Módulo: Contratos e Serviços > Ordem de Serviço O Sankhya Om dispõe de um recurso que permite controlar os eventos/agenda e seus compromissos diários. Este mecanismo denominado Agenda de Recursos, possibilita aos Gestores e aos próprios usuários o controle de suas atividades, resultando em um maior gerenciamento e realização destes eventos. A Agenda de Recursos é uma forma simples e prática de controle de atividades e compromissos diários.
Os eventos aqui cadastrados, não precisam necessariamente estar vinculados a outros recursos do sistema, esta tela funciona de forma autônoma, não tem vínculo obrigatório com a Ordem de Serviços ou Projetos.
Importante: o sistema permite que qualquer pessoa visualize a agenda de outra.
Lista de Executantes Atributos da tela
Excluindo um Evento Conflito entre Eventos
Hierarquia de Gerência Sincronização da Agenda
Relatórios Parâmetros que influenciam nesta rotina
Lista de Executantes
Para utilização desta rotina, é necessário que você informe a lista de executantes que terão seus eventos supervisionados. Para isso, acione o botão "Filtrar executantes" que irá disponibilizar um pop-up contendo os executantes disponíveis:
Assim que selecionados, a tela é recarregada exibindo os executantes e seus respectivos eventos.
Para que uma pessoa possa fazer parte dos executantes da Agenda de Recursos, selecione a marcação "Minha agenda" localizada na parte superior central da tela.
Observação: ao habilitar o parâmetro "Filtro por empresa/depto. na Agenda de Recursos? - FILEMPDEPAGENDA", o sistema incluirá na grade os executantes que respeitem os filtros por "Empresa" e "Departamento". Deixando de obedecer, dessa forma, as configurações efetuadas no botão Filtrar executantes.
Modos de Visualização
A visualização dos executantes que são exibidos na grade para inserção de eventos, pode ser configurada de várias formas. Abaixo veremos sobre cada uma dessas configurações:
Modo Contraído: Neste modo será exibido somente o nome do executante e as faixas que se referem aos eventos, ou seja, as informações aparecem resumidas.
Modo Expandido: É possível visualizar na grade a foto, o nome do executante, a faixa e o resumo do evento, ou seja, as informações da agenda são exibidas mais detalhadas.
Ao abrir a tela o modo contraído já vem como padrão, mas pode-se alterar cada um dos executantes para o modo expandido, através de um duplo clique sobre a linha respectiva de cada um, bem como, utilizar o botão localizado ao lado do quantitativo de dias.
A opção "Expandir todos" amplia todos os executantes apresentados na grade, ou seja, ficarão todos os executantes no Modo Expandido.
Por meio da opção "Contrair todos", todos os executantes apresentados na grade ficarão no Modo Contraído.
As opções "Ordenar por nome (crescente)" e "Ordenar por nome (decrescente)" servem para ordenar os nomes dos executantes em ordem alfabética crescente ou decrescente do A-Z, respectivamente.
Utilize as opções "Ordenar por código (crescente)" e "Ordenar por código (decrescente)" para organizar os códigos dos executantes em ordem numérica crescente (do menor para o menor código) ou decrescente (do maior para o menor código) de modo respectivo.
Nota: com relação à foto do executante, você pode configurá-la através do Cadastro de Usuários, aba Identificação, campo "Foto".
Atributos da tela
Trataremos aqui dos aspectos que fundamentam a tela; seus campos com seus respectivos preenchimentos e os botões, e as situações que estes podem e/ou devem ser acionados.
O campo "Período" é de preenchimento obrigatório, na remoção dos seus dados e não preenchimento dos mesmos, o sistema emitirá a seguinte mensagem:
"Informe o "Período" com a data final maior ou igual a data inicial!"
Quando a tela é aberta, teremos a sugestão de um período de 40 dias a partir da data atual.
Importante: os eventos fora do período definido não serão visualizados pois, uma vez que informamos um período para filtrar, as colunas dos dias fora deste período serão retiradas da grade de visualização.
As únicas exceções em que os eventos aparecerão nos dias fora do período, será quando o evento tiver duração maior do que um dia e ele terminar ou iniciar dentro do período filtrado.
Além do período informado, também é possível indicar a quantidade de dias que serão visualizados na grade.
Marcando-se para visualizar 20 dias, por exemplo, será exibida esta quantidade de dias:
Ao clicar e arrastar a seta, será indicada a quantidade de dias a que se refere tal posição. Uma vez alterada, o sistema adequará a grade para a quantidade de dias especificada.
Abaixo trouxemos a descrição dos botões que se localizam acima do quantitativo de dias:
Dia anterior: Quando acionado, é demonstrado na grade o dia anterior à data inicial do período informado. Por exemplo, se o período é do dia 27/10/2015 a 15/11/2015, o dia anterior será dia 26/10/2015.
Período anterior: Através deste botão, é exibido na grade o período anterior ao período indicado. Sendo o período do dia 27/10/2015 a 15/11/2015, o período anterior será dia 07/10/2015 a 26/10/2015.
Observação: você deve atentar-se que, se a quantidade de dias configurada para visualizar na grade for de 20 dias, o sistema trará o período anterior correspondente à 20 dias.
Ocorrência anterior: Ao clicar neste botão, a grade exibirá os eventos do período anterior ao que foi apontado. Caso não tenha eventos anteriores inseridos, o sistema apresentará a seguinte mensagem:
"Não há ocorrências anteriores a "xx/xx/xxxx".
Selecionar uma data específica: Por meio deste botão, teremos a exibição do calendário que serve para selecionar a data inicial que irá compor a grade.
Próxima Ocorrência: Este botão exibe na grade os eventos efetuados no período subsequente ao informado. Não existindo eventos posteriores, o sistema emitirá a mensagem:
"Não há ocorrências posteriores a "xx/xx/xxxx".
Próximo Período: Este botão apresentará na grade, o período posterior ao período informado. Se o período é do dia 01/09/2015 a 30/09/2015, o período posterior será dia 01/10/2015 a 31/10/2015, por exemplo.
Nota: é importante observar que, se a quantidade de dias configurada para visualizar na grade for de 10 dias, o sistema trará o período anterior correspondente a 10 dias.
Próximo dia: Através deste botão, será exibida na grade o dia posterior a data inicial do período informado.
O botão "Início semana" posiciona a grade na coluna correspondente à segunda-feira da semana inicial.
Através do botão "Início mês", o primeiro dia do mês apresentará sua coluna posicionada do início da grade.
No botão "Eventos R&S" temos a exibição dos eventos criados na tela Acompanhamento do Processo de Seleção.
Por meio do botão "Filtrar Eventos", você pode realizar uma busca de um ou vários eventos de forma específica, tendo como base o Parceiro, o Prospect, o Num. da Os e/ou o Contrato vinculado.
Eventos
A pessoa logada no sistema poderá incluir/alterar/excluir os eventos de executantes subordinados ou da sua agenda propriamente dita. Para copiar um evento de uma pessoa para outra ou para ela mesma, basta clicar sobre o evento pressionando "Ctrl" no teclado e arrastar para onde desejar. Esse procedimento é permitido, inclusive, para subordinados copiarem eventos de seus superiores para a sua própria agenda.
Ao clicar no espaço em branco do evento na data desejada, é aberta uma tela para criação de um evento com a pessoa que foi selecionada na agenda:
Os campos "Início" e "Fim" referem-se à data e hora de início e término do evento a ser inserido, sendo que, ambos são preenchidos automaticamente com a data constante no espaço em branco selecionado na grade. Esta data pode ser alterada, conforme necessidade.
O parceiro ao qual o evento está relacionado será inserido no campo "Parceiro". Como por exemplo, o evento refere-se à visita em um cliente, no campo Parceiro será indicado qual cliente será visitado.
Através do campo "O quê" aponte a descrição do evento em questão.
Observação: ao preencher o campo Parceiro, seus dados serão copiados para o campo O quê. De modo que, quando a sincronização com a Agenda do Google for efetuada, esta informação também seja enviada. Caso o campo já possua algum texto, este procedimento não é realizado.
O campo "Executante" apresenta o dono da agenda de compromissos à qual o evento está sendo inserido.
Quando a marcação "Dia Todo?" estiver efetuada, os campos pertinentes à hora da "Data Início" e "Data Fim" do evento irão desaparecer e será considerado o horário das 08h às 18 h.
Escolha no campo "Status" a situação do evento selecionado, podendo este ser "Confirmado" ou "Cancelado". Quando confirmado, será apresentado à frente da descrição do evento o símbolo de confirmação (V); quando um evento é cancelado, o campo "Motivo" é habilitado para que a justificativa desse cancelamento seja informada.
Nota: os campos Status e Motivo serão apresentados apenas se o parâmetro "Habilitar gestão visual na agenda de recursos? - HABGESTVISTAGE" estiver ligado.
O botão "Lançar OS" permite vincular uma Ordem de Serviço a um evento já lançado ou no ato de seu lançamento. Ao acioná-lo, é apresentado o pop-up "Lançamento de OS":
Na OS, será considerado o executante do evento e o agendamento do evento. A descrição da OS corresponderá à descrição do evento. Se a OS for de FAP, então o executante necessita fazer parte da equipe; caso contrário, o mesmo não será incluído na equipe automaticamente e isso deverá ser feito pelo gerente de projetos na tela de Projetos.
Teremos ainda que, ao exibir pop-up Lançamento de OS, você poderá selecionar o pedido que será vinculado à Ordem de Serviço, caso uma FAP seja selecionada. Destacamos ainda que, se houver somente um pedido na lista, este será carregado automaticamente para o lançamento, desta forma, ao clicar em "Próximo" e o lançamento for concluído, você poderá perceber que o pedido será vinculado à Ordem de Serviço juntamente com o saldo que foi exibido na coluna "Saldo Disponível" no pop-up Lançamento de OS.
Após o lançamento, você pode visualizar o número da OS clicando sobre o evento e acessando o link "Editar Detalhes".
Data e hora de início: Aponte neste campo a data e hora inicial do evento.
Data e hora fim: Indique a data e hora final do evento.
Cód. Parceiro: Informe neste campo, a numeração identificadora do parceiro que se refere ao evento criado.
Descrição Abreviada (Evento Agendado): Indique aqui a definição sucinta do evento.
Cód. Usuário Executante: O código que identifica o executante do evento é assinalado neste campo.
Número da OS: Através deste campo, você pode vincular o evento à uma Ordem de Serviço específica. Além disso, ao acionar o botão , o sistema abrirrá a tela de Ordem de Serviço posicionada na ordem informada.
Sub OS: Através deste campo, aponte a Sub-OS da OS inserida no evento.
Projeto: Neste campo, é associada uma FAP (Ficha de Acompanhamento de Projeto) ao evento. Além disso, ao acionar o botão , o sistema abrirá a tela Projeto posicionada no projeto informado.
Etapa do Projeto: Utilize este campo para vincular uma etapa da FAP ao evento.
Descrição Completa: Neste campo são descritas as informações relevantes a respeito do evento. Na grade, será exibida somente a Descrição Abreviada.
Observação: na utilização/geração de um relatório "Por executante" ou "Por parceiro", os dados relacionados aos campos "O quê" também serão apresentadas no documento, sendo que esta informação é visualizada quando se utiliza o modelo padrão do relatório.
Clicando em "Editar detalhes", além da Descrição Abreviada pertinente ao campo O quê, você pode alterar a Descrição completa do evento. Além disso, estas duas informações serão apresentadas, nesta ordem, no relatório impresso "Descrição abreviada seguida da Descrição completa".
Local do evento: Representa o campo "onde" da Agenda do Google. Esse campo nada mais é que o endereço de onde será o evento, e poderá ser informado pelo usuário.
Dia Todo: Se esta marcação estiver realizada, o campo "Hora" da "Data Início" e "Data Fim" irá desaparecer e será considerado o horário das 08hs às 18hs para o evento.
Repetir...: Quando acionada esta marcação, teremos a seção "Repetição" exibida.
Esta aba serve para configurar o evento de forma recorrente. Trouxemos um exemplo:
A cada 2 meses existe uma reunião para acerto de contas de um período na empresa, então, utilizando o recurso de repetição, é possível configurar o evento para esta quantidade de meses.
Repetição: Através deste campo, defina qual será a forma de repetição do evento dentre as seguintes opções:
- Diária;
- Semanal;
- Mensal;
- Anual.
Repete a cada: Este campo é configurado de acordo com a definição estabelecida no campo Repetição. Informe aqui a quantidade de Dias, Semanas, Meses ou Anos que o evento será repetido.
Caso o campo Repetição esteja configurado com a opção "Semanal", será exibido o campo "Repete" para apontar em quais dias da semana ocorrerá a repetição.
Se configurado com a opção "Mensal", o campo Repete solicita que seja informada a quantidade de dias mensal/semanal em que será realizada a repetição.
Quando termina?: Este campo permite indicar quando o evento será finalizado. São disponibilizadas as seguintes opções:
- Nunca Termina: Lançará o evento até a data final informada no campo "Período", tendo como valor máximo 40 dias.
- Data Específica: Está opção habilita o campo "Data final" para que seja informado o período de conclusão.
- Após números de Ocorrências: Através desta opção, configure o término do evento de acordo com uma quantidade específica de eventos.
Ao finalizar a edição de um evento recorrente, você poderá optar pelas alternativas:
- Alterar esta ocasião: Se escolhida, esta opção aplicará a alteração somente no evento que foi editado, mantendo todas as outras ocorrências da série inalteradas.
- Criar uma nova série: Clicando nesta opção, as ocorrências anteriores à editada serão mantidas e as posteriores serão alteradas.
- Alterar toda a série: Todos os eventos da série sofrerão a alteração.
Nota: para dimensionar o evento para mais dias, além de utilizar a opção de "Repetir..." você pode selecionar o evento em modo expandido e posicionar na linha em que separa o evento para o outro dia.
Logo após a inserção de um evento, teremos na grade a exibição de uma faixa cinza. A parte escura corresponde a um evento cadastrado e a parte clara ao tempo livre naquela data. Um evento poderá ter início em um dia e o fim em outro, neste caso, a barra cinza será exibida de acordo com o prazo configurado.
Excluindo um Evento
Para descartar um evento, é necessário que este se encontre no modo expandido. Posicione o mouse no evento a ser excluído e clique sobre o mesmo. Assim, será apresentada a tela de inserção do Evento com o botão "Excluir" habilitado:
Conflito entre Eventos
Todos os eventos quando não estão em conflito, são apresentados na cor azul. Quando houverem eventos em conflito, estes serão exibidos na cor vermelha, de forma que você possa identificá-los e organizar a sua agenda.
Ocorrendo a inserção de um evento no mesmo horário de outro já existente, a barra localizada acima da descrição será exibida na cor vermelha, de acordo com a quantidade de horas em conflito, ou seja, quanto mais tempo em conflito, maior será a exibição da barra na cor vermelha.
Ao lado do código do executante é apresentado um ícone de alerta e, ao posicionar o mouse sobre este, será exibida a seguinte mensagem:
"Este usuário possui eventos com horários conflitantes."
Hierarquia de Gerência
Temos a possibilidade de configurar uma hierarquia de gerência sobre as agendas dos subordinados, ou seja, uma vez que o gerente lançar um evento para um subordinado, o mesmo não poderá alterá-lo e nem excluí-lo. O controle de acessos elimina a possibilidade dos usuários realizarem agendamentos/alterações/exclusões de eventos onde o gerente já tenha efetuado alguma predefinição.
Para isso, acesse a tela de Relacionamento entre Usuários, filtre o Gerente e acrescente na aba "Subordinados", o(s) respectivo(s) subordinado(s).
Feito isso, o Gerente poderá logar no sistema, acessar a tela Agenda de Recursos e efetuar agendamentos/alterações/exclusões de eventos para o(s) seu(s) subordinado(s).
Observação: ao posicionar o mouse sobre determinado usuário, será apresentado O Código, Cargo e a Descrição do cargo relacionados a ele, porém estes serão exibidos apenas se existir uma ligação do funcionário com o usuário (executante), que deverá ser realizado no Cadastro de Usuário, por meio do campo "Funcionário" da aba Identificação.
Quando um evento for criado por um gerente e este for sincronizado para o Google, caso o usuário do Google altere o referido evento, terá a solidificação das modificações. O Google não faz as mesmas validações visuais e não projeta a hierarquia de gerência criada no Sankhya Om. No entanto, quando este evento for sincronizado do Google para o Sankhya Om, o sistema analisará as alterações realizadas e identificará quais não contaram com a permissão do controle de acessos e, assim, irá abortá-las. No momento em que o evento for reenviado para o Google, ocorrerá a substituição das modificações efetuadas anteriormente.
Nota: o subordinado só conseguirá alterar e excluir eventos ou recorrências criados por ele mesmo.
Sincronização da Agenda
A sincronização da agenda permite que você envie para sua Google Agenda ou para o Office365 os eventos inseridos no Sankhya Om, como também receber os referidos eventos no Sankhya Om.
Por meio do botão , localizado no canto superior direito da tela, você pode efetuar a sincronização automática da agenda. Acionando a opção de configuração, teremos a exibição da opção "Configurar", onde será exibido o pop-up "Conta para sincronizar os dados de sua agenda", que o permite configurar qual será a conta para sincronizar os dados da agenda, bem como, o botão "Autenticar acesso" que executa o reconhecimento da conta informada.
Para isso, se faz necessário realizar a autenticação do acesso. As configurações pertinentes à autenticação do acesso podem ser obtidas acessando Autenticação do Google Agenda e Autenticação do Microsoft Office365
Se o ícone estiver em vermelho, quer dizer que a sincronização encontra-se desativada, ou seja, não foram inseridos dados ou os dados informados estão incorretos. Quando o ícone estiver em preto, significa que a sincronização encontra-se ativa e também configurada.
Você pode visualizar ao lado do ícone, a data e hora da última sincronização efetuada.
Algumas pessoas que utilizam a Agenda de Recursos, gerenciam a agenda de várias outras pessoas. Normalmente, as pessoas gerenciadas não entram no Sankhya Om, eles acessam a Agenda do Google pelo celular. O problema é que os que são gerenciados podem, por ventura, alterar a senha de sua conta do Google e não atualizar a senha do Sankhya Om. Dessa forma, o sistema irá parar a sincronização da agenda e ele ficará vendo uma agenda desatualizada, gerando vários transtornos.
Para evitar esses transtornos, um alerta será exibido na frente do nome de cada pessoa na grade de usuários da agenda, notificando visualmente se ela está com algum problema na sincronização com o Google, por exemplo, e-mail ou senha, e até mesmo problema na conexão com a internet no servidor. Essa notificação irá aparecer depois de 12 horas que a agenda do usuário esteve sem sincronização, caracterizando um problema na conta do usuário, e-mail ou senha, e até mesmo problema na conexão com a internet no servidor. Tal funcionalidade, irá auxiliar os gerentes de agenda na identificação das pessoas que estão com esse problema.
Você também tem a opção de "Remover Acesso" à conta sincronizada nessa tela e depois configurar novamente o Google Agenda ou Office 365.
Relatórios
A geração dos relatórios está condicionada à configuração do modelo de impressão, sendo que esta configuração é realizada por meio da opção "Configurar" localizada no botão "Imprimir agendas".
Importante: a opção "Configurar" é apresentada somente para o usuário SUP.
Ao acionar a referida opção, é apresentado o pop-up "Configurar template do relatório":
Para configurar o template do relatório, efetue o download do template através do botão ; em seguida, salve em algum diretório e realize as modificações necessárias. Logo após, informe o código do modelo de impressão no campo "Modelo de Impressão". O arquivo é criado/alterado no iReport e o modelo incluído na tela de Relatórios Formatados.
Ao final, basta clicar no botão "Salvar" para armazenar as configurações efetuadas.
Visualização dos Relatórios
Além da opção "Configurar" descrita anteriormente, são apresentadas também outras três opções de geração dos relatórios; são elas:
Por Parceiro
Por meio desta opção, os dados referentes a agenda serão agrupados por Parceiro; será aberto o visualizador de arquivos, de modo que será possível salvar, baixar e/ou imprimir o relatório.
Por Executante
Através desta opção, os dados serão agrupados por Executante; assim como na opção anterior, será aberto o visualizador de arquivos, de modo que será possível salvar, baixar e/ou imprimir o relatório.
Enviar p/ e-mail
Acionando esta opção, será apresentado o pop-up "Enviar e-mail para os parceiros/contatos selecionados"; nele, defina os destinatários do e-mail da seguinte forma:
1. Na grade superior, selecione os Parceiros que deseja enviar o e-mail. Sendo que, caso a coluna "E-mail" não esteja preenchida ou você queira editar o e-mail já cadastrado, basta clicar na coluna e informar o e-mail desejado.
Observação: o endereço de e-mail informado na coluna E-mail não será salvo no Cadastro de Parceiro ou Contato, isto é, ele será utilizado temporariamente nesta rotina.
2. Depois, ao clicar sobre um parceiro na grade superior, você pode selecionar na grade abaixo os Contatos dos Parceiros.
Com os destinatários definidos, clique em "Próximo". Feito isso, informe o "Assunto" e a "Mensagem" do e-mail ou busque um e-mail previamente cadastrado na tela Modelo de E-mail, desse modo, os campos Assunto e Mensagem serão preenchidos automaticamente.
Parâmetros que influenciam nesta rotina
Nome padrão para agenda sincronizada - NOMEAGENDASINC: neste parâmetro, defina o nome padrão da agenda sincronizada no Google Agenda. Quando o Sankhya Om envia os dados para o Google a primeira vez, ele cria uma agenda com o nome informado nesse parâmetro.
Tempo em minutos para sincronizar a agenda - TEMPOAGENDASINC: determine aqui o tempo em minutos de espera do Sankhya Om para buscar automaticamente as informações no Google Agenda, ou seja, sem que seja necessário realizar a sincronização manual. Por padrão o tempo é de 5 minutos.
Habilitar gestão visual na agenda de recursos? - HABGESTVISTAGE: este parâmetro, quando habilitado, exibe os campos "Status" e "Motivo" na tela de criação do evento.
Informa atraso pagamento na agenda de recursos? - OSINFOATRASOAGE: quando este parâmetro estiver habilitado, se o parceiro informado no evento possuir atrasos financeiros, será apresentado ao lado do Executante, do campo "Parceiro" e também do campo "Cód. Parceiro" o ícone sinalizando este atraso. Este ícone será apresentado ao incluir/alterar o evento.
Limit. cons. subordinados na Agenda de Recursos? - LIMITCONSAGENDA: quando ligado, este parâmetro irá limitar se somente a sua própria agenda, de seus subordinados, líder imediato ou as agendas dos subordinados do seu líder imediato serão visualizadas. Lembre-se ainda que, a marcação "Líder Imediato" da tela Relacionamento entre Usuários deve estar ligada.
Filtro por empresa/depto. na Agenda de Recursos? - FILEMPDEPAGENDA: após ligar este parâmetro, você poderá utilizar os filtros rápidos "Empresa" e "Departamento", assim, as agendas dos executantes correspondestes aos filtros serão carregadas.
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