vinculado: Ideal para reuniões vinculadas a tarefas do Ploomes. Ao salvar a tarefa com a gravação, ela é finalizada automaticamente e o conteúdo é direcionado para o registro de interação do cliente e/ou negócio correspondente.
Dentro de uma Tarefa sem Cliente e sem Negócio vinculado: Resumo e transcrição salvas como anexos da tarefa.
2) Pré-requisitos
Possuir o módulo Transcrição com IA contratado e habilitado na conta Ploomes.
Ter a funcionalidade de IA configurada na versão web do Ploomes, dentro do módulo de Transcrição com IA (permissões de usuários, Modelos de Prompt e Prompt Padrão).
Ter a permissão de uso da funcionalidade de IA atribuída ao seu usuário por um administrador.
Ter o aplicativo Ploomes mobile instalado e atualizado no celular.
Nota: A configuração do módulo é realizada pela versão web do Ploomes e é a mesma utilizada pela funcionalidade de Transcrição com IA de reuniões online. Se o módulo já estiver configurado, não é necessário repetir nenhuma etapa. Os mesmos Modelos de Prompt e permissões se aplicam à gravação presencial. Para mais informações sobre a configuração do módulo, acesse o artigo Transcrição com IA de reuniões online.
3) Utilizando o Transcrição de reunião presencial com IA
3.1) Iniciando uma gravação
O gravador de áudio está disponível dentro de registros de interação e tarefas não finalizadas no Ploomes mobile, incluindo os do tipo visita (com checkin), sem restrição de uso simultâneo com o checkin.
Para iniciar uma gravação:
Abra um registro de interação ou uma tarefa no Ploomes mobile.
Localize o botão flutuante "Iniciar Transcrição" na tela.
Toque no botão para iniciar a gravação.
Importante: O botão "Iniciar Transcrição" é exibido apenas para usuários com permissão de IA ativa. Usuários sem permissão não visualizam o botão e não têm acesso à funcionalidade.
Se o campo descrição já possuir conteúdo: O sistema exibirá uma notificação informando que o conteúdo da descrição será excluído ao iniciar a gravação. Isso acontece porque a descrição será preenchida automaticamente pela IA com o resumo da reunião ao final do processamento. Confirme para prosseguir ou cancele para manter o conteúdo existente.
Ao confirmar o início da gravação:
O campo descrição é limpo e desabilitado para edição manual.
O registro ou tarefa passa a ser minimizável, permitindo que você navegue pelo Ploomes sem encerrar a gravação.
Um feedback visual indica que a gravação está em andamento.
3.2) Controlando a gravação
Durante a gravação, você tem controle total sobre o processo:
Pausar e retomar:
Toque no botão Pausar para interromper temporariamente a gravação. Ao pausar, os botões "Retomar" e "Salvar" são exibidos. Toque em Retomar para continuar a gravação exatamente de onde parou.
Deletar a gravação:
O botão de deleção permanece visível durante toda a gravação (ativa ou pausada). Ao tocar no botão da lixeira, o sistema exibe um modal de confirmação com a mensagem: "Ao excluir o áudio, todo o conteúdo gravado até agora será perdido. Essa ação não poderá ser desfeita."
Se você confirmar a exclusão, a gravação é descartada, o campo descrição volta a ser editável e o botão "Iniciar Reunião" reaparece para uma nova tentativa.
Se você cancelar, a gravação continua no mesmo estado em que estava antes (ativa ou pausada) — sem nenhuma interrupção.
Gravação em background:
A gravação não exige que você permaneça com o registro ou tarefa aberto na tela. Você pode:
Minimizar o registro ou tarefa e navegar pelo Ploomes.
Trocar de aplicativo no celular.
Bloquear o celular e colocá-lo no bolso.
Em todas essas situações, a gravação continua capturando o áudio normalmente em segundo plano.
Gravação offline:
A gravação funciona sem conexão com a internet. O áudio é armazenado localmente no dispositivo durante toda a captura e só é enviado para processamento quando você salvar a gravação e tiver conexão disponível.
Memória cheia do dispositivo:
Como o áudio é armazenado localmente no celular durante a gravação, o espaço de armazenamento do dispositivo é consumido ao longo da captura. Se a memória do celular ficar cheia durante a gravação, o sistema interrompe a transcrição automaticamente e exibe o aviso: "Memória cheia. Transcrição interrompida.", com a orientação para salvar o áudio atual ou liberar espaço no dispositivo para continuar.
Nessa situação, você pode:
Salvar o áudio capturado até o momento, garantindo que o conteúdo gravado antes da interrupção seja enviado para processamento pela IA.
Liberar espaço no dispositivo (excluindo arquivos, fotos ou aplicativos) e retomar a gravação.
Dica: Antes de reuniões longas, verifique se o celular possui espaço de armazenamento disponível para evitar interrupções durante a gravação.
3.3) Salvando a gravação
Quando a reunião terminar, pause a gravação e toque em "Salvar":
O sistema exibirá um modal de confirmação. Confirme o salvamento.
Um feedback visual indicará que o salvamento está em andamento.
Ao concluir, a mensagem "Áudio salvo com sucesso" será exibida.
Uma mensagem de transcrição em processamento aparecerá no campo descrição, indicando que a IA está trabalhando na transcrição e no resumo.
O registro ou tarefa deixa de ser minimizável e volta ao comportamento padrão de edição.
Enquanto aguarda o processamento, você pode preencher outros campos do registro ou tarefa normalmente.
Desistindo da transcrição após salvar:
Se você perceber que gravou a reunião errada ou quiser refazer, é possível deletar a tag do áudio gravado antes de salvar a transcrição no registro ou tarefa. Ao tocar na deleção da tag, o sistema exibirá um modal de confirmação com a mensagem: "Ao excluir a transcrição, todo o conteúdo transcrito até agora será perdido. Essa ação não poderá ser desfeita."
Ao confirmar, a tag é removida, o campo descrição volta a ser editável e o botão "Iniciar Transcrição" reaparece para uma nova tentativa.
3.4) Gravação em Registros de Interação
Ao gravar uma reunião dentro de um registro de interação, o destino dos dados da transcrição depende das entidades vinculadas ao registro:
Registro vinculado apenas a um Negócio:
A transcrição (arquivo .txt) é adicionada como anexo do registro de interação no negócio.
A descrição do registro é preenchida com o resumo gerado pela IA.
O registro exibe o indicativo visual "Registro automático".
Registro vinculado apenas a um Cliente:
A transcrição (arquivo .txt) é adicionada como anexo do registro de interação no cliente.
A descrição do registro é preenchida com o resumo gerado pela IA.
O registro exibe o indicativo visual "Registro automático".
Registro vinculado a um Negócio e um Cliente:
A transcrição (arquivo .txt) é adicionada como anexo do registro de interação que contempla ambos os vínculos.
A descrição do registro é preenchida com o resumo gerado pela IA.
O registro exibe o indicativo visual "Registro automático".
Importante: Após o processamento da IA, é necessário atualizar a página para visualizar o resumo preenchido na descrição do registro.
3.5) Gravação em Tarefas
Ao gravar uma reunião dentro de uma tarefa, o comportamento é semelhante ao do registro de interação, com uma diferença importante: ao iniciar a gravação dentro da tarefa, a tarefa é finalizada automaticamente.
Escolhendo o Modelo de Prompt:
Dentro da tarefa, o campo Modelo de Prompt permite que você selecione o tipo de resumo que a IA deve gerar para aquela reunião. Os modelos disponíveis são os cadastrados pelo administrador na configuração do módulo.
Dica: Por se tratar de um campo de tarefa, o Modelo de Prompt também pode ser preenchido automaticamente via Automações Genéricas de Tarefa (é necessário ter o módulo de Workflow contratado para configurar automações). Isso permite criar regras como: "Para todas as tarefas do responsável Antonio, selecionar automaticamente o modelo Resumo de Implantação." Caso nenhuma automação seja disparada e nenhuma escolha manual seja feita, o sistema utilizará o Prompt Padrão definido na configuração do módulo.
Destino dos dados conforme o vínculo da tarefa:
Tarefa vinculada apenas a um Negócio:
A tarefa é finalizada automaticamente.
Um registro de interação é gerado automaticamente no negócio.
A transcrição (arquivo .txt) é adicionada como anexo desse registro.
A descrição do registro é preenchida com o resumo gerado pela IA.
O registro exibe o indicativo visual "Registro automático".
Tarefa vinculada apenas a um Cliente:
A tarefa é finalizada automaticamente.
Um registro de interação é gerado automaticamente no cliente.
A transcrição (arquivo .txt) é adicionada como anexo desse registro.
A descrição do registro é preenchida com o resumo gerado pela IA.
O registro exibe o indicativo visual "Registro automático".
Tarefa vinculada a um Negócio e um Cliente:
A tarefa é finalizada automaticamente.
Um registro de interação é gerado automaticamente contemplando ambos os vínculos (negócio e cliente).
A transcrição (arquivo .txt) é adicionada como anexo desse registro.
A descrição do registro é preenchida com o resumo gerado pela IA.
O registro exibe o indicativo visual "Registro automático".
Tarefa sem Cliente e sem Negócio vinculados:
A tarefa é finalizada automaticamente.
Nenhum registro de interação é gerado (pois não há entidade de destino).
A transcrição e o resumo gerado pela IA são salvos como anexos diretamente na tarefa.
Importante: Após o processamento da IA, é necessário atualizar a página para visualizar o resumo preenchido na descrição do registro de interação.
Nota: Tarefas já finalizadas não exibem o botão "Iniciar Transcrição", pois não estão mais disponíveis para edição.
4) Limitações do Transcrição de reunião presencial com IA
O arquivo de áudio não fica disponível para o usuário final. O usuário recebe apenas a transcrição (.txt) e o resumo.
A funcionalidade está disponível exclusivamente no aplicativo Ploomes mobile, ou seja, não é possível gravar reuniões presenciais pela versão web.
A configuração de Modelos de Prompt é centralizada na administração da conta na web.
No iOS, fechar completamente o aplicativo (arrastar para cima na tela de apps recentes) encerra a gravação. Para evitar a perda de áudio, mantenha o app aberto em segundo plano durante a reunião.
Tarefas sem vínculo com cliente ou negócio não geram registro de interação: a transcrição e o resumo ficam anexados diretamente na tarefa.
Após o processamento da IA, é necessário atualizar a página para visualizar o resumo na descrição.
5) F.A.Q.
Posso gravar reuniões presenciais sem conexão com a internet?
Sim. A gravação funciona em modo offline. O áudio é armazenado localmente no celular durante toda a captura e só é enviado para processamento pela IA quando você salvar a gravação e tiver conexão disponível.
O que acontece se eu fechar o app do Ploomes no iOS durante a gravação?
Se você fechar completamente o aplicativo no iOS (arrastando para cima na tela de apps recentes), a gravação será encerrada e o áudio capturado até aquele momento pode ser perdido. Para evitar isso, mantenha o app aberto em segundo plano. Você pode bloquear o celular ou usar outros aplicativos normalmente sem interromper a gravação.
Posso bloquear o celular durante a gravação?
Sim. A gravação continua capturando o áudio normalmente mesmo com o celular bloqueado, o app minimizado ou enquanto você usa outros aplicativos.
O que acontece se eu deletar a gravação por engano?
A exclusão é irreversível. Ao confirmar a exclusão, todo o áudio capturado até aquele momento é descartado permanentemente. O sistema sempre exibe um modal de confirmação antes de excluir, justamente para evitar exclusões acidentais.
Quando o resumo aparece na descrição do registro?
Após salvar a gravação e salvar o registro ou tarefa, a IA inicia o processamento em segundo plano. Uma mensagem a respeito da transcrição em processamento é exibida no campo descrição enquanto a IA trabalha. Quando o processamento for concluído, atualize a página para visualizar o resumo preenchido na descrição.
Posso escolher o tipo de resumo na gravação presencial?
Sim, quando a gravação é feita dentro de uma tarefa. O campo Modelo de Prompt está disponível dentro da tarefa, permitindo selecionar o tipo de resumo desejado. Esse campo também pode ser preenchido automaticamente via Automações Genéricas de Tarefa (é necessário ter o módulo de Workflow contratado para configurar automações). Se nenhum modelo for escolhido (manualmente ou via automação), o sistema utiliza o Prompt Padrão configurado na administração.
Posso gravar e usar o checkin ao mesmo tempo?
Sim. O botão "Gravar Reunião" funciona em registros de interação e tarefas do tipo visita, sem nenhuma restrição de uso simultâneo com o checkin.
O que acontece se a tarefa não tiver cliente nem negócio vinculado?
A tarefa será finalizada normalmente, mas nenhum registro de interação será gerado. Nesse caso, a transcrição e o resumo são salvos como anexos diretamente na tarefa, garantindo que o conteúdo não seja perdido.
A tarefa é finalizada automaticamente ao salvar com gravação?
Sim. Ao salvar uma tarefa que contém uma gravação, ela é finalizada automaticamente pelo sistema. O conteúdo (transcrição e resumo) é direcionado para o registro de interação correspondente, conforme os vínculos da tarefa.
Posso desistir da transcrição depois de salvar a gravação?
Sim, desde que você ainda não tenha salvo o registro ou tarefa. Após salvar a gravação, uma tag do áudio aparece no campo descrição. Ao deletar essa tag (com confirmação), o campo descrição é reabilitado e o botão "Iniciar Transcrição" reaparece para uma nova tentativa.
O áudio da reunião fica disponível para mim?
Não. Você recebe a transcrição completa (arquivo .txt em anexo) e o resumo gerado pela IA na descrição do registro.
Posso gravar reuniões presenciais pelo computador (versão web)?
Não. A funcionalidade de gravação presencial está disponível exclusivamente no aplicativo Ploomes mobile.
Glossário
Floating Button (Botão Flutuante): Botão posicionado sobre a interface do Ploomes mobile que dá acesso rápido à funcionalidade de gravação. Aparece apenas para usuários com permissão de IA ativa.
Registro de Interação: Entrada no histórico de um Cliente ou Negócio dentro do Ploomes, que documenta atividades, contatos e eventos relevantes. Na gravação presencial, é o destino do resumo e da transcrição gerados pela IA.
Modelo de Prompt: Conjunto de instruções (título + prompt) criado pelo administrador que orienta a IA sobre como resumir uma transcrição. Dentro das tarefas, aparece como um campo selecionável e configurável via automação (é necessário ter o módulo de Workflow contratado para configurar automações).
Prompt Padrão: O Modelo de Prompt definido como padrão da conta. É utilizado automaticamente pela IA quando nenhum outro modelo é selecionado manualmente ou via automação (é necessário ter o módulo de Workflow contratado para configurar automações).
Automação Genérica de Tarefa: Recurso contratado através do módulo de Workflow que permite criar regras automáticas baseadas em gatilhos e filtros para executar ações em tarefas — como selecionar automaticamente um Modelo de Prompt.
Badge "Registro automático": Indicativo visual presente nos Registros de Interação gerados pela funcionalidade, sinalizando que o conteúdo foi criado automaticamente pela inteligência artificial. Visível apenas na visualização individual do registro.
Tag de transcrição em processamento: Indicador visual exibido no campo descrição após salvar a gravação, informando que a IA está processando o áudio. Desaparece após a conclusão do processamento e atualização da página.
Checkin: Funcionalidade do Ploomes mobile disponível em registros de interação e tarefas do tipo visita, que registra a localização do usuário e o tempo de visita. Pode ser utilizado simultaneamente com a gravação de reunião.
Entidade: Elemento central do CRM ao qual os dados são vinculados. No contexto desta funcionalidade, as entidades são: Cliente, Negócio e Tarefa.
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