Veremos aqui, as funcionalidades disponibilizadas no botão "Outras Opções" da tela Cotação.
Sugerir Fornecedores
Esta funcionalidade tem o objetivo de otimizar e agilizar a inserção dos fornecedores para os produtos requisitados. Para acioná-la, o comprador deverá selecionar produtos que ainda não obtiveram qualquer resposta de cotação.
Ao acionar esta opção, será aberto o seguinte pop-up:
O campo "Fornecedores" é composto por opções que apoiam na sugestão de fornecedores:
- Que já forneceram: Esta opção buscará todos os fornecedores que possuírem uma nota de compra confirmada para os produtos selecionados, considerando o filtro de periodicidade citado adiante;
- Que já cotaram: Para esta opção, será realizada a busca de todos os fornecedores que foram informados na cotação dos produtos selecionados, considerando o filtro de periodicidade citado adiante;
Observação: as duas opções acima citadas, quando marcadas, habilitarão o campo "Período por" que, por sua vez, possui as opções "Dias retroativos" e "Data de inicial" disponíveis para seleção. Dependendo da opção escolhida, habilitará um campo para informar a quantidade de dias retroativos ou a data inicial. Esta informação será utilizada para filtrar os fornecedores que já supriram a uma quantidade de dias passados ou a partir de uma determinada data.
- Dos itens selecionados: Esta opção buscará os fornecedores que já se encontram inseridos nos itens selecionados anteriormente. Assim, esta inserirá estes fornecedores para os itens que não possuírem os fornecedores encontrados. Considere o seguinte exemplo:
Produto A: Fornecedor 1 e Fornecedor 2.
Produto B: Fornecedor 3.
Caso seja escolhida esta opção, ao concluir essa a operação, a inserção dos fornecedores se dará da seguinte forma:
Produto A: Fornecedor 1, Fornecedor 2 e Fornecedor 3.
Produto B: Fornecedor 1, Fornecedor 2 e Fornecedor 3.
- Do perfil de consumo x perfil principal do parceiro: Por esta opção será realizada a busca dos fornecedores que possuírem o perfil principal do cadastro, igual ao perfil de consumo dos produtos selecionados;
- Do perfil de consumo x perfil do parceiro: Esta opção buscará os fornecedores que possuírem o perfil do cadastro igual ao perfil de consumo dos produtos selecionados.
Após definir o campo Fornecedores com uma das opções acima citadas, será apresentado o botão "Buscar" que, ao ser acionado, o sistema efetuará o filtro apresentando na grade da tela os fornecedores obtidos.
Ainda assim, através do botão de inclusão, você poderá adicionar outros fornecedores que não foram filtrados pelo critério da busca. Ao adicionar um novo fornecedor, informe para quais produtos, dos selecionados, o fornecedor será inserido.
O botão "Visualizar Produto" será utilizado para que se possa visualizar para quais produtos o fornecedor sugerido será inserido, a partir dos critérios de busca.
Já o botão "Substituir" será utilizado na substituição de um fornecedor sugerido pelo sistema por outro fornecedor, além disto, você pode escolher para quais produtos o fornecedor será substituído.
Pode-se notar também os botões "Remove todas as linhas selecionadas" e
"Remove todas as linhas não selecionadas", que servem para retirada de fornecedores que não deseja-se inserir.
Além dos botões acima citados, temos no pop-up de "Sugestão de fornecedores", informações se os fornecedores obtidos pelo critério acessam ou não o Portal de Cotação Online, qual foi a data da última compra realizada junto a este fornecedor e qual a quantidade de notas de compra confirmadas feitas com o mesmo.
Ao acionar o botão "Cancelar" toda a operação será anulada, desta forma, retornando para a grade principal de itens da rotina de cotação. Pressionando o botão "OK", o sistema confirmará a operação ao inserir os devidos fornecedores para os itens selecionados.
Coleta Manual por fornecedor (com filtro)
Esta opção visa otimizar e agilizar a coleta manual de preços dos produtos requisitados. Além disso, o objetivo dessa opção é apresentar na tela todos os fornecedores que não possuem o acesso ao Portal de Cotação Online e, todos os produtos requisitados para cada um destes fornecedores. Deste modo, o comprador poderá ligar ou mandar um e-mail para o fornecedor de uma só vez, sem a necessidade de selecionar várias cotações, uma a uma e, talvez contatar o fornecedor mais de uma vez.
Para utilizar esta opção, realize um filtro dos produtos que se deseja efetuar a coleta manual. Ao acioná-la, o sistema abrirá uma tela contendo duas grades:
Na grade superior temos as informações relacionadas aos "Fornecedores" como:
Código/Nome do Parceiro: Informações sobre o código e o nome do parceiro fornecedor;
Telefone: Telefone do parceiro fornecedor para que o comprador entre em contato com o mesmo, se assim desejar;
Email: E-mail do parceiro fornecedor para que o comprador acione o parceiro via e-mail, se assim desejar.
Na grade inferior "Produtos", o comprador encontrará todos os campos que a aba Fornecedores e Coleta de Preços possui, onde pode-se editar os mesmos campos disponíveis para edição. A medida em que o comprador preenche o preço coletado e o salva, o sistema atualizará a situação do fornecedor para o produto em questão. Efetuada a coleta, clique no botão "Voltar" e o sistema retornará para a grade principal de itens da rotina de cotação.
Importante: para este procedimento, você não poderá selecionar produtos que possuam o status "Aprovado", "Fechado" ou "Cancelado". Caso isso ocorra, será apresentada a seguinte mensagem:
"Dos itens filtrados, um ou mais produtos possuem o status "Aprovado", "Fechado" ou "Cancelado" e não podem participar da coleta manual".
Calcular melhor fornecedor (com filtro)
Esta funcionalidade tem o objetivo de facilitar a tomada de decisão do comprador em relação a qual fornecedor ele escolherá para realizar a compra. Através desta opção, o sistema será capaz de realizar o cálculo de qual o melhor fornecedor, baseando-se nos Pesos e Critérios previamente configurados, na precificação efetuada pelo fornecedor e nas notas fornecidas pelo comprador.
Para acessar esta opção, você deve filtrar somente produtos que estejam com o status igual a "Precificado". Caso seja filtrado algum produto que não possui este status, a seguinte mensagem será apresentada:
"Para Calcular o melhor fornecedor dos itens, somente produtos com status igual a "Precificado" devem ser filtrados na rotina de cotação".
O cálculo do melhor fornecedor possui uma fórmula para cada critério avaliado, sendo que, cada critério possui o peso previamente definido. Vejamos:
Para obter o resultado do "Preço" o sistema utilizará a seguinte fórmula:
Observação: caso exista valor calculado no campo "Preço calculado" do produto na cotação, este preço será o considerado para avaliar o critério. Do contrário, o sistema deverá executar a seguinte expressão:
Para o valor do ICMS unitário:
- Se o produto possuir o campo "Usado como" definido como "Consumo" (tela Cadastro de Produtos, aba Geral), o valor do ICMS unitário será considerado igual a 0,00;
- Se o Valor S.T. unitário for maior que zero, o valor do ICMS unitário será considerado igual ao Valor S.T. unitário;
- Se o produto não possuir o campo Usado como definido como Consumo e o Valor S.T. unitário igual a zero, o valor do ICMS unitário será considerado igual a "Valor do ICMS unitário" * (-1).
Para o valor da moeda:
- Se o campo "Valor da moeda" for maior que zero, o valor da moeda será considerado o valor do código da moeda informado na cotação.
- Se o campo Valor da moeda não for maior que zero, o valor da moeda será considerado igual ao valor do código de moeda 0.
(Preço do produto + Valor do acréscimo + IPI unitário + Frete unitário + ICMS unitário + Outros - Valor de desconto) * Valor da moeda = Preço final
Nota: a informação pertinente ao preço final será apresentada na tela Cotação, aba Fornecedores e Coleta de Preços, campo "Custo Final".
O fornecedor que obtiver o menor preço ganhará automaticamente a nota 10. O cálculo da nota dos outros fornecedores se dará a partir da seguinte expressão:
Nota do segundo melhor: (Menor preço / Preço do parceiro * 10) = Resultado
Considere o seguinte exemplo:
Se o menor preço for R$100,00 e o segundo menor for R$120,00, a nota do fornecedor que possui o preço de R$100,00 será 10 e a nota do segundo será 8,33 a partir da seguinte expressão:
Nota do segundo melhor: (100 / 120 * 10) = 8,33
Se houver um terceiro menor preço de R$125,00 a nota do mesmo será 8 a partir da expressão, e assim por diante:
Nota do terceiro melhor: (100 / 125 * 10) = 8
Para obtenção do resultado referente a "Taxa de Juro", o sistema realizará a seguinte análise:
- O processo para se chegar às notas dos fornecedores em relação a este critério é exatamente o mesmo do preço. A diferença é que os valores comparados para que se dê a nota, é o preço obtido conforme item anterior, aplicado à taxa de juro informada na coleta de preços, que é o campo Taxa de juro. O fornecedor que possuir o menor resultado, ganhará nota 10 e assim por diante, da mesma maneira que ocorre com o preço.
Para obtenção do resultado relacionado ao "Prazo entrega", o sistema realiza a seguinte fórmula:
- Para calcular a nota do critério referente ao prazo de entrega, o sistema deverá primeiramente somar o prazo de entrega de todos os fornecedores que possuem o campo "Preço" maior que zero, em seguida para encontrar a nota de cada fornecedor para este critério, deverá utilizar a seguinte expressão:
Nota do fornecedor = 10 – (Prazo de entrega do parceiro/Soma dos prazos de entrega) * 10
Sendo:
Soma dos prazos de entrega: Representa a soma dos prazos de entrega de todos os fornecedores que possuem preço maior que zero.
Prazo de entrega do parceiro: Se refere ao prazo de entrega informado na cotação do fornecedor.
Para chegar aos resultados de "Qualidade do produto", "Confiabilidade do fornecedor", "Prazo médio", "Garantia" e "Qualidade de atendimento" o sistema utilizará a nota dada pelo comprador em relação a estes critérios.
Depois que o sistema obtiver todas as notas de todos os critérios, será feita a multiplicação das notas obtidas pelo seu próprio peso:
- Nota do critério de preço * Peso do preço;
- Nota do critério de taxa de juros * Peso da taxa de juro;
- Nota do critério de prazo de entrega * Peso do prazo de entrega;
- Nota do critério de qualidade do produto * Peso da qualidade do produto;
- Nota do critério de confiabilidade do fornecedor * Peso da confiabilidade do fornecedor;
- Nota do critério de prazo médio * Peso do prazo médio;
- Nota do critério de garantia * Peso da garantia;
- Nota do critério de qualidade de atendimento * Peso da qualidade de atendimento.
Após obter os resultados de cada nota já multiplicada pelo peso, o sistema deverá somar todos os valores encontrados e gravar no campo "Resultado" dos fornecedores. Em seguida, ele verificará para cada produto qual fornecedor possui o maior valor no campo Resultado. Sendo assim, este será o melhor fornecedor e será apresentado no campo "Melhor fornecedor" da aba Geral da rotina de Cotação. Além disto, o campo "Melhor cotação" será alterado para "Sim".
Caso ocorra empate, o campo Melhor cotação ficará preenchido com a descrição "Empate" para os fornecedores que obtiveram o mesmo resultado e o comprador deverá desempatar os fornecedores empatados, aprovando o melhor manualmente.
Assim que o melhor fornecedor dos produtos filtrados for calculado, será apresentada a mensagem:
"Melhor fornecedor calculado com sucesso."
Calcular Custos e Impostos
Por meio desta opção, você poderá realizar o cálculo de impostos para os itens selecionados na cotação. Para utilizar este recurso, primeiramente, configure o campo "Modelo de nota para simulação de compra" e habilite as marcações "Calcular custos e preço" e/ou "Calcular ICMS, ST e IPI" através da opção Preferências.
Caso não você realize esta configuração, o sistema emitirá o seguinte aviso:
"Não é permitido realizar cálculo de custos e impostos".
Nota: para realizar o cálculo de custos e impostos, selecione pelo menos uma cotação.
Ao finalizar o processo, será aberto o seguinte pop-up:
Na aba "Resumo" será mostrado o total de cotações calculadas, não calculadas bem como o total de cotações enviadas.
Você poderá visualizar por meio da aba "Detalhes" o erro de cada cotação não calculada.
Observação: esta opção permitirá a realização do cálculo de lote para todos os itens de mesmo fornecedor que estiverem selecionados na cotação e tiverem o preço informado. Assim, apenas os fornecedores que responderam a cotação poderão ter os impostos calculados.
Cancelar Cotação
A opção Cancelar Cotação está disponível somente quando o parâmetro "Utiliza Cotação no Modo Cabeçalho-USAMODCABCOT" estiver desligado. Desse modo, como o usuário estará no modo itens da cotação, ao acionar a opção pelo botão "Outras Opções > Cancelar cotação", o sistema irá cancelar apenas o item da cotação selecionado no ato do cancelamento.
Para cancelar todos os itens da Cotação o mesmo deverá selecionar todos os itens antes de usar a opção ou alterar o parâmetro USAMODCABCOT para ligado e utilizar o botão "Cancelar".
Vale ainda salientar que, para utilização desta opção, os produtos selecionados não poderão encontrar-se com a situação igual à "Fechado" ou "Cancelado", caso contrário não será possível realizar o cancelamento. Ao acioná-la, o cancelamento do(s) item(ns) da cotação poderá ser efetuado.
Importante: após o cancelamento da Cotação ser efetivado, não será possível gerar uma nova solicitação de compra do mesmo pedido de requisição gerado anteriormente pelo Portal de Compras/Mov. Internas.
Alterar Cabeçalho da Cotação
Ao selecionar esta opção, tem-se que apenas uma cotação poderá ser indicada, caso contrário, não será possível realizar a modificação do cabeçalho. Ao clicar nessa opção, será aberta a seguinte tela de lançamento de cotação:
Você pode proceder com as alterações desejadas nas abas habilitadas, incluindo informações de Pesos e Critérios de cotações geradas por pedidos de requisição.
Nota: as modificações realizadas terão efeito em todos os produtos que estiverem contidos na cotação em questão.
Observação: os produtos que estão inseridos na cotação e que já tiveram seu pedido de compra gerado, não sofrerão qualquer alteração.
Preferências
Ao acionar esta opção, será aberto o seguinte pop-up:
Caso a marcação "Calcular custos e preço" esteja assinalada, será habilitado o botão "Calcular custos e impostos", da aba Fornecedores e Coleta de Preços da tela Cotação. Para calcular os custos, é necessário que o fornecedor selecionado tenha o preço preenchido, além disso, as configurações necessárias para cálculo de custo devem ser feitas como Fórmula de Precificação.
Observação: o modelo de nota serve para simular o lançamento de uma nota de compra no sistema, a fim de calcular o custo do produto para o parceiro fornecedor, portanto, todas as validações existentes no lançamento de uma nota de compra para cálculo de custos, serão feitas na cotação.
As marcações "Atualizar valor da moeda ao calcular melhor fornecedor" e "Atualizar valor da moeda ao gerar pedido" quando habilitadas, tem-se a atualização do valor de moeda ao calcular o melhor fornecedor e ao gerar pedido.
De forma equivalente à opção anterior, caso a opção "Calcular ICMS, ST e IPI" esteja marcada, será habilitado o botão "Calcular custos e impostos" na aba Fornecedores e Coleta de Preços da tela Cotação. Somando-se a isso, o vínculo do modelo de nota também é necessário. Para calcular os impostos, é importante que o fornecedor selecionado possua também o preço preenchido e as configurações de alíquotas de ICMS, IPI e ST estejam definidas.
Informe no campo "Modelo de nota para simulação de compra" o modelo de nota usado para calcular os custos, preço, impostos e fornecer a empresa para envio dos e-mail's para os fornecedores.
Caso a opção "Exibir último valor unitário de compra" esteja marcada, será habilitado o campo "Último valor unitário de compra" na aba Fornecedores e Coleta de Preços. O campo possui a informação referente ao valor unitário do produto em questão da última nota de compra confirmada para o fornecedor informado, caso não exista esta informação, o campo permanecerá vazio.
Sendo feita a tentativa de marcação das opções Calcular custos e preço e/ou Calcular ICMS, ST e IPI e, não sendo informado um modelo de nota para simulação de compra, a seguinte mensagem será exibida:
"Para calcular custos e/ou impostos o modelo de simulação deverá ser informado".
É possível inserir na tela Portal de Cotação Online o logotipo da empresa que está efetuando a cotação. Para isso, informe no campo "Logo Empresa Cotação" o caminho (pasta no repositório de arquivos) onde esta localizada/salva a referida imagem.
Ao acionar a marcação "Filtrar cotações por contato", será determinado que as cotações enviadas para o fornecedor sejam direcionadas para um vendedor em específico. Para tanto, é necessário realizar as seguintes configurações:
- O vendedor deverá estar previamente cadastrado como um contato B2B (Cadastro de Parceiros, aba "Contatos", sub-aba Geral, campo "Cód. Usuário B2B");
- Na tela Cotação o campo "Contato" localizado na sub-aba Geral da aba "Fornecedores e Coleta de Preços", necessita estar preenchido com o contato que se deseja direcionar as cotações.
Após a liberação da cotação, pode ser necessário adicionar novos itens na mesma. Assim, quando a marcação "Envio automático ao portal" estiver habilitada indicará que estes itens serão enviados automaticamente para a cotação. Deste modo, não será necessário a inserção manual dos itens através do botão "Enviar".
Configuração do Portal Online
Na parte inferior desse pop-up, temos as Configurações do Portal Online:
Inicialmente, tem-se o botão "Restaurar Padrões" que quando acionado, irá redefinir todas todas as configurações do Portal Online para o padrão do sistema.
Referente à marcação "Exibir histórico de cotações" que quando acionada habilitará o botão "Histórico de cotações" no Portal de Cotação Online.
Pode-se notar logo abaixo, as seções que permitem que a empresa crie um layout padrão do Portal de Cotação Online, através da "Inclusão", "Remoção" (um ou todos) e "Ordenamento" dos campos e Tipo(s) de Negociação que serão utilizados. Vejamos sobre cada uma delas:
Através das seções "Campos do Formulário" e "Campos da grade", você poderá configurar os campos que farão parte do formulário e os campos pertinentes a grade, respectivamente.
Importante: os campos configurados aqui, tanto no modo formulário como no modo grade, deverão ser configurados com o usuário SUP, só assim eles poderão ser usados no Portal de Cotação.
Vale salientar que alguns campos dependem de parâmetros para serem apresentados no Portal de Cotação Online. O campo "Local" depende do parâmetro "Exibe local na cotao? - EXIBELOCALCOT" ligado; o campo "Moeda" depende do parâmetro "Trabalhar com moedas na Cotação? - TRABMOECOT" habilitado e o campo "Referencia" depende do parâmetro "Exibe referncias na cotao? - AEXIBEREFCOT" também ligado para serem apresentados no Portal de Cotação Online.
Por meio da seção "Tipos de Negociação", pode-se apontar qual(is) Tipo(s) de Negociação a empresa utilizará para negociar com seus fornecedores. Sendo que, esta seção ficará habilitada para edição quando a marcação "Utiliza Tipos de Negociação" estiver assinalada.
Observação: ao acionar a marcação Utiliza Tipos de Negociação, os campos "Condição de pagamento", "Parcelas" e "Intervalo pagamento" não serão apresentados nesta tela e no Portal de Cotação Online.
Nota: é possível alterar a descrição dos campos e do(s) Tipo(s) de Negociação que será apresentado no Portal de Cotação Online. Este recurso será acessado através de um duplo clique sobre o registro selecionado.
Na seção "Campos aba Dados Cotação", você irá determinar quais campos serão de preenchimento obrigatório no momento do preenchimento do Portal Cotação Online.
Importante: caso o campo "%IPI" esteja configurado como obrigatório nesta seção, ao acessar a rotina Portal de Cotação Online é preciso alterar o valor deste campo, pois o mesmo assume o valor "0" como padrão. Do contrário, o valor do percentual do IPI não será calculado.
Caso houver algum campo que não foi preenchido e este for configurado nesta seção, o sistema exibirá uma mensagem o informando da necessidade da informação do campo.
Observação: para que esta seção seja habilitada, ligue o parâmetro "Utiliza cotação no Modo Cabeçalho - USAMODCABCOT".
Duplicar Cotação Completa
Por meio dessa opção, o sistema realizará uma cópia da cotação selecionada para uma nova cotação. De forma que, os registros das abas Geral, Observação, "Pesos e Critérios", "Itens da cotação" e "Fornecedores" sejam copiados.
Importante: esta opção só estará disponível quando o parâmetro "Utiliza Cotação no Modo Cabeçalho - USAMODCABCOT" estiver ligado.
Assim, quando esta for feita, ao clicar na opção no pop-up "Cotação Duplicada", a tela será direcionada para o registro duplicado.
Aprovar Fornecedor Sugerido
Para clicar na opção "Aprovar Fornecedor Sugerido" é necessário que os produtos selecionados possuam um fornecedor com o campo "Melhor cotação" marcado com "Sim" pois, caso contrário, não será possível realizar a aprovação. Assim que você clicar nessa opção, o fornecedor que é o melhor será aprovado, tendo a situação do produto e fornecedor alterada para "Aprovado".
Observação: quando o parâmetro "Utiliza cotação no Modo Cabeçalho - USAMODCABCOT" estiver ligado, a opção Aprovar Fornecedor Sugerido não será apresentada, pois o sistema na "RotinaCotacao" carrega o container "ContainerModoCabecalho" de opções específico caso o parâmetro esteja ativado e, nesse container não contém a opção Aprovar Fornecedor Sugerido.
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