Acompanhamento de solicitações

 Módulo: Flow                             Versão disponível: A partir da 4.12

Esta tela permite aos usuários, de modo geral, consultar e cancelar solicitações que foram abertas através do Sankhya Flow. Lembrando que para cancelamentos, o usuário que deseja o cancelar a solicitação deve ser o responsável pela abertura da mesma.

Aqui são apresentados os detalhes da solicitação (situação, data da solicitação, responsável atual, tarefa atual, data de conclusão, gestores do processo) que auxiliam os usuários a buscar informações a respeito da mesma, seja ela uma solicitação aberta por ele ou por outro usuário. 

 Para saber como utilizar este recurso, acesse Cancelamento de solicitações.

A rotina diminui o nível de incertezas quanto ao andamento da solicitação; o tempo gasto buscando informações e o uso de ferramentas auxiliares como planilhas, e-mail e blocos de anotações. E através do recurso de cancelamento é possível que uma solicitação seja interrompida e não siga mais o fluxo do processo.

Esta tela pode auxiliar nas seguintes situações:

• Caso tenha sido realizada a abertura de uma solicitação e o prazo da mesma está vencendo ou após alguns dias não obteve retorno. Dessa forma, pode-se tomar medidas antecipadas diante da situação.
• Para consultar solicitações de usuários que não estão presentes ou não fazem mais parte da equipe.
• Consultar se as solicitações antigas foram concluídas.
• Caso queira verificar a situação da solicitação para repasse da informação para outra pessoa (cliente).
• Cancelar solicitação que foi aberta no sistema.

Nessa documentação, trataremos sobre os tópicos abaixo:

1. Caso de Uso 

2. Como consultar uma solicitação filtrando por campos do processo

Caso de Uso

Pedro é colaborador da empresa Sankhya e irá participar de um evento que ocorrerá na Matriz no dia 11/03/2022. A empresa possui políticas internas e todo colaborador que irá realizar uma viagem e necessita de adiantamento, deverá realizar a abertura de uma solicitação de "Adiantamento de viagem" no Sankhya Flow.

Após realizar a abertura da solicitação, alguns dias se passaram e Pedro percebeu que não obteve retorno. Como a data da viagem se aproxima ele resolveu consultar a solicitação que foi aberta através da tela "Acompanhamento de solicitações" para identificar em qual tarefa do processo a solicitação se encontrava.

Processo de Adiantamento de viagem

       Dica: Para conferir de forma rápida as opções disponíveis nesta tela, clique no 
                     botão  "Tour".

Ao acessar a tela, ele se depara com filtros rápidos que proporcionam a ele algumas opções de busca pela solicitação, resolvendo buscar pelo número da solicitação "420093".

Número da Solicitação de Adiantamento de viagem

Após realizar a consulta, ele observa que a solicitação está parada na tarefa "Aprovar solicitação".

Solicitação está parada na tarefa Aprovar Solicitação.

Observação: A grade inferior que exibe as solicitações é dependente do processo que está selecionado na grade superior da tela. Um detalhe importante é que as colunas que são exibidas na grade inferior dependem das configurações das Credenciais do processo, para poder exibir, por exemplo, os campos dos formulários que fazem parte do processo.

Sabendo que a data da viagem se aproxima e até o momento a solicitação não foi aprovada, ele resolve procurar pelo gestor do processo de Adiantamento de Viagem para pedir prioridade, caso contrário, não será possível participar do evento na Matriz.

Desse modo, por meio da coluna "Gestores" da grade "Solicitações por processo" ele verifica que o gestor responsável é o Wesley, e entra em contato com o mesmo. 

Após contato com o Gestor do Processo, a solicitação de Adiantamento de Viagem - 420093, recebe a devida prioridade de tratativa.

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Como consultar uma solicitação filtrando por campos do processo

Solicitações também podem ser filtradas por meio de campos que fazem parte dos processos. Para exemplificar a consulta, temos o caso abaixo:

Cristina, colaboradora Sankhya, necessita realizar o lançamento de uma NF de fornecedores. Para isso, ela precisa consultar na tela para identificar se já houve abertura de uma solicitação para lançamento da NF que ela irá registrar.

Assim, ela acessa a tela de Acompanhamento de solicitações, utiliza os "Filtros Rápidos" buscando pelo processo "Lançamento de Boleto e NF".

Busca pelo processo Lançamento de Boleto e NF

Ao aplicar o filtro, vários registros são carregados na grade "Solicitações de: LANÇAMENTO DE BOLETOS E NF". Sendo assim, ela identifica qual é a coluna que contém a informação "Número da NF" e clica no "Menu da Coluna", selecionando a opção "Filtrar".

 Dica: Para que o ícone do menu da coluna apareça é necessário aproximar o mouse ao 
          canto da coluna, na parte superior. Observe o exemplo abaixo:


                                                    Menu da coluna

Na tela exibida ela insere no campo "Pesquisar" o Número da NF que deseja realizar o lançamento  e clica em "Aplicar".

Filtrar Número da NF

Ao notar que o filtro foi aplicado, mas nenhum registro está sendo exibido na grade, Cristina constata que não houve nenhum pedido de lançamento para a determinada NF, podendo prosseguir com abertura da sua solicitação.

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