Envio de holerites e aviso de férias em lote

Utilize essa opção quando precisar enviar os holerites de vários funcionários, considerando uma ou mais competências.

1. Informe o período

Acesse Ações em Lote (Relatórios) > Holerites e informe:

• Período inicial: mês e ano da primeira competência que deseja considerar.
• Período final: mês e ano da última competência.

Para enviar os holerites de apenas uma competência, informe o mesmo período nos dois campos.

2. Selecione as empresas

Na aba Empresas, o sistema apresenta as empresas que possuem folha calculada no período informado.

Selecione uma ou mais empresas.

Para selecionar todas as empresas apresentadas, utilize a seta ao lado da caixa de seleção e clique em Marcar todos deste filtro.

3. Restrinja os departamentos, se necessário

Na aba Departamentos, você pode selecionar departamentos específicos para limitar o envio.

Se nenhum departamento for selecionado, o sistema considera todos os departamentos das empresas escolhidas.

4. Selecione os tipos de folha

Na aba Tipos de Folha, são apresentados os tipos de folha calculados no período e nas empresas selecionadas, como Mensal, Férias e 13º.

Selecione os tipos de folha cujos holerites devem fazer parte do lote.

5. Selecione os funcionários

Na aba Funcionários, o sistema apresenta os funcionários de acordo com as empresas e os tipos de folha selecionados.

O tipo de folha correspondente é apresentado ao lado do nome do funcionário.

Você também pode filtrar os funcionários por situação:

• Todas;
• Ativo;
• Afastado;
• Licença;
• Demitido;
• Transferido.

Selecione os funcionários que devem receber os holerites.

6. Defina como os holerites serão enviados

Na aba Entrega, escolha uma das opções:

• Um único e-mail com todos os holerites

  É a opção padrão. O funcionário recebe um único e-mail contendo todos os holerites gerados para ele no lote.

• Múltiplos e-mails — um por holerite gerado

  Cada holerite é enviado em uma mensagem separada. Nesse caso, o funcionário poderá receber mais de um e-mail.

7. Envie os holerites

Depois de revisar as informações, clique em Enviar por e-mail.

O botão fica disponível no rodapé da rotina a partir da aba Funcionários.

Após o envio, acompanhe o processamento em Status de Geração dos Relatórios em Lote.

Utilize essa opção para gerar e enviar os avisos de férias dos funcionários que possuem férias previstas dentro de determinado intervalo de datas.

1. Informe o período de férias

Acesse Ações em Lote (Relatórios) > Aviso de Férias e informe:

• Data prevista inicial: data a partir da qual o sistema deve buscar férias previstas.
• Data prevista final: data limite da busca.

2. Selecione as empresas

Na aba Empresas, o sistema apresenta as empresas que possuem avisos de férias dentro do período informado.

Selecione uma ou mais empresas.

3. Restrinja os departamentos, se necessário

Na aba Departamentos, selecione os departamentos que devem participar do envio.

Se nenhum departamento for selecionado, o sistema considera todos os departamentos das empresas escolhidas.

4. Selecione os funcionários

Na aba Funcionários, o sistema apresenta os funcionários com férias previstas.

Você pode utilizar os seguintes filtros:

• Todos os funcionários;
• Funcionários com requisições: férias lançadas por requisição;
• Funcionários sem requisição: férias lançadas diretamente, sem requisição.

Selecione os funcionários que devem receber o aviso.

5. Defina como os avisos serão enviados

Na aba Entrega, escolha uma das opções:

• Um único e-mail com todos os relatórios

  É a opção padrão. Os avisos de férias do funcionário são consolidados em um único e-mail.

• Múltiplos e-mails — um por relatório gerado

  Cada aviso de férias é enviado em uma mensagem separada.

6. Envie os avisos

Depois de revisar os funcionários e o modo de envio, clique em Enviar por e-mail.

Em seguida, acompanhe o processamento em Status de Geração dos Relatórios em Lote.

Depois de solicitar o envio de holerites ou avisos de férias, utilize Status de Geração dos Relatórios em Lote para acompanhar o processamento.

A rotina é aberta em uma nova tela, chamada pelo mesmo nome, e apresenta somente os lotes solicitados pelo usuário logado.

Consultar um lote

Na grade principal, você encontra informações como:

• Número do lote: identificador do lote;
• Código do usuário: usuário que solicitou o lote;
• Status: situação atual do processamento;
• Quantidade total: quantidade de relatórios previstos;
• Quantidade processada: quantidade já processada;
• Quantidade com erro: quantidade que apresentou falha;
• Mensagem do resultado: resumo do processamento;
• Data de criação, início e fim: datas e horários das etapas do processamento.

Use o botão Atualizar, representado pelo ícone de seta circular, para consultar o andamento mais recente.

Conferir os detalhes de um lote

Selecione um lote na grade para consultar os detalhes nas abas Arquivos e Ações.

• Aba Arquivos

  Permite verificar os arquivos gerados no lote, incluindo:

  • número do arquivo;
  • número do lote;
  • chave ou código do relatório, como FPRELATHOLERITE;
  • nome do arquivo;
  • status;
  • quantidade de tentativas;
  • erro ocorrido na geração, quando houver.

  Utilize essa aba para identificar problemas na geração do documento.

• Aba Ações

  Permite verificar as ações realizadas para o lote, como se o envio foi concluído ou o erro.

  Nessa aba, são apresentadas informações como:

  • número da ação;
  • número do lote;
  • tipo da ação;
  • escopo da ação;
  • status;
  • erro da ação, quando houver.

  Utilize essa aba para identificar problemas no envio do e-mail.

  ℹ️ Nota O status do lote e das ações permite acompanhar o processamento, mas a confirmação do envio pelo sistema não garante que a mensagem chegou à caixa de entrada do funcionário. A entrega depende do servidor de e-mail.

Baixar as informações do lote

O botão Download, disponível na barra das grades, gera uma planilha com os lotes e as informações dos arquivos de cada lote.

Esse download não contém os holerites ou avisos de férias gerados.

Corrigir erros e gerar novamente

Se um lote apresentar erros, primeiro identifique em qual etapa ocorreu a falha:

• Erro do arquivo: problema na geração do documento;
• Erro da ação: problema no envio por e-mail.

Para tratar o problema:

1. Acesse novamente o Gerenciador de Folhas > Ações em Lote (Relatórios).
2. Corrija a causa identificada.
3. Gere um novo lote somente para os funcionários afetados.