Tarefas

Como acessar o módulo?

Para acessar a tela de tarefas, clique no ícone de calendário, no canto superior direito:

Vemos então um calendário completo:

Configurações de visualização

No cabeçalho do calendário, temos algumas configurações que filtram facilmente as tarefas.

No superior esquerdo:

Os ícones filtram as tarefas por tipo, e as setas mudam o mês do calendário. Clicando em 'Hoje', navegamos para o mês atual.

No canto superior direito:

• Mapa

  Distribui as tarefas no mapa (baseado no campo "Endereço").
  ​
  Funciona da mesma maneira que na tela Clientes.
  ​Veja este artigo para entender melhor como visualizar clientes no mapa.

• Exibir

  Semelhante ao "Exibir" em Negócios, permite escolher entre tarefas finalizadas e abertas, minhas ou de outros usuários.

  

  "Minhas tarefas" se refere a tarefas das quais o meu usuário tem atividades a serem realizadas, ou seja, meu usuário está inserido no campo "Usuários".

  "Tarefas de outros" se refere a tarefas das quais outros usuários possuem atividades a serem realizadas.

• Filtros

  Filtros rápidos para segmentação de tarefas. Saiba mais sobre sua utilização neste artigo.

• Calendário

  Aqui, podemos trocar o modo de visualização:

  

  Por padrão, a tela será a de um calendário ordenado mensalmente, com as tarefas distribuídas por dia. É possível alterar essa visualização para maior controle das tarefas:

  • Lista

    Exibe uma lista com todas as tarefas, começando pelas abertas. Clicando na 'bolinha' no canto esquerdo de cada tarefa, fica fácil de finalizá-las.

  • Tabela

    Exibe em forma de abas. Como vimos em outros módulos, é possível ainda criar novas abas com filtros diferentes, além de conseguir exportar cada uma para Excel, agilizando o controle gerencial.

    

  • Registros de interação

    São as interações realizadas em um card, como tarefas finalizadas ou contato realizados. Saiba mais neste artigo.

• Mês / Semana / Agenda

  Muda o formato do calendário entre mensal, semanal ou diário.

  

Criando uma tarefa

Posso criar uma tarefa usando o atalho Shift+T, ou clicando em "Nova tarefa" na tela do calendário.

O formulário de tarefa não pode ser customizado, e apresenta os seguintes campos:

• Tipo

  Além de facilitar o filtro das tarefas, cada tipo altera a cor da tarefa no calendário. Podemos selecionar entre:

  • Simples

  • Visita

  • Telefone

  • E-mail

  • Reunião

  • Conferência

  • Whatsapp

• Título

  Uma breve descrição da tarefa.

• Descrição

  Uma descrição detalhada da tarefa, como a pauta de uma reunião.

• Data

  A data da tarefa no calendário.

• Horário

  O horário da tarefa no calendário.

• Duração

  A duração da tarefa, começando a partir do horário selecionado.

• Repetir a cada

  A frequência da tarefa. Caso um valor seja preenchido, será criada uma nova tarefa assim que esta for finalizada.

• Lembrete por e-mail

  A quanto tempo da tarefa será disparado um lembrete para os usuários marcados.

• Anexo

  Um campo para subir arquivos até 25MB.

• Cliente

  O cliente vinculado à tarefa. Caso preenchido, a tarefa aparece na tela do cliente. Ao adicionar um cliente do tipo pessoa física a este campo, ele automaticamente preenche o campo de contato relacionado com este mesmo cliente, possibilitando compartilhar este contato com a integração.

• Negócio

  O negócio vinculado à tarefa. Caso preenchido, a tarefa aparece na tela do negócio.

• Usuários

  Os usuários relacionados à tarefa. A tarefa aparece nos calendários dos usuários.

• Marcadores

  Tags que ajudam a filtrar e organizar tarefas.

• Endereço

  Vincula um endereço à tarefa.

• Contatos relacionados

  Adiciona contatos além do cliente selecionado. Este campo serve para adicionar outros contatos, seja do cliente selecionado ou não, e permite compartilhar estes contatos com as integrações de tarefas (Outlook ou Google Calendar).

• Adicionar contatos relacionados à tarefa da integração

  Com esta opção ativa, seus contatos relacionados serão enviados à integração de calendário que estiver sendo utilizada para serem convidados e serão notificados. Esta opção só está visível quando existe alguma integração de calendário ativa.
  ​

Restrição de tarefas por responsável

1. Acesse a tela de Administração e clique em "Módulos do sistema"

   

2. Acesse o módulo de "Tarefas"

   

3. Habilite a opção de "Habilitar o campo "Responsáveis" na tarefa

   

Quando a opção está ativa, um novo campo chamado "Responsáveis" é exibido na tarefa.

Esse campo, composto por usuários, define os responsáveis pela execução da tarefa e altera os seguintes comportamentos:

• Finalização e edição da Tarefa:

  • Apenas os usuários designados como responsáveis da tarefa e os administradores da conta podem finalizar e editar a tarefa.

  • Se o campo estiver vazio, qualquer usuário pode concluir a tarefa, já que não foram atribuídos responsáveis.

• Atribuição Automática e Manual:

  • O criador da tarefa é automaticamente adicionado ao campo de responsáveis.

  • Outros usuários responsáveis que poderão finalizar a tarefa devem ser adicionados manualmente.

• Restrição de Usuários:

  • Somente os usuários presentes no campo "Usuários" podem ser adicionados ao campo "Responsáveis".

• Feedback Visual:

  • Se um usuário não for responsável pela tarefa, o botão para finalizá-la fica bloqueado e uma mensagem informa o motivo da restrição.

    

Na tela de configuração do módulo de Tarefas, ainda é possível habilitar a função de check-in e check-out para registros de interação e tarefas do tipo Visita, saiba mais neste artigo.