Sankhya Tasks é um aplicativo que possibilita o lançamento de Ordens de Serviço (OS's) em modo Offline e posterior sincronização das tarefas com Sankhya Om, de forma automática. Possui como público-alvo, empresas que trabalham com apontamento de OS (fazendas, prestadores de serviços, consultores).
Para simplificar o lançamento e preenchimento de OS's no aplicativo, os campos apresentados no cabeçalho e itens de OS obedecem um layout previamente configurado no Sankhya Om. No lançamento de uma nova OS, o aplicativo utilizará modelos prontos, fazendo com que o lançamento se torne bastante ágil e facilitado.
O aplicativo possibilita também, a consulta de OS's pendentes e obedece às regras de gerentes/subordinados do sistema, de modo que os subordinados trabalhem apenas com suas próprias tarefas e os gerentes consigam visualizar as suas próprias OS's e as de seus subordinados.
O acesso ao aplicativo é realizado mediante login, da mesma forma que no Sankhya Om; as informações utilizadas na configuração para o primeiro acesso, são armazenadas no dispositivo e não é necessário preenchê-las todas as vezes que o app for utilizado.
Critérios para utilização:
- É necessário possuir a licença do Sankhya Om para o produto "30675 - SANKHYA TASKS/W";
- Atualize a versão do Sankhya Om para 3.12 ou posterior;
- Realize as configurações necessárias no Sankhya Om (configurações estas, explicadas abaixo);
- Instale o aplicativo Sankhya Tasks em seu dispositivo Android (disponível no Sankhya Place).
Configurações no Sankhya Om
Produtos, Serviços e Grupo de Produtos/Serviços
O Cadastro de Produtos/Serviços e Grupo de Produtos, conta com uma marcação que define quais registros serão sincronizados (exportados) para o aplicativo. A marcação é denominada "Apresentar no aplicativo de Ordem de Serviço"; ela está presente nas seguintes telas:
- Cadastro de Produtos, aba Geral. Com esta marcação o produto será disponibilizado no aplicativo por meio da sincronização de dados. Assim, será possível visualizar o nome do produto no aplicativo no momento do apontamento/lançamento. Esta marcação disponibiliza apenas o produto assinalado.
- Cadastro de Serviços, aba Geral. Com esta marcação, o serviço será disponibilizado no aplicativo por meio da sincronização de dados. Assim, será possível visualizar o nome do serviço no aplicativo no momento do apontamento/lançamento. Esta marcação disponibiliza apenas o serviço assinalado.
- Cadastro de Grupos de Produtos/Serviços, aba Geral. Com esta marcação, o grupo de produtos/serviços será disponibilizado no aplicativo por meio da sincronização de dados. Assim, será possível visualizar todos os produtos/serviços deste grupo no aplicativo no momento do apontamento/lançamento.
Modelo de OS
Os modelos serão criados no Sankhya Om e, posteriormente, sincronizados para o Sankhya Tasks, para que sejam empregados na criação de uma nova OS.
A tela que exibe a OS já lançada, conta com a opção "Salvar como Modelo". Utilize como modelo uma OS que possua "apenas 1 (um)" item e realize a marcação "Apresentar no aplicativo p/ apontamento de horas". Apenas os modelos que possuem esta marcação realizada serão sincronizados e poderão ser utilizados no aplicativo.
Observação: sugerimos como utilização do "Nome Modelo", uma nomenclatura que identifique exatamente o que define o modelo da OS, de modo que se torne intuitiva a tarefa que será lançada.
Campos adicionais de Tabelas de cadastros
Realize a configuração do campo adicional vinculado à uma tabela de cadastro na tela Dicionário de Dados:
Depois, acesse a tela Configuração App Ordem de Serviço:
Nesta tela, destaca-se dois campos. São eles:
- Ligação com cadastro: este campo é preenchido pelo sistema quando se seleciona um campo que possui ligação com um cadastro; ele é utilizado internamente para saber qual tabela será sincronizada com o aplicativo. Durante a sincronização, é feita a análise se existe um dos campos, "SYNCAPPOS" ou "AD_SYNCAPPOS"; caso exista um, serão sincronizados todos os registros dessa ligação cujo campo esteja com o valor "S".
Considere o seguinte exemplo: suponhamos que deseja-se criar um campo adicional "Cidade" (na tela de OS). Crie o campo Cidade na tabela TCSITE (AD_CIDADE). Este campo deverá ser vinculado à tabela TSICID. Para que as opções sejam sincronizadas, é necessário criar o campo AD_SYNCAPPOS na TSICID. Caso seja desejado que todas as cidades apareçam, é necessário setar todos os registros como ADD_SYNCAPPOS = 'S' na TSICID.
- Filtro para importação do cadastro: caso não queira criar um dos campos citados no item anterior, configure uma expressão através do botão "Alterar", onde esta será apresentada neste campo. Esta expressão só será utilizada quando não existirem um dos campos "SYNCAPPOS" ou "AD_SYNCAPPOS" na ligação com o cadastro. Caso a expressão seja vazia, nada será sincronizado.
Se for necessário criar um filtro para importação do cadastro, basta acessar a opção "Alterar", onde será aberto o pop-up "Assistente para a Criação de Filtros".
No aplicativo, a lista dos registros sincronizados será disponibilizada para o usuário, conforme configuração realizada.
Opções de campos (Lista)
Serão sincronizadas todas as opções dos campos do Dicionário de Dados que são do tipo "Lista de opções". Para essa sincronização, os campos com opção de lista também deverão ser configurados na tela "Configuração App Ordem de Serviço".
No aplicativo, a lista de opções do campo sincronizado será disponibilizada para o usuário. Os campos vinculados aos cadastros e aos campos do tipo lista, poderão ser apresentados tanto no lançamento quanto na alteração da OS.
Configurações de OS para o Sankhya Tasks
Como este aplicativo visa trabalhar de forma simplista, existe uma tela de configuração para lançamento/apontamento de OS no Sankhya Tasks. Na tela Configuração App Ordem de Serviço, temos recursos para configurarmos a apresentação dos campos da OS no aplicativo de forma a otimizar suas tarefas, configurando campos que ficarão visíveis, salvar último valor, valor padrão, entre outras.
Nesta tela, existem duas abas onde configuram-se os campos que serão apresentados no Sankhya Tasks e o intervalo entre as tarefas.
Na primeira aba, denominada "Layout Cabeçalho", são configurados os campos do cabeçalho da OS. Já na segunda aba, "Layout Itens", são configurados os campos da Sub-OS. Em ambas as abas, configuram-se os seguintes campos:
No campo "Ordem" defina a ordem em que o campo deverá aparecer no aplicativo (sempre respeitando a lógica de, primeiro os campos do cabeçalho, em seguida os referentes aos itens).
No campo "Campo" teremos o nome do campo no banco de dados. Utilize o botão "Selecionar" para escolher o campo desejado.
Informe no campo "Descrição" o nome do campo que deverá aparecer no aplicativo.
Insira no campo "Valor padrão", o valor padrão que será utilizado ao criar uma nova OS ou Sub-OS.
Efetuando a marcação "Salvar último valor", será armazenado o último valor do campo e este será reutilizado ao criar uma nova OS ou Sub-OS.
Nota: esta marcação sobrescreve a informação do campo "Valor padrão".
A marcação "Apresenta no lançamento de nova OS" apresenta o campo ao criar uma nova OS ou Sub-OS.
Efetuando a marcação "Apresenta na edição de OS" fará com que o campo seja apresentado ao editar uma OS ou Sub-OS.
Observação: as duas últimas marcações acima deverão ser configuradas por um Consultor Sankhya, de acordo com a regra de negócio do utilizador do aplicativo.
Através da marcação "Somente leitura", não será permitida a alteração do campo, apenas sua visualização.
O campo "Ligação com cadastro" é preenchido pelo sistema quando se seleciona um campo que possui ligação com um cadastro; ele é utilizado internamente para saber qual tabela será sincronizada com o aplicativo. Durante a sincronização, é feita a análise se existe um dos campos, "SYNCAPPOS" ou "AD_SYNCAPPOS"; caso exista um, serão sincronizados todos os registros dessa ligação cujo campo esteja com o valor "S".
Caso não queira criar um dos campos citados no item anterior, configure uma expressão através do botão "Alterar", onde esta será apresentada no campo "Filtro para importação do cadastro". Esta expressão só será utilizada quando não existirem um dos campos SYNCAPPOS ou AD_SYNCAPPOS na ligação com o cadastro. Caso a expressão seja vazia, nada será sincronizado.
Nota: nesta tela, existe a possibilidade de configurar tanto o cabeçalho, quanto o item da OS, podendo contar tanto com campos nativos do sistema quanto campos adicionais (TCSOSE e TCSITE).
Na terceira aba, "Configurações", temos a marcação "Apresentar o intervalo da tarefa" que, ao ser realizada, definirá que será utilizado o intervalo das tarefas:
Quando esta marcação estiver selecionada, no aplicativo será liberado o campo "Intervalo" no apontamento das tarefas.
Para que as pausas não sejam perdidas durante a sincronização das tarefas, foi criado o campo TCSITE.DHPAUSEAPP, que guarda a data e hora que foi realizada a pausa da tarefa. O aplicativo usará este campo quando a tarefa for finalizada, para calcular o intervalo. Como os campos de intervalo, hora inicial e final não armazenam os segundos, o aplicativo utiliza os segundos somente para indicar o andamento das tarefas.
Gerentes/Subordinados
O Sankhya Tasks conta com uma regra entre Gerente/Subordinados. Os gerentes podem abrir OS's para o próprio executante, para seus subordinados e visualizar as OS's pendentes tanto do seu executante, quanto dos seus subordinados.
Já os subordinados possuem acesso para abrir OS's e visualizar apenas as OS's do seu próprio executante.
A configuração para que o aplicativo consiga ministrar esta regra, ocorre na tela Relacionamento entre Usuários, onde realiza-se o vínculo de todos os usuários com seus respectivos gerentes e seus respectivos subordinados.
Observação: toda alteração nesta tela só será influenciada após sincronização dos dispositivos móveis.
Log informativo
Para ativar o log informativo no servidor Sankhya Om, basta iniciar o JBoss com o parâmetro "-Dappos.debug.mode=true". Este parâmetro faz com que o servidor escreva mensagens de log referentes ao processo de sincronização. Isso será útil para verificar o andamento dos processamentos.
Configurações/comportamento do Sankhya Tasks
Controle de acessos ao Sankhya Tasks
O controle de acessos ao Sankhya Tasks é feito através de licenças. Ao acessar o aplicativo, tem-se um prazo de 48 horas de acesso livre; após esse período, será necessário realizar a liberação do dispositivo e, caso não ocorra esta liberação, o acesso será bloqueado.
A liberação do dispositivo será feita por meio da tela Administração de licença, onde é possível visualizar todas as solicitações de acesso ao aplicativo, e os dispositivos já liberados. Feita a liberação de um dispositivo, será vinculado ao mesmo uma licença, tornando o seu acesso livre.
Pode-se realizar a troca de dispositivos liberados, por outro que está pendente de solicitação. Ao realizar a troca de um dispositivo por outro, será necessário esperar 30 dias para poder realizar uma nova troca de dispositivo.
Provedor de Dados
Ao acessar o Sankhya Tasks, realize a configuração do servidor (implantação), fornecendo os dados do tipo de "Conexão", "Endereço ou IP" e "Porta do Servidor".
Nota: a configuração acima citada, será realizada apenas no primeiro acesso no aplicativo. Caso os dados de conexão com o servidor do Sankhya Om sejam alterados, a configuração deverá ser refeita.
Login no aplicativo
Este procedimento deverá ser realizado sempre Online (conectado ao Wi-Fi ou Dados Móveis). O login no aplicativo é efetuado com o usuário e senha do Sankhya Om.
Ao realizar o login, serão apresentados os recursos do aplicativo.
Importante: o aplicativo sempre ficará logado, mesmo sem conexão à internet. Caso seja realizado o logout offline (sem internet), o aplicativo descartará todas as alterações realizadas/não sincronizadas e não será possível logar até efetuar a conexão novamente à internet; além disso, não serão recuperadas as informações não sincronizadas pelo logout realizado.
Sincronização
Ao realizar o login no aplicativo, é feito o direcionamento para o menu principal, onde se realiza o acesso ao menu sincronização. Nele, efetue a sincronização para importação dos produtos/grupo de produtos, modelos de OS e definição da forma de apresentação da tela de lançamento/apontamento.
Feita a sincronização, serão disponibilizadas as tarefas agendadas para aquele executante.
A sincronização se faz necessária em dois momentos:
- Ao logar no Sankhya Tasks e realizar a importação para o aplicativo das tarefas e cadastros do Sankhya Om;
- Em qualquer momento que se tenha internet ou ao final do dia para sincronizar as tarefas apontadas no app, de modo que estas possam ser exportadas para o Sankhya Om.
No Sankhya Tasks, existe a possibilidade de configurar a sincronização automática de acordo com o tempo desejado. Para tanto, é necessário acessar a opção "Configurações":
Logo após, na seção "Controle do aplicativo", escolha a opção "Sincronização":
Nesta tela, além da configuração de sincronização será possível habilitar/desabilitar a exibição de notificações sobre o progresso deste processo, bem como, verificar em percentual, o progresso da última sincronização.
Através da opção "Sincronização automática", é possível configurar qual será a frequência de sincronização.
Feedback de Sincronização
O Sankhya Tasks possui um Feedback de sincronização que permite o acompanhamento das tarefas que estão sendo sincronizadas.
As sincronizações foram divididas em quatro tarefas. São elas:
- Enviando tarefas;
- Buscar as configurações;
- Buscando tabelas de cadastros;
- Buscando tarefas.
Menu principal
Na tela principal, serão apresentadas as tarefas (OS's) pertencentes ao usuário e as tarefas do seus colaboradores, caso o usuário seja gerente. As tarefas de prioridade "1" são apresentadas em vermelho, já as tarefas que se encontram em prioridade "2" são apresentadas em amarelo e as tarefas com prioridade "3" são exibidas na coloração verde.
Tratando-se do status atual de execução da tarefa, temos as seguintes etapas:
- Inativa: a tarefa irá apresentar um ícone de "Ampulheta", simbolizando que ainda não foi iniciado o seu tempo de execução;
- Executando: ao ser iniciada, a tarefa terá um ícone de "Play" demonstrando que já está em andamento;
- Em pausada: contendo um ícone de "Pause", estas tarefas estarão aguardando a retomada de sua execução.
Nota: ao finalizar as tarefas, as mesmas não deverão mais ser apresentadas no aplicativo. Quando for efetuada a sincronização, as tarefas finalizadas serão apontadas automaticamente no Sankhya Om.
Ordenação das Tarefas
A ordenação das tarefas no Sankhya Tasks é apresentadas da seguinte forma:
- Prioridade 1 X Data de abertura;
- Prioridade 2 X Data de abertura;
- Prioridade 3 X Data de abertura.
Indicador/Contador de tarefas pendentes
O aplicativo possui um contador de tarefas pendentes, que visa alertar sobre as tarefas que ainda não foram finalizadas.
São contabilizados nesse contador, todas as OS's que não foram efetivamente finalizadas (Com erro de sincronização, Executando, Pausada e Pendentes).
Lançamento de Tarefas
Na tela principal do Sankhya Tasks, existe um botão de nova tarefa. Este botão, quando acionado, permite a criação de uma nova tarefa. Será apresentada uma lista com as OS's modelos onde, ao selecioná-la, serão apresentados os campos para edição.
O subordinado poderá verificar apenas as tarefas dele mesmo e também abrir tarefas para si mesmo. O gerente poderá verificar suas tarefas e de seus subordinados, além de abrir tarefas tanto para si quanto para eles.
Observação: no lançamento de uma nova OS, são apresentados apenas os modelos de OS cadastrados "OS de Contrato".
Por meio do Sankhya Om, tem-se a possibilidade de abrir OS's tanto de Contrato como de Pedido. Nesta opção, o Sankhya Tasks abre uma nova tarefa (novo item) independentemente do Tipo da OS aberta (Contrato ou Pedido). O Sankhya Tasks possui como restrição, apenas abrir uma nova OS originada de um Pedido.
Apontamento de Tarefas
Para realizar o apontamento, basta clicar na tarefa desejada; assim, será exibida a tela de apontamento de OS. Inicialmente, temos na tela os dados principais da tarefa, bem como o campo "Solução", onde será indicada a solução da tarefa.
Além disso, é possível ainda realizar a inclusão de "Requisições", "Insumos", "Anexos" e também "Gerar PDF" da mesma, contendo ou não o seu histórico.
O botão representado por um "lápis", localizado na barra superior, permite a edição do apontamento, ou seja, que os detalhes da OS sejam alterados.
Histórico/Consulta de Tarefas (OS)
No aplicativo, foi disponibilizado o menu Busca OS; esta opção funcionará apenas quando houver acesso à internet e a OS consultada não poderá ser alterada, se trata apenas de um informativo.
Quando utilizada, será exibida uma tela, onde é possível incluir o número de uma OS para consulta.
Ao localizar a OS informada, clique sobre a mesma para visualizar todo o seu "Histórico". Além disso, a numeração de cada OS que já foi consultada fica salva em uma listagem; possibilitando assim, localizá-las de forma mais prática e rápida.
Filtro de Tarefas
O Sankhya Tasks possui filtros para OS's. Estes filtros viabilizam a localização das OS's através de sua "Prioridade", o "Status" em que se encontram, o "Período" em que foram abertas e o "Executante" que realizou sua abertura.
Inserção das tarefas apontadas no Sankhya Om
Depois de realizado o apontamento das tarefas pendentes, o status destas passa para "Concluído". Este status é alterado apenas no dispositivo móvel. Para que as alterações realizadas durante determinado período sejam transmitidas para o Sankhya Om, é necessário realizar a sincronização dos dados; deste modo, as tarefas apontadas serão oficializadas no Sankhya Om, as tarefas pendentes permanecerão no dispositivo e as novas tarefas serão sincronizadas e apresentadas em sua lista de tarefas.
Nota: caso alguma tarefa não esteja em conformidade com as regras do sistema, as mesmas serão marcadas com a palavra "ERRO" na tela de pendências. Ao acessar uma tarefa com essa marcação, será exibido o motivo da não sincronização. Enquanto houver alguma tarefa com esta marcação (ERRO), nenhuma tarefa será sincronizada.
Caso exista uma tarefa com erro e seja necessário enviar as outras, acesse a tarefa em questão e acione o botão "Descartar alterações". Desta forma, a tarefa será desconsiderada, permitindo que outras sejam sincronizadas.
Gerar PDF
Para gerar um arquivo PDF clique no botão correspondente e selecione se deseja gerar o arquivo "Sem histórico" ou "Com histórico".
Sendo que, para a correta impressão da OS em formato PDF, o caminho configurado no parâmetro "Pasta de modelos para impressão - SERVDIRMOD" deve conter os arquivos:
Observação: esses arquivos são eventualmente customizados conforme a necessidade de cada cliente, portanto, os arquivos de exemplos em anexo são arquivos padrão.
Usuários do tipo Fila/Puxar tarefas da Fila
As filas que o usuário participa também são apresentadas no filtro para serem sincronizadas. Pode-se verificar as tarefas existentes na fila e puxar para o seu executante, conforme descrito a seguir.
Quando uma tarefa for localizada na fila, a mesma não poderá ter o tempo apontado. Esse apontamento acontecerá apenas quando a tarefa for direcionada à uma pessoa. Desta forma, na tela da tarefa, haverá apenas um botão de "Nova tarefa" cujo objetivo será marcar a tarefa como encaminhada e após a sincronização, a mesma será passada para a pessoa escolhida e poderá ter o tempo lançado.
Importante: esta funcionalidade ainda não foi implementada.
Observações Técnicas
Configurações mínimas
- Configurações mínimas do dispositivo móvel
- Processador 1 GHz Dual Core
- RAM 1 GB
- Android 4.2.2
- Espaço disponível 40 MB
Informaçãoes adicionais
- Aplicativo desenvolvido somente na plataforma "Android";
- Ao limpar dados do aplicativo (configuração do Android), você perderá todas as informações inseridas no mesmo (apontamento de OS, nova OS aberta etc) pois, antes de realizar a sincronização, as informações ficam única e exclusivamente no app;
- Caso você realize o logout do aplicativo e esteja sem internet, o mesmo conseguirá logar novamente apenas quando possuir conexão à internet. Você não conseguirá realizar login Offline;
- Tanto campos nativos, quanto campos adicionais, serão permitidos em buscas. Campos adicionais, você deverá realizar a configuração (cadastros/opções de lista) para que o app realize a sincronização dos dados necessários;
- Os dispositivos utilizados deverão conter versão do Android 4.0 ou posterior;
- O aplicativo suporta OS's do tipo FAP/Projetos/Contratos e WorkFlow;
- O aplicativo será disponibilizado nas Stores do Android;
- O dispositivo utilizado deverá ser configurado no formato 24 horas.
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