Implantação e Acessos do Pessoas+: por onde começar

Módulo: Pessoal+ e Configurações
Para quem: consultores de implantação e administradores do sistema

Sumário

• Descrição e Usabilidade
• Antes de começar
• Passo a passo da implantação
• Pontos de Atenção
• Artigos Relacionados

Descrição e Usabilidade

Este artigo mostra, em ordem, as etapas para colocar o Pessoas+ em uso: criar os usuários, liberar os acessos, definir a estrutura de liderança, configurar o envio de e-mails, cadastrar a empresa e trazer os dados de outro sistema.

Use este roteiro no início da implantação ou quando precisar incluir novos usuários no Departamento Pessoal. Cada etapa tem links para os artigos com o passo a passo completo.

Antes de começar

• Tenha acesso ao usuário administrador do sistema (SUP). É ele que libera o acesso ao Painel de Configurações para os demais usuários.
• Defina quem vai usar o Pessoas+: consultores da implantação, usuários do DP e RH, líderes e colaboradores que vão acessar o Portal RH ou o app.
• Separe os dados que serão importados do sistema anterior, como cadastros de funcionários e movimentações.

Passo a passo da implantação

Etapa 1 – Criar o usuário do consultor

O consultor responsável pela implantação deve usar um usuário próprio. Assim, todas as ações ficam registradas no nome dele.

• Veja qual tipo de acesso usar em Como configurar usuário consultor na implantação da Folha.
• Acesso completo, recomendado para a maioria das implantações: Usuário consultor de Folha com acesso completo.
• Acesso restrito, quando for preciso limitar as rotinas: Usuário consultor de Folha com acesso restrito.

Etapa 2 – Criar os usuários do DP e dos líderes e liberar os acessos

O acesso ao Pessoas+ é liberado em três etapas: criar o usuário, definir as permissões no Painel de Configurações e liberar as telas no Controle de Acesso. Veja o passo a passo em Como liberar o acesso às telas do Pessoas+ para novos colaboradores?.

• Grupos de Decisores e permissões: crie os grupos, inclua os usuários e as empresas e libere as operações de cada tela. Veja Painel de Configurações do Pessoas+.
• Gerenciador de Folhas: defina quem pode calcular, conferir, integrar e fechar a folha. Veja Permissões de Acesso ao Gerenciador de Folhas.
• Usuários que só consultam a folha, como financeiro e controladoria: veja Como liberar acesso somente de consulta ao Gerenciador de Folhas?.
• Colaboradores e líderes: crie os usuários e libere o primeiro acesso ao Portal RH pela tela Acessos Pessoal+. Veja Acessos do Pessoas+.

Etapa 3 – Definir os líderes e os liderados

Informe quem é o líder imediato de cada colaborador e, quando houver, o líder substituto. Essa estrutura define quem recebe e aprova as requisições da equipe no Portal RH, no app e no Painel de Lideranças.

• Veja como incluir, remover e substituir líderes, inclusive quando o líder é uma pessoa jurídica (PJ), em Gestão de Liderança: como definir líderes e liderados.
• Para o líder funcionário, o usuário precisa estar vinculado ao cadastro do funcionário. Para o líder PJ, o usuário é vinculado na tela Vínculo PJ. Veja Como cadastrar um vínculo de pessoa jurídica (PJ)?.

Etapa 4 – Configurar o envio de e-mails e os acessos corporativos

• Configure a conta de e-mail da empresa usada para enviar holerites, relatórios e a recuperação de senha do Portal RH. Veja Como configurar a conta SMTP para envio de e-mails?.
• Informe o e-mail corporativo dos colaboradores que vão usar o Sankhya Pass e o Workspace RH. Veja Uso do E-mail Corporativo no Sankhya Pass e no Workspace RH.

Etapa 5 – Configurar a empresa e os cadastros da folha

Antes de importar os funcionários, deixe a empresa pronta para a folha. Essas configurações estão na seção Configurações e Cadastros, nesta ordem:

1. Estrutura da Empresa: registro fiscal, empresa, lotações tributárias, departamentos, CBO, funções e cargos.
2. Eventos e Regras de Cálculo: eventos (rubricas), fórmulas e tabelas de faixas.
3. Tributação da Folha: RAT, desoneração e naturezas.
4. Sindicato e Convenção Coletiva.
5. Jornada, Escalas e Calendário: feriados e carga horária.

Para consultar ou ajustar os parâmetros do módulo, veja Parâmetros do Pessoas+.

Etapa 6 – Trazer os dados do sistema anterior

• Cadastros e movimentações por planilha: Como importar cadastros e movimentações com o Importador Folha?.
• Funcionários CLT vindos de outro sistema, preservando o histórico trabalhista: Como transferir funcionários de outro sistema para o Sankhya?.
• Importação dos arquivos XML do eSocial pelo Deploy Agent: se aparecer algum erro no processamento, veja Erros de Processamento do Deploy Agent - Folha.

Etapa 7 – Iniciar a rotina da folha

Com os usuários, a empresa e os dados prontos, siga o roteiro do mês em Rotina mensal do DP no Pessoas+: passo a passo do mês.

Pontos de Atenção

• Use o usuário SUP primeiro. Ele libera o Painel de Configurações para os demais usuários, incluindo-os em pelo menos um Grupo de Decisores.
• O usuário só acessa as telas do Pessoas+ quando cumpre as quatro condições: está criado no Sankhya Om, está em um Grupo de Decisores, tem as permissões configuradas e tem as telas liberadas no Controle de Acesso. Se algum acesso não aparecer, revise cada uma delas.
• A empresa precisa estar vinculada a um Grupo de Decisores para aparecer no Gerenciador de Folhas e na Central do eSocial.
• Faça as alterações de liderança somente pela tela Configuração Funcionários, em Outras Opções > Gestão de Liderança. Recomendamos um único líder por colaborador.
• Cadastre o líder substituto antes das requisições que ele deve receber. As requisições já criadas não são redirecionadas automaticamente.
• A transferência de funcionários de outro sistema vale só para empregados CLT, é efetivada no dia 1º do mês e não pode ser feita com o colaborador em férias.

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