Melhores práticas para criação de uma nova versão do orçamento

A criação de uma nova versão (ciclo orçamentário) afeta todos os gestores ao mesmo tempo: a versão aberta anterior é fechada automaticamente, os links de preenchimento passam a valer para o novo ciclo e o progresso de preenchimento recomeça. Este artigo orienta como preparar, executar e conferir essa operação para evitar perda de acesso dos gestores e retrabalho.

SITUAÇÃO:

A aplicação de uma nova versão de orçamento é recomendada nos seguintes casos:

Orçamento anual completo (0+12): novo exercício, preenchimento de janeiro a dezembro.

Forecast ou revisão (por exemplo, 5+7): parte do ano já realizada; os meses realizados ficam travados e o preenchimento cobre os meses restantes.

Simulação ou cenário alternativo: duplicação de uma versão existente para ajustar premissas e valores sem perder a original.

PRÉ-REQUISITOS:

Perfil com permissão de administração do orçamento.

Definição prévia de: nome da versão, ano, último mês realizado e se a versão servirá de referência de comparação (versão de controle).

Realizado contábil carregado até o mês que será considerado como último mês realizado, quando se tratar de forecast ou revisão.

SOLUÇÃO:

Prepare a nomenclatura. Use um padrão que identifique exercício e cenário, como Orçamento 2026: 0+12, Forecast 2026 (5+7) ou Revisão Orçamento. O nome é o principal identificador da versão para gestores e relatórios.

Escolha o modo de criação:

Criar do zero: gera a nova versão com o mapa de status dos CRs e pacotes zerado e copia as premissas da versão anterior. Os valores de orçamento começam vazios.

Duplicar uma versão existente: copia também os dados já preenchidos da versão de origem, preservando os desligamentos projetados.

Informe o último mês realizado. Ele define quantos meses ficam travados como realizado no preenchimento (0 para orçamento cheio; 5 para um forecast 5+7, por exemplo).

Execute a criação. A operação fecha as versões abertas, cria o novo ciclo e o mapa de status em uma única ação, com proteção contra duplo acionamento.

Confira a nova versão antes de comunicar os gestores (conforme o checklist de conclusão abaixo).

Comunique os gestores. Os links de preenchimento são gerados por versão e por gestor — dispare os novos links para que cada gestor acesse o ciclo correto.

CENÁRIOS E RECOMENDAÇÕES:

Cenário 1: forecast com meses realizados

Condição: parte do exercício já possui realizado contábil (por exemplo, cinco meses).

Recomendação: informe o último mês realizado corretamente na criação. Se ficar errado, os gestores conseguirão editar meses que já têm realizado — ou ficarão travados em meses que ainda deveriam orçar — e a correção exigirá revisão dos lançamentos.

Cenário 2: simulação a partir de uma versão preenchida

Condição: é preciso testar premissas diferentes sem descartar o trabalho já feito.

Recomendação: use a duplicação, que copia os dados preenchidos e preserva os desligamentos projetados. Marque claramente no nome que se trata de simulação, para não ser confundida com a versão oficial.

ATENÇÃO:

Criar uma nova versão fecha automaticamente as versões abertas. No fechamento, o total de modelos de cada CR é congelado como fotografia da versão e os links de preenchimento dos gestores da versão anterior são desativados. Com o ciclo fechado, não é mais possível salvar valores nem submeter CRs nele.

Faça a criação em um momento comunicado aos gestores, preferencialmente fora do horário de preenchimento ativo.

A versão marcada como versão de controle serve de referência de comparação no preenchimento; confirme qual versão deve ter essa marcação após a criação.

O fluxo de aprovação recomeça na nova versão: todos os CRs voltam ao status pendente, e as confirmações de modelos precisam ser refeitas.

CHECKLIST DE CONCLUSÃO:

Nova versão aparece como versão atual, com nome, ano e último mês realizado corretos.

Versões anteriores constam como fechadas.

Premissas copiadas conferidas (e dados copiados, no caso de duplicação).

Status dos CRs e pacotes zerados (pendentes) na nova versão.

Novos links de preenchimento gerados e comunicados aos gestores.

Versão de controle definida, quando aplicável.

RESULTADO ESPERADO:

A nova versão fica aberta como versão atual, com o mapa de status zerado e as premissas herdadas; as versões anteriores ficam fechadas e preservadas para consulta e comparação; cada gestor acessa o novo ciclo pelo seu link atualizado.

PENDÊNCIAS PARA VALIDAÇÃO:

Confirmar os rótulos da interface na tela de versões (botões de criar, duplicar e fechar).

Confirmar se o disparo dos links aos gestores é feito por ação manual na tela ou automaticamente após a criação.