Confirmar e Faturar: ações em tempo real pela integração Sankhya

1) Ações em Tempo Real

Em complemento às funcionalidades de importação/exportação de dados e consultas em tempo real, agora também é possível realizar ações em tempo real no Sankhya. As ações possíveis são relacionadas aos Orçamentos e Pedidos de Venda Integrados.

As ações são:

• Confirmação de Orçamentos;

• Faturamento Direto de Orçamentos;

• Confirmação de Pedidos de Venda;

• Faturamento Direto de Pedidos de Venda.

Essas ações fazem parte fluxo padrão Sankhya para a geração de documentos no Portal de Vendas, conforme documentação Sankhya: Portal de Vendas – Sankhya Gestão de Negócios

A confirmação representa a conclusão do documento gerado, e o faturamento gera um novo documento destino a partir de um documento de origem.

1.1) O que ocorre no Sankhya ao realizar essas ações?

Ao confirmar um documento no Sankhya, o que ocorre com o CabecalhoNota é a alteração do valor do campo STATUSNOTA para o valor L-Liberada. Caso existam regras de liberação de limite de crédito ou outras validações, ao executar a ação de confirmar no Sankhya, o documento vai para a tela de liberação aguardar a autorização de um usuário aprovador antes de ter seu STATUSNOTA alterado.

Ao faturar um documento no Sankhya, o que ocorre é a geração de num novo documento destino com base na TOP selecionada para o documento de destino. O faturamento segue a hierarquização de documentos no Sankhya, portanto:

• Ao faturar um Orçamento, é gerado um Pedido de Venda;

• Ao faturar um Pedido de Venda, é gerada uma Nota de Venda.

A geração de um documento novo a partir do faturamento no Sankhya, estabelece o vínculo dos documentos na entidade TGFVAR. Nessa entidade é estabelecido um vínculo entre o Nro. Único (NUNOTA) do novo documento criado com o Nro. Único de Origem (NUNOTAORIG).

Ao confirmar ou faturar um documento no Sankhya, podem ocorrer diversas rotinas no ERP que dependem da parametrização do Sankhya e independem do Ploomes ou da integração. Reserva de estoque de produtos e envio para liberação de limite de crédito são alguns exemplos, mas podem ser iniciados diversos processos que estejam configurados no Sankhya a partir dessas ações.

1.2) O que ocorre no Ploomes ao realizar essas ações?

Ao confirmar um documento do Sankhya a partir do Ploomes, ocorre o mesmo comportamento no Sankhya de alterar o valor do campo STATUSNOTA para o valor L-Liberada e os processos configurados no Sankhya a partir da confirmação serão iniciados no ERP. No Ploomes, será importada através do Pooling a alteração do campo STATUSNOTA e será exibido um modal exibindo o status Confirmado na tela do documento.

Ao faturar um documento do Sankhya a partir do Ploomes, ocorre o mesmo comportamento no Sankhya de gerar um documento destino para uma TOP selecionada.

• Se faturar um Orçamento do Sankhya integrado a uma Proposta no Ploomes, será gerado um Pedido de Venda no Sankhya que será importado pelo pooling para o mesmo negócio do Ploomes - desde que o gatilho de importação de Pedidos de Venda esteja ativo e que o ID do Negócio esteja mapeado e preenchido no Sankhya.

• Se faturar um Pedido de Venda do Sankhya integrado a uma Venda no Ploomes, será gerada uma Nota de Venda no Sankhya que será importada para o mesmo negócio do Ploomes - desde que o gatilho de importação de Notas de Venda esteja ativo e que o ID do Negócio esteja mapeado e preenchido no Sankhya.

2) Pré-requisitos

• Integração Plug&Play Sankhya ativa na conta.

• Usuário de integração precisa ter permissão de realizar Confirmação e Faturamento no Sankhya.

• Ao menos importação ou exportação de Propostas e/ou Vendas pela integração precisam ativas na conta.

• Proposta ou Venda precisa estar integrada ao Sankhya.

3) Configurando as Ações

A configuração das ações em tempo real de Propostas e Vendas estão disponíveis na tela de configuração da integração dentro das subseções de Orçamento e Nota de Venda.

Dentro da subseção de Orçamento serão exibidos dois novos gatilhos para a regra de negócio: gatilho de confirmação e gatilho de faturamento.

Exemplo da tela de configuração para a seção de Orçamentos.

Gatilho de confirmação: ao ativar este gatilho será exibido na tela de Proposta ou Venda um botão de ação para confirmar o documento integrado do Sankhya através do Ploomes. Esta ação é executada diretamente no Sankhya e confirma os dados do documento integrado conforme estão no Sankhya no momento da ação de confirmação.

Gatilho de faturamento: ao ativar este gatilho será exibido na tela de Proposta ou Venda um botão de ação para faturar o documento integrado do Sankhya através do Ploomes. Esta ação é executada diretamente no Sankhya e fatura os dados do documento integrado conforme estão no Sankhya no momento da ação de faturamento.

3.1) Configurando ações para Orçamento (Proposta)

Dentro da subseção de Orçamento serão exibidos dois novos gatilhos para a regra de negócio: gatilho de confirmação e gatilho de faturamento.

Estes gatilhos poderão ser habilitados, desde que ao menos os gatilhos de importação ou exportação de Orçamentos do Sankhya estejam ativos na configuração.

Após ativar os gatilhos desejados é necessário selecionar quais funis do Ploomes terão o comportamento de exibir os botões de ação desejado na tela de Propostas.

Definindo quais gatilhos serão ativos na conta é preciso salvar a configuração da subseção e aplicar a edição para que a nova funcionalidade fique ativa na conta.

3.2) Configurando ações para Pedido de Venda (Venda)

Dentro da subseção de Pedido de Venda serão exibidos também dois novos gatilhos para a regra de negócio: gatilho de confirmação e gatilho de faturamento.

Estes gatilhos poderão ser habilitados, desde que ao menos os gatilhos de importação ou exportação de Pedidos de Venda do Sankhya estejam ativos na configuração.

Após ativar os gatilhos desejados é necessário selecionar quais funis do Ploomes terão o comportamento de exibir os botões de ação desejado na tela de Venda.

Definindo quais gatilhos serão ativos na conta é preciso salvar a configuração da subseção e aplicar a edição para que a nova funcionalidade fique ativa na conta.

4) Realizando Ações em Tempo Real

4.1) Confirmando um Orçamento

Ao abrir uma Proposta integrada, serão exibidos os botões de ação configurados.

Ao acionar o botão de Confirmar, será aberta uma janela com informações sobre a ação de confirmação e com as opções de Visualizar Orçamento no Sankhya, Cancelar ou Confirmar Orçamento.

Selecionando o botão Visualizar Orçamento, será aberta uma janela com os dados consultados em tempo real no Sankhya para as entidades CabecalhoNota (TGFCAB) e ItemNota (TGFITE). Nessa visualização são consultados somente os campos mapeados. Dessa forma é possível validar os dados do Sankhya em tempo real e checar os dados do Sankhya antes da confirmação através do Ploomes.

Selecionando o botão Cancelar, a tela com as opções será fechada e nenhuma ação será realizada.

Selecionando o botão Confirmar Orçamento, será realizada uma ação de confirmar no Sankhya para o NUNOTA vinculado à Proposta integrada. Caso a ação seja bem sucedida, será exibida uma mensagem de sucesso na tela.

Caso algum erro ocorra na ação de Confirmação, será exibida uma mensagem de erro informando o erro recebido pelo Sankhya.

Após a confirmação será exibido um modal com o status Confirmado.

O status de confirmação é consultado no Sankhya em tempo real através do campo STATUSNOTA (se STATUSNOTA = L, então está Confirmado). Portanto, mesmo que ocorra uma Confirmação pelo Sankhya, essa informação constará na tela do Documento do Ploomes.

4.2) Faturando um Orçamento

Ao abrir uma Proposta integrada, serão exibidos os botões de ação configurados.

Ao acionar o botão de Faturar, será aberta uma janela com informações sobre a ação de faturamento e com um campo para informar a TOP do documento destino e as opções de Visualizar Orçamento no Sankhya, Cancelar ou Faturar Orçamento.

Selecionando o botão Visualizar Orçamento, será aberta uma janela com os dados consultados em tempo real no Sankhya para as entidades CabecalhoNota (TGFCAB) e ItemNota (TGFITE). Nessa visualização são consultados somente os campos mapeados. Dessa forma é possível validar os dados do Sankhya em tempo real e checar os dados do Sankhya antes do faturamento através do Ploomes.

Selecionando o botão Cancelar, a tela com as opções será fechada e nenhuma ação será realizada.

Antes de selecionar o botão Faturar Orçamento, é preciso preencher uma informação obrigatório que é a TOP para o Pedido de Venda que será gerado no Sankhya. Essa informação é obrigatória para realização do faturamento no Sankhya.

Selecionando o botão Faturar Orçamento, será realizada uma ação de faturar no Sankhya para o NUNOTA vinculado à Proposta integrada. Caso a ação seja bem sucedida, será exibida uma mensagem de sucesso na tela.

Caso algum erro ocorra na ação de Faturamento, será exibida uma mensagem de erro informando o erro recebido pelo Sankhya.

Após o faturamento será exibido um modal com o status Faturado.

O status de faturamento é consultado no Sankhya em tempo real através do campo PENDENTE (se PENDENTE = N, então está totalmente Faturado). Portanto, mesmo que ocorra um Faturamento pelo Sankhya, essa informação constará na tela do Documento do Ploomes.

4.3) Confirmando um Pedido de Venda

Ao abrir uma Venda integrada, serão exibidos os botões de ação configurados.

Ao acionar o botão de Confirmar, será aberta uma janela com informações sobre a ação de confirmação e com as opções de Visualizar Pedido de Venda no Sankhya, Cancelar ou Confirmar Pedido de Venda.

Selecionando o botão Visualizar Pedido de Venda, será aberta uma janela com os dados consultados em tempo real no Sankhya para as entidades CabecalhoNota (TGFCAB) e ItemNota (TGFITE). Nessa visualização são consultados somente os campos mapeados. Dessa forma é possível validar os dados do Sankhya em tempo real e checar os dados do Sankhya antes da confirmação através do Ploomes.

Selecionando o botão Cancelar, a tela com as opções será fechada e nenhuma ação será realizada.

Selecionando o botão Confirmar Pedido de Venda, será realizada uma ação de confirmar no Sankhya para o NUNOTA vinculado à Venda integrada. Caso a ação seja bem sucedida, será exibida uma mensagem de sucesso na tela.

Caso algum erro ocorra na ação de Confirmação, será exibida uma mensagem de erro informando o erro recebido pelo Sankhya.

Após a confirmação será exibido um modal com o status Confirmado.

O status de confirmação é consultado no Sankhya em tempo real através do campo STATUSNOTA (se STATUSNOTA = L, então está Confirmado). Portanto, mesmo que ocorra uma Confirmação pelo Sankhya, essa informação constará na tela do Documento do Ploomes.

4.4) Faturando um Pedido de Venda

Ao abrir uma Venda integrada, serão exibidos os botões de ação configurados.

Ao acionar o botão de Faturar, será aberta uma janela com informações sobre a ação de faturamento e com um campo para informar a TOP do documento destino e as opções de Visualizar Pedido de Venda no Sankhya, Cancelar ou Faturar Pedido de Venda.

Selecionando o botão Visualizar Pedido de Venda, será aberta uma janela com os dados consultados em tempo real no Sankhya para as entidades CabecalhoNota (TGFCAB) e ItemNota (TGFITE). Nessa visualização são consultados somente os campos mapeados. Dessa forma é possível validar os dados do Sankhya em tempo real e checar os dados do Sankhya antes do faturamento através do Ploomes.

Selecionando o botão Cancelar, a tela com as opções será fechada e nenhuma ação será realizada.

Antes de selecionar o botão Faturar Pedido de Venda, é preciso preencher uma informação obrigatório que é a TOP para a Nota de Venda que será gerada no Sankhya. Essa informação é obrigatória para realização do faturamento no Sankhya.

Selecionando o botão Faturar Pedido de Venda, será realizada uma ação de faturar no Sankhya para o NUNOTA vinculado à Venda integrada. Caso a ação seja bem sucedida, será exibida uma mensagem de sucesso na tela.

Caso algum erro ocorra na ação de Faturamento, será exibida uma mensagem de erro informando o erro recebido pelo Sankhya.

Após o faturamento será exibido um modal com o status Faturado.

O status de faturamento é consultado no Sankhya em tempo real através do campo PENDENTE (se PENDENTE = N, então está totalmente Faturado). Portanto, mesmo que ocorra um Faturamento pelo Sankhya, essa informação constará na tela do Documento do Ploomes.

5) FAQ

1. É possível faturar um documento sem antes confirmar?
   Não. No Sankhya essas ações são diretamente dependentes, é preciso que o documento primeiro seja Confirmado para depois ser Faturado.

2. É possível confirmar ou faturar um documento não integrado?
   Não. É preciso que o documento esteja integrado para realizar as ações, pois é necessário enviar ao Sankhya o NUNOTA do documento a ser confirmado/faturado e essa informação só está disponível nos documentos integrados.

3. É possível configurar e habilitar somente a ação de confirmar ou de faturar?
   Sim. É possível habilitar as ações de forma independente.

4. É possível cancelar uma Confirmação ou Faturamento?
   Não. Nem a Confirmação e nem o Faturamento são ações reversíveis. Caso seja necessário alguma alteração, é preciso realizar o cancelamento ou exclusão do documento no Sankhya diretamente.