Nesse artigo ensina como criar políticas de despesas, configurar regras para controle dos lançamentos realizados pelos colaboradores e associar usuários às políticas criadas.
ÍNDICE
- Como funciona
- Passo a passo
- Criar regras dentro da política
- Tipos de regras disponíveis
- Como adicionar novos usuários às políticas de despesas
- Informações Importantes
- Perguntas Frequentes
Como funciona
A funcionalidade de Políticas de despesas permite criar regras específicas para controlar valores de despesas e definir limites conforme a política da empresa.
Com essas regras, despesas que ultrapassarem os limites definidos poderão ser identificadas durante o envio e análise dos relatórios.
As regras podem controlar:
- Valor máximo por lançamento de despesa
- Valor máximo por diária
- Valor por quilômetro utilizado no cálculo de deslocamentos
Cada política pode ser vinculada a usuários específicos e aplicada conforme a necessidade da empresa.
Passo a passo
Como criar uma política de despesas
- Acesse Configurações.
- Clique em Políticas de despesas.
- Clique em Criar minha primeira política.
- Selecione os usuários que farão parte da política.
- Clique em Próximo passo.
- Informe o nome da política.
- Escolha se deseja ativar a opção Definir como política padrão para novos usuários.
Quando essa opção estiver ativa:
- Todos os novos usuários cadastrados serão vinculados automaticamente à política.
- Clique em Salvar.
Criar regras dentro da política
- Acesse Configurações > Políticas de despesas.
- Selecione a política que deseja configurar.
- Clique no botão + (verde), localizado no canto inferior direito.
- Escolha o tipo de regra que deseja criar.
- Configure os parâmetros da regra.
- Clique em Salvar.
Tipos de regras disponíveis
Valor máximo
Define o valor máximo permitido para um lançamento de despesa.
Como configurar:
- Informe o valor máximo permitido.
- Selecione a categoria que utilizará essa regra.
- Escolha se deseja restringir despesas que ultrapassem o valor configurado.
- Salve a configuração.
Exemplo:
Se o limite definido para alimentação for R$ 80, despesas acima desse valor poderão ser identificadas ou restringidas conforme a configuração aplicada.
Diária
Define o valor máximo que um colaborador pode utilizar por dia dentro de uma categoria ou subcategoria específica.
Exemplo:
Uma empresa pode limitar despesas de alimentação em viagens a um valor diário definido.
Valor por km
Permite configurar um valor específico para cálculo de quilometragem.
Quando ativa:
- O valor definido nessa regra substituirá o valor padrão utilizado no cálculo do custo do deslocamento.
Exemplo:
Uma política específica pode utilizar um valor diferente por quilômetro para determinados usuários.
Como adicionar novos usuários às políticas de despesas
Após criar a política, é possível incluir novos usuários a qualquer momento.
Passo a passo
- Acesse Configurações > Políticas de despesas.
- Selecione a política na qual deseja incluir usuários.
- Clique no botão Associar usuários.
- Escolha uma das opções disponíveis:
Associar usuários específicos
- Pesquise os usuários que deseja adicionar.
- Selecione os usuários encontrados.
- Clique em Associar.
Associar todos os usuários cadastrados
- Clique em Associar todos.
- Confirme a ação.
Pronto! Os usuários selecionados passarão a utilizar as regras da política escolhida.
Informações Importantes
- Um usuário deve estar associado a uma política para que as regras sejam aplicadas.
- A associação de usuários pode ser atualizada sempre que necessário.
- Ao utilizar Associar todos, todos os usuários cadastrados na plataforma serão vinculados à política selecionada.
- As regras configuradas serão consideradas durante o lançamento e análise das despesas.
- Dependendo da configuração aplicada, despesas acima do limite poderão apenas ser identificadas ou ter o lançamento restringido.
- O valor por km definido na política substitui o valor padrão configurado na funcionalidade de quilometragem.
Perguntas Frequentes
Posso criar mais de uma política de despesas?
Sim. É possível criar diferentes políticas para grupos específicos de usuários.
O que acontece quando uma despesa ultrapassa o valor permitido?
Ela poderá ser identificada ou restringida conforme a regra configurada.
Posso alterar uma política depois de criada?
Sim. As políticas e regras podem ser editadas posteriormente.
Posso adicionar usuários depois que a política já estiver criada?
Sim. Utilize a opção Associar usuários para incluir novos participantes.
A política padrão é aplicada automaticamente?
Sim. Quando configurada como padrão, novos usuários serão vinculados automaticamente.
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