Sumário
Passo a passo para realizar a consulta
Consultar individualmente o CNPJ
Verifique o sucesso da consulta
Download em lote das CNDs consultadas
Histórico das certidões vencidas
Manual do Módulo CND
O gestor de CND é um aplicativo da plataforma Kolossus que visa realizar o monitoramento das Certidões automatizando as buscas pelos portais selecionados. Além de realizar essa consulta, ele notifica quando há uma mudança na certidão ou até mesmo o vencimento dela, trazendo conciliação e praticidade na gestão de suas certidões!
Atualmente o Gestor de CND consulta os seguintes portais: SEFAZ, Receita Federal, Tribunal Superior do Trabalho, Caixa- Regularidade do Trabalhador (FDGTS), IBAMA, Ministério do Trabalho e Emprego e Prefeituras.
O que compõe o módulo
TELA - HOME – Informações gráficas, onde você terá uma visão consolidada das suas certidões.
TELA - CADASTRO – Cadastro das consultas, empresa, periodicidade. Ação de Consulta.
TELA - CERTIDÕES – Na parte de certidões estará disponível todas as certidões para downloads, inclusive o histórico das certidões vencidas.
TELA- NOTIFICAÇÕES – Através dessa opção você consegue gerenciar o recebimento de notificações das certidões por e-mail.
TELA - CADASTRO OUTROS PORTAIS – Cadastro de outros portais, não consultados automaticamente, para gerenciar qualquer Origem manualmente.
TELA - PROCESSOS – Visualização de todos os processos das consultas que você realiza em nossa plataforma, através é possível validar a consulta.
Cadastrar empresas para consulta
Para realizar a consulta, acesse o aplicativo Gestor de CND > E em seguida clique na opção CADASTRO > NOVO.
As primeiras informações:
FREQUÊNCIA 🡪 Existem duas opções, a primeira é vencimento, selecione essa opção quando for realizar o monitoramento do vencimento desta certidão e ao lado preencha a quantidade de dias anteriores ao vencimento que você deseja que a plataforma realize a consulta, e a segunda opção é o mensal, onde nosso programa irá realizar a consulta mensal dessa certidão.
QTDE. DE DIAS: Como dito anteriormente quando selecionar a opção “vencimento” é necessário preencher também a quantidade de dias, para que possamos consultar automaticamente a Certidão que está prestes a vencer.
ORIGEM: Na opção origem, selecione qual portal deseja realizar a consulta.
UF DA CONSULTA: O campo de UF, tem a função de informar em qual Estado será a consulta em questão (Pode ocorrer inscrição estadual em mais de um Estado, por este motivo a necessidade de definir o Estado de consulta).
OPÇÃO DE POSITIVA OU INDEFINIDA: A opção “Indefinida” reconhece as certidões onde não foi possível realizar a consulta como Positiva ou alterar o status para Certidão Indefinida? Em alguns casos, é necessário realizar a consulta através do certificado digital, o que inviabiliza o retorno da ferramenta.
Feito isso, o próximo passo é preencher com as informações de sua empresa, caso ela já tenha cadastro em nossa plataforma (através do aplicativo Conta) você apenas a seleciona:
Caso não tenha a empresa cadastrada em nossa plataforma (Contas > Empresas) não tem problema! É possível realizar o cadastro através da opção <Cadastrar Nova Empresa>
Observação: Caso a empresa que você for consultar seja de Santa Catarina é obrigatório preencher o CPF para emissão:
Depois de preenchido as informações, clique em SALVAR.
Consultar individualmente o CNPJ
Já cadastrada às informações para consulta, agora vamos consultar a certidão!
Na opção <Cadastro> do aplicativo consta todas as empresas que foram cadastradas (Conforme orientado no tópico anterior) agora vamos realizar a consulta dessa CND individual clicando na opção: que se encontra na coluna “Ações”
Prontinho, a consulta foi realizada!
Lembrando que essa é uma opção caso você deseje consultar individualmente de forma manual o CNPJ, pois conforme a configuração inicial da empresa, a plataforma fará essa consulta de forma automática conforme foi colocado na FREQUÊNCIA na parte do cadastro da empresa.
Empresas sem Cadastro
Atualmente temos disponível no módulo CND uma função para que você possa avaliar quais empresas que estão cadastradas no Kolossus que ainda não estão cadastradas no Gestor de CND para consulta de certidões:
Para acessar essa opção você clica em Gestor de CND > Cadastro > Empresas sem cadastro
Além de verificar em tela, você também tem a opção de exportar em formato de relatório essas informações através da opção <Exportar Lista>
Verifique o sucesso da consulta
Para verificar se a consulta foi realizada com sucesso acesse a opção <Processos> para certificar que foi processado:
O sinalize que a certidão foi consultada com sucesso.
Caso apareça algum erro clicando em cima é possível identificar um parecer técnico.
E atualmente temos a opção de reprocessar as consultas que apresentaram erro direto pela tela de processos pelo que será disponibilizado ao lado do erro.
Área das Certidões
Depois de processada a consulta, a certidão ficará disponível na opção <Certidões> . Nesta área é possível fazer download disponível da certidão consultada o arquivo será disponibilizado selecionando o ícone
Dica: Para encontrar mais rápido a consulta na tela de certidões você pode apertar crtl+F e inserir o protocolo da consulta disponibilizada na parte de processos.
Nesta área também é possível exportar relatório com todas as consultas realizadas, podendo usar o filtro para direcionar melhor as consultas que deseja visualizar no relatório.
Cadastro e consulta em massa
Além dos cadastros das certidões individuais, é possível realizar de forma massiva (mais de um CNPJ/Portal) em nosso módulo, para isso, você vai acessar a opção <Cadastro> e em seguida <Enviar Lote>
Você baixa o modelo, preenche de acordo com as informações.
Em Upload Passo a passo, é possível identificar os parâmetros aceito pelo o Kolossus para a importação da planilha.
Lembrando que o formato aceito é apenas .CSV e todas as informações incluídas na planilha obrigatoriamente tem que estar em caixa alta (letra maiúscula), exceto a Razão Social.
Apenas isso, importe-a através da opção “Selecione o Arquivo”
Já a opção <Consultar lote Importado> tem a função de consultar automaticamente as certidões no momento de importação da planilha, para isso basta flegar a opção antes de selecionar o arquivo.
Caso não selecione a opção <Consultar lote Importado> lote importado, poderá apenas importar a planilha posteriormente consultar as certidões na área de Cadastro conforme desejar através da opção Filtro e Consulta.
Essa função funciona da seguinte forma:
Você clica no filtro, preenche com as informações, depois seleciona novamente essa mesma opção para consultar as certidões do filtro posto.
Download em lote das CNDs consultadas
É possível baixar de forma massiva as certidões consultadas em lote dos PDFs ou emitir relatório em formato de planilha.
Lote das Certidões: Para exportar em lote (com os PDFs) você acessa o aplicativo Gestor de CND> Certidões> Download em lote
Clique na opção aqui para realizar o filtro, depois de preenchido a data de emissão inicial e final é só clicar em salvar e em seguida clicar novamente em <DOWNLOAD EM LOTE>
Esse arquivo será disponibilizado na opção <RELATÓRIOS> que se encontra do lado direito da opção <UPLOADS>
Para realizar o download do arquivo você clica na opção:
Planilha Excel: Para realizar o download em formato de planilha Excel (Relatório) acesse o aplicativo CND> Certidões> Exportar.
Poderá realizar o filtro, para personalizar seu relatório, neste caso aplique o filtro conforme desejar e posteriormente clique em Exportar.
Esse arquivo será disponibilizado na opção <RELATÓRIOS> que se encontra do lado direito da opção <UPLOADS>
Para realizar o download do arquivo você clica na opção:
Histórico das certidões vencidas
É possível manter histórico de todas as certidões consultadas:
Nesta área, encontram-se as certidões que foram substituídas por consultas mais recentes.
Notificação das certidões
Para receber notificações sobre vencimento das certidões você acessa a opção <Notificações>, é possível determinar o tipo de notificação (se a certidão está vencida, próxima ao vencimento ou se até mesmo foi alterado o status da certidão), a origem, as empresas e qual usuário ficará responsável de acompanhar.
Através da opção <Notificação> é possível configurar para que receba a notificação da certidão em seu e-mail.
Controle manual de certidões
Tem interesse em gerenciar alguma certidão de um portal que não se encontra em nossa plataforma?
É possível adicioná-la manualmente na opção <Cadastro Outros Portais>
Preenche o nome e salva, depois você acessa a opção de Certidões> Novo e na parte de preencher as informações, você seleciona o novo portal que você criou e seleciona o arquivo.
Prontinho, agora você consegue gerenciar a sua certidão.
Observação: Para as certidões que foram adicionadas manualmente a um CNPJ, com caso de cadastro em Cadastro Outros Portais na plataforma, é necessário alterar o status de forma manual também quando houver alteração, já que as consultas são automáticas apenas no caso de Origens padrões constantes na área de Cadastro.
Para certidões com Origens padrões da plataforma, mesmo sendo adicionada manualmente a plataforma fará a consulta conforme parâmetros configurados para o CNPJ na área de Cadastro.
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