Como configurar as funcionalidades do Sankhya Despesas

Nesse artigo vamos apresentar as funcionalidades disponíveis no menu Funcionalidades e explicar como cada uma pode ser utilizada para personalizar o Sankhya Despesas de acordo com as necessidades da empresa.

ÍNDICE

• Como funciona
• Importante: Este menu está disponível apenas para usuários com perfil Administrador.
• Passo a passo
• Funcionalidades disponíveis
  • Barista IA
  • Quilometragem
  • Adiantamentos
  • Aprovação
  • Cartão corporativo
  • Conta Digital
  • Pagamento por aproximação
  • Saque
  • Classificação de despesas
  • Permissões e compartilhamento
• Informações Importantes
• Perguntas Frequentes
  • Quem pode configurar as funcionalidades?
  • Posso ativar apenas algumas funcionalidades?
  • Todas as empresas possuem as mesmas funcionalidades?
  • Posso alterar essas configurações depois?

Como funciona

O menu Funcionalidades reúne os principais recursos que podem ser habilitados ou desabilitados na plataforma.

Cada funcionalidade possui uma finalidade específica, permitindo personalizar processos como prestação de contas, adiantamentos, aprovação de relatórios, quilometragem, utilização de cartões corporativos, conta digital, classificação de despesas e permissões dos usuários.

Importante: Este menu está disponível apenas para usuários com perfil Administrador.

Passo a passo

1. Acesse Configurações.

2. Clique em Funcionalidades.

3. Localize a funcionalidade que deseja configurar.

4. Ative ou desative as opções conforme a necessidade da empresa.

5. Salve as alterações, quando aplicável.

Funcionalidades disponíveis

Barista IA

O Barista IA utiliza inteligência artificial para automatizar processos e aumentar a segurança das prestações de contas.

As opções disponíveis são:

• Antifraude: identifica possíveis despesas duplicadas e inconsistências entre comprovantes e informações lançadas.

• Palavras proibitivas para bebidas alcoólicas: identifica produtos relacionados a bebidas alcoólicas nos comprovantes.

• Palavras proibitivas para tabaco e derivados: identifica produtos relacionados ao tabaco.

• Aprovação automática de relatórios: aprova automaticamente relatórios que não apresentam inconsistências ou pendências.

• Geração automática de comprovantes: gera comprovantes automaticamente para corridas de Uber e 99 pagas com o Cartão Sankhya Despesas.

Quilometragem

Permite controlar despesas de deslocamento.

As configurações disponíveis são:

• Valor por km rodado: define o valor pago por quilômetro.

• Inserção manual de quilômetros: o colaborador informa manualmente a distância percorrida.

• Integração com Google Maps: calcula automaticamente a distância entre origem e destino.

• Rastreio de trajeto via GPS: registra o percurso em tempo real.

Importante: Para utilizar Google Maps ou GPS, recomenda-se manter também a opção de inserção manual disponível, conforme a configuração da empresa.

Adiantamentos

Gerencia solicitações de recursos antecipados para colaboradores.

Configurações disponíveis:

• Ativação da funcionalidade de adiantamentos;

• Fluxo de aprovação exclusivo para adiantamentos;

• Limite por prestação de contas;

• Devolução automática de saldos remanescentes;

• Conclusão automática das devoluções.

Quando a funcionalidade é ativada, também fica disponível a opção de solicitação de saldo para o Cartão Sankhya Despesas, quando aplicável.

Aprovação

Permite configurar processos de aprovação dos relatórios.

As opções incluem:

• Aprovação multiníveis, permitindo mais de um nível de aprovação;

• Alçada de aprovação, criando fluxos específicos conforme regras ou valores definidos pela empresa.

Cartão corporativo

Destinado às empresas que utilizam cartões corporativos.

Configurações disponíveis:

• Cartão corporativo (não reembolsável): permite registrar despesas pagas com cartão corporativo.

• Cartão corporativo como padrão: marca automaticamente novas despesas como pagas com cartão corporativo.

Conta Digital

Disponível apenas para empresas que utilizam a Conta Digital Sankhya Despesas.

As opções configuráveis são:

Pagamento por aproximação

Permite habilitar pagamentos por aproximação utilizando o cartão.

Também é possível configurar o limite máximo permitido para esse tipo de pagamento.

Saque

Permite que os colaboradores realizem saques utilizando o cartão físico.

Importante: Saques estão sujeitos às tarifas vigentes.

Classificação de despesas

Permite definir regras para o lançamento das despesas.

As configurações disponíveis são:

• Subcategoria obrigatória;

• Despesas faturadas;

• Alocação em projetos.

Com a alocação em projetos, é possível vincular usuários, definir projetos públicos ou restritos e associar políticas específicas.

Permissões e compartilhamento

Permite configurar funcionalidades relacionadas ao acesso dos usuários.

As opções incluem:

• Visualização de saldo;

• Compartilhamento de relatórios públicos;

• Configuração do Copiloto;

• Conclusão automática de relatórios.

Informações Importantes

• Apenas administradores podem acessar e alterar as configurações das funcionalidades.

• Algumas funcionalidades dependem do plano contratado ou de recursos específicos da empresa.

• A funcionalidade Conta Digital está disponível apenas para empresas que utilizam a Conta Digital Sankhya Despesas.

• Após configurar as funcionalidades, recomenda-se realizar também:

  • Configuração das classificações de despesas;

  • Configuração dos fluxos de aprovação;

  • Cadastro de usuários;

  • Configuração das políticas de despesas.

Perguntas Frequentes

Quem pode configurar as funcionalidades?

Apenas usuários com perfil Administrador.

Posso ativar apenas algumas funcionalidades?

Sim. Cada funcionalidade pode ser ativada ou desativada de forma independente.

Todas as empresas possuem as mesmas funcionalidades?

Não. Alguns recursos dependem do plano contratado ou de funcionalidades específicas, como a Conta Digital.

Posso alterar essas configurações depois?

Sim. As funcionalidades podem ser ajustadas sempre que necessário pelo administrador da plataforma.