Caso de uso - Limpeza de clientes duplicados

Quando houver duplicidade de cadastros, eles podem ser identificados exportando os dados e utilizando uma planilha do Excel para buscar informações repetidas com base em um campo específico do formulário.

Como exportar os dados?

• Acesse a tela de Clientes;

• Clique na engrenagem no lado direito da listagem e mantenha visíveis apenas as colunas Nome, CNPJ e ID;

• Em seguida, clique em Ações da aba > Exportar aba.

Após exportar a aba, acesse a planilha. À direita da planilha, crie uma nova coluna chamada Marcadores e preencha com “Duplicado” todas as linhas que correspondam a registros identificados como duplicados.

Como importar os dados?

Após salvar a planilha, realize a importação dos registros, mapeando os campos Nome, CNPJ, Marcadores e ID.

Durante o processo, configure a detecção de duplicidade pelo campo ID, garantindo que os marcadores sejam atualizados corretamente nos registros já existentes.

Como realizar a limpeza?

Após concluir a importação, crie uma aba para visualizar apenas os clientes marcados como duplicados:

• Acesse a tela de Clientes e clique em Nova aba;

• Defina o título da aba e quem poderá visualizá-la;

• Configure o filtro:

  • Marcadores > Igual a > Duplicado;

• Clique em Salvar.

Caso os registros duplicados estejam sem movimentação (sem negócios, atividades ou vínculos), você pode utilizar a edição em massa nessa aba para realizar a exclusão dos clientes duplicados.

• Clique em Ações da aba > Edição em massa;

• Selecione a opção Excluir itens;

• Digite a palavra solicitada para confirmação e finalize a exclusão.

Como transferir dados de duplicatas?

Na aba de Duplicados, acesse cada cliente identificado para verificar se há negócios ou pessoas vinculados que precisam ser transferidos antes da exclusão.

Para transferir negócios:

• Acesse a tela do cliente duplicado;

• Clique na aba Negócios;

• Na coluna Cliente, altere para o cliente correto que deverá manter o vínculo.

Para transferir pessoas:

• Acesse a tela do cliente duplicado;

• Clique na aba Pessoas;

• Na coluna Empresa, altere para a empresa correta que deverá manter o vínculo.

Caso alguma coluna não esteja visível, clique no ícone de engrenagem ao final da listagem de colunas e adicione a coluna desejada.

Após concluir a transferência dos vínculos, acesse Opções e selecione Excluir cliente para remover o cadastro duplicado.

Como evitar duplicidade nos cadastros?

Para evitar duplicidade de cadastros, é possível definir determinados campos como Campo chave. A função do Campo chave é identificar informações já existentes na base.

Assim, ao tentar cadastrar um cliente com um dado que já esteja registrado nesse campo, o sistema exibirá um erro no formulário, impedindo a criação de um cadastro duplicado.

Siga os passos abaixo para definir um campo como Campo chave:

• Acesse Administração > Campos e formulários;

• Selecione a entidade Cliente e escolha o formulário desejado (Empresas ou Pessoas);

• Edite o campo que deseja definir como chave;

• Ative a opção Campo chave;

• Clique em Salvar e Salvar formulário.

Esse artigo te ajudou? Deixe seu retorno abaixo para continuarmos sempre melhorando nossa base de conhecimento. 😊

Ficou com alguma dúvida? Não hesite em chamar o Suporte pelo chat da plataforma ou pelo e-mail suporte@ploomes.com.