Gerador de Modelos de Documento com IA

1) Sobre o Gerador de Modelos de Documento com IA

O Gerador de Modelos de Documento com IA é uma funcionalidade que permite criar e editar o layout HTML de modelos de documento diretamente a partir de uma conversa com inteligência artificial. Em vez de construir o HTML do zero, você pode enviar um arquivo de referência (como um PDF ou word da sua proposta atual), descrever o que deseja, ou combinar os dois e a IA gera o layout pronto para uso no Ploomes.

Você envia suas instruções e/ou arquivos, visualiza o resultado, solicita ajustes e, quando estiver satisfeito, aplica o layout no modelo de documento. Além disso, a IA também é capaz de identificar campos da conta e de criar campos dinâmicos automaticamente a partir do conteúdo do seu arquivo, agilizando a montagem completa do modelo.

Tipos de modelo compatíveis: Proposta, Venda, Documento de Cliente e Documento de Negócio.

---

2) Pré-requisitos

• Ter o módulo de Automação de Propostas e Documentos contratado.

• Ser administrador da conta Ploomes.

• Acessar a área de Administração → Modelos de Documento.

---

3) Utilizando o Gerador de Modelos de Documento com IA

3.1) Criando um modelo com IA

Para iniciar a criação de um modelo com IA, siga os passos abaixo:

a) Acesse o editor de modelos

Vá até Administração → Modelos de Documento e crie um novo modelo (Proposta, Venda, Documento de Cliente ou Documento de Negócio). A tela do editor será aberta em branco.

b) Abra o chat com IA

Clique na ação de geração com IA disponível na tela do editor. Um modal no formato de chat será aberto.

c) Envie sua solicitação

Dentro do chat, você tem três formas de iniciar a geração:

• Apenas anexo(s): Anexe um ou mais arquivos de referência sem escrever nenhuma instrução. A IA vai gerar o layout buscando reproduzir o visual e a estrutura do(s) arquivo(s) com a maior fidelidade possível.

• Apenas descrição textual: Descreva o layout que deseja (ex.: "Crie uma proposta comercial com cabeçalho azul, logo à esquerda, tabela de produtos e rodapé com dados da empresa"). A IA gera o HTML com base na sua descrição.

• Anexo(s) + descrição: Combine os dois. Envie arquivos de referência e adicione instruções específicas para orientar a geração.

Importante: Não é possível enviar uma solicitação vazia. É obrigatório incluir pelo menos um anexo ou uma descrição textual.

Formatos de anexo suportados: PDF, PowerPoint (.pptx), Word (.docx), Excel (.xlsm), Texto (.txt), CSV (.csv), PNG e JPEG.

Formatos não suportados: Vídeo, áudio e GIF.

d) Aguarde o processamento

Após enviar a solicitação, a IA iniciará a geração do layout. Um indicador de carregamento será exibido enquanto o processamento estiver em andamento.

e) Visualize o resultado

Quando a geração for concluída, você poderá visualizar o resultado de duas formas, alternando entre elas:

• Preview visual: Mostra como o documento ficará visualmente.

• Código HTML: Exibe o código HTML gerado pela IA.

Nessa etapa, o resultado é apenas uma visualização. Nenhuma alteração é aplicada ao modelo até que você confirme.

f) Aplique o resultado

Se estiver satisfeito com o resultado, clique em "Confirmar visual do documento". O HTML gerado será inserido no editor do modelo de documento como uma seção.

Observação: Cada geração cria uma única seção no modelo. Se você precisar de múltiplas seções, será necessário gerar cada uma separadamente.

---

3.2) Solicitando alterações e navegando entre versões

Se o resultado da geração não atender às suas expectativas, você pode solicitar ajustes sem precisar começar do zero.

a) Solicitar alterações

Na tela de preview, escolha a opção "Solicitar alterações" e envie uma nova instrução descrevendo o que deseja mudar. Você pode incluir novos anexos, se necessário.

A IA vai gerar uma nova versão do layout aplicando as alterações solicitadas sobre o HTML atual. É importante destacar que a IA não mantém um histórico da conversa, ou seja, cada solicitação de alteração considera apenas o HTML da versão atual e a nova instrução enviada.

Dica de boas práticas: Seja específico na sua solicitação de alteração. Em vez de "melhore o layout", prefira instruções como "aumente o espaçamento entre o cabeçalho e o corpo do texto" ou "mude a cor do fundo do cabeçalho para azul escuro".

b) Navegar entre versões

Quando houver múltiplas versões geradas, você pode navegar entre elas (voltar para a anterior ou avançar para a mais recente) e comparar os resultados. Ao decidir, escolha a versão desejada e clique em "Confirmar identidade visual do documento" para aplicá-la.

---

3.3) Editando uma seção existente com IA

A IA não serve apenas para criar modelos do zero. Você também pode utilizá-la para editar seções já existentes em qualquer modelo de documento, inclusive seções que não foram criadas originalmente por IA.

Como editar:

1. Abra o modelo de documento que contém a seção que deseja editar.

2. Selecione a opção de editar a seção com IA.

3. No modal de chat, envie sua solicitação descrevendo as alterações desejadas (com ou sem anexos de apoio).

4. A IA vai gerar uma nova versão da seção, alterando apenas o que foi solicitado e preservando todo o restante do layout e conteúdo.

Princípio de mínima alteração: a orientação para a IA é tratar o HTML existente como base e modificar somente os pontos que indicados pelo usuário. O direcionamento é não "melhorar", "modernizar" ou reinterpretar partes que não foram mencionadas na solicitação.

---

3.4) Identificação e criação de campos com IA

Além de gerar o layout, a IA pode identificar e criar campos dinâmicos automaticamente no seu modelo de documento. A IA analisa o conteúdo do arquivo enviado, interpreta o contexto de cada trecho e sugere quais campos devem ser criados, a qual entidade pertencem e qual o tipo de dado adequado. Isso é feito de forma automática, sem necessidade de marcações prévias no arquivo.

Importante: A identificação de campos acontece durante a primeira geração (no envio inicial do arquivo e/ou descrição). Ao solicitar alterações posteriormente, o fluxo é voltado exclusivamente para ajustes de layout. Ou seja, não é possível solicitar a identificação de campos nessa etapa pelo comando para a IA.

Como funciona o fluxo de campos

a) Ao enviar o arquivo de referência no chat com IA (na criação do modelo), a IA analisa automaticamente o conteúdo e identifica valores dinâmicos com base no contexto (ex.: nomes, datas, valores monetários, CPF, CNPJ). Além de propor novos campos, a IA também busca associar os valores encontrados a campos já existentes na sua conta, aumentando o reaproveitamento e evitando duplicidades.

Para cada campo identificado, a IA propõe:

• Nome do campo (ex.: "Nome do Cliente")

• Entidade a qual o campo pertence (ex.: Cliente, Negócio, Proposta)

• Tipo do campo (ex.: Texto simples, Moeda, Data, CPF, CNPJ)

• Associação com campo existente, quando houver correspondência com um campo já cadastrado na conta

Se a IA encontrar um campo existente compatível, ela sugere a associação automaticamente. Caso contrário, o campo será proposto como novo para pré-criação. Você pode revisar e ajustar todas as sugestões na tela de confirmação.

Como aumentar a taxa de acerto da IA: A identificação automática já possui uma alta taxa de acerto, mas você pode aumentar ainda mais a precisão direcionando a IA. Algumas formas de fazer isso:

• Grifo no documento: Destaque (grife) os valores que deseja que sejam campos dinâmicos no arquivo antes de enviá-lo.

• Instruções no chat: Escreva no campo de texto quais campos você espera que sejam criados (ex.: "Identifique os campos de nome do cliente, CNPJ, valor total e data de vencimento").

• Marcações no arquivo: Se preferir, insira marcações no próprio documento (ex.: usando #NomeDoCliente ou formatação em negrito) para sinalizar os pontos desejados.

Essas orientações devem ser fornecidas no primeiro envio (na criação), pois a etapa de solicitação de alterações é exclusiva para ajustes de layout.

b) Revise e ajuste os campos

Na tela de confirmação, você pode:

• Alterar a entidade do campo (ex.: mudar de "Cliente" para "Negócio").

• Alterar o tipo do campo (ex.: mudar de "Texto simples" para "Moeda").

• Excluir um campo da lista (caso não deseje criá-lo).

• Alterar o campo por algum existente na conta

• Alterar o campo por um novo campo (criação rápida de campos)

c) Confirme a criação

Após revisar a lista, confirme a criação dos campos. O sistema exibirá um indicador de carregamento enquanto os campos são criados e carregados no contexto do modelo.

Ao concluir:

• O HTML escolhido será inserido no modelo.

• Os campos identificados e criados serão posicionados automaticamente nos locais definidos pela IA no documento.

• Você receberá um aviso de sucesso confirmando que o modelo está pronto.

Observação: Os campos são criados apenas como pré-cadastro (vazios). A configuração completa de cada campo (como opções de preenchimento, obrigatoriedade e outras propriedades) deve ser feita posteriormente nas configurações de campos do Ploomes.

Entidades disponíveis para campos

Os campos criados pela IA podem pertencer às seguintes entidades:

---

3.5) Tabelas e Tabela de Produtos

A IA é capaz de gerar tabelas dentro do layout HTML, tanto tabelas convencionais (com dados estáticos) quanto a Tabela de Produtos, que é um dos elementos mais importantes dos modelos de documento no Ploomes.

Tabelas convencionais

Se o seu arquivo de referência contém tabelas (ex.: tabela de condições de pagamento, cronograma, escopo de serviços), a IA vai reproduzi-las no HTML mantendo a estrutura original — colunas, linhas, bordas e alinhamentos.

Tabela de Produtos

Quando o documento envolve uma lista de produtos ou serviços, a IA gera automaticamente uma tabela dinâmica de produtos. Diferente das tabelas convencionais, a tabela de produtos utiliza um conjunto fixo de campos dinâmicos definidos pelo Ploomes, que são preenchidos automaticamente no momento da geração do documento final.

Os campos dinâmicos disponíveis para a tabela de produtos são:

Ao final da tabela, é exibida uma linha de Total geral que soma automaticamente os valores de todos os itens do bloco.

Como a IA monta essa tabela: A IA identifica que o documento contém uma tabela de produtos e aplica os campos dinâmicos do padrão Ploomes listados acima. A ordem das colunas segue o documento original enviado como referência, ou seja, a IA é direcionada para usar a disposição que você já utiliza, sem forçar uma sequência fixa. O visual da tabela (cores, bordas, alinhamentos) também é adaptado ao layout do seu arquivo.

Se o documento original tiver menos colunas do que o padrão, a IA remove as colunas ausentes. Se tiver colunas a mais (ex.: uma coluna de "Desconto" ou "Observação"), a IA adiciona essas colunas extras com texto estático, pois somente os campos listados acima possuem preenchimento automático.

---

4) Boas práticas para usar o Gerador de Modelos com IA

Para obter os melhores resultados com a IA, siga estas recomendações:

4.1) Seja claro e direcionado nas suas instruções

Quanto mais específico for o seu pedido, melhor será o resultado. Em vez de simplesmente anexar um arquivo sem nenhuma descrição, aproveite o campo de texto para direcionar a IA.

Exemplos de boas instruções:

• "Crie uma proposta comercial com cabeçalho contendo logo à esquerda, nome da empresa à direita, tabela de produtos no corpo e rodapé com dados de contato."

• "Reproduza o layout desse PDF, mas troque a cor do cabeçalho para azul escuro e aumente o espaçamento entre as seções."

• "Use este documento como referência, mas remova a segunda tabela e mantenha apenas a tabela de produtos."

Exemplos de instruções pouco eficientes:

• "Faça uma proposta bonita." (muito vago)

• "Melhore isso." (sem direcionamento)

4.2) Atenção à complexidade do documento

O Gerador de Modelos com IA é projetado para documentos cujos layouts possam ser reproduzidos em HTML — como propostas comerciais, contratos, ordens de serviço e documentos corporativos. Documentos com layouts extremamente complexos (ex.: materiais gráficos com sobreposições de elementos, diagramas elaborados ou formatações muito específicas de softwares de design) podem não ser fielmente reproduzidos pela IA.

Recomendações:

• Prefira enviar documentos com estrutura clara: cabeçalho, corpo de texto, tabelas e rodapé.

• Se o seu documento original é muito complexo, considere simplificá-lo antes de enviar ou divida-o em partes menores, gerando uma seção por vez.

• Lembre-se de que o HTML gerado precisa ser compatível com a conversão para PDF do Ploomes, o que impõe algumas restrições visuais (sem sombras, bordas arredondadas, animações ou fontes externas).

4.3) Envie arquivos enxutos e objetivos

A qualidade e a velocidade da geração estão diretamente ligadas à quantidade de conteúdo que a IA precisa interpretar. Cada geração com IA cria uma única seção do modelo, então o ideal é que o arquivo de referência reflita exatamente isso. Envie apenas a parte do documento que corresponde à seção que você quer gerar.

Na prática, isso significa que um arquivo PDF de uma ou duas páginas é o cenário ideal. Enviar um documento de dez páginas, por exemplo, além de não trazer benefício (já que o resultado será uma única seção), tende a piorar a qualidade do layout gerado, aumentar significativamente o tempo de processamento e consumir mais tokens da conta.

A mesma lógica vale para múltiplos arquivos: quanto mais arquivos e mais pesados eles forem, mais lenta será a resposta da IA. Se o seu modelo final terá várias seções, a melhor abordagem é separar o material por seção e gerar cada uma individualmente, com um arquivo de referência enxuto por vez.

4.4) Direcione a identificação de campos

Embora a IA identifique campos dinâmicos automaticamente com alta taxa de acerto, você pode aumentar a precisão fornecendo orientações no primeiro envio:

• Grife os valores no documento antes de enviá-lo.

• Escreva no chat quais campos espera encontrar (ex.: "Os campos desse documento são: nome do cliente, CNPJ, valor total e prazo de entrega").

• Insira marcações no arquivo (ex.: #NomeDoCliente) para facilitar a identificação.

Lembre-se: essas orientações devem ser enviadas junto com o primeiro prompt de criação. A etapa de "solicitar alterações" é exclusiva para ajustes de layout.

4.5) Use arquivos menores para cada seção

Como cada geração com IA cria uma única seção, o ideal é enviar um arquivo de referência que represente apenas aquela parte do modelo. Na prática, arquivos de uma a duas páginas são o cenário recomendado.

Essa abordagem traz vários benefícios: a IA entrega resultados com maior qualidade quando trabalha com arquivos enxutos, o tempo de processamento é menor e o consumo de tokens é mais eficiente.

Além disso, ao acertar o resultado logo nas primeiras tentativas, você evita múltiplas rodadas de ajuste, o que economiza ainda mais tokens.

De quebra, o seu modelo de documento fica mais organizado dentro do Ploomes, com seções bem definidas e leves.

---

5) Limitações do Gerador de Modelos de Documento com IA

• Uma seção por geração: Cada uso do gerador cria uma única seção. Para modelos com múltiplas seções, é necessário gerar cada seção separadamente.

• Imagens como placeholders: Imagens presentes no arquivo de entrada são inseridas no HTML como uma estrutura padrão (placeholder) para que você substitua posteriormente pela imagem definitiva. A IA não importa as imagens originais como assets finais.

• Sem histórico de conversa: Ao solicitar alterações, a IA não armazena as mensagens anteriores. Ela considera apenas o HTML atual e a nova instrução. Por isso, seja claro e completo em cada solicitação de ajuste.

• Formatos não suportados: Vídeo, áudio e GIF não são aceitos como anexo.

• Campos na tela de confirmação: Não é possível adicionar campos novos na tela de confirmação da IA. Caso a IA não identifique algum campo marcado, ele deverá ser inserido manualmente no editor do modelo. É possível criar campos pela criação rápida de campos, mas apenas onde a IA marcar e definir que existe um campo.

• Tamanho dos arquivos e consumo de tokens: Não há um limite rígido de tamanho de arquivo, porém, quanto maior o arquivo enviado, mais tempo a IA levará para processar e mais tokens da conta serão consumidos. Arquivos muito grandes podem esgotar os tokens disponíveis.

• Compatibilidade visual: O HTML gerado segue as regras de compatibilidade do Ploomes, o que significa que alguns recursos visuais avançados (como sombras, bordas arredondadas, animações e fontes externas) não são suportados. Isso garante que o documento seja convertido corretamente para PDF.

• Sem regras de exibição condicional: O Gerador de Modelos com IA não suporta a criação de regras de exibição condicional (ex.: mostrar ou ocultar um bloco dependendo de um valor de campo). Caso precise dessa lógica, ela deve ser configurada manualmente após a geração.

• Fórmulas não são aplicadas aos campos: Os campos criados pela IA não possuem fórmulas ou cálculos automáticos. Se o seu modelo depende de campos calculados, as fórmulas devem ser configuradas manualmente nas propriedades do campo após a criação.

• Campos são criados vazios (pré-cadastro): A IA cria os campos apenas como pré-cadastro, posicionando-os nos locais corretos do documento. A configuração completa de cada campo (como opções de preenchimento, obrigatoriedade, valores padrão e outras propriedades) deve ser feita posteriormente nas configurações de campos do Ploomes.

---

6) F.A.Q.

1. Posso editar um modelo que não foi criado por IA?

   1. Sim. A edição com IA funciona em qualquer seção existente do modelo, independentemente de ter sido criada manualmente ou pela IA.

2. O que acontece se a IA não identificar um campo no meu documento?

   1. A identificação é automática e baseada em contexto, mas pode não captar todos os campos. Se algum campo não foi reconhecido, você poderá inseri-lo manualmente no editor do modelo de documento após a criação. Para aumentar o acerto, direcione a IA no primeiro envio: grife os valores no arquivo, escreva quais campos espera ou insira marcações no documento.

3. Posso gerar várias seções de uma vez?

   1. Não. Cada geração com IA cria uma única seção. Se o seu modelo precisa de múltiplas seções, gere cada uma separadamente.

4. A IA mantém o histórico das minhas mensagens anteriores?

   1. Não. A cada solicitação de alteração, a IA considera apenas o HTML da versão atual e a nova instrução. Mensagens anteriores não são enviadas. Por isso, sempre inclua todas as informações relevantes na sua solicitação.

5. Posso usar a IA apenas para gerar o layout, sem criar campos?

   1. Sim. A etapa de identificação e criação de campos é parte do fluxo, mas você pode utilizar a IA apenas para gerar ou editar o layout HTML e gerenciar os campos de forma manual posteriormente.

6. As imagens do meu arquivo serão reproduzidas automaticamente no modelo?

   1. Não. A IA insere placeholders nos locais onde havia imagens no arquivo original. Você deve substituir esses placeholders pelas imagens definitivas diretamente no editor do modelo.

7. E se ocorrer um erro durante a geração ou criação de campos?

   1. O sistema exibirá uma mensagem de erro explícita. Nenhuma alteração será aplicada automaticamente ao modelo em caso de falha, garantindo que nada seja perdido ou sobrescrito indevidamente.

8. Quais tipos de modelo posso criar com a IA?

   1. A feature está disponível para os quatro tipos de modelo de documento: Proposta, Venda, Documento de Cliente e Documento de Negócio.

9. Arquivos muito grandes podem causar problemas?

   1. Embora não haja um limite rígido, arquivos grandes consomem mais tokens da conta e exigem mais tempo de processamento. É recomendável utilizar arquivos objetivos e bem estruturados para obter resultados mais rápidos e eficientes.

10. Os campos criados pela IA já vêm configurados?

    1. Não. Os campos são criados apenas como pré-cadastro (vazios e posicionados no documento). A configuração completa — como opções de preenchimento, obrigatoriedade, valores padrão e fórmulas — deve ser feita manualmente nas configurações de campos do Ploomes.

11. Posso usar regras de exibição condicional com o Gerador de Modelos com IA?

    1. Não. A IA não cria regras de exibição condicional. Caso precise de lógica condicional (ex.: mostrar ou ocultar blocos dependendo de um valor), essa configuração deve ser feita manualmente após a geração.

12. Consigo pedir para a IA identificar campos ao solicitar alterações de layout?

    1. Não. A identificação de campos acontece exclusivamente no primeiro envio (criação). A etapa de "solicitar alterações" é dedicada apenas a ajustes de layout.

---

Glossário

---

Artigos relacionados

• https://suporte.ploomes.com/pt-BR/collections/3067337-propostas-e-documentos