1) Sobre o Fluxo de Aprovação como filtro de exportação na integração Sankhya
A integração Sankhya agora permite que você utilize o Fluxo de Aprovação do Ploomes como critério para controlar quais Propostas e Vendas serão exportadas ao Sankhya. Na prática, isso significa que você pode configurar a integração para que apenas documentos aprovados no Ploomes sejam enviados como Orçamentos ou Pedidos de Venda ao Sankhya.
Esse recurso é especialmente útil para empresas que possuem processos internos de validação antes de oficializar um documento no ERP. Com o filtro de exportação por status de aprovação, você garante que nenhum documento pendente ou reprovado chegue ao Sankhya antes da hora — mantendo a consistência entre o CRM e o ERP.
A integração monitora automaticamente as mudanças de status de aprovação no Ploomes. Não é necessário configurar nada além do próprio filtro de exportação: ao ativar um gatilho de exportação para Propostas ou Vendas, a integração já se prepara para acompanhar os eventos do Fluxo de Aprovação.
2) Pré-requisitos
Possuir a integração Sankhya V3 ativa na conta Ploomes.
Ter ao menos um gatilho de exportação ativo para Propostas e/ou Vendas.
Possuir um Fluxo de Aprovação configurado no Ploomes para Propostas e/ou Vendas.
3) Configurando o filtro de exportação por Status de Aprovação
Para que a integração exporte apenas documentos aprovados, é necessário configurar um filtro de exportação utilizando o campo Situação da Aprovação. Essa configuração é feita diretamente na tela de configuração da integração Sankhya, de forma separada para Propostas e para Vendas.
3.1) Acessando os filtros de exportação
Acesse a tela de configuração da integração Sankhya no Ploomes e localize a seção de filtros de exportação referente à entidade desejada — Propostas ou Vendas.
Exemplo da seção de configuração de Orçamentos (Propostas) sem nenhum filtro de exportação configurado.
3.2) Adicionando o campo Status de Aprovação como critério
O campo Situação da Aprovação estará disponível automaticamente entre as opções de filtro. Selecione-o e defina o critério desejado. Por exemplo:
Status de Aprovação = Aprovado — exportará apenas documentos que já foram aprovados no Fluxo de Aprovação do Ploomes.
Exemplo de configuração do filtro de exportação para Propostas com o campo "Situação da Aprovação" selecionado e o valor "Aprovada" definido.
Exemplo de configuração do filtro de exportação para Vendas com o campo "Situação da Aprovação" selecionado e o valor "Aprovada" definido.
3.3) Salvando a configuração
Após definir o filtro, salve as configurações da integração. A partir desse momento, a integração passará a considerar o status de aprovação como critério para decidir se um documento será exportado ao Sankhya.
Importante: os filtros de exportação de Propostas e Vendas são configurados de forma independente. Caso deseje utilizar o filtro de aprovação para ambos, será necessário configurá-lo em cada um separadamente.
4) Utilizando o Fluxo de Aprovação como filtro de exportação
Com o filtro configurado, a integração passa a avaliar automaticamente o status de aprovação dos documentos antes de exportá-los ao Sankhya. Abaixo estão os principais cenários de uso no dia a dia.
4.1) Documento aprovado e exportado ao Sankhya
Quando uma Proposta ou Venda passa pelo Fluxo de Aprovação no Ploomes e recebe o status de Aprovado, a integração identifica que o documento atende ao filtro de exportação configurado.
O que acontece:
O documento é aprovado no Fluxo de Aprovação do Ploomes.
A integração detecta a mudança de status automaticamente.
A integração valida que o documento atende ao filtro de exportação (ex: Situação da Aprovação = Aprovada).
Os dados do documento são exportados ao Sankhya como Orçamento (para Propostas) ou Pedido de Venda (para Vendas), incluindo os dados de produtos da proposta ou da venda vinculados.
4.2) Documento ainda não aprovado (retenção temporária)
Quando um documento é criado ou editado no Ploomes, mas a sua situação da aprovação ainda não atende ao filtro configurado (por exemplo, está como Pendente ou Reprovado), a integração retém temporariamente os dados desse documento e não os exporta ao Sankhya.
O que acontece:
O documento é criado ou editado no Ploomes, mas ainda não está aprovado.
A integração detecta o evento e avalia o filtro de exportação.
Como o documento não atende ao critério (ex: situação diferente de "Aprovada"), a exportação é retida.
Caso o documento receba novas edições enquanto estiver retido, a integração acumula essas alterações automaticamente para que nenhuma informação se perca.
Na prática: o documento fica "na fila de espera" da integração até que o status de aprovação mude para um valor que atenda ao filtro. Todas as edições realizadas nesse período são acumuladas por até 30 dias e serão enviadas de uma só vez quando a exportação for liberada.
4.3) Documento aprovado após edições (liberação da retenção)
Quando um documento que estava retido finalmente recebe o status de Aprovado no Fluxo de Aprovação, a integração libera a exportação automaticamente.
O que acontece:
O documento recebe o status de aprovação que atende ao filtro configurado.
A integração detecta a mudança de status automaticamente.
A integração reúne todas as edições acumuladas durante o período de retenção e as combina com os dados mais recentes do documento.
Os dados completos são exportados ao Sankhya, garantindo que todas as alterações feitas antes e durante o período de retenção cheguem ao ERP.
Importante: a exportação de Propostas e Vendas inclui automaticamente os dados de produtos vinculados ao documento, garantindo que o Orçamento ou Pedido de Venda chegue completo ao Sankhya.
4.4) Exportação sem filtro de aprovação configurado
Caso você não configure nenhum filtro de exportação que utilize o campo de Situação da Aprovação, as mudanças no Fluxo de Aprovação não impactarão o comportamento da exportação. Nesse cenário, as Propostas e Vendas serão exportadas ao Sankhya seguindo o fluxo padrão de criação e edição, independentemente do status de aprovação do documento.
5) Limitações
Aplicável apenas a Propostas e Vendas: o filtro por Situação da Aprovação está disponível somente para as regras de exportação de Propostas e Vendas. Não se aplica a Clientes, Parceiros ou outras entidades.
Retenção temporária de até 30 dias: os dados de documentos retidos por não atenderem ao filtro de exportação são armazenados por no máximo 30 dias. Após esse período, os dados retidos são descartados.
Máximo de 5 tentativas por exportação: em caso de falha na exportação ao Sankhya, a integração realizará até 5 tentativas automáticas por documento. Se todas falharem, a exportação não será enviada e o erro registrado nos logs.
Exportações bloqueadas não constam na tela de registros: os dados de registros bloqueados não constam na tela de registros, pois não são armazenados no histórico os logs de cadastros que foram barrados no filtro de exportação.
6) F.A.Q.
Preciso configurar webhooks manualmente para que o filtro de aprovação funcione? Não. A integração cria e gerencia os webhooks de Fluxo de Aprovação automaticamente ao ativar qualquer gatilho de exportação para Propostas ou Vendas. Nenhuma ação manual é necessária.
Posso usar o filtro de aprovação apenas para Vendas e não para Propostas? Sim. Os filtros de exportação de Propostas e Vendas são configurados de forma independente. Você pode adicionar o critério de Status de Aprovação apenas na entidade que desejar.
O que acontece se minha Proposta for reprovada no Fluxo de Aprovação? Se o filtro de exportação estiver configurado como "Situação da Aprovação = Aprovada", a Proposta reprovada não será exportada ao Sankhya. Ela ficará retida na integração. Caso o status seja alterado para "Aprovada" posteriormente, a integração liberará a exportação com todos os dados acumulados.
As edições feitas em um documento enquanto ele está retido serão perdidas? Não. A integração acumula automaticamente todas as edições realizadas no documento durante o período de retenção. Quando o documento for aprovado e a exportação liberada, todas as alterações acumuladas serão enviadas ao Sankhya de uma só vez.
O que acontece se eu remover o filtro de aprovação depois de já tê-lo configurado? Ao remover o filtro, as exportações voltarão a seguir o fluxo padrão de criação e edição. Documentos que estiverem retidos no momento da remoção serão avaliados novamente e poderão ser exportados normalmente, já que não haverá mais critério de aprovação bloqueando o envio.
7) Glossário
Fluxo de Aprovação: funcionalidade do Ploomes que permite configurar etapas de validação e aprovação para documentos como Propostas e Vendas antes que possam ser considerados oficiais.
Situação da Aprovação: campo que indica a situação atual de um documento dentro do Fluxo de Aprovação (ex: Pendente, Aprovada, Reprovada).
Filtro de exportação: regra configurada na integração Sankhya que define quais critérios um documento precisa atender para ser exportado ao ERP.
Gatilho de exportação: configuração que habilita a exportação automática de dados do Ploomes para o Sankhya quando determinados eventos ocorrem (ex: criação ou edição de um documento).
Retenção de exportação: estado temporário no qual um documento fica "em espera" na integração por não atender ao filtro de exportação configurado. Os dados são acumulados até que o critério seja atendido.
Delta: conjunto de alterações (edições) realizadas em um documento desde a última exportação bem-sucedida ou desde a sua retenção.
Webhook: mecanismo automático que notifica a integração quando um evento relevante ocorre no Ploomes (como aprovação, criação ou edição de um documento).
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