Módulo: Flow
Essa tela é direcionada a todos que executam tarefas/atividades a considerar os processos de negócios da organização, sendo que, você poderá acompanhar as tarefas de usuários que estejam sinalizadas para os mesmos.
Pode-se mencionar como diferencial do Módulo SankhyaFlow e as diretrizes da metodologia do Gerenciamento de Processos de Negócios (BPM), que cada tarefa de usuário possui uma listagem de usuários que estão devidamente capacitados para executarem as tarefas vinculadas ao sistema.
Assim, quando uma tarefa é criada, ela se tornará disponível para ser executada por meio de usuários candidatos. Consulte nos tópicos a seguir, todas as ações que você poderá realizar através dessa rotina:
Essa tela proporciona aos usuários de nível operacional, o acompanhamento das tarefas de processos que lhe são atribuídas. Desse modo, as mesmas possuem variáveis definidas à nível de desenho do processo, portanto, serão apresentadas nessa tela, de modo que os usuários executantes realizem as configurações necessárias.
Observação: é relevante mencionar que as tarefas de usuários possuem formulários vinculados às mesmas. Portanto, estes são disponibilizados aos usuários executantes como forma de apresentação de dados ou captura.
Inicialização do Processo
A inicialização de um determinado processo deve ser realizada por meio do botão "Iniciar Processo" localizado no canto superior esquerdo dessa tela. Ao acioná-lo, será apresentado o pop-up Iniciar Processo que contém a listagem de processos aos quais, caso você estiver logado possuirá acesso de inicialização.
Importante: para que os processos sejam disponibilizados à você nessa tela é indispensável que a marcação "Permite Iniciar Processo" (tela Processos de Negócio, aba Compartilhamento) esteja acionada.
Dessa forma, o processo será iniciado ao acionar o botão e; ao realizar essa ação, em casos em que o processo apresentar formulário de inicialização, uma mensagem será exibida após a conclusão do mesmo. Por exemplo, ao iniciar o processo "22 - Adiantamento de viagem", você poderá observar a seguinte mensagem:
"O processo "Adiantamento de viagem" foi iniciado com sucesso!
Para iniciar um outro processo clique em novo."
Nota: quando um processo registrado na tela Processos de Negócio estiver com a marcação "Inicialização" (Painel de Propriedades, aba "Formulário Principal") habilitada, fará com que o formulário de inicialização seja apresentado, para que o solicitante, sendo se você estiver iniciando o processo, prossiga com os devidos registros antes de iniciar de fato o processo.
Observação: à nível de contextualização, você poderá instanciar os processos aos quais possua acesso. Portanto, ao realizar esse procedimento, o mesmo iniciará uma nova execução ao considerar um determinado Processo de Negócio.
Quando você inicializar um processo, poderá acontecer de você ser candidato/dono da próxima tarefa instanciada, caso isto ocorra, este será notificado. Essa notificação acontecerá da seguinte forma:
- Ao iniciar um processo, se você for um candidato/dono da(s) próxima(s) tarefa(s), este será sinalizado. Nessa sinalização irá conter um atalho (link), que ao clicar, o sistema o posicionará na tarefa em questão.
A imagem abaixo demostra um exemplo de notificação, quando você for o usuário que iniciou o processo e candidato da próxima tarefa instanciada:
Nota: para que as informações do Parceiro sejam apresentadas é necessário que a marcação "Visível no grid de pesquisa?" presente na aba Campos da tela Dicionário de Dados esteja habilitada e o parâmetro "Tipo do parceiro sempre visivel em grid - TIPPARCGRIDVIS" ligado.
Painel de Filtros
Considerando as funcionalidades dessa tela, pode-se visualizar em sua lateral esquerda, o Painel de Filtros. Por meio desse, o sistema permitirá que sejam realizadas buscas em relação as tarefas de usuários vinculadas à esta tela, filtrando assim, os dados desejados.
Devemos considerar os filtros abaixo conforme suas respectivas configurações:
Minhas tarefas
Inicialmente, quando estiver com o seu usuário logado e acessar essa tela, você visualizará o filtro padrão denominado como Minhas tarefas.
Ao clicar uma vez sobre o filtro mencionado, serão desmembrados outros filtros nativos do sistema. Assim, será possível selecioná-los utilizando suas funcionalidades:
- Minhas tarefas: Por meio dessa opção de filtro, você poderá visualizar as tarefas pertencentes ao seu usuário.
- Sou candidato: Esse filtro trata-se das tarefas em que você seja o candidato executante.
- Concluídas: Através desse filtro, serão apresentadas as tarefas que tenham sido finalizadas por você.
- Canceladas: Aqui, você poderá visualizar os eventos do fluxo que foram cancelados por meio do "Evento de Fim (Término)".
Importante: utilizando o botão Configurações, podemos efetuar ajustes específicos nos filtros mencionados acima.
Além dos filtros nativos mencionados anteriormente, você ainda poderá construir filtros personalizados utilizando como base os filtros "Minhas tarefas" e "Sou candidato".
- Personalizados:
Para criá-los, acione o botão "Configuração dos filtros personalizados", conforme demonstramos abaixo:
Conforme teremos acima, a marcação "Minhas tarefas" vem habilitada de forma padrão, sendo que, quando as duas marcações estiverem desabilitadas, você não conseguirá salvar o filtro pois, ao menos uma delas deve estar marcada.
Para configurar um filtro personalizado, é indispensável que você siga essa ordem:
1. Inicialmente, registre no campo "Nome do filtro" uma nomenclatura específica correspondente à este, para que, posteriormente você possa identificá-lo no sistema.
2. Em seguida, você deverá acionar o botão e realizar o preenchimento de seus respectivos campos.
3. Após esse procedimento, clique no botão , para que sejam registradas as informações e, assim, o sistema proceda com a consolidação dos dados inseridos, transformando-os em uma expressão.
Observação: para visualizar a expressão mencionada anteriormente, clique no botão localizado neste pop-up.
4. Além disso, acionando o botão o sistema permitirá que sejam realizadas configurações complementares.
Nota: nesse caso pode-se utilizar, por exemplo, as funcionalidades pertinentes ao botão , bem como, visualizar a expressão que tenha sido consolidada pelo sistema.
5. Ainda nesse contexto, por meio do botão , pode-se verificar de modo detalhado o conteúdo registrado.
6. Assim, as informações serão apresentadas conforme demonstrado abaixo:
7. Para finalizar a criação do filtro personalizado, acione o botão .
8. Por fim, realizando este passo a passo, o filtro será exibido do seguinte modo:
Pesquisa Rápida
Em relação a este filtro, você poderá efetuar pesquisas específicas, sendo necessário atentar-se aos seguintes pontos para utilizá-lo:
a) Por meio do campo "Pesquisar tarefa" destacado acima, você realiza a digitação de termos específicos;
b) ou ainda, acionando o botão 
"Pesquisa rápida", serão apresentados os seguintes campos:
Dessa forma, ao utilizar esse filtro você poderá realizar as seguintes ações:
- Selecionar um processo que tenha sido cadastrado na tela Processos de Negócio;
- Localizar os usuários solicitantes;
- Filtrar por período de criação; e
- Considerar a inicialização do processo.
Observação: nos casos em que houver a necessidade de remover os dados inseridos anteriormente, basta que você acione o botão "Limpar Campos", fazendo com que o sistema proceda com esta solicitação.
Seleção de tarefas
Considerando as funcionalidades dessa tela, a mesma possui subdivisões em sua interface com a finalidade de auxiliar de modo significativo todos vocês que a utilizam.
Observação: somente após realizar o procedimento de Inicialização do Processo você poderá selecionar uma tarefa/atividade nesta tela.
Referente as informações contidas no Painel localizado na lateral esquerda dessa tela, pode-se visualizar a listagem com as tarefas que se referem aos usuários candidatos em forma de estruturas denominadas como "Cards":
Nota: cada card possui como atribuição representar uma tarefa/atividade.
Para realizar a seleção de uma tarefa nessa tela, basta clicar uma vez sobre o respectivo card. A partir dessa ação, será disponibilizada de forma centralizada os detalhes da tarefa selecionada, sendo que este conteúdo será exibido numa estrutura denominada como "Visão Geral".
Observação: a tarefa/atividade selecionada será destacada pelo sistema com a cor verde, conforme imagem acima.
Importante: ainda considerando esta rotina, podemos destacar os seguintes pontos:
- O sistema permitirá que os usuários que estejam aptos, realizem o acompanhamento do percurso da tarefa/atividade, sendo possível visualizá-lo por meio do fluxo de processo.
- Além disto, você poderá utilizar uma documentação específica que possui como finalidade principal auxiliá-lo no processo ao qual a tarefa/atividade pertence.
Nota: além desta maneira das tarefas serem apresentadas, você também poderá localizá-las por meio do Painel de Filtros.
Aceitar/Recusar tarefas
De acordo com o Módulo SankhyaFlow, cada tarefa de usuário possui usuários específicos capazes de executá-la. Assim, ao criar uma tarefa, ela se tornará disponível para todos os seus usuários candidatos.
Diante das atribuições dessa tela, o usuário executante poderá selecionar uma tarefa/atividade, e na sequência, aceitar ou recusar as tarefas relacionadas ao processo que se pretende executar.
Desse modo, para que você seja o proprietário da tarefa, será necessário clicar sobre o botão "Atribuir a mim" localizado no card que representa a tarefa, a partir do momento em que a tarefa for selecionada por você, ela não será mais uma tarefa disponível para todos os usuários candidatos, uma vez que, esta estará disponível apenas para você, executante.
Observação: essa ação somente será possível se a tarefa ainda não possuir um dono.
Quando você atribuir uma tarefa para si, o sistema alocará a mesma no filtro padrão "Minhas tarefas", conforme abaixo:
Por outra perspectiva, é possível que este procedimento seja revertido, para tal, é necessário que você deixe de ser proprietário de uma tarefa/atividade, clicando sobre o botão "Deixar de ser dono" localizado no card que corresponde à tarefa.
Nota: esta ação somente é possível ao considerar as tarefas as quais o usuário seja, necessariamente, o proprietário.
Documentação
Ainda considerando essa tela, você poderá visualizar as informações registradas em duas estruturas de documentações, que serão fundamentais para orientá-lo nas execuções de suas atividades. Essas referem-se ao Processo e também à Tarefa em específico.
De acordo com as nomenclaturas apresentadas no Cabeçalho, considerando nesse exemplo o Processo "Financeiro", quando você acionar o botão "Detalhes da Solicitação", será disponibilizado o seguinte pop-up.
Nota: nesse caso, o sistema buscará a documentação registrada anteriormente na tela Processos de Negócio, aba Documentação.
Além disso, você poderá conferir no pop-up, os dados da solicitação por meio da aba "Solicitações" e os detalhes da tarefa na aba "Tarefa":
Observação: nosso sistema considerará as informações que tenham sido inseridas anteriormente na aba "Documentação" da tela Processos de Negócio, Especificações dos elementos do processo, Tarefas, Tarefa de Usuário).
Botão Dashboards
Por meio do botão você irá visualizar os Componentes de BI adicionados na tarefa. Dessa forma, quando um Componente de BI for inserido em uma determinada tarefa por meio da Aba Dashboards, ao iniciar o processo nessa tela, o botão "Dashboards" estará disponível para que você faça a visualização destes.
Importante: para que os dados do Dashboard seja vinculado com a solicitação é preciso que o Componente de BI utilizado possua obrigatoriamente os parâmetros "IDINSTPRN" e "IDINSTTAR" que serão alimentados automaticamente durante a abertura do Dashboard.
Botão Outras Opções
No topo dessa tela, temos o botão "Outras opções" que, quando acionado, apresentará as alternativas abaixo, considerando suas respectivas funcionalidades:
Fluxo Histórico do Processo Utilizar Layout Novo
Fluxo
Por meio dessa opção, será apresentado o fluxograma construído anteriormente na tela Processos de Negócio considerando as diretrizes contidas no Diagrama do Processo.
Referente à essa opção, você poderá visualizar o fluxo do processo ao qual a atividade está relacionada, e assim, realizar a identificação das etapas as quais o processo percorreu no decorrer da execução.
Observação: nesse caso, o sistema destacará com a cor azul a atividade correspondente ao card localizado na lateral esquerda.
Histórico do Processo
Através desta opção, você pode identificar e visualizar todo o histórico do processo referente à tarefa selecionada, incluindo eventos, tarefas e gateways.
Nota: este conteúdo poderá ser acessado considerando as atividades relacionadas ao processo, de acordo com seus respectivos proprietários e também seus horários de execução.
Observação: você poderá consultar no histórico de processos, os dados preenchidos nos formulários (embarcado, nativo e formatado) na abertura de um processo. Para que você consiga visualizar os dados preenchidos na inicialização, acesse sua Lista de Tarefas, selecione a tarefa que deseja visualizar o Histórico do Processo e, em seguida, clique sobre o item que representa o início do processo:
Nesse histórico, você irá visualizar informações como a Data e a Hora da abertura do processo, bem como, do aceite e fim da execução das tarefas. Serão exibidos também os usuários executantes e os gateways exclusivos disponíveis no Flow. Caso seja um usuário executante ou solicitante no histórico que possua fotos cadastradas no sistema, elas serão exibidas no fluxo, assim como seu respectivo nome.
Além disso, poderá acompanhar o andamento do histórico através das legendas disponibilizadas, sendo elas:
Concluída;
Em andamento;
Selecionada.
Observação: a legenda Selecionada refere-se à tarefa que você está acessando na Lista de Tarefas para visualização do histórico.
Utilizar Layout Novo
Clicando nesta opção, a tela Lista de Tarefas terá um novo layout. Nela, você pode obter informações a nível de Processo e de Tarefa, além de filtrar, ordenar e localizar os dados contidos nos Formulários do processo.
Os filtros já existentes na tela, serão apresentados como abas: "Sou dono"; "Sou candidato"; "Concluídas" e "Canceladas". Além do nome, será apresentada a quantidade de tarefas existentes em cada filtro, dessa forma, o usuário não precisa entrar no filtro (agora aba) para saber da quantidade de tarefas que ele possui.
Além disso, em todas as abas, você tem o agrupamento de "Processos" onde é exibido o "Código do Processo", a "Descrição" e a "Quantidade de tarefas". Ao clicar em uma linha desse agrupamento, o painel abaixo apresentará todas as "Tarefas" que pertencem ao processo selecionado.
Observação: os campos contidos no agrupamento de Tarefas podem ser definidos pelo Modelador do Processo, por meio da tela Credenciais do Processo.
Dica: Você poderá realizar a leitura das informações das linhas/colunas que possuem textos longos, ao posicionar o mouse sobre a linha. Observe o gif abaixo:
Ainda na grade de Tarefas, você pode utilizar os Filtros rápidos para localizar as tarefas do processo selecionado. Os filtros apresentados nesta grade, podem ser definidos pelo Modelador do Processo, por meio da tela Credenciais do Processo.
Na aba "Sou candidato" você pode atribuir uma ou mais tarefas nas quais deseja trabalhar. Feito isso, a tarefa escolhida irá para a aba "Sou dono".
As abas "Concluídas" e "Canceladas" contam com um filtro de "Período" para restringir as tarefas retornadas na Lista de Tarefas, em função da data de conclusão. Este filtro é de preenchimento obrigatório e por padrão sempre irá trazer um período de 30 dias.
Botões da tela
Na aba Sou candidato temos os seguintes botões:
Pegar tarefa: ao utilizar este recurso a tarefa sairá da aba Sou candidato e passará a constar na aba Sou dono, atribuída para o usuário que pegou a tarefa.
Pegar tarefa e ver: por meio deste botão pode-se atribuir e visualizar os detalhes da tarefa.
Na aba Sou dono, será exibido o botão:
Deixar tarefa: por meio deste botão, você poderá deixar uma tarefa caso não seja o único responsável por ela. Assim, esta tarefa irá retornar para a aba Sou candidato.
Em ambas as abas temos o botão:
Ver tarefa: ao clicar neste botão, você poderá verificar os detalhes da tarefa selecionada.
No topo da tela, é apresentado os botões:
Atualizar: caso você deixe a tela aberta por alguns minutos sem efetuar nenhuma alteração, os contadores de quantidade de tarefas nas abas não serão atualizados, assim, clique no botão Atualizar para que seja realizada uma recontagem das tarefas de todas as abas.
Outras Opções: por meio deste botão, você poderá
"Iniciar processo", realizar a criação de um
"Filtro Personalizado", que será apresentado como uma nova aba na tela, e voltar para o layout anterior da tela Lista de Tarefas, por meio da opção
"Utilizar Layout Anterior".
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Botão Configurações
Você poderá organizar as tarefas, bem como proceder com os ajustes dos filtros, ao acionar o botão "Configurações", localizado ao lado superior direito da tela.
Assim, ao acioná-lo será disponibilizado o pop-up "Configurações", sendo este subdividido por três seções:
- Detalhamento dos filtros;
- Ordenação das tarefas;
- Filtro padrão.
Impressão de Relatórios Formatados
Por meio do botão localizado no alto da tela, será possível imprimir os Relatórios Formatados que foram definidos previamente nas tarefas do Processo de Negócios.
Formulário Principal
Na visão geral que o sistema considerará como padrão a opção Formulário Principal apresentando assim o conteúdo correspondente à este.
Diante disso, as informações serão exibidas nesta tela de modo agrupado, utilizando por padrão as funções do botão "Minimizar" (localizado no canto superior direito).
Por outra perspectiva, ainda nesse cenário, você poderá optar por visualizar as informações de modo ampliado, o mesmo poderá acionar o botão "Maximizar" (localizado no canto superior direito). Procedendo desse modo, você poderá analisar as informações conforme exemplo abaixo.
Apontamento de Atividades
Na aba "Apontamento" serão apresentadas as seguintes informações :
Importante: para que a aba seja apresentada nessa tela, é indispensável que a marcação "Registrar Apontamento" esteja acionada (tela Processos de Negócio, Especificações dos elementos do processo, Tarefas, Tarefa de Usuário, aba Geral).
Selecionando uma tarefa/atividade, é apresentado no topo dessa tela, o botão "Iniciar apontamento" sendo que, por meio desse, você poderá registrar a inicialização das tarefas de usuários.
Além dessa opção, pode-se realizar o procedimento acima mencionado acionando o botão .
Ao utilizar o botão "Pausar apontamento", paralisa-se a contagem de tempo de execução.
Ao acionar o botão "Visualizar apontamentos" (localizado no topo desta tela), você poderá visualizar as marcações de tempos de execuções já percorridos (em horas/minutos), sendo possível também, analisar a lista de todos os apontamentos realizados pelos usuários candidatos.
Também será possível que você insira um intervalo de tempo, em horas ou minutos, nas atividades de apontamento que permitem realizar edição. Assim, o tempo de intervalo inserido será deduzido do tempo de execução apontado na atividade, conforme pode-se observar abaixo:
Observação: a "Dh. inicial" deverá ser menor ou igual à "Dh. final" do apontamento e o "Intervalo" que você apontar deve ser menor que o tempo total de execução.
Nota: na tela Processos de Negócios, por meio do campo "Editar apontamento" da aba Geral das Tarefas de Usuário, você pode definir as configurações de apontamento das suas tarefas de acordo com a opção selecionada.
Além disso, também será possível excluir os apontamentos realizados, porém, para isso é preciso que o apontamento a ser deletado seja do próprio dono da tarefa, e exista mais de um apontamento nesta para que outro seja excluído.
Prazos de Tarefa e SLA
Por meio da tela Processos de Negócios, aba Prazos de Vencimento das tarefas, você, como modelador, poderá configurar os prazos das tarefas dos usuários que serão exibidos nessa tela.
E ainda, por meio da aba SLA do Processos de Negócio, será possível configurar o SLA dos processos, uma vez que, ao configurá-los, estes também serão apresentados nas referidas tarefas nessa tela.
Caso ambos forem configurados, no card da tarefa na Lista de Tarefas, você poderá visualizar o Prazo da tarefa, e ao clicar nesta, observa-se o Prazo da tarefa e o Prazo do SLA, assim como exibido no gif abaixo:
Múltiplos Arquivos
Ao executar tarefas na Lista de Tarefas, você poderá compartilhar informações de maneira simplificada entre os usuários participantes do processo, uma vez que estas possuem campos do formulário em que é possível anexar múltiplos arquivos; assim, você poderá compartilhar informações de maneira simplificada entre os usuários participantes do processo, por meio dos botões "Incluir Links",
"Enviar Arquivos",
"Baixar Arquivos", ou
"Excluir todos".
Porém, para que esses campos estejam visíveis na tarefa do usuário, é necessário que o modelador do processo realize a configuração do formulário na tela Processos de Negócios.
| As funcionalidades descritas acima, atuarão somente em formulários do tipo Formatado e Nativo, sendo necessária configuração prévia do campo "Multiplos Arquivos" nas telas Construtor de telas, Formulários Formatados e Dicionário de Dados. |
Finalização de Tarefas
Quando você finalizar uma tarefa, pode acontecer de ser candidato/dono da próxima tarefa instanciada, caso isso ocorra, você será notificado. Essa notificação acontecerá da seguinte forma:
- Ao finalizar uma tarefa, caso você for um candidato/dono da(s) próxima(s) tarefa(s), este será sinalizado. Nesta sinalização contém um atalho (link), o qual ao clicar, você é posicionado na tarefa em questão.
Assim, ao finalizar uma tarefa e você for dono da próxima tarefa instanciada, a seguinte mensagem será exibida:
"Tarefa finalizada com sucesso!
Aviso: você é dono da próxima tarefa xx (ID: 123456)"
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