Pedido de compra continua pendente após a entrada da nota no Portal de Importação do XML

Quando itens de um pedido de compras permanecem pendentes mesmo após a entrada da nota fiscal no sistema, é necessário verificar as configurações da "TOP" (Tipo de Operação) utilizada na nota de compra e o processo de importação do XML.

Este artigo orienta sobre como identificar e corrigir situações em que produtos não são baixados automaticamente do pedido durante o processo de entrada de notas fiscais, especialmente quando utilizado o "Portal de Importação de XML" (Comercial » Rotinas » Portal de Importação de XML).

Identificação do problema

A divergência ocorre quando a "TOP" utilizada na nota de compra (a mesma informada no "Portal de Importação de XML") está com o campo "Exigir Pedido" definido como "Não Exigir". Nesta configuração, o sistema aceita a nota sem nenhuma ligação com o pedido e, no "Portal de Importação de XML", a etapa de ligação com o pedido é ignorada. Sem essa ligação, os itens do pedido continuam pendentes.

Além disso, produtos incluídos em um pedido que já foi faturado, total ou parcialmente, ficam pendentes no "Portal de Compras" (Comercial » Consulta » Portal de Compras), porque não fizeram parte da nota já lançada.
 

Verificação da configuração da TOP

Para evitar este tipo de situação, verifique a configuração da "TOP" utilizada na nota de compra:
 

 Acesse a tela "Tipos de Operação" (Comercial » Arquivo » Cadastros » Tipos de Operação - TOP).
 Localize a "TOP" utilizada na nota de compra e verifique o campo "Exigir Pedido".
 Selecione a opção adequada ao processo de compras da empresa: "Exigir completo" (todos os itens da nota precisam estar ligados a um pedido) ou "Exigir algum item" (basta um item ligado; os demais podem entrar sem ligação). Evite a opção "Não Exigir" quando houver necessidade de controle rigoroso dos itens.

 

Importante: com "Exigir completo" ou "Exigir algum item", o sistema não aceita notas de compra sem pedido nessa "TOP". Se a empresa também faz compras sem pedido, utilize outra "TOP" para elas. A alteração vale para as próximas notas: as notas já lançadas continuam sem ligação com o pedido.
 

Cuidados com o Portal de Importação de XML

Ao utilizar o "Portal de Importação de XML", confira a aba "Pedidos" antes de processar a nota. Ela mostra, para cada produto, os pedidos de compra confirmados e com saldo pendente da mesma empresa e do mesmo fornecedor. Quando o XML traz o número do pedido, a ligação já vem preenchida; nos demais casos, informe a quantidade na coluna "Vinculado" ou use o botão "Ligar pedidos mais antigos".

Verifique também, no menu de opções do portal, em "Preferências para importação de NF-e", se a opção "Validar controle adicional" está como "Validar". Com "Não validar", o portal também não faz a ligação com o pedido.

Resolução de itens pendentes

Caso identifique itens pendentes que deveriam ter sido baixados na entrada da nota fiscal, verifique se a nota foi corretamente vinculada ao pedido de compras e se todos os itens foram incluídos no documento de entrada.
 

O "Portal de Compras" não vincula um pedido a uma nota já lançada. Se os itens já foram recebidos e precisam sair da lista de pendentes, selecione o pedido (ou apenas os itens) no "Portal de Compras" e use a opção "Marcar como não pendente". Essa opção encerra todo o saldo pendente dos itens marcados e não liga o pedido à nota. Por isso, marque apenas os itens que realmente foram recebidos.