Como aprovar relatórios de despesas

Nesse artigo ensina como analisar, editar, aprovar ou reprovar relatórios de despesas enviados pelos colaboradores.

ÍNDICE

• Como funciona
• Passo a passo
• Como analisar uma despesa
• Opções disponíveis na despesa
  • Editar despesa
  • Reprovar despesa
  • Histórico da despesa
  • Resumo financeiro
  • Informações do relatório
  • Parâmetros do relatório
• Informações Importantes
• Perguntas Frequentes
  • Quem consegue aprovar relatórios?
  • Posso alterar uma despesa antes de aprová-la?
  • Posso reprovar apenas parte de uma despesa?
  • Onde consulto quem aprovou o relatório?
  • Onde vejo se existe valor para reembolso?

Como funciona

A funcionalidade Para aprovar permite que os responsáveis pelo fluxo de aprovação analisem os relatórios enviados pelos colaboradores antes da conclusão do processo.

Durante a análise, é possível visualizar os detalhes das despesas, editar informações quando necessário, reprovar despesas parcial ou integralmente e acompanhar o histórico do relatório.

Importante: Esta funcionalidade está disponível apenas para usuários com permissões de Administrador ou para usuários definidos como aprovadores no fluxo de aprovação.

Passo a passo

Como aprovar um relatório

1. Acesse Para aprovar.

2. Selecione o relatório que deseja analisar.

3. Revise as informações apresentadas.

4. Clique em Aprovar.

Pronto! O relatório seguirá o fluxo configurado pelo administrador.

Como analisar uma despesa

Ao clicar sobre uma despesa dentro do relatório, será possível visualizar informações como:

• Comprovante anexado pelo colaborador;

• Valor da despesa;

• Descrição;

• Data da despesa;

• Demais informações preenchidas no lançamento.

Opções disponíveis na despesa

Ao clicar no menu de ações da despesa, estarão disponíveis as seguintes opções:

Editar despesa

Na opção representada pelo ícone de lápis azul, é possível:

• Alterar o valor da despesa;
• Adicionar comentários;
• Editar a descrição;
• Alterar a data;
• Alterar a categoria;
• Alterar a subcategoria.

Reprovar despesa

Na opção representada pelo ícone de mão vermelha, é possível:

• Reprovar a despesa integralmente; ou

• Reprovar apenas parte do valor da despesa.

Histórico da despesa

Na opção representada pelo ícone de três barras azuis, é possível consultar todas as atividades realizadas naquela despesa.

Resumo financeiro

Na seção Resumo financeiro, é possível verificar:

• Valores que serão reembolsados ao colaborador;
• Valores que não possuem reembolso;
• Situação financeira do relatório.

Informações do relatório

Na seção Informações, é possível visualizar:

• Dados do relatório;
• Detalhes do lançamento;
• Fluxo de aprovação configurado.

Parâmetros do relatório

Na seção Parâmetros do relatório, é possível consultar o histórico completo das ações realizadas.

Entre as informações disponíveis estão:

• Quem criou o relatório;

• Data de criação;

• Quem aprovou ou reprovou o relatório;

• Quando ocorreram as aprovações;

• Quando o relatório retornou para aprovação;

• Demais movimentações realizadas durante o processo.

Informações Importantes

• Apenas usuários com permissão para aprovação conseguem visualizar a opção Para aprovar.

• É possível editar informações da despesa antes da aprovação, quando necessário.

• Despesas podem ser reprovadas parcial ou integralmente.

• Todo o histórico de alterações fica disponível para consulta no relatório.

• Recomenda-se revisar cuidadosamente os comprovantes e informações antes de concluir a aprovação.

Perguntas Frequentes

Quem consegue aprovar relatórios?

Usuários com perfil de Administrador ou definidos como aprovadores no fluxo de aprovação.

Posso alterar uma despesa antes de aprová-la?

Sim. É possível editar informações como valor, descrição, data, categoria e subcategoria.

Posso reprovar apenas parte de uma despesa?

Sim. A plataforma permite realizar reprovação parcial ou integral.

Onde consulto quem aprovou o relatório?

Na seção Parâmetros do relatório, onde é exibido o histórico completo das ações.

Onde vejo se existe valor para reembolso?

Na seção Resumo financeiro do relatório.