Reprovação de despesas: como reprovar despesas e solicitar devolução

Nesse artigo você aprenderá a reprovar despesas dentro dos relatórios.

A funcionalidade de Reprovação de Despesas permite que aprovadores e administradores reprovem total ou parcialmente despesas que apresentem inconsistências, informações incorretas ou comprovantes inválidos, garantindo maior controle e conformidade na prestação de contas.

ÍNDICE

• Como reprovar parcialmente uma despesa via web e app
• Como reprovar integralmente uma despesa via web e app
• Como solicitar a devolução de reprovações ao colaborador
• Importante
• Perguntas Frequentes
  • O que acontece se eu gerar devolução ao funcionário?
  • Posso alterar a decisão após concluir o processo?
  • O relatório fica pendente após escolher não gerar devolução?
  • A devolução significa cobrança automática ao colaborador?

Como reprovar parcialmente uma despesa via web e app

1. Acesse o relatório de despesas e abra a despesa que deseja analisar.
2. Verifique as informações da despesa e as possíveis inconsistências identificadas pelo sistema.
3. Clique no botão Reprovar, localizado no menu lateral da despesa.

Será exibida uma tela para preenchimento das informações da reprovação:

• Inconformidade: selecione o motivo da reprovação.
• Descrição (opcional): informe detalhes adicionais para orientar o colaborador sobre a correção necessária.

Após preencher as informações, clique em Salvar para concluir a reprovação da despesa.

Atenção: Não é possível reprovar parcialmente despesas pelo aplicativo.

Como reprovar integralmente uma despesa via web e app

1. Acesse o relatório de despesas e abra a despesa que deseja analisar.
2. Verifique as informações da despesa e as possíveis inconsistências identificadas pelo sistema.
3. Clique no botão Reprovar, localizado no menu lateral da despesa.

Será exibida uma tela para preenchimento das informações da reprovação:

• Inconformidade: selecione o motivo da reprovação.
• Descrição (opcional): informe detalhes adicionais para orientar o colaborador sobre a correção necessária.

Após preencher as informações, clique em Salvar para concluir a reprovação da despesa.

Após clicar em "aprovar" vai mostrar uma tela de resultado final aonde mostra o valor total de reprovações realizadas dentro do relatório. Após a confirmação aparece as opções:

• Sim, gerar devolução ao funcionário
• Não gerar devolução

A escolha realizada impactará diretamente no próximo passo do processo.

Como solicitar a devolução de reprovações ao colaborador

1. Acesse o relatório que possui despesas para aprovação.
2. Realize a análise e aprove o relatório.
3. Após clicar em Aprovar, será exibida a tela de resultado final.
4. Escolha uma das opções disponíveis:

            Sim, gerar devolução ao funcionário.

• O relatório será retornado ao colaborador.
• O usuário deverá realizar um novo envio das comprovações relacionadas aos valores reprovados.

            Não gerar devolução.

• O relatório será movido automaticamente para a aba Concluídos.
• Nesse cenário, não será solicitada devolução pelo sistema e a empresa poderá definir outra forma interna para tratar ou cobrar os valores reprovados.

Importante

• Ao concluir a aprovação do relatório que contém despesas reprovadas, o sistema exibirá uma mensagem perguntando se deseja gerar uma devolução ao funcionário referente ao valor da despesa reprovada.
• Caso a opção de devolução seja confirmada, o sistema criará o lançamento de devolução correspondente.
• Para empresas que possuem integração contábil/financeira, é neste momento que será realizada a integração do valor para o Contas a Receber, permitindo o acompanhamento e a cobrança da devolução junto ao colaborador.
• Recomenda-se sempre informar uma descrição clara no momento da reprovação para facilitar a correção e o entendimento por parte do colaborador.

Perguntas Frequentes 

O que acontece se eu gerar devolução ao funcionário?

O relatório retorna ao colaborador para que ele possa realizar uma nova comprovação dos valores reprovados.

Posso alterar a decisão após concluir o processo?

Pode sim. Utilizando a função de "Voltar etapa" você conseguirá refazer a aprovação do relatório desde o início.

O relatório fica pendente após escolher não gerar devolução?

Não. O relatório será encaminhado automaticamente para a aba Concluídos.

A devolução significa cobrança automática ao colaborador?

Não necessariamente. A devolução permite que o colaborador realize nova comprovação. O tratamento financeiro dos valores segue as definições da empresa.

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