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A Análise de Causa e Efeito é uma técnica que identifica problemas e/ou oportunidades de melhoria. Amplamente utilizada para o gerenciamento e controle de qualidade, e também aplicada em análises de problemas ou resultados indesejados, tendo assim uma atuação efetiva sobre esses impedimentos e buscando sempre uma melhoria contínua.
O desenvolvimento dessa análise, surge de um evento (pode ser um problema que ocorreu ou um objetivo) e um questionamento das causas que levaram ou podem levar esse efeito e ainda, a exploração desses motivos fundamentais que sejam de fato, a origem do problema, ou a ação inicial que pode originar o alcance de um objetivo.
O "Diagrama de Ishikawa", também conhecido como "Diagrama Espinha de Peixe", é a principal ferramenta utilizada nessa análise de causa e efeito. Este diagrama permite estruturar hierarquicamente as causas de determinado problema, ou a oportunidade de melhoria, conduzindo a análise para a obtenção das causas fundamentais do efeito que está sendo analisado.
As causas analisadas podem ser agrupadas a partir do conceito dos 6M, que classifica as causas como oriundas de "Materiais", "Métodos", "Mão-de-Obra", "Máquinas", "Meio Ambiente" ou "Medidas". No sistema, esta classificação pode ou não ser utilizada conforme a sua preferência, que se optar por usar os 6M, precisará apenas informar a primeira camada de causas como cada uma das categorias citadas aqui e depois evoluir com a análise das sub-causas dentro de cada categoria.
A técnica dos "5 porquês" (consiste em formular a pergunta "Por quê" cinco vezes para compreender o que aconteceu) auxilia na identificação das causas raízes e na efetividade da análise feita.
| Utilização no Sankhya-Om | Aba Geral | |
| Aba Causas | Plano de ação |
Utilização no Sankhya-Om
Quando a tela Análise de Causa e Efeito for visualizada em modo grade, você poderá notar a existência de filtros rápidos que visam facilitar a identificação das análises já existentes para cada Unidade Gerencial, Meta, Exercício e Período.
Observação: O "Período" só pode ser utilizado caso esteja filtrando também por "Meta" e "Exercício".
Além dos campos mencionados, você também poderá filtrar também utilizando-se dos campos "Análise Causa/Efeito", "Unidade Gerencial" e "Status", sendo que este último possibilita a definição entre as análises na seguinte situação:
- Pendentes;
- Finalizadas;
- Todos.
Uma análise é considerada como "Finalizada" conforme o conceito de cada empresa. Normalmente, é quando ela possui um ou mais planos de ação e todos estes estejam finalizados (com status Finalizado, Finalizado com atraso, Cancelado). Isso significa que a análise já foi feita para identificação das causas, já foram planejadas ações para estas causas e estas ações foram finalizadas.
Você realizará a mudança de status da análise manualmente, que deve ser marcada como finalizada a fim de se evitar que esta seja apresentada na sua consulta.
Nessa tela, você terá visões diferentes entre o modo lista e o modo formulário que, por sua vez, é onde a inserção das análises será realizada:
Inicialmente, realize o preenchimento do "Cód. Análise", sendo que esse pode ser alimentado manualmente, ou de forma automática, dependendo da configuração realizada no botão "Outras Opções..." , opção "Numeração" localizado no lado superior direito da tela.
No campo "Descrição", efetue o preenchimento do "efeito" que está sendo analisado visando a identificação de suas causas.
As análises de causa possuem controle de acesso seguindo os seus acessos para as Unidades Gerenciais, ou seja, você só conseguirá ver ou criar análises para as Unidades Gerenciais as quais você possui acesso conforme configuração do cadastro de Unidades Gerenciais, esta definição é realizada na tela Unidades Gerenciais, aba Acesso Unidade Gerencial.
Aba Geral
Nessa aba, você poderá vincular a análise a uma "Meta" e um "Período" específico da meta, de modo a se obter uma análise mais direcionada a resultados singulares que requerem análise. Essa vinculação específica não obrigatório, fica à sua escolha decidir se a análise será específica ou mais generalizada.
Obrigatoriamente, teremos a definição do "Exercício" de gestão a que se refere a análise, a "Unidade Gerencial" responsável pela análise e a "Data" em que esta análise está sendo feita.
Nota: não é possível realizar mais de uma análise para uma mesma "Meta" e "Período".
No espaço "Observação", informe algum dado relevante que facilite o entendimento e identificação da análise que está sendo realizada.
Aba Causas
Nessa aba são inseridas as várias causas descobertas para o efeito analisado. O campo "Descrição" é de preenchimento obrigatório, e nele relata-se exatamente uma descrição para a causa; além disso, você pode atribuir uma "Importância" para esta causa, e também os "Detalhes" da mesma.
O campo "Causa Origem" é utilizado para definição da hierarquia das causas, porém esse não pode ser informado manualmente.
Para a criação de "Sub-Causas", utilize o botão "Inserir Sub-Causa" que fará a inserção de uma nova causa tendo como origem a causa que estava selecionada.
Teremos também a possibilidade de inserir as causas e sub-causas do efeito analisado, através do "Modo Desenho", modo este, que trataremos mais adiante.
No modo grade, você pode facilmente visualizar as causas e suas hierarquias, demonstrando também, símbolos para a importância das causas e para as ações que já estejam previstas para cada causa. A importância atribuída às causas, podem assumir as seguintes simbologias:
Muito importante;
Importante;
Sem importância.
Plano de ação
Ainda na aba "Causas", teremos o botão "Plano de ação", também representado pelo símbolo no "Modo Desenho", modo que trataremos no tópico a seguir.
Ao acionar essa opção, é possível inserir ou visualizar os Planos de Ação relacionados às análises realizadas. Se a causa analisada já possuir ações à ela vinculadas, ao clicar nos botões presentes no modo formulário e no modo desenho, será exibida uma lista das ações vinculadas a causa, onde será possível "visualizar" esta ação.
Você poderá criar um novo plano de ação, basta utilizar o botão ou ainda vincular um Plano de Ação já existente. Além disso, você pode visualizar os Planos de Ação de todas as causas da análise selecionada, visando avaliar se um destes planos atende a causa em questão e então, realizar seu vínculo de forma facilitada.
Ao clicar na opção "Criar um novo plano de ação", o sistema irá direcioná-lo para a tela Plano de Ação para que as ações necessárias sejam realizadas.
Nesse tipo de inserção, a descrição do plano é apresentada por padrão com o nome da análise juntamente ao nome da causa. As demais informações necessárias no plano, também serão preenchidas conforme dados da causa que originou o plano.
Clicando na opção "Vincular a um plano de ação existente", o sistema exibirá a lista de planos disponíveis para vinculação. Planos de Ação cancelados ou finalizados não estão disponíveis para realização do vínculo.
Modo Desenho
O Diagrama de Ishikawa é acessado pelo botão "Modo Desenho" localizado na parte superior da tela de análise de causa. Ao acionar este botão, o sistema exibirá o diagrama para a construção da análise com suas causas.
Na parte superior da tela, será apresentado o título "Modo Desenho – Ishikawa" e entre chaves, o nome da análise em questão que é também o efeito ou problema que será analisado.
Na parte superior direita, existem controles que irão facilitar a navegação pelo desenho. São eles:
Atualizar o gráfico;
Posicionar desenho;
Visualizar todo desenho;
Voltar para visualização normal;
Expandir sub-causas;
Retrair sub-causas;
Alterar zoom.
Ao clicar sobre algum nome do gráfico, são apresentadas as opções para inserir uma causa, editar o nome do efeito, excluir a causa ou ainda inserir um Plano de Ação, respectivamente.
Ao acionar a opção para inserir uma causa pelo modo desenho, você deve obrigatoriamente, preencher o "Nome da Causa", e terá a possibilidade de inserir uma "Observação" sobre esta causa.
Ao clicar em "Adicionar" , o desenho será atualizado contendo a nova causa inserida.
Dessa forma, o diagrama será construído conforme o desdobramento das causas, até a identificação das causas fundamentais para o efeito analisado.
Causas que já tenham Plano de Ação a elas vinculado, apresentam o símbolo indicativo no final de sua descrição.
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