Atualização do Realizado

 Módulo: Comercial > Avançado

A Atualização do Realizado é a etapa final do processo de acompanhamento de metas/orçamentos de uma empresa. Para navegar nas funcionalidades desta tela e nas etapas iniciais de forma mais fácil, clique nos links abaixo:

Etapas Iniciais

Como citado inicialmente, a Atualização do Realizado é a última etapa do processo de acompanhamento de metas/orçamentos. Esse processo pode ser definido nas seguintes etapas:

1. Configuração da estrutura de metas/orçamentos: defina o tipo da meta/orçamento (comercial/financeiro), as entidades do sistema para as quais a meta/orçamento é estipulada (empresa, vendedor, parceiro, cidade e demais), o tipo de período e as TOP's que participam das metas/orçamentos.
2. Planejamento das metas: nesta etapa são definidas as metas/orçamentos para um conjunto de entidades do sistema, de acordo com a configuração da meta/orçamento. Por exemplo, se a meta/orçamento 10 é por Cidade, nesta etapa podem ser definidas metas/orçamentos para Uberlândia, Uberaba e outras cidades.
3. Operação da empresa: esta etapa constitui a operação da empresa, é o lançamento de notas e financeiros.
4. Atualização do realizado: neste momento, as notas e financeiros de um período são apurados, totalizados e as respectivas metas/orçamentos são atualizadas. Nesta hora é possível que se faça a análise de meta/orçamento estipulada X realizada.

Cada etapa deste processo envolve diferentes telas do sistema Sankhya Om. Para cada etapa segue a lista de telas que podem ser utilizadas:

• Configuração da estrutura de metas/orçamentos: nessa tela são configurados: tipo de meta/orçamento, tipo de período, tipo de valor usado e TOP's que participam da realização das metas/orçamentos.
• Planejamento das metas/orçamentos: esta etapa pode ser executada através das telas de Metas Simplificadas de Vendas e Planejamento Orçamentário, onde é feito o planejamento das metas/orçamento de acordo com a estrutura configurada. Por exemplo, pode-se definir na Configuração da estrutura de metas/orçamentos, que a meta/orçamento 10 é mensal por cidade e, no planejamento das metas/orçamentos incluir para Uberlândia, os meses de janeiro, fevereiro e março.

Observação: a tela Metas Simplificadas de Vendas não precisa da etapa 1 para funcionar, isso porque, ao entrar nela pela primeira vez, o sistema pré-configura a estrutura de metas/orçamentos simplificadas automaticamente, ou seja, as metas/orçamentos simplificadas possuem uma estrutura pré-definida pelo sistema. Assim, as metas/orçamentos simplificadas sempre são comerciais, mensais e podem ser por Vendedor, Grupo de Produtos ou Produtos.

• Operação da empresa: constitui a rotina da empresa. Quaisquer processos que resultem em lançamentos de notas e/ou financeiros influenciam na realização das metas/orçamentos. As principais telas desta etapa são os Portais de Vendas e Compras e a tela Movimentação Financeira.
• Atualização do realizado: a última etapa do acompanhamento das metas/orçamentos é a atualização do realizado. Essa atualização será feita através da tela Atualização do Realizado do Sankhya Om, que recebe como parâmetro uma configuração de meta/orçamento e um período. Com base na configuração da meta/orçamento, o sistema faz o somatório das notas ou financeiros que participam de uma determinada meta/orçamento e atualiza os respectivos planejamentos. As telas de Planejamento de metas/orçamentos permitem visualizar os valores que foram atualizados e comparar o previsto x realizado.

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Atualização do Realizado

Para a atualização do realizado, o sistema deve passar pelas etapas 1, 2 e 3 do processo descrito no item anterior. Isso pode ser feito de duas formas: configurando uma estrutura de metas/orçamentos e, em seguida, configurando o planejamento das metas/orçamentos ou então, lançar metas/orçamentos simplificadas de vendas. Devem então, ser lançadas notas/financeiros que correspondam aos critérios configurados.

Uma vez que as metas/orçamentos estão configuradas e que existe movimentação de notas/financeiros, pode-se atualizar o realizado das metas/orçamentos. Para prosseguir, acesse a tela Atualização do Realizado:

Nota: a utilização de filtros na tela Atualização do Realizado deve considerar os campos significativos da meta/orçamento. Caso seja utilizado um campo como filtro e este não seja significativo na meta/orçamento, pode ocorrer divergências na atualização dos valores do realizado.

Observação: no agendamento da atualização do realizado é necessário que se informe o filtro com data inicial para o primeiro dia do mês e a data final para o último dia pois, caso o filtro fique em branco, o sistema atribuirá datas do dia da execução, que poderão distorcer o valor do realizado.

Abaixo, tem-se a funcionalidade de cada componente da tela:

Através do botão "Agendamento" se configura os horários em que os agendamentos de atualização do realizado serão executados. 

O botão  "Filtros" filtra as notas ou financeiros selecionados durante a atualização do realizado.

Através do campo "Meta" será possível selecionar qual é a configuração das metas/orçamentos que serão atualizados. caso não se informar uma configuração de meta/orçamento, as metas e orçamentos de todas as configurações do sistema serão atualizadas.

Defina também, o "Período" no qual serão selecionadas as notas/financeiros que participam do realizado.

A marcação "Validar data de início do período da meta" indica que deve-se validar a adequação da data de início informada em relação à configuração de meta/orçamento selecionada. Por exemplo, se a configuração 21 é uma meta/orçamento de período "Mensal" e se informa a data 10/04/2015, o sistema barra a atualização e te informa que a data apropriada para aquela meta/orçamento é 01/04/2015. tem-se então duas opções: ou corrige a data ou não seleciona esta marcação. Outro exemplo, se a configuração da meta/orçamento é "Semestral" e se informa a data de 10/04/2015, o sistema te informa que a data adequada é 01/01/2015. Mais uma vez,  poderá corrigir a data ou não selecionar a marcação.

O botão "Atualizar", quando acionado, executará a rotina de atualização do realizado.

O botão "Limpar" faz a limpeza das metas/orçamentos, ou seja, essa rotina zera o realizado de todas as linhas de metas/orçamento que são filtrados;

Nota: após a execução das rotinas, pode-se verificar os valores atualizados na tela  Planejamento de Metas/Orçamentos ou Planejamento Orçamentário do Sankhya Om. Os valores alterados correspondem aos campos Quantidade Real, Receita Real ou Despesa Real, dependendo do tipo de meta/orçamento.

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Agendamento

Ao acionar o botão  "Agendamento da geração de Metas Simplificadas de Venda" será aberto pop-up "Agendamento metas Simplificadas" onde, inicialmente, se define no campo "Agendamento" qual a meta/orçamento a ser agendada e, em seguida,  informa-se uma "Descrição" para o agendamento.

Na seção "Frequência" são estabelecidos os horários e a regularidade com que as atualizações irão ocorrer. Primeiramente, tem-se o horário em que a "Última Execução" ocorreu; logo em seguida, informe a data e horário da "Próxima execução" da atualização.

Através do campo "Horários" se escolhe horários de 00:00 à 23:00. Estes horários, são informados no campo "1ª execução". Caso seja necessário acrescentar outros horários de execução, clique no botão "Adicionar". Dessa forma, a hora será adicionada no campo de horários. O botão "Remover" localizado logo à frente, irá limpar todos os horários.

Através do campo "Meses", escolhe-se em quais meses será executado o agendamento, podendo ser em todos os meses ou em meses específicos.

Através das opções "Diário", "Semanal" e "Mensal", defina a periodicidade da execução do agendamento.

Na seção "Filtros", realize a formulação dos filtros desejados para execução da atualização.

Visualizando esta seção, será exibido quatro opções de filtragem:

• O primeiro é um filtro personalizado que pode  ser configurado, bem como o filtro presente na tela principal de Atualização do Realizado.
• A segunda opção, é o filtro por metas/orçamentos; caso deseje que seja executado para apenas uma meta/orçamento, basta informar este campo e será realizada apenas a atualização das metas/orçamentos para aqueles selecionados; caso nada seja informado, será realizado para todas as metas/orçamentos.
• A terceira possibilidade de filtragem é a data inicial; está é a data inicial do período ao qual será iniciada a atualização, podendo defini-lo dentre quatro opções:

• • Últ. execução: a data inicial será a data da última execução; se ainda não estiver sido executada, está será a data atual. Tem-se também a opção de Adicionar ou Remover dias a data. Por exemplo, deseja-se que a data inicial seja a data da última execução acrescentando-se 10 dias, para isso informa-se a quantidade de dias no campo e este será somado a data escolhida.
  • Hoje: essa opção irá iniciar a partir da data de hoje (data atual). Caso necessário, é possível "Adicionar" ou "Remover" a quantidade de dias que forem necessários, onde esta será somada a data escolhida.
  • 1º dia do mês: essa opção irá iniciar a atualização no primeiro dia do mês atual. Caso necessário, também pode-se Adicionar ou Remover dias nesta data.
  • Último dia do mês: essa opção irá iniciar a atualização a partir do último dia do mês. Assim como as opções anteriores, pode-se adicionar ou remover dias a data escolhida.

• • A quarta alternativa de configuração de filtro, é a Data Final; esta é utilizada para definir o período final de atualização, onde tem-se duas opções de escolha, "Adicionando" ou "Removendo" dias desta.

• • Hoje: a atualização inicial irá ocorrer no dia em que foi informado no campo "Data inicial" e termina hoje (data atual);
  • Último dia do mês: a atualização inicial acontece no dia em que foi informado no campo "Data inicial" e finaliza-se no último dia do mês.

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Parâmetros que influenciam esta rotina

Os parâmetros que habilitam controle de custos "Controla Custos por Controle? - CUSTOPORCONT", "Custo por empresa? - CUSTOPOREMP" e "Controla Custos por Local? - CUSTOPORLOC" influenciam diretamente no cálculo do realizado de metas/orçamentos comerciais, quando o tipo de valor da meta/orçamento é Lucro ou Margem de Contribuição. Neste caso, os itens da nota são filtrados de acordo com os campos controle, empresa e local, dependendo da configuração dos parâmetros.

Com o parâmetro "Utiliza orçamento por data de entrada e saída - UTIORCDTENTSAI" ligado, esta rotina atualizará os realizados de uma meta/orçamento que tenha o campo "Tipo de Data" com a opção "Entrada/Saída" selecionada (tela Configuração da Estrutura de Metas/Orçamentos, aba Propriedades), considerando apenas os lançamentos que encontrem-se com Data de Entrada/Saída dentro do período indicado na tela.

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