Como ativar e configurar a funcionalidade de adiantamentos

Nesse artigo você aprenderá como ativar e configurar a funcionalidade de adiantamentos para solicitar, gerenciar e realizar a prestação de contas de recursos corporativos antecipados.

ÍNDICE

• Como funciona
• Passo a passo
• Configurações disponíveis
  • Solicitação de adiantamento em espécie
  • Fluxo de aprovação de adiantamentos
  • Limite por prestação de contas
  • Conclusão automática de devolução
• Informações Importantes
• Perguntas Frequentes
  • O que é um adiantamento?
  • Posso utilizar o mesmo fluxo de aprovação das despesas?
  • O usuário pode solicitar vários adiantamentos ao mesmo tempo?
  • O que acontece quando sobra valor do adiantamento?
  • A prestação de contas sempre será obrigatória?

Como funciona

A funcionalidade de Adiantamentos permite que a empresa disponibilize valores antecipadamente para os colaboradores utilizarem em atividades relacionadas ao trabalho, como viagens corporativas, compras ou outras despesas autorizadas.

Além da ativação da funcionalidade, o administrador pode configurar regras que controlam solicitações, aprovação, prestação de contas e devolução de valores remanescentes.

Passo a passo

1. Acesse o menu Funcionalidades
2. Clique em Adiantamento.
3. Localize a opção Desativado.
4. Ative a funcionalidade.
5. Configure as opções disponíveis conforme a política da empresa.

Após a ativação, os usuários poderão utilizar a funcionalidade conforme as regras definidas.

Configurações disponíveis

Solicitação de adiantamento em espécie

Permite que o colaborador solicite o valor do adiantamento em dinheiro em espécie.

Quando ativa:

• O usuário poderá escolher receber o adiantamento nessa modalidade.

Atenção: Além disso, a opção de solicitação de saldo em cartão é habilitada automaticamente quando a funcionalidade de adiantamentos é ativada.

Fluxo de aprovação de adiantamentos

Permite configurar um fluxo específico para aprovação das solicitações de adiantamento.

Quando ativa:

• O administrador define um processo próprio para aprovação dos adiantamentos.

Quando desativada:

• As solicitações seguirão automaticamente o mesmo fluxo de aprovação utilizado para despesas.

Limite por prestação de contas

Quando ativa:

• O colaborador só poderá solicitar um novo adiantamento após concluir a prestação de contas do adiantamento anterior.

Devolução automática

Quando ativa:

• Ao enviar o relatório para aprovação, caso exista saldo remanescente do adiantamento, o processo de devolução será realizado automaticamente.

Conclusão automática de devolução

Quando ativa:

• O colaborador não terá obrigatoriedade de realizar a prestação de contas para concluir o processo de devolução.

Informações Importantes

• A configuração das opções deve seguir a política interna da empresa.
• O fluxo de aprovação de adiantamentos pode funcionar de forma independente ou seguir o fluxo padrão de despesas.
• Recursos de devolução automática e conclusão automática impactam diretamente no processo de prestação de contas.
• Revise as configurações antes da ativação para garantir aderência ao processo interno.

Perguntas Frequentes

O que é um adiantamento?

É um recurso disponibilizado antecipadamente ao colaborador para utilização em atividades relacionadas ao trabalho.

Posso utilizar o mesmo fluxo de aprovação das despesas?

Sim. Basta manter desativada a opção de fluxo específico para adiantamentos.

O usuário pode solicitar vários adiantamentos ao mesmo tempo?

Depende da configuração. Se o Limite por prestação de contas estiver ativo, será necessário concluir o processo anterior antes de realizar uma nova solicitação.

O que acontece quando sobra valor do adiantamento?

Se a Devolução automática estiver ativa, o sistema realizará automaticamente o processo de devolução do saldo remanescente.

A prestação de contas sempre será obrigatória?

Não. Com a Conclusão automática de devolução ativa, essa obrigatoriedade deixa de existir.