Manual de Implantação — Sankhya RH Workspace 2.0

Público-alvo: Consultores de implantação e equipes responsáveis pela ativação do Sankhya RH Workspace.

Visão geral

O Sankhya RH Workspace centraliza o acesso às soluções contratadas de Gestão de Pessoas por meio de um único endereço e autenticação integrada com o Sankhya Pass. Conforme os produtos contratados, o ambiente pode disponibilizar soluções como Portal RH, Pessoas+, Pontotel, Mindsight e Vixting.

A implantação deve considerar o ambiente do cliente, a utilização do Sankhya Om, a situação do Sankhya Pass e o método de autenticação adotado.

Antes de começar

Antes de iniciar o processo, valide os requisitos a seguir.

1. Contratação e ambiente

• O cliente deve ter contratado o Pessoas+ e pelo menos mais uma solução de Gestão de Pessoas, como Pontotel, Mindsight ou Vixting.

• Se o cliente não tiver o Pessoas+, consulte o time Sankhya RH.

• O ambiente deve estar hospedado na Sankhya Cloud. O Workspace RH não está disponível para ambientes On-Premise.

2. Versões e informações técnicas

• Versão mínima do Pessoas+ deve ser 5.85.0.
• O campo E-mail Corporativo está preenchido no cadastro dos colaboradores.
• Quando o cliente utilizar Sankhya Om, a versão mínima exigida é:
  • 4.36b78, para ambientes na versão 4.36;
  • 4.35b814, para ambientes na versão 4.35.
• O ambiente Sankhya Om deve utilizar HTTPS com certificado SSL válido.
• Solicite a URL do Sankhya Om e o código do parceiro (CodParc).

3. Informações para o levantamento inicial

Identifique se o cliente é uma nova implantação ou se já possui uma base em funcionamento. Registre:

• URL do ambiente Sankhya Om, quando aplicável;
• CodParc;
• soluções de Gestão de Pessoas contratadas;
• versão do Pessoas+;
• utilização do Sankhya Om;
• situação atual do Sankhya Pass;
• método de autenticação utilizado: Sankhya Pass, Google ou Microsoft;
• responsável técnico e contatos necessários para a implantação.

Para coletar as informações iniciais, utilize o formulário Formulário de levantamento — Sankhya RH Workspace.

Etapas da implantação

Etapa 1 — Validar a contratação

Confirme se o cliente atende aos pré-requisitos descritos na seção anterior.

Se não possuir Pessoas+ ou não atender aos requisitos de contratação, alinhe o cenário com o time Sankhya RH antes de prosseguir.

Etapa 2 — Realizar o levantamento inicial

Após receber o formulário de levantamento ao cliente, analise as informações necessárias para identificar o cenário de implantação.

O levantamento deve permitir definir se será necessário ativar o Sankhya Pass no Sankhya Om, envolver o time responsável pela autenticação externa ou realizar diretamente a criação dos acessos dos colaboradores.

Etapa 3 — Verificar ou ativar o Sankhya Pass

Antes de criar o acesso ao Workspace RH, verifique se os colaboradores já possuem usuário no Sankhya Pass.

Para clientes que contrataram somente a suíte Sankhya RH, a criação dos usuários no Sankhya Pass pode ser realizada diretamente pela tela Configuração Funcionários (Pessoas+ > Cadastros), no Pessoas+. Essa operação pode ser feita individualmente ou para vários colaboradores de uma só vez.

• Para criar o usuário de um colaborador:
  1. Acesse a tela Configuração Funcionários.
  2. Localize e selecione o colaborador desejado.
  3. No menu Outras opções, selecione Criar Sankhya Pass.
  4. Verifique o resultado da operação conforme o retorno apresentado pelo sistema.
• Para criar usuários de vários colaboradores:
  1. Acesse a tela Configuração Funcionários.
  2. Selecione os colaboradores para os quais deseja criar usuários no Sankhya Pass.
  3. No menu Outras opções, selecione Criar Sankhya Pass.
  4. Verifique o resultado da operação conforme o retorno apresentado pelo sistema.

Quando o cliente utiliza Sankhya Om: para criar os usuários e realizar a ativação, siga o procedimento oficial:

📚 Processo Ativação do Sankhya Pass.

Etapa 4 — Preparar o cadastro dos colaboradores

Antes de criar o acesso ao Workspace RH, confira se o cadastro de cada colaborador contém o endereço de e-mail corporativo:

• Caminho de acesso: Pessoas+ > Cadastros > Configuração Funcionários:
  • aba Pessoal > campo E-mail Corporativo.

O endereço informado deve corresponder ao e-mail que será utilizado pelo colaborador na autenticação. Verifique se ele está correto e se não há divergências entre os cadastros e as soluções integradas.

Se a empresa utilizar uma integração de admissão que preencha esse campo automaticamente, confirme se o dado foi importado corretamente. 

Quando o e-mail estiver armazenado em um campo personalizado ou em outro local, avalie a adequação do cadastro para que o processo de criação dos acessos utilize o campo E-mail Corporativo.

📚 Para conhecer as regras do campo, consulte Uso do E-mail Corporativo no Sankhya Pass e no Workspace RH.

Etapa 5 — Identificar o cenário de autenticação

Com as informações levantadas, identifique o cenário do cliente.

Criar o acesso ao Workspace RH no cadastro do colaborador

Depois de validar o Sankhya Pass e conferir o E-mail Corporativo, crie o acesso ao Workspace RH.

1. Acesse a tela Configuração Funcionários (Pessoas+ > Cadastros).
2. Localize o cadastro do colaborador.
3. Acesse a aba Pessoal e confira se o campo E-mail Corporativo está preenchido corretamente.
4. Clique no botão Outras Opções no canto superior direito da tela.
5. Selecione Criar acesso ao Workspace RH.
6. Aguarde o processamento da solicitação.

A criação do acesso é processada de forma assíncrona. Portanto, a solicitação pode não ser concluída imediatamente.

Consultar a situação da ativação

Para verificar o resultado do processamento:

1. Mantenha aberto o cadastro do colaborador na tela Configuração Funcionários.
2. Abra novamente o menu de opções adicionais do botão Outras Opções.
3. Selecione Consultar ativação de acesso ao Workspace RH.
4. Verifique a situação apresentada pelo sistema e, se necessário, siga as orientações indicadas.

Testar o acesso ao Sankhya RH Workspace

Depois de concluir as configurações, valide o acesso com um colaborador preparado para a autenticação.

1. Acesse o endereço do Workspace RH: https://rh.sankhya.com.br/ pelo navegador.
2. Clique em Entrar com Sankhya Pass.
3. Informe o e-mail utilizado na autenticação.
4. Conclua o login conforme o método configurado para o cliente.
5. Após entrar, confira se as soluções esperadas estão disponíveis para o perfil do colaborador.
6. Selecione uma solução e confirme se o acesso funciona corretamente.

Primeiro acesso

Se o colaborador nunca utilizou o Sankhya Pass e precisa definir uma senha, oriente-o a clicar em Esqueceu sua senha? na tela de autenticação e seguir as instruções recebidas por e-mail.

Quando o cliente utiliza autenticação externa, como Google ou Microsoft, siga o fluxo de autenticação configurado para esse ambiente.

📚 Para consultar o procedimento de acesso, veja Sankhya RH Workspace: o que é e como acessar.

Tratamento de falhas

Se o teste de acesso não funcionar, verifique os itens abaixo antes de abrir um chamado.

• O colaborador não consegue entrar
  • Confirme se o acesso ao Sankhya Pass está ativo.
  • Confira se o e-mail utilizado no login corresponde ao cadastro do colaborador.
  • Verifique se o E-mail Corporativo está preenchido corretamente.
  • Confirme se a criação do acesso ao Workspace RH foi solicitada e se o processamento foi concluído.
  • Verifique se a autenticação externa, quando utilizada, foi configurada corretamente.

• O colaborador consegue entrar, mas não visualiza uma solução

  O Workspace RH apresenta as soluções disponíveis conforme as permissões do usuário em cada produto.

  Nesse caso:

  1. Confirme quais soluções foram contratadas pelo cliente.
  2. Verifique se o colaborador possui cadastro e permissões na solução que deseja acessar.
  3. Confirme se o e-mail está corretamente cadastrado nos ambientes envolvidos.
  4. Verifique se a solução está integrada ao fluxo de autenticação utilizado.

  O Workspace RH não substitui o gerenciamento de usuários e permissões de cada solução. Essas configurações devem ser verificadas diretamente no produto correspondente.

Quando acionar o time Sankhya RH

Se as validações não resolverem o problema, entre em contato com o time Sankhya RH.

Informe:

• identificação do cliente e do ambiente;
• URL do ambiente Sankhya Om, quando aplicável;
• identificação do colaborador afetado;
• e-mail utilizado na autenticação;
• descrição do cenário e das etapas executadas;
• mensagem de erro, se houver;
• capturas de tela;
• logs disponíveis;
• resultado da consulta de ativação do acesso ao Workspace RH.

Essas informações ajudam a identificar se a falha está relacionada ao cadastro do colaborador, à ativação do Sankhya Pass, à criação do acesso ao Workspace ou às permissões das soluções.

Perguntas frequentes

1. O Sankhya Pass e o Workspace RH são ativados pela mesma opção?

Não. A ativação do Sankhya Pass segue o procedimento próprio de integração e ativação. A criação do acesso ao Workspace RH é solicitada separadamente, pelo menu de opções adicionais da tela Configuração Funcionários.

2. Onde crio o acesso de um colaborador ao Workspace RH?

Acesse Pessoas+ > Cadastros > Configuração Funcionários, abra o cadastro do colaborador e, no botão Outras Opções, selecione Criar acesso ao Workspace RH.

3. Como verifico se a ativação foi concluída?

No mesmo menu, selecione Consultar ativação de acesso ao Workspace RH.

4. O colaborador precisa ter o E-mail Corporativo preenchido?

Sim. O campo E-mail Corporativo é utilizado na criação dos acessos ao Sankhya Pass e ao Workspace RH. Confira o preenchimento antes de solicitar a criação do acesso.

5. O colaborador acessa o Workspace, mas não vê uma das soluções contratadas. O que devo verificar?

Verifique se o colaborador possui permissões na solução e se seu cadastro está correto no produto correspondente. A visualização no Workspace depende das permissões configuradas em cada solução.

6. O que fazer se o acesso continuar falhando?

Confira o cadastro, o e-mail corporativo, o acesso ao Sankhya Pass e a situação da ativação do Workspace RH. Se o problema persistir, abra um chamado interno para o time Sankhya RH com as evidências disponíveis.