Login via SSO com Microsoft

1) Sobre o Login via Microsoft SSO

O login via Microsoft SSO permite que usuários corporativos acessem o Ploomes utilizando suas credenciais da Microsoft, como aquelas utilizadas no Entra ID (antigo Azure AD). Essa integração simplifica o fluxo de login, aumenta a segurança da plataforma e elimina a necessidade de gerenciamento manual de senhas no Ploomes.

É uma solução especialmente útil para empresas, em especial de grande porte, que já utilizam o ecossistema Microsoft em suas operações de TI, garantindo controle centralizado e sincronização de dados entre os sistemas.

2) Pré-requisitos

• Ter o módulo habilitado no Ploomes

• É necessário que o administrador da conta tenha permissões no ambiente Microsoft Entra ID

• Os usuários devem estar previamente cadastrados na Microsoft com os dados corretos (nome, e-mail e telefone)

• Nas propriedades do Aplicativo Empresarial, deve ser marcado a opção “Atribuição Necessária” como SIM. Caso não seja marcada essa opção, não será possível localizar o usuário no fluxo de login do Ploomes

Observação: pode ser necessário realizar a autorização da integração no Ploomes (através do menu Integrações plug and play) para que a aplicação seja exibida na aba "Aplicativos Empresariais" dentro da plataforma da Microsoft.

3) Configurando/Ativando a Integração de Login via Microsoft SSO

Ativando a Integração via Plug and Play

1. Acesse o menu Administração > Integrações Plug and Play

2. Acesse a integração Microsoft

3. Clique em Habilitar Integração

4. Clique em Autorizar Integração

5. Faça login com sua conta de administrador na Microsoft e conceda as permissões necessárias (serão solicitadas duas vezes, em sequência)

6. Para finalizar, clique em Ativar Integração

A integração estará ativa e os dados dos usuários começarão a ser sincronizados automaticamente. A partir desse momento, os usuários não conseguirão mais utilizar as senhas de acesso ao Ploomes, devendo utilizar as credenciais da Microsoft.

Observação 1: Só será possível ativar a integração desde que o módulo esteja habilitado no Ploomes. Caso seja necessário, solicite um contato do nosso time de vendas

Observação 2: Caso o e-mail de um usuário já possua vinculo a outra conta, ele não será criado e um alerta será retornado

4) Utilizando o Login via Microsoft

4.1.) Login com Microsoft

Após a integração ativa:

1. Acesse a tela de login do Ploomes.

2. Clique em Entrar com Microsoft.

3. Faça a autenticação com suas credenciais Microsoft.

4. Se tudo estiver correto, você será redirecionado à sua conta no Ploomes.

4.2) Sincronização de Dados

• Alterações em nome, e-mail telefone devem ser feitas na Microsoft e serão sincronizadas no Ploomes de forma automática, podendo levar até 5 minutos para a atualização dos dados.

• Novos usuários criados na Microsoft e vinculados ao Entra ID serão importados e atribuídos a um novo perfil nomeado como “MicrosoftSSO”, com permissões equivalentes ao perfil padrão Funcionário.

• Se um e-mail já existir no Ploomes vinculado a um usuário, ele será atualizado. Caso esteja vinculado a outra conta, será exibido um alerta e o usuário não será criado.

• A sincronização ocorre via webhooks de forma automática, e o tempo para que a atualização dos dados ocorra no Ploomes pode levar até 5 minutos

• A sincronização também pode ser acionada manualmente pelo usuário de perfil administrador através do botão “Atualizar integração”, e o tempo para que a atualização dos dados ocorra no Ploomes pode levar até 5 minutos

  

• A alteração do status de um usuário (habilitar/desabilitar acesso) deve ser feito pela Microsoft, e o tempo para a atualização refletir no Ploomes pode levar até 5 minutos

4.3) Ocultação de Fluxos Padrão

Com o SSO ativo:

• Os fluxos “Recuperar Acesso” e “Alterar Senha” são ocultados.

• Edição de dados cadastrais do usuário e desativação de acesso ao Ploomes só podem ser feitos via Microsoft.

• Ao desativar o SSO, os fluxos mencionados serão reexibidos no Ploomes.

4.4) Desativando a Integração

1. Acesse Administração > Integrações Plug and Play

2. Clique em Desligar Integração

3. O sistema retornará ao fluxo tradicional de login por e-mail e senha

4. Todos os usuários receberão um e-mail com link para criação de nova senha

5) Limitações da Integração Microsoft SSO

• Conflito de contas

  Contas com o mesmo e-mail vinculadas a diferentes organizações não poderão ser integradas simultaneamente. O sistema exibirá uma mensagem listando as contas não integradas.

• Desativação de um usuário

  Ao desativar um usuário na Microsoft, o sistema levará cerca de 5 minutos para bloquear o acesso do usuário no Ploomes.

• Atualizações de dados de um usuário

  Ao atualizar um usuário na Microsoft, o sistema pode levar cerca de 15 minutos para atualizar as informações no Ploomes.

6) Glossário

• SSO (Single Sign-On):

  Mecanismo de autenticação que permite acesso a múltiplos sistemas com uma única credencial.

• Entra ID (antigo Azure AD):

  Plataforma de gerenciamento de identidade da Microsoft, utilizada para autenticação corporativa.

• Integração Plug and Play:

  Interface do Ploomes onde os administradores podem ativar/desativar integrações com outras plataformas.

7) F.A.Q.

• Consigo utilizar a senha comum de acesso ao Ploomes após ativar o SSO?

  Não. As senhas do Ploomes serão desativadas e os usuários utilizarão apenas suas credenciais Microsoft.

• O que acontece se um usuário for desativado na Microsoft?

  O acesso ao Ploomes será automaticamente bloqueado para esse usuário.

• Posso editar os dados dos usuários pelo Ploomes?

  Apenas permissões e vinculação a equipes podem ser editadas. Dados cadastrais como telefone, nome e e-mail só podem ser alterados via Microsoft.

• O que acontece se desativar o SSO?

  Quando o SSO for desativado, o login passará a ser realizado com as credenciais Ploomes (e-mail e senha). O sistema enviará um e-mail para todos os usuários com um link para criar uma nova senha de acesso.

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