Apontamentos

Para toda e qualquer Tarefa de Usuário, consumimos um tempo trabalhando nela e, em alguns cenários, faz sentido ter um acompanhamento de tempo de execução, de forma detalhada, acompanhando inclusive os intervalos entre um tempo gasto e outro.

Para esse acompanhamento, temos o Apontamento na Tarefa de Usuário, que é um recurso onde podemos lançar nosso tempo de execução na tarefa, a data e hora inicial/final e os intervalos, se for o caso. 

Importante: é possível saber em que momento a tarefa foi criada e em que momento ela foi finalizada, mas essa é uma informação diferente do tempo em execução. Se tratando de execução, nós conseguimos saber quando começamos a trabalhar nela, quando pausamos o trabalho, o que consumimos de intervalos e quando a concluímos. Sendo assim, podemos diferenciar o tempo de fila da tarefa com o tempo de execução dela.

A função de Apontamento pode ser habilitada quando a empresa necessita acompanhar o tempo de execução das tarefas, ter uma noção de volume gasto no processo, qual foi a carga horária gasta do usuário e etc.

Um exemplo que podemos relacionar é que, para o cenário onde temos um tempo médio de fila grande e um tempo de execução curto, pode indicar uma sobrecarga de tarefas para o usuário, onde ele possui várias tarefas para dar vazão porém, como são muitas para uma única pessoa, elas vão acumulando e aumentando o tempo de fila. Portanto, para esse cenário, basta que seja ativada a funcionalidade de Apontamento na tarefa em que seja necessário acompanhar essa execução.

Nesse artigo, você terá acesso aos seguintes tópicos:

1. Caso de Uso                                                                       
2. Configurando o Apontamento
3. Aba Apontamento na Lista de Tarefas
4. Outros detalhes sobre o Apontamento
5. Eventos relacionados com Apontamento

Caso de Uso

O processo de Solicitação de compras, exibido na imagem abaixo, foi modelado a fim de atender a proposta de simplificar uma solicitação de compra, tanto para o usuário quanto para a automatização do lançamento da solicitação.

O processo possui 3 Tarefas de Usuário, sendo "Analisar solicitação de compra", "Realizar cotação" e "Refazer Solicitação". Possui também 2 Tarefas de Serviço para Atualizar e Gerar o pedido e por fim, 2 Tarefas de E-mail, para notificação nos cenários de reprovação ou status do pedido.

O gestor responsável pelas compras da empresa pediu ao modelador que a tarefa Realizar cotação tivesse a opção de Apontamento para que ele pudesse entender e acompanhar o volume de tempo gasto em uma cotação. Ele deseja comparar o tempo de fila da tarefa com o tempo de execução, pois acredita que a operação tenha um gargalo e quer confirmar que o tempo de fila está maior em relação ao tempo de execução, indicando que é necessário mais funcionários trabalhando para realizar a cotação.

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Configurando o Apontamento

Para acessar a configuração de Apontamento, devemos dar um duplo clique na Tarefa de Usuário que queremos disponibilizar a funcionalidade. Nesse momento, um painel irá surgir ao lado direito da tela e as opções referentes ao Apontamento já estarão localizadas na aba "Geral".

Registrar e Editar Apontamento

Ao habilitar a marcação de "Registrar Apontamento", aquela tarefa em específico irá requisitar que seja lançado nela o tempo de trabalho executado.

Selecionando a marcação de "Editar Apontamento", estaremos autorizando o usuário a editar, incluir, ajustar, excluir e relançar seus apontamentos com datas e horas retroativas, desde que a tarefa não tenha sido finalizada.

Para o case que descrevemos acima, tanto o registro quanto a edição serão ligados para a tarefa Realizar cotação:

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Aba Apontamento na Lista de Tarefas

Quando habilitamos a funcionalidades, passará a existir uma nova aba na Lista de Tarefas e também ficará disponível no cabeçalho da tarefa um contador com um botão. Abaixo, vemos como ficou a tarefa com as opções de Apontamento habilitadas:

Como demonstramos acima, podemos iniciar a contagem de tempo pelo botão  no cabeçalho e também de forma direta, gerando um novo registro na aba Apontamento, pelo botão "Cadastrar Apontamento".

Como estava permitido editar, podíamos lançar tempo retroativo. Acessando a aba Apontamento e clicando na linha dele editamos o campo de hora e preenchemos manualmente o horário e, após essa alteração, salvamos para que o tempo de execução fosse atualizado.

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Outros detalhes sobre o Apontamento

Na aba Apontamento, temos então o controle de todos os apontamentos feitos. Em cada linha consta o "Cód. usuário", o "Nome (usuário)", "Dh. inicial", "Dh. final", "Intervalo" e "Tempo".

Observação: a coluna Tempo contabiliza a Dh. inicial menos a Dh. final menos o Intervalo.

A tarefa que possuir mais de um candidato à execução, poderá ter vários apontamentos de usuários diferentes, desde que esses apontamentos não gerem conflitos quanto à datas e horários, ou seja, com mesma data e horário.

Na imagem abaixo, podemos ver uma mesma tarefa em que o SUP e a Juliane registraram um apontamento:

Nota: o contador de tempo no cabeçalho da tarefa é o resultado da soma de todos os apontamentos feitos, ou seja, ele soma todos os valores contidos na coluna Tempo.

As informações dos apontamentos quanto à quantidade dos apontamentos, qual usuário e volume de tempo podem fomentar indicadores e, para extrair essas informações, basta criar uma consulta que retorne as linhas na tabela TWFIEXE, onde, com o ID da Instância do Processo, é possível consultar as execuções das tarefas.

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Eventos relacionados com Apontamento

Podemos ainda utilizar de Eventos, tendo o Apontamento como gatilho, no ato de Excluir, Incluir, Pausar, Iniciar ou Alterar. Fazendo então a configuração relacionada com Apontamento a rotina ali configurada.

Para verificar mais informações sobre Evento, acesse o link Configuração de Evento:

Lembrando que, algumas ações demandam escolher o momento. Essa configuração está no campo "Quando", se será "Antes" ou "Depois" de alguma "Ação" selecionada.

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