Importação de Lote

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Esta rotina possibilita que você importe registros contábeis oriundos de sistemas de terceiros para o módulo de Contabilidade (registros compostos por informações de "Folha de Pagamento", "Estoque", "Financeiro" entre outros). Esse procedimento tem como resultado o agrupamento dos registros contábeis, permitindo sua conferência e geração de dados gerenciais e fiscais.

A importação de registros contábeis se dá pela leitura de um arquivo do tipo .txt ou XML gerado por outros sistemas, que estejam em conformidade com o layout preestabelecido; a importação desses registros pelo módulo de contabilidade é feita de forma que eles passam a compor a tabela de lançamentos contábeis do Módulo Contábil (TCBLAN). Sendo assim, teremos:

Campos da tela

Primeiro, você determina o "Tipo de Arquivo" a ser importado, de acordo com as seguintes alternativas:

• Texto Extensão TXT: Os dados no arquivo estarão sequenciados, sem nenhum separador;

• Texto Extensão TXT c/ Delimitador: Por esta opção, você terá que informar no espaço à frente, o delimitador que foi utilizado para separar os dados dentro do arquivo;

Observação: não é pode informar como delimitador "letras", "números" ou o caractere "." (ponto). O delimitador deve ser um caractere especial. No exemplo retratado na imagem acima, usamos o caractere "|" (barra vertical).

• Extensão XML: Os dados estarão disponibilizados em um arquivo XML.
• Extensão XSL - os dados estarão disponibilizados em um arquivo XSL.

Quando a marcação "Lançamento normal para Contra-Partida sem Conta Contábil" está realizada, faz com que a importação do lote utilize a conta Contrapartida quando não houver conta contábil.

Através da marcação "Adiciona lançamentos em lotes já existentes" você define se serão adicionados lançamentos em lotes que já existem. Quando desmarcada, essa adição não ocorrerá e será apresentado um questionamento, te perguntando se o processo de importação deverá ser paralisado.

A informação do campo "Referência" é carregada automaticamente, com base no campo "Referência" presente na tela Preferências da Contabilidade da Empresa, aba Exercício. Porém, caso seja necessário, essa informação pode ser alterada.

No campo "Lote", você pode escolher um número de lote para que somente este seja importado; deixando esse valor com "0", todos os lotes serão importados.

Através da marcação "Gerar Partida Dobrada a partir de uma linha com duas contas", nosso sistema verificará na importação do arquivo se em cada linha existem informações nos campos "Texto Extensão TXT" / "Extensão XML". Caso haja, será gerado um novo lançamento contábil para o mesmo número de lançamento, mantendo os dados conforme o lançamento de origem.

Considerando essa marcação, serão importados dois lançamentos no sistema: o lançamento de origem e o lançamento de contrapartida.

Se você habilitar a marcação "Importar Número Documento", fará com que o número de documento ao qual se refere determinado lançamento contábil, seja apresentado nas linhas do arquivo de importação de lote. Sendo assim, o Sankhya Om procederá com as devidas validações.

Os documentos mencionados estão relacionados ao rastreio das origens dos lançamentos contábeis, considerando a conciliação entre os dados de origem e o que foi contabilizado.

Quando você selecionar a marcação "Importar Código do Projeto", o sistema irá considerar as informações correspondentes ao código do projeto, sendo possível visualizá-lo nas linhas do arquivo de importação de lote mediante as validações do sistema.

Os lançamentos relacionados ao código do projeto estão vinculados ao fechamento contábil, a conciliação contábil e a Geração de Arquivo - ECD. Assim, são adicionados projetos aos lançamentos contábeis.

Nota: a marcação Importar Código do Projeto só estará disponível quando a empresa selecionada estiver com a marcação "Utiliza Projeto" realizada na tela Preferências da Contabilidade da Empresa, aba Lançamentos.

Importante: será permitido importar apenas os Códigos de Projetos que estiverem cadastrados em sua base de dados; caso contrário, será apresentada a seguinte mensagem:

"O Código do Projeto X não está cadastrado. O arquivo não pode ser importado".

Observação: quando você utiliza as marcações Importar Número Documento e Importar Código do Projeto o sistema procede com as devidas importações de lote, considerando diversos tipos de contabilizações e, proporcionando assim, o rastreio das informações para não ocorrerem divergências nos lançamentos contábeis.

Nota: ao habilitar as marcações Importar Número Documento e Importar Código do Projeto, serão inseridos os campos "Núm. Documento" e "Projeto" na tela Lançamentos contábeis.

Observação: quando você selecionar as marcações acima e no arquivo elas não existirem, a seguinte mensagem será exibida: 

"O campo Importar Número Documento/Importar Código Projeto está marcado e não há este dado na linha X".

Ao ativar a marcação "Importar Empresa de Origem", o código da empresa informado no layout de importação será importado e alimentará o campo "Empresa de Origem" da tela Lançamentos Contábeis. Uma vez que esta marcação esteja acionada e no layout não existir o código da Empresa de Origem informado, será apresentada a seguinte mensagem:

"O campo Importar Empresa Origem está marcado e não há este dado na linha XPTO"

Nesse caso, verifique os dados do layout de importação e alimente-os com as informações necessárias ou desative a marcação.

Com a marcação "Importar Empresa de Destino" habilitada, o sistema irá ignorar a Empresa selecionada e efetuar a importação de lotes conforme a Empresa de Destino no arquivo TXT. Assim, ao clicar no botão "Importar" o sistema exibirá a mensagem:

"A rotina está sendo efetuado com a opção para ignorar a empresa selecionada e passando a efetuar a importação pela Empresa Destino existente no Arquivo TXT.

Desse modo, pode-se, ou não, confirmar a execução da importação com essa configuração.

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Botão Importar

O botão Importar presente no alto da tela, iniciará a importação dos lotes com base no arquivo selecionado. Ao acioná-lo, será aberta a tela para escolha do arquivo a ser trabalhado:

Feita a escolha do arquivo, teremos o início do processo de importação.

Importante: Ao importar um arquivo que contém Centro de Resultado, nosso sistema só irá considerar o CR se, no Plano de Contas, as contas envolvidas nos lançamentos estiverem com a marcação "Centro de Resultado obrigatório" (aba "Geral") acionada. Ao habilitar o parâmetro "Importar CR mesmo se não marcado como obrigatório? - IMPCRNAOOBRIG", você terá a importação do Centro de Resultado mesmo que a marcação esteja desabilitada.

Nota: Caso a Empresa utilize Centro de Resultado e a marcação "Utiliza Centro de Resultado" não esteja realizada, a importação não irá considerar o CR do arquivo e preencherá o lançamento com zero.

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Botão Histórico da Importação

O botão Histórico apresenta os processos de importação já realizados. Na grade com os processos, temos o "Status", "Empresa", as "Datas de Execução" (inicial e final), o "Tempo de Execução" e o "Usuário" que realizou a importação:

Se o processo estiver com status Finalizado, você poderá baixar o arquivo e verificar se houveram erros ao consistir lote ou ao importar lote.

Caso apresente algum erro na importação dos lotes, é apresentado um pop-up apresentando o motivo o do erro.

Observação: Os erros ficam separados. Erros podem ter ocorrido na parte que o sistema consiste o lote, por isso, o arquivo (Log do erro) que é gerado ficará no repositório de arquivos no seguinte caminho: Contabilidade / Importação Lote /

Validações na importação dos lotes: Segue abaixo a lista das validações que o sistema realizará na importação dos lotes:

1- Para fazer a importação do lote, você deverá selecionar a empresa, caso contrário, a seguinte mensagem será exibida:

"Para fazer a importação do lote é necessário informar a empresa."

2- Para fazer a importação do lote, você tem que informar o ano de referência, caso contrário, a mensagem abaixo será exibida:

"Para fazer a importação do lote é necessário informar o ano de referência."

2.1- Além de ter que informar o ano, ele deve possuir valor maior que zero, caso contrário, a mensagem a seguir será exibida:

"Informe um ano de referência com valor mais que zero."

3- Para o Tipo de Arquivo "Texto Extensão c/ Delimitador", você deve informar o delimitador, caso contrário, a seguinte mensagem será exibida:

"Para o Tipo de Arquivo 'Texto Extensão c/ Delimitador' é necessário informar um delimitador."

Ao clicar em Importar, se o lote não for informado ou possuir valor zero, o sistema irá apresentar um pop-up com o seguinte questionamento:

"Deseja importação todos os lotes?"

Se você clicar em não, a mensagem abaixo é exibida:

"Número de Lote deve ser informado."

Se você clicar em sim, um pop-up será apresentado para que você selecione o arquivo pra importação e dê inicio ao processo de importação.

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Layouts para os tipos de arquivo

Nosso sistema está preparado somente para importar os arquivos que estiverem dentro do layout definido, o layout é diferente conforme a extensão do arquivo.

Texto Extensão TXT

Tipo = N (Alinhamento a direita com zeros à esquerda)

Tipo = C (Alinhamento com brancos à direita)

Tipo = D (Formato dd/mm/aaaa)

Considerações importantes:

• A data de referência (Campo 'MESMOV' - representará o mês) deve conter um valor entre 000001, e 000012, um valor diferente não será aceito pelo sistema;

• A data de movimento (Campo 'DIAMOV' - representará o dia) deve conter um valor entre 000001 e 000031, um valor diferente não será aceito pelo sistema;

• No banco de dados as datas serão salvas considerando o formato dd/mm/aaaa.

Exemplo de arquivo importado corretamente:

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Texto Extensão TXT c/ Delimitador

Segue a mesma lógica dos campos, com a diferença que existe um delimitador, logo os campos não serão analisados pelo sistema pela posição e sim pelo delimitador.

00000000010|00000000010|1110100001|20101001|000001|000031||0000000000000023659||DESPESAS COM VARIAÇÃO CAMBIAL S/NF 123 IMPORTACAO|D|31/01/2015|

00000000010|00000000011|1110100001|10101001|000001|000031||0000000000000074896||DESPESAS COM VARIAÇÃO CAMBIAL S/NF 123 IMPORTACAO|D|31/01/2015|

00000000011|00000000012|2110100001|000001|000031||0000000000000012896||DESPESAS COM VARIAÇÃO CAMBIAL S/NF 123 IMPORTACAO|D|31/01/2015|

00000000011|00000000013|2110100001|000001|000031||0000000000000036958||DESPESAS COM VARIAÇÃO CAMBIAL S/NF 123 IMPORTACAO|D|31/01/2015|

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Extensão XML

Também segue a mesma lógica dos campos, porém, aqui deve-se respeitar o nome das tags. Elas devem possuir o mesmo nome do campo da tabela TCBLAN no layout para o arquivo .txt.

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Layout para arquivos XLSX

A importação de lotes contábeis também pode ser feita através de planilhas Excel (XLSX). Esse formato é uma alternativa prática aos modelos tradicionais em TXT ou XML e facilita a preparação e conferência dos dados antes do envio ao sistema.

A planilha precisa seguir uma estrutura fixa, com colunas obrigatórias e, em alguns casos, colunas adicionais, dependendo da configuração do sistema. Para acessar as colunas confira a planilha modelo.

Importante: As colunas devem estar exatamente com esses nomes. O sistema não reconhecerá variações ou abreviações. 

O modelo de planilha fornecido pode conter uma linha com nomes descritivos das colunas (ex: "Número do Lote", "Código da Conta Contábil" etc.) para facilitar o entendimento. No entanto, essa linha descritiva deve ser excluída antes da importação. O arquivo final deve conter apenas a linha com os nomes dos campos utilizados pelo sistema, por exemplo: NUMLOTE, NUMLAN, etc.

Regras de Validação no Layout XLS

Colunas Necessárias no Arquivo a ser Importado

As colunas a seguir são essenciais. É fundamental que as colunas CODCON e CONPAR estejam formatadas como Texto Simples no Excel.

No entanto, essa linha, pré-indicada na planilha, deve ser excluída antes da importação. Portanto, o arquivo final deve conter apenas a linha com os nomes dos campos utilizados pelo sistema, por exemplo: "NUMLOTE", "NUMLAN" etc.

Observação: a data de vencimento deve estar no formato dd/mm/aaaa, e as datas de referência e movimento devem respeitar os intervalos informados acima.

Exemplo de Importação

Exemplo básico:

NUMLOTE NUMLAN CODCTACTB CODCONPAR REFERENCIA DTMOV CODCENCUS VLRLANC CODHISTCTB COMPLHIST 
TIPLANC VENCIMENTO

100     1     1.1.01.001 2.1.01.001 3 15 1001 150000 1 Pagamento fornecedor XYZ D 15/04/2025

100     2     2.1.01.001         3 15 1001 150000 1 Pagamento fornecedor XYZ R 15/04/2025

Exemplo com campos adicionais:

... NUMDOC CODPROJ CODEMPORIG CODEMPDEST

... 12345 100 1 2

... 12345 100 1 2

Regra de Importação: Código do Projeto (CODPROJ)

Regra para o Campo CODPROJ

Caso a empresa de destino (informada no cabeçalho ou no campo CODEMPDEST), no seu cadastro (tela Empresa - Contabilidade), estiver configurada para trabalhar com "Utiliza Projeto", o campo CODPROJ será sempre ativo e obrigatório.

Neste caso, a coluna no arquivo de importação deve estar preenchida, e o projeto (CODPROJ) deve existir no sistema Sankhya para a respectiva empresa que está realizando a importação.

Se a empresa não estiver marcada para trabalhar com "Utiliza Projeto", o campo CODPROJ se torna opcional na importação.

Regras de Validação 

Como importar no sistema? (Passos Finais)

Preparar o arquivo

• Salvar como XLSX (Excel 2007 ou superior).

• Verificar a ordem das colunas e os nomes na primeira linha.

• Remover a linha de cabeçalho descritiva e quaisquer linhas extras ou comentários.

Configurar no sistema

• Selecionar tipo de importação: "Arquivo XLS".

• Marcar os campos adicionais (se aplicável).

• Informar empresa de destino (se necessário).

Validar importação

O sistema checa automaticamente:

• Contas contábeis cadastradas.

• Centros de custo existentes.

• Históricos válidos.

• Datas consistentes.

• Empresas (quando aplicável).

Observação Final sobre o Nome do Arquivo:

O nome do arquivo XLSX precisa estar em formato simples, sem caracteres especiais, acentos ou espaços.

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