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Esse é um recurso que permite definir prazos de execução para as Tarefas de Usuário e geralmente é utilizando quando a empresa identifica a necessidade de estabelecer um prazo para as pessoas executarem uma determinada tarefa.
Em um processo de compras, por exemplo, podemos definir um prazo para os usuários que realizam a tarefa "Realizar cotação" (cotar preço/valor de algo) concluírem essa atividade.
Em nosso caso de uso, apresentaremos o processo de "Adiantamento de viagens":
Processo de Adiantamento de viagens |
Esse processo permite que qualquer colaborador solicite um adiantamento de viagem para seu líder imediato aprovar ou não essa solicitação. Essa análise tem o prazo de vencimento de 1 dia; conforme esse prazo for vencendo, o líder é alertado na tarefa e caso ele não analise dentro desse período, também será notificado sobre o status dessa tarefa via e-mail/sistema.
Aprovando a solicitação, ela é direcionada ao solicitante (colaborador), para que o mesmo detalhe todos os gastos ocasionados durante a viagem. Por fim, a solicitação é direcionada ao departamento financeiro realizar a análise das despesas e executar a compensação financeira.
Para que a tarefa "Aprovar adiantamento de viagem" tenha um prazo estabelecido, devemos habilitar a marcação "Utilizar prazo?":
Utilizar prazo na tarefa |
Agora, o próximo passo é realizar as configurações necessárias para que o prazo de vencimento seja de 1 dia. Para isso, acessamos o botão "Abrir configuração de Prazos de vencimento" e na aba "Prazo" definimos o seguinte:
- Tipo de Prazo: Fixo, pois sempre será o mesmo prazo.
- Prazo em: Dia(s).
- Dias ou Horas: 1
Configurando prazo na tarefa |
Caso seja necessário definir um prazo dinâmico para uma mesma Tarefa de Usuário, em função de um critério informado em um formulário, deve ser utilizado o Tipo de Prazo Variável, para que seja possível escrever uma expressão em JavaScript ou Groovy e determinar a data de vencimento da tarefa. Nessa expressão poderão ser utilizadas todas as funções de consulta (disponível no help do script) para buscar os dados que foram preenchidos no processo. |
Status é a situação de uma tarefa em relação ao seu prazo de vencimento. Por padrão, cada status (No prazo, A vencer, Vencido, Muito Vencido) tem um tempo decorrido já definido e, caso seja necessário, o modelador poderá alterá-lo. No status "A vencer", por exemplo, o tempo decorrido padrão é de 70%, ou seja, quando atingir 70% do prazo estabelecido, a tarefa entrará no status A vencer.
Observação: na aba "Status", o campo "Contagem" determina se o tempo decorrido será contado em "Percentual", "Dia(s)" ou "Hora(s)"; por padrão ele já vem preenchido com a opção Percentual.
Configurando status |
Para que o responsável pela tarefa Aprovar adiantamento de viagem visualize na Lista de Tarefas os status, conforme o prazo estabelecido for vencendo, manteremos ativo todos os status e para todos eles iremos configurar para que o dono/candidato da tarefa receba as notificações via e-mail e por sistema; para isso, selecionamos no "Tipo" a opção "Ambas" e informamos uma "Conta SMTP". Também será possível inserir mais destinatários através de Scripts SQL porém não faremos nesse caso de uso.
Por fim, ao acessar a aba Prazo de vencimento, teremos o resumo de todas as configurações realizadas de prazo para essa tarefa:
Resumo do prazo configurado |
Conforme as configurações realizadas, apresentaremos agora a visualização do prazo de vencimento e do status na tarefa (Lista de Tarefas).
Ao realizar a solicitação de um Adiantamento de viagem, a mesma foi direcionada para seu líder aprovar. Nesse exemplo, a solicitação foi feita no dia 21/09/2021 às 14:07:50 e, sendo assim, o prazo de vencimento é em 22/09/2021 às 14:07:50 e o status é "No prazo", como apresentado no card e no cabeçalho da tarefa:
Prazo e status na tarefa |
Assim como configurado nos status, o dono/candidato da tarefa receberá uma notificação via sistema e e-mail o informando sobre o status do prazo de vencimento da tarefa:
Notificação via sistema do status do prazo de vencimento da tarefa |
Notificação via e-mail do status do prazo de vencimento da tarefa |
Nota: conforme for atingido o tempo decorrido que foi configurado em cada status, no card e no cabeçalho da tarefa o status será atualizado; por exemplo, ao atingir 70% do prazo decorrido de 1 dia, o status será atualizado para A vencer.
Outra funcionalidade com o prazo de vencimento no card da tarefa, é utilizar ele como critério na "Ordenação das Tarefas" de acordo com o seu vencimento, podendo ser "Mais próximos primeiro" ou "Mais distantes primeiro":
Ordenação das tarefas de acordo com o vencimento |
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