Módulo: Cotação > RotinasO preço de um determinado ativo num dado momento, é definido pela oferta e procura do mesmo no mercado. Quando a procura aumenta, o preço tende também a aumentar, quando a oferta é maior o preço diminui; a análise deste comportamento do mercado, pode-se atribuir aos responsáveis pela Cotação.
Em outras palavras, cotação é um processo do qual a empresa faz uso para reduzir seus custos. Este processo é realizado no momento em que a empresa efetua suas compras. As atividades visam selecionar diversos fornecedores que possuem o produto requisitado pela empresa, mensurar os preços e os diversos critérios apresentados por cada um, e com estes dados em mãos, tomar a decisão de qual fornecedor deve-se realizar a compra.
Para a realização de uma Cotação no Sankhya Om, algumas configurações se fazem essenciais. Consideremos tais configurações através do link Configurações necessárias para Cotação.
Esta tela possibilita que se tenha uma ampla visão dos produtos requisitados. Observe na tela, filtros e uma grade de itens que, quando alimentada, exibirá os detalhes das cotações.
Observação: o módulo de cotação não suporta o Controle de Produtos por Grade.
| Painel Principal | Aba Geral |
| Aba Observação | Aba Fornecedores e Coleta de Preços |
| Adicionando uma nova Cotação | Botões |
| Relatórios do processo de Cotação | Modo Cabeçalho |
| Regras da Central de Certificações |
No lado esquerdo da tela, temos os campos que podem ser utilizados como filtro para visualização dos dados.
Informe no campo "Produto" o produto desejado, que esteja participando da cotação.
O campo "Parceiro" é destinado a informar um fornecedor para os produtos da cotação.
Defina no campo "Cotação" um filtro por número da cotação, facilitando a visualização de agrupamento de produtos, caso sua empresa trabalhe dessa forma.
Através do campo "Empresa", você poderá filtrar a empresa que está realizando a cotação dos produtos.
Você também pode filtrar os dados por "Centro de Resultado" dos produtos da cotação.
No campo "Período da Cotação", determine entre a "Data Inicial" e a "Data Final" da cotação; informe nos campos logo abaixo a data correspondente à data definida para período da cotação.
Através da seção "Situação do produto", você determina qual condição dos produtos na cotação deseja visualizar, dentre as seguintes opções:
- Aberta;
- Aprovada;
- Cancelada;
- Enviada;
- Fechada;
- Precificada.
Importante: a marcação Precificada apenas estará disponível se o parâmetro "Utiliza Cotação no Modo Cabeçalho - USAMODCABCOT" estiver desligado, fazendo com que o foco da cotação seja para os itens da mesma. Caso o parâmetro seja ligado, a marcação não estará disponível no Modo Cabeçalho da Cotação.
Na seção "Status da Fila de Mensagem" é possível filtrar as cotações de acordo com o seu status na Fila de Mensagem, dentre as seguintes opções:
- Enviado com Sucesso;
- Pendente;
- Não Enviada.
Observação: esta seção irá realizar um filtro específico na tabela de envio de mensagens; se alguma cotação não tiver sido enviada por e-mail, os registros não irão existir nesta tabela. Assim, as cotações não serão apresentadas na tela quando estes filtros forem utilizados.
Definidos e aplicados os filtros desejados, teremos na tela, em modo formulário, os campos ligados ao processo de cotação, aos quais podemos ver suas configurações abaixo:
Painel Principal
Serão automaticamente alimentados os campos "Produto", "Controle" (lembrando que este último irá seguir o produto apresentado), "Local", o "Número da cotação" ao qual o produto pertence, bem como sua "Marca"; além disso, será apresentada a informação sobre a "Situação do Produto" que pode assumir as seguintes marcações:
- Aberta: o produto irá assumir esta situação, nos casos em que o comprador realizou o lançamento inicial da cotação na rotina, ou gerou a cotação a partir de uma requisição;
- Aprovada: o produto possuirá esta situação, nas situações em que algum fornecedor foi aprovado pelo comprador;
- Cancelada: Nos casos em que o comprador desejar cancelar a cotação do produto, este será apresentado com esta marcação;
- Enviada: o produto irá assumir esta situação, quando o comprador possuir fornecedores que acessam o Portal de Cotação Online, e todos esses fornecedores já tenham recebido o e-mail disponibilizando o acesso;
- Fechada: nas situações em que o Pedido de Compra do produto já tiver sido gerado, o produto possuíra esta sinalização;
- Precificada: o produto possuirá esta situação, quando a quantidade de fornecedores que já informaram seus preços for igual ou maior que a quantidade determinada no parâmetro "Mínimo de respostas p/sugestão result. cotação - ALERTRESPMINCOT".
As respostas dos fornecedores podem ser ou não obtidas através do Portal de Cotação Online.
Nota: o fato de o produto não possuir as respostas mínimas de cotação atingida, não impede que o comprador aprove algum fornecedor manualmente.
Para ambientes de teste em que o link do Portal de Cotação Online é acessado pelo mesmo servidor do Sankhya Om, poderá acontecer a perca de sessão do usuário que, por sua vez, consiste na perca de acesso às telas do sistema, sendo assim, é necessário deslogar e logar novamente no sistema para restabelecer a sessão. Isso ocorre, pois quando o usuário teste utilizado está logado no Sankhya Om e acessa o Portal de Cotação Online utilizando o mesmo servidor, automaticamente o usuário logado passa a ser o usuário B2B, ou seja, é como se este fosse outro usuário, o que irá resultar em alterações nos cookies da aplicação e o Sankhya Om será desconectado.
Vale salientar que a queda não ocorre de forma padrão, pode ser que aconteça de imediato ao enviar a resposta da Cotação Online ou após alterações do parâmetro USAMODCABCOT, ou ainda, em falhas na tela Fila.
Os campos "Volume", "Quantidade" e "Dt. limite" irão apresentar a Unidade do produto, a quantidade que o comprador deseja cotar, e a data limite para que o fornecedor responda à Cotação, respectivamente; estes dados serão apresentados assim como os demais campos, porém poderão ser editados caso necessário.
Observação: ao realizar a inserção de um produto na cotação, o campo Volume será preenchido, automaticamente, de acordo com as seguintes configurações:
- Inicialmente, será utilizada a unidade informada no campo "Unid. Compra" localizado no Cadastro do Produto, aba Geral;
- Se este campo não estiver configurado, será aplicada a unidade inserida no campo "Unidade padrão" desta mesma aba.
Aba Geral
Nesta aba são exibidos os dados gerais relacionados à Cotação do produto.
Dt. envio da cotação: este campo será alimentado com a data em que a cotação foi enviada para o fornecedor respondê-la via Portal de Cotação Online.
Usuário responsável: neste campo teremos o código/descrição do usuário responsável informado ao lançar a cotação.
Melhor Fornecedor: temos aqui o melhor fornecedor calculado pelo sistema.
Melhor preço: acompanhando o campo anterior, teremos aqui o preço do melhor fornecedor calculado pelo sistema.
Empresa: aqui será exibida a empresa participante da cotação.
Natureza: será exibida aqui a informação referente à Natureza informada no lançamento da cotação.
Projeto: esta informação se refere ao Projeto informado ao lançar a cotação.
Centro de Resultado: Temos aqui o Centro de Resultado informado no lançamento da cotação.
Fornecedor aprovado: este campo será alimentado com o fornecedor aprovado pelo comprador.
Status de envio: esta informação é uma razão entre a quantidade de fornecedores que possuem o campo "Situação" igual à "Enviado", pela quantidade de fornecedores que possuem o campo "Coleta de preço" igual à "Online".
Status de precificação: de forma semelhante à informação anterior, este campo é uma razão entre a quantidade de fornecedores que possuem o campo "Situação" igual à "Respondido", pela quantidade total de fornecedores do produto.
Data inicial da cotação: teremos aqui a data inicial da cotação.
Quantidade total de fornecedores: este campo possui a informação de quantos fornecedores estão participando da cotação do produto.
Data final da cotação: será apresentada aqui a data final da cotação.
Usuário comprador: temos neste campo, o código/descrição do usuário comprador informado no lançamento da cotação.
Respostas mínimas p/ cotação: aqui será apresentada a mesma informação inserida no parâmetro "Mínimo de respostas p/sugestão result. cotação - ALERTRESPMINCOT", de modo que, ao inserir uma nova cotação, este campo servirá para algumas validações durante o processo.
Aba Observação
Esta aba está destinada ao preenchimento de algum aspecto relevante ao processo da cotação em questão. O que é informado aqui, será enviado para todos os fornecedores inseridos na aba "Fornecedor e Coleta de Preços".
Nota: as observações descritas nessa aba serão levadas para o campo "Observação do comprador" no Portal de Cotação Online.
Aba Fornecedores e Coleta de Preços
Essa aba é composta por informações relacionadas aos fornecedores que estão participando da cotação, bem como, dados relativos à coleta de preços obtida junto a estes fornecedores. Temos inicialmente, o Código, juntamente com o nome do "Parceiro" fornecedor e é dividida em outras duas abas.
Nessa aba, temos o botão "Anexo", que poderá ser utilizado pelo Vendedor para inserir anexos, como por exemplo, um manual, uma imagem do produto, entre outras que poderão ser visualizados pelo fornecedor no Portal de Cotação Online.
Assim, acesse os tópicos abaixo para saber mais:
| Sub-aba Geral | Sub-aba Observação | |
| Botão Aprovar/Desaprovar | Botão Últimas Compras | |
| Botão Calcular Custos e Impostos | Botão Múltiplas Dt. entrega | |
| Cadastro Rápido de Parceiros |
Último Vlr. Unit. Compra: temos neste campo, a exibição do último valor unitário pertinente à última nota de compra.
Observação: para que este campo carregue o Último Valor Unitário de Compra do produto inserido na Cotação, habilite a marcação "Exibir último valor unitário da compra" localizado no botão Outras Opções, opção Preferências.
Data Coleta: este campo possui a informação referente à data em que o preço do fornecedor foi obtido pelo comprador, ou quando o fornecedor respondeu a cotação via Portal de Cotação Online.
Coleta de preço: este campo representa a forma de coleta do preço do produto cotado; o mesmo pode possuir dois valores:
- Online: o fornecedor possuirá esta definição quando um contato ativo cadastrado do fornecedor possuir a marcação "Envia notificações de cotação?" realizada;
- Manual: o fornecedor possuirá esta marcação quando suas configurações forem opostas às citadas acima para o valor "Online".
O campo "Coleta de preço" não pode ser editado pelo comprador, porém, quando o comprador coletar manualmente o preço de um fornecedor que possui a coleta online, automaticamente o campo será modificado para "Manual".
Nota: caso na inserção do fornecedor que possua o contato que está marcado para enviar notificações de cotação, o comprador alterar este contato na cotação, ainda assim o fornecedor será considerado com a coleta de preço online e o e-mail será enviado para o contato que tenha a marcação "Envia notificações de cotação?" realizada.
Prazo validade: O comprador pode informar neste campo o prazo de validade do produto obtido junto ao fornecedor.
Preço: Temos aqui, o preço obtido pelo cotador junto ao fornecedor, ou ainda, o preço respondido pelo fornecedor via Portal de Cotação Online.
Importante: o parâmetro "Trabalhar com Moedas na Cotação? - TRABMOECOT" quando habilitado, permite a exibição dos campos "Moeda", "Preço em moeda" e "Vlr. Des. Moeda". É necessário que você analise os seguintes pontos em relação aos referidos campos:
- Ao informar uma moeda diferente da moeda padrão (estrangeira), os valores dos campos "Preço" e "Desconto" serão zerados e os campos Preço em moeda e Vlr. Des. Moeda serão habilitados para preenchimento;
- Assim que o código da moeda for informado, teremos o carregamento automático da cotação do valor de moeda atual. Caso não hajam cotações para esta moeda, será aberto o pop up "Cotação em moedas" que permitirá a seleção de uma cotação configurada no sistema.
- Quando os campos Preço em moeda e Vlr. Des. Moeda estiverem preenchidos, os campos de "Preço" e "Valor do Desconto" serão calculados em R$ (reais). Caso não exista moeda vinculada ao Parceiro será utilizada a moeda corrente.
Condição de pagamento: defina neste campo, a maneira que será realizado o pagamento, podendo ser:
- A prazo;
- A vista;
- Parcelada.
Intervalo pagamento: informe neste campo, a quantidade de dias a prazo ou entre parcelas. É um campo habilitado somente para as condições de pagamento diferentes de "A vista".
Parcelas: determine aqui, a quantidade de parcelas; estará habilitado somente para condição de pagamento "Parcelada";
Nota: os campos Condição de pagamento, Intervalo pagamento e Parcelas são apenas informativos, ou seja, não correspondem ao tipo de negociação do pedido de venda.
Valor do Acréscimo: consta neste campo, a informação do valor do acréscimo obtido a partir do percentual de acréscimo aplicado ao preço unitário do produto;
% Acréscimo: quando existir, o percentual de acréscimo obtido juntamente ao fornecedor, será apresentado neste campo.
Total: é apresentada aqui, a informação do total do produto negociado com o fornecedor selecionado, sendo a seguinte fórmula:
(Preço unitário + Acréscimo unitário + IPI unitário + Valor S.T. unitário +
Frete unitário + Outros – Desconto unitário) * Quantidade = Total
Valor do Desconto: temos aqui, a informação do valor do desconto obtido a partir do percentual de desconto aplicado ao preço unitário do produto.
% Desconto: caso possua, o percentual de desconto obtido juntamente ao fornecedor, será exibido neste campo.
Data limite preço: este campo possui a informação referente à qual é a data de limite do preço fornecido pelo fornecedor; deve ser preenchido pelo comprador.
IPI Unitário: consta neste campo, a informação relativa ao valor do IPI obtido a partir do percentual de IPI aplicado ao preço unitário do produto (base de cálculo unitário).
ICMS Unitário: este campo possui a informação relacionada ao valor do ICMS obtido a partir do percentual de ICMS aplicado ao preço unitário do produto (base de cálculo unitário), além disso este campo pode considerar a diferença de alíquota de ICMS somando-a ou subtraindo-a.
Observação: para que o número de casas decimais sejam habilitados nos campos referentes aos impostos unitários (ST, IPI e ICMS) dos itens da cotação e garantir uma maior precisão desses valores, preencha o número "2" no campo "Inteiro" do parâmetro "Decimais p/valor de impostos unitrios da cotao.- DECVLRIMPUNTCOT".
Frete Unitário: temos aqui, a informação do valor do frete unitário obtido junto ao fornecedor, caso possua.
Outros: este campo possui a informação de outros valores acessórios obtidos junto aos fornecedores, caso possua.
Taxa Juro: neste campo temos a informação da taxa de juros na negociação obtida junto ao fornecedor, caso possua; este dado não influencia no valor total do produto.
Prazo Médio: este campo possui a informação referente ao prazo médio em dias obtido junto ao fornecedor, caso possua; ela não influencia na geração do pedido e compra, somente para fins de cálculo do melhor fornecedor.
Prazo Entrega: caso possua, este campo traz a informação do prazo de entrega do produto em dias obtido juntamente ao fornecedor; ela não influencia na geração do pedido e compra, somente para fins de cálculo do melhor fornecedor.
Qual. Produto: temos neste campo, a informação referente a qualidade do produto; deve ser preenchido pelo comprador com os valores de 0 a 10, representando uma nota dada ao fornecedor; será usada para cálculo do melhor fornecedor.
Modalidade de Frete: o pedido de compra será separado de acordo com a modalidade selecionada neste campo, esta informação estará visível no momento em que o pedido de compra for gerado. Neste campo, o sistema irá dispor das opções:
- Transp. próprio pelo remetente;
- Por conta de terceiros;
- Sem frete;
- Por conta de destinatário (FOB);
- Transp. próprio pelo destinatário;
- Por conta do eminente (CIF).
Conf. Fornecedor: este campo se refere à confiança existente no fornecedor; deve ser preenchido pelo comprador com valores de 0 a 10, representando uma nota dada ao fornecedor; será usada para cálculo do melhor fornecedor.
Garantia: temos aqui a informação da garantia do produto em dias obtido juntamente ao fornecedor, caso possua; essa quantidade de dias será utilizada para cálculo do melhor fornecedor.
Situação: neste campo, temos a informação referente a situação do fornecedor em relação ao produto. São disponibilizadas as seguintes opções:
- Pendente: o fornecedor possui essa situação quando for inserido na cotação, ou o comprador ainda não coletou o preço junto ao fornecedor;
- Enviado: o fornecedor assume essa situação quando ele possui acesso ao Portal de Cotação Online e o comprador enviou o produto para ser cotado por ele;
- Respondido: o fornecedor possui essa situação quando responder o preço do produto via Portal de Cotação Online, ou o comprador coletar manualmente o preço do produto junto ao fornecedor;
- Recusado: esta situação se refere ao fornecedor que por algum motivo recusar a precificação do produto via Portal de Cotação Online;
- Negociar: o fornecedor possui essa situação quando digitar alguma observação no Portal de Cotação Online e não recusar a precificação do produto;
- Aprovada: essa situação é relacionada ao fornecedor cujo comprador já tomou a decisão de aprova-lo no processo de cotação;
Melhor cotação: este campo possui a informação se o fornecedor é o melhor ou não; nele, será atribuído o valor "Sim" para o melhor e "Não" para os demais. Caso dois fornecedores possuam o mesmo resultado, o campo possuirá o valor "Empate".
Resultado: teremos aqui, o valor do resultado calculado para obtenção do melhor fornecedor; o valor deste campo pode ser de 0 a 10 conforme cálculo do melhor fornecedor, considerando os pesos e critérios previamente definidos.
Tipo Negociação: este campo possui a informação de qual tipo de negociação o fornecedor utilizou na transação junto ao comprador; pode ser preenchido automaticamente conforme já mencionado.
Custo com ICMS Calc.: temos aqui, a informação do custo com ICMS calculado através do botão Calcular custos e impostos localizado no alto da aba.
Custo sem ICMS Calc.: este campo possui a informação do custo sem ICMS calculado através do botão "Calcular custos e impostos".
Último Custo Reposição: neste campo será apresentado o último custo de reposição calculado para o produto.
Custo Reposição Calc.: neste campo, temos a informação do custo de reposição calculado através do botão "Calcular custos e impostos".
Último Custo Variável: temos neste campo, o último custo variável calculado para o produto.
Custo Gerencial Calc.: temos aqui, a informação referente ao custo gerencial calculado através do botão "Calcular custos e impostos".
Último Custo Gerencial: será exibido neste campo, o último custo gerencial calculado para o produto.
Custo Variável Calc.: este campo possui a informação do custo variável calculado através do botão Calcular custos e impostos.
Preço Calculado: temos neste campo, a informação do preço de venda calculado através da opção Calcular custos e impostos localizada no botão Outras opções.
Informações adicionais:
- Se a TOP cadastrada na tela Tipos de Operações-TOP, estiver com o campo "Precifica" da aba Geral igual à "Atualiza custo e preço de venda" e nas Preferências da cotação a marcação "Calcular custos e preço" estiver ativada, o Preço Calculado será o preço da tabela zero do Produto, consequentemente, para todos os fornecedores o Preço Calculado será o mesmo, então o "Custo Final" será com base no Preço calculado.
- Já, se a TOP estiver com o campo Precifica igual à Atualiza custo e preço de venda, mas a marcação Calcular custos e preço das Preferências da cotação estiver desmarcada, será considerado o Preço do fornecedor.
Custo Final: neste campo, será apresentada a informação pertinente ao custo final do produto que é calculado por meio do botão Outras Opções, opção "Calcular melhor fornecedor (com filtro)", empregando o critério Preço.
Valor S.T.: este campo possui a informação do valor da substituição tributária obtida junto ao fornecedor, caso tenha.
% IPI: temos neste campo, a informação do percentual de IPI obtido junto ao fornecedor, caso exista.
%ICMS: neste campo, encontra-se a informação do percentual de ICMS obtido juntamente ao fornecedor, caso possua.
Qual. Atendimento: este campo possui a informação da qualidade de atendimento feito pelo fornecedor; preencha-o com valores de 0 a 10 representando uma nota dada ao fornecedor; esta informação será utilizada para cálculo do melhor fornecedor.
Moeda: determine neste campo, a moeda estrangeira a ser utilizada no processo de Cotação.
Nota: para o sistema filtrar as moedas, será necessário que você habilite o parâmetro "Trabalhar com Moedas na Cotação? - TRABMOECOT" e, em seguida, preencha o campo "Moeda" no "Cadastro de Parceiros", aba Moedas p/ Portal Cot.
Valor Moeda: neste campo será apresentado o valor convertido com base na moeda informada no campo anterior.
Diferença de aliq. ICMS: este campo possui a informação do percentual de diferença de alíquota de ICMS obtido junto ao fornecedor, caso o possua.
Contato: apresenta-se neste campo, a informação do contato do fornecedor; é preenchido automaticamente quando o fornecedor em questão possui algum contato que esteja com a marcação "Envia notificações de cotação?" realizada; o contato preenchido automaticamente é o que possui a marcação ativa. Caso o fornecedor não possua qualquer contato com essa marcação realizada, o campo não é preenchido automaticamente e o comprador poderá informar o contato que desejar.
Caso a cotação possui um contato associado, e este possua permissão para receber a notificação da cotação, então o envio será realizado para este contato. Se este não possui permissão, então nenhum contato receberá o e-mail.
No entanto, se não houver contato associado à cotação, mas o "Contato padrão para cotação" do parceiro na aba Geral, da tela Cadastro de Parceiros, possua permissão para receber a notificação da cotação, então apenas ele receberá o e-mail com a cotação. Caso ele não possua permissão, então nenhum contato receberá o e-mail.
Se não houver contato associado à cotação, e o parceiro não tenha o Contato padrão para cotação, então utiliza-se o primeiro contato do parceiro configurado para receber e-mail de cotação.
Data de entrega: este campo possui a informação de quando o produto poderá ser entregue, e pode ser preenchido pelo fornecedor via Portal de Cotação Online.
A aba Observação possui a informação de qualquer ponderação que o fornecedor digite via Portal de Cotação Online, ou alguma observação que o comprador queira acrescentar na coleta de preços para o fornecedor em questão. Em outras palavras, esta aba é preenchida em duas ocasiões:
- Quando o comprador preenche as informações pelo fornecedor (por exemplo, quando o fornecedor informa via telefone as observações que necessita e não acessa o portal de cotação);
- Quando o fornecedor, via Portal de Cotação, informa alguma consideração no campo "Observação".
É importante evidenciar que a informação inserida pelo comprador neste campo Observação, não é enviada para o Portal.
Este botão possui a funcionalidade de fazer que o comprador possa, manualmente, aprovar qual fornecedor ganhou a cotação. Para acioná-lo, ao menos um fornecedor deve estar selecionado. Para acionar este botão, é preciso selecionar somente fornecedores que tenham o preço preenchido. Caso exista algum outro fornecedor já aprovado, não será possível realizar a aprovação.
Nota: este botão não pode ser acionado para produtos com o status "Aprovado", "Fechado" ou "Cancelado". Além disso, você pode selecionar apenas fornecedores com a situação igual a "Respondido" ou "Negociar" para aprovação.
Ao selecionar um fornecedor e clicar no botão "Aprovar", o fornecedor eleito terá sua situação alterada para "Aprovado" e os demais automaticamente terão a situação modificada para "Reprovado".
Caso algum fornecedor já aprovado seja selecionado, o nome do botão é apresentado como "Desaprovar". Esse botão servirá para desfazer a aprovação feita erroneamente ou no caso em que for necessária. Somente será possível desaprovar um fornecedor, desde que a cotação esteja com a situação igual a "Aprovar".
Observação: com o parâmetro "Perm. desaprovar prod. cotação com pedido gerado? - COTDESAPPEDGER" ligado, será possível Desaprovar o fornecedor mesmo que o Pedido de Compra já tenha sido gerado. Todavia, se o referido parâmetro estiver desligado e o Pedido de Compra estiver sido gerado, o botão Desaprovar ficará desabilitado.
Este botão é utilizado para que o comprador efetue consultas das últimas compras realizadas. Ao acioná-lo, será aberto o seguinte pop-up:
Nro. Nota: este campo possui a informação referente ao número da nota de compra negociada com o fornecedor.
Cod. Parc./Nome Parc.: estes campos trazem a informação de código e nome do parceiro selecionado.
Qtde: temos aqui, a informação da quantidade que foi negociada entre a empresa e fornecedor do produto em questão.
Dt. neg: este campo possui a informação de qual data de negociação a nota de compra foi negociada junto ao fornecedor.
Preço: temos neste campo, a informação de qual preço o produto foi negociado com o fornecedor na nota de compra.
% variação do preço: este campo possui a informação da variação do preço cotado em relação ao preço negociado na nota de compra; será apresentado em percentual positivo ou negativo, dependendo do preço cotado e negociado na nota selecionada.
Somente serão consideradas para alimentar esta tela, notas de compra confirmadas junto aos parceiros fornecedores.
O pop-up possui um filtro "Compras a partir de" que permite a escolha de "Dias retroativos" ou "Data inicial". Conforme a seleção realizada, será habilitado um campo de data ou de quantidade de dias para serem informados.
Assim, você pode filtrar somente notas de compra negociadas, considerando um período determinado; definindo o filtro, basta que você clique em "Aplicar" para que o sistema busque as notas de compra negociadas.
Além disso, note na parte inferior do pop-up o botão "Gerência de produtos", que é utilizado para acessar a tela gerencial de "Gerência de Produtos", já filtrando o produto em questão que está sendo cotado.
O botão "Fechar" finaliza o pop-up de consulta das últimas compras e retorna para o formulário do produto selecionado na rotina de cotação.
Botão Calcular Custos e Impostos
Este botão somente ficará habilitado caso as opções "Calcular custos e preço" e/ou "Calcular ICMS, ST e IPI" presentes nas Preferências da Cotação (Cotação - Botão Outras Opções), estiverem marcadas nas preferências da cotação. Além disso, este botão precisa das informações vindas do modelo de notas também informado nas preferências da cotação.
Ao acionar este botão, o sistema verifica qual a fórmula de precificação do produto cotado e realiza o cálculo normalmente através da fórmula considerando todas as variáveis utilizadas na fórmula. Vale ressaltar que, as variáveis da cotação podem ser utilizadas para determinar a fórmula de precificação do produto.
Esta funcionalidade leva em consideração a Empesa e o Tipo de Negociação informados para o fornecedor na cotação; caso a empresa não seja informada na cotação, a empresa do modelo de notas informado nas Preferências da Cotação será considerada neste caso. O mesmo vale para o tipo de negociação; caso o fornecedor não possua essa informação preenchida, o tipo de negociação do modelo de nota será respeitado.
Importante:
- O sistema considera no cálculo de ICMS, os resultados obtidos nos campos "Custo Com ICMS Calc." e "Custo sem ICMS Calc.", ambos presentes na aba Fornecedores e Coleta de Preços, aba Geral;
- Se inseridos valores nos campos "Valor S.T", "% IPI" e "% ICMS" presentes na aba Fornecedores e Coleta de Preços, clicando no botão Calcular Custos e Impostos, o sistema irá considerar o preenchimento efetuado nestes campos para realização dos devidos cálculos;
Observação: ao acionar a marcação "Calcular ICMS, ST e IPI" (Cotação - Botão Outras Opções, aba Preferências), o sistema desconsiderará as informações relacionadas à fornecedores inseridas nos campos Valor S.T, % IPI e % ICMS; sendo assim, prevalecerão as configurações da marcação e assim, o sistema procederá com os cálculos necessários respeitando as configurações padrões do sistema para impostos.
Dessa forma os cálculos de impostos serão realizados pelo sistema considerando as configurações padrões existentes.
- Caso o sistema considere o modelo de nota para obter o Tipo de Negociação, atente-se para que este esteja informado;
- Apenas fornecedores que responderam a cotação, poderão ter custos, preços e impostos calculados, ou seja, situação como "Respondida".
Ao calcular os custos e/ou impostos, do produto e fornecedor selecionados, será exibida a mensagem de procedimento realizado com sucesso.
Ao realizar o cálculo dos custos e/ou impostos, o sistema irá preencher os campos da aba Fornecedores e Coleta de Preço referentes aos valores de custos e impostos conforme a fórmula de precificação definida no Cadastro de Produtos.
Através do acionamento deste botão, será aberto o pop-up "Múltiplas datas para entrega" onde o comprador poderá determinar uma ou mais Datas de entrega para os produtos, juntamente com suas respectivas Quantidades a serem entregues. Definindo por utilizar múltiplas datas de entrega, é essencial que as quantidades a serem entregues totalizem a quantidade cotada.
Definidas as datas e quantidades, na geração do Pedido de Compra, este será gerado com múltiplas datas de entrega, com base nos seguintes passos:
- Na configuração do Tipo de Operação - TOP utilizado para geração do Pedido de Compra, aba Validações, a marcação "Exige previsão de entregas" deve estar realizada;
- Você deve ter uma cotação devidamente cadastrada nesta tela, com Fornecedores e Preços inseridos;
- Através do botão Múltiplas Dt. entrega, realize a inserção das datas de entrega e suas respectivas quantidades. O botão Salvar será habilitado assim que o Saldo disponível (rodapé do pop-up) se igualar a "0" (zero), caracterizando assim, o equilíbrio entre a quantidade a ser entregue e a quantidade cotada;
- Realize a Geração do Pedido de Compras, através do botão Gerar Pedidos;
- Feito isso, por meio do Portal de Compras, você pode buscar pelo pedido gerado e através do botão Outras Opções..., acessar a opção "Provisionar Entrega", onde em um pop-up com esta mesma nomenclatura, visualiza-se as provisões provenientes da cotação aprovada anteriormente.
Ainda na aba "Fornecedores e Coleta de Preços", posicionando o cursor sobre qualquer campo e pressionando "F2" no teclado, será aberta uma tela que possibilita a inserção de novos fornecedores manualmente, bem como excluí-los, respeitando as devidas validações.
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Adicionando uma nova Cotação
Para inserção de uma nova cotação, clique no botão de adição presente no painel da tela. Ao acioná-lo, será feito o direcionamento para a seguinte tela:
No alto da tela, observe o campo referente ao "Nro. da Cotação" que é gerado automaticamente pelo sistema. O botão "Voltar" deve ser utilizado quando você desejar cancelar a operação e retornar a tela de rotina de cotação; o botão "Confirmar" confirma a inserção da cotação.
| Aba Geral | Aba Itens de Cotação | |
| Aba Observação | Aba Pesos e Critérios |
Nesta aba, como é possível visualizar na imagem acima, informe os seguintes dados:
Empresa: informe aqui a empresa que está requisitando os produtos da cotação.
Centro de Resultado: preencha aqui, o centro de resultados referente ao processo de cotação, para fins de controle gerencial.
Natureza: informe neste campo a natureza referente ao processo de cotação para fins de controle gerencial.
Projeto: é inserido aqui o projeto referente ao processo de cotação para fins de controle gerencial.
Usuário Responsável: informe neste campo, o responsável pela cotação a ser realizada; neste momento, o sistema verifica o parâmetro "O responsável pela cotação tem que ser comprador? - RESPCOTCOMPR" mencionando no tópico Cotação - Parâmetros utilizados.
Usuário Comprador: este campo é preenchido automaticamente com o usuário logado no sistema e não permite a edição.
Data inicial da cotação: preencha este campo com a data e hora inicial da cotação para fins de filtragem dos dados e controle.
Data final da cotação: informe neste campo, a data e hora final da cotação também para fins de filtro e controle.
Feito isso, preencha na aba seguinte, quais itens irão participar da cotação a ser realizada.
Informe nesta aba os itens da cotação, partindo-se dos seguintes campos:
Produto: informe neste quais itens deverão ser cotados no processo de cotação em questão.
Observação: ao realizar uma inclusão de itens com cotação em modo cabeçalho, o sistema faz uma busca pelos fornecedores já associados a outros itens dessa cotação e utiliza esses mesmos fornecedores no novo item.
Volume: defina aqui, o volume (unidade) em que o produto deverá ser cotado.
Quantidade: determine qual a quantidade deste produto a ser cotada.
Local: caso o produto possua local de estoque, informe-o neste campo.
Observação: se você incluir um Produto nesta aba que está configurado como "Usa Local" (tela Cadastro de Produtos, aba Medidas e Estoque, sub-aba Controle Adicional) é necessário informar o campo Local desta aba. Do contrário, ao tentar salvar o registro o sistema exibirá o seguinte aviso:
"Por favor, preencha o campo 'Local'."
Além disso, se for preenchido neste campo o valor "0" (zero) o sistema apresentará a mensagem:
"Local deve ser informado para o produto X."
Controle: possuindo o produto controle adicional de estoque, este deve ser informado neste campo. Vale ressaltar, que esta informação é de acordo com o controle que o produto possui; esta descrição do campo será alterada de acordo com o controle de cada produto (no exemplo retratado na imagem acima, ele está denominado "Tamanho").
Dt. Limite: informar neste campo para até que data a empresa precisa desse produto.
Observação: neste espaço, você pode inserir alguma observação pertinente ao produto adicionado para cotação.
Esta aba está destinada ao preenchimento de algum aspecto relevante ao processo da cotação em questão.
Nessa aba, você pode informar quais serão os pesos de cada critério, de modo que estes sejam utilizados para definição do melhor fornecedor. Os pesos poderão ser informados um a um manualmente, ou clicando no botão "Critérios" que, ao ser acionado, disponibiliza os pesos e critérios previamente cadastrados, para que a partir disso, seja feita a escolha de algum já cadastrado.
Caso o comprador não defina pesos para os critérios no lançamento da cotação, automaticamente o sistema irá inserir a cotação com o peso igual a "1" para o critério de preço e "0" para todos os outros critérios, prevalecendo assim o critério preço sendo de maior importância.
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Botões
A seguir, descrevemos as funcionalidades de cada botão presente no topo da tela Cotação, bem como suas validações. Observe:
| Duplicar | Aprovar | Gerar Pedidos | ||
| Adicionar Produtos | Cancelar | Enviar | ||
| Anexo |
O botão "Duplicar" será apresentado no topo da tela quando o parâmetro "Utiliza cotao no Modo Cabealho - USAMODCABCOT" estiver ligado.
Observação: você poderá duplicar apenas os dados do cabeçalho da cotação TGFCOT, pois o sistema atualmente não permite a duplicação dos dados da TGFITC.
Para acionar este botão, é preciso selecionar apenas produtos que possuam fornecedores que tenham preenchido seu preço e que a cotação não esteja como aprovada, cancelada ou fechada, caso contrário não será possível efetuar a aprovação.
Clicando neste botão, o sistema irá apresentar uma tela contendo os fornecedores que já tenham o preço preenchido. Nela, você pode consultar informações suficientes para tomar a decisão de quem aprovar. Para concluir a aprovação, basta selecionar qual fornecedor será aprovado, e clicar-se no referido botão.
Nota: mesmo depois de definida e realizada a aprovação da cotação, o botão Aprovar permanece habilitado. Caso não existam cotações que atendam as condições de aprovação e o botão mencionado seja novamente acionado, será apresentada a seguinte mensagem:
"Não existem fornecedores com o preço preenchido para aprovação, ou a cotação já está aprovada, cancelada ou fechada."
Para efetuar o acionamento deste botão, filtre somente produtos que tenham a situação igual a "Aprovado", caso contrário, a geração do pedido não será realizada. Para detalhes do comportamento deste botão, clique no link Cotação - Gerar Pedidos.
Ao clicar neste botão, o sistema abrirá a mesma tela utilizada para adição de uma nova cotação, entretanto, somente a aba "Itens de Cotação" poderá ser editada, de modo a realizar a inserção de novos produtos na cotação existente.
Preencha os mesmos dados mencionados para a inclusão de uma nova cotação; uma vez adicionados os itens, realize sua confirmação.
Observação: através do parâmetro "Código p/ produto genérico na cotação - CODPRODGENCOT", o comprador permite ou não o lançamento de produtos repetidos na cotação. O parâmetro pode ser configurado com três valores:
- -1 (menos um): Caso seja informado este valor, todo e qualquer produto poderá se repetir no lançamento da cotação;
- 0 (zero): Informando este valor, nenhum produto poderá se repetir no lançamento da cotação;
- Valor maior que 0: Neste caso, você deve informar o código do produto que poderá se repetir, sendo permitida repetição somente para este produto no lançamento da cotação.
Sendo que, caso o produto a ser inserido seja repetido na mesma cotação e o parâmetro esteja configurado para não permitir a inserção, teremos a exibição da seguinte mensagem:
"Os seguintes produtos já existem em alguma cotação para a empresa X com o situação igual a "Aberta", portanto não é possível incluí-los. Produtos:
Y - "NOMEDOPRODUTO"
Retire esse(s) produto(s) dentre os selecionados para gerar cotação."
O botão "Enviar" é utilizado para o envio ao fornecedor dos itens selecionados na grade. Ao acioná-lo, o sistema irá enviar o e-mail previamente cadastrado na tela Modelos de E-mail p/ Cotação para os fornecedores que possuem o campo "Coleta de preço" definidos como "Online". O e-mail será enviado para endereço de e-mail do contato desses fornecedores que possuem a opção "Envia notificações de cotação?" assinalada.
Caso durante o envio de e-mail o contato do fornecedor não possuir um endereço de e-mail configurado, será exibida uma mensagem informando da ausência desta configuração.
Se outros fornecedores estiverem devidamente configurados, receberão o e-mail normalmente.
Caso nenhum fornecedor dos produtos selecionados possua o campo "Coleta de preço" definido como "Online", ou ainda se todos os fornecedores que possuem o campo Coleta de preço igual a Online já estiverem com o campo "Situação" igual a "Enviado" a seguinte mensagem será apresentada:
"Para os produtos abaixo, a cotação já foi enviada à todos fornecedores "Online" ou os mesmos não possuem fornecedores que necessitem de envio ao portal: Cotação: X - Produto: Y".
Se outros fornecedores estiverem devidamente configurados, receberão o e-mail normalmente.
Caso seja feita a tentativa de envio da cotação para fornecedores que possuem o produto com o status diferente de "Aberta", "Enviado" ou "Precificado", a seguinte mensagem será apresentada:
"Somente produtos com status "Aberto", "Enviado" ou "Precificado" podem ser enviados ao portal."
Caso não exista algum modelo de e-mail para cotação previamente cadastrado, o sistema utilizará de um e-mail padrão para:
Novos produtos:
Assunto: Cotação de novos produtos
Olá <razão social do parceiro>!
Nós da empresa <nome da empresa da cotação> enviamos informações de produto (s)
a serem cotados por você.
Você possui novos produtos para precificar. Para acessar os produtos e realizar a cotação
clique aqui <acesso ao link do portal de cotação>.
Se o envio for feito, será exibida a mensagem de sucesso no procedimento.
Nota: caso a empresa da cotação não seja informada, o sistema irá considerar a empresa do modelo de nota; se ainda assim, o modelo de nota não for informado, o e-mail será encaminhado sem a identificação da empresa.
Observação: ao acionar o botão "Enviar", se o e-mail de cotação já tiver sido enviado para a fila de envio, será questionado ao usuário se ele deseja reenviar o e-mail. Optando pelo reenvio, o e-mail será enviado novamente para a fila.
Caso você queira realizar o cancelamento de uma cotação, faça-a por meio do botão "Cancelar". Porém, se quiser que os usuários do sistema insiram obrigatoriamente um motivo para o cancelamento, ligue o parâmetro "Informar motivo de cancelamento na cotação - INFMOTCANCOT".
Assim, ao cancelar uma cotação, o sistema apresentará o pop-up "Motivo de Cancelamento" onde deve ser inserido o "Motivo de Cancelamento", sendo este cadastrado na tela Motivos de Cancelamento da Cotação. E a fim de efetuar análises posteriores referentes ao cancelamento, você também poderá adicionar uma "Observação".
Observe que, em seguida os campos "Código Motivo de Cancelamento" e "Observação Motivo de Cancelamento" foram preenchidos conforme informações inseridas no pop-up Motivo de Cancelamento.
Importante: Após o cancelamento da Cotação ser efetivado, não será possível gerar uma nova solicitação de compra do mesmo pedido de requisição gerado anteriormente pelo Portal de Compras/Mov. Internas.
Este botão será utilizado pelo Comprador. Ao acioná-lo, será aberto um pop-up contendo a descrição do arquivo no sistema, o código e o nome do usuário que realizaram a inclusão do arquivo, o código e o nome do usuário que realizou sua última modificação, bem como a data desta modificação, em quais telas ele estará visível, e as pessoas que poderão acessá-lo.
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Relatórios do processo de Cotação
A grade de itens da rotina de Cotação, possui o botão que fornece suporte a relatórios formatados, e exportação da grade em planilha, PDF e cubo.
Se for necessário formatar um relatório personalizado, faça por meio da tela de Relatórios Formatados, vinculando este à instância "ItemCotacao".
Caso seja feita a opção por editar um relatório formatado na grade de fornecedores e coleta de preço, realizeseu vínculo à instância "ColetaItemCotacao".
As informações pertinentes ao botão "Outras Opções", poderão ser visualizadas acessando o link Cotação - Botão Outras Opções.
Modo Cabeçalho
Este recurso possibilita alterar a visão da tela de cotação posicionando o foco na cotação em si e não nos itens da mesma. Para tanto, é necessário habilitar o parâmetro "Utiliza Cotação no Modo Cabeçalho - USAMODCABCOT". Assim, teremos a seguinte visão da tela:
Informações adicionais:
- Ao habilitar o parâmetro de chave USAMODCABCOT, o Portal de Cotação Online também será afetado.
- Se o parâmetro USAMODCABCOT estiver habilitado e você efetuar a marcação "Tipo de Negociação", será habilitado o campo "Formas de Pagamento".
- Caso o referido parâmetro esteja ligado, o prazo limite para preenchimento ou alteração da cotação será verificado de acordo com a data final informada no cabeçalho da cotação.
Abaixo temos as outras modificações que irão acompanhar o modo cabeçalho:
| Adicionar Produtos | Cancelamento de Itens | |
| Cancelamento de Cotações | Direcionar as cotações para o vendedor | |
| Sugestão de Fornecedores |
O botão "Adicionar Produtos" não será mais apresentado na tela, o mesmo foi alocado dentro da aba "Itens da Cotação" que, anteriormente, era exibida somente com o acionamento do referido botão.
Além disso, é possível verificar na imagem acima que as abas "Geral", "Observação" e "Pesos e Critérios" também serão exibidas diretamente na tela e não mais dependerão do botão Adicionar Produtos.
Após realizar a inserção de um item, para efetuar o seu cancelamento será necessário acionar o botão "Outras Opções..." e selecionar a opção "Cancelar Item".
O cancelamento das cotações era realizado através da opção "Cancelar cotação" localizada no botão Outras Opções, no Modo Cabeçalho o cancelamento será efetuado por meio do botão "Cancelar".
Observação: ao realizar o cancelamento da cotação, será disparado um único e-mail para cada fornecedor detalhando os produtos que foram cancelados.
Direcionar as cotações para o vendedor
É possível determinar que as cotações enviadas para o fornecedor sejam direcionadas diretamente para um vendedor em específico. Para tanto, é necessário que você realize as seguintes configurações:
- Acione esta marcação "Filtrar cotações por contato";
- O vendedor deverá estar previamente cadastrado como um contato B2B (Cadastro de Parceiros, aba Contatos, sub-aba "Geral", campo Cód. Usuário B2B);
- Na cotação o campo "Contato" localizado na aba "Fornecedores", necessita ser preenchido com o contato que se deseja direcionar as cotações.
Localizada no Cadastro de Parceiros, aba Contatos, a sub-aba "Produtos Cotação" permite configurar qual será o critério a ser considerado na sugestão dos fornecedores. Temos os seguintes critérios Produto, Grupo de Produto e Classificação do Produto. Deste modo, ao aprovar a cotação, teremos a exibição de um pop-up contendo os fornecedores sugeridos de acordo com a configuração efetuada, sendo que, só é possível configurar umas das opções para apontar o contato responsável.
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Regras da Central de Certificações
Nosso sistema permite que você crie regras para "Empresa", "Natureza", "Centro de Resultado", "Projeto", "Grupo de Produtos" ou "Produtos", através da tela Central de Certificações e aplique-as na tela de Cotação. Essas regras poderão ser associadas à regra geral ou diretamente para um usuário.
Observação: quando o usuário ligado à regra específica ou geral tentar criar ou ler uma cotação em que alguma das instâncias não estejam permitidas para ele, a cotação não estará disponível; o inverso também ocorre, ou seja, quando alguma das entidades estiver permitida, ele conseguirá visualizá-la.
Importante: abaixo, trouxemos o comportamento do sistema em relação ao parâmetro "Utiliza Cotação no Modo Cabeçalho - USAMODCABCOT", quando forem criadas regras na Central de Certificações:
- Se o parâmetro estiver ligado, ele irá proibir ou permitir, considerando as seguintes entidades/campos do Cabeçalho da Cotação:
Empresa - CODEMP;
Natureza - CODNAT;
Centro de Resultado - CODCENCUS;
Projeto - CODPROJ.
- Caso o parâmetro esteja desligado, ele proibirá ou permitirá, considerando as seguintes entidades/campos dos Itens da Cotação:
Local - CODLOCAL;
Grupo de Produtos/Produtos - CODPROD.
Sendo assim, quando você estiver usando a tela de Cotação em modo Cabeçalho, será possível utilizar na Central de Certificações as entidades do cabeçalho e itens porém, quando estiver usando a Cotação em modo Itens, você conseguirá usar apenas as entidades dos itens, visto que, nesse modo, não existe o Cabeçalho da cotação.
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