Tarefa de E-mail

No Sankhya Flow, existem vários tipos de Tarefas disponíveis, que podem ser modeladas em um Processo de Negócio; uma essas tarefas é a Tarefa de E-mail. Através dela, é possível estabelecer em um processo, o envio de um e-mail com Destinatários, Mensagem e Anexos.

Caso deseje, o modelador poderá adicionar em seu fluxo de processo uma Tarefa de E-mail. Ao passar nesse caminho, será enviado um e-mail com as configurações que o modelador fez na tarefa.

As configurações que irão compor uma tarefa de e-mail podem ou não serem retiradas do próprio processo em que ela esteja, por exemplo: O modelador poderá definir que o destinatário seja sempre a pessoa que abriu o processo, ou que o destinatário seja sempre o mesmo, ou seja, um e-mail fixo.

Nessa documentação tem-se os seguintes tópicos:

1. Caso de Uso
2. Como configurar uma Tarefa de E-mail
3. Funções de script disponíveis para a Tarefa de E-mail
4. Demais tipos de Anexos.

Caso de Uso

O processo "Solicitação de compras", exibido na imagem abaixo, foi modelado a fim de atender a proposta de simplificar uma solicitação de compra, tanto para quem está solicitando a compra, quanto para automatização do lançamento do pedido de compras no Sankhya Om.

O processo possui 3 Tarefas de Usuário: "Analisar a Solicitação", "Realizar cotação" e "Refazer Solicitação", possui 2 Tarefas de Serviço para "Atualização de dados do processo" e "Geração do pedido de compras" e por fim, 2 Tarefas de E-mail para notificação nos cenários de reprovação ou status do pedido.

A Tarefa de E-mail "Notificação sobre reprovação da solicitação" avisa ao solicitante que seu coordenador reprovou o pedido gerado; assim, solicitante recebe um e-mail contendo a mensagem da reprovação da Solicitação de Compras.

Já a Tarefa de E-mail "Notificação ao solicitante sobre status do(s) pedido(s)" informa ao solicitante que seu coordenador aprovou e que o pedido está sendo cotado; dessa forma, o solicitante recebe um e-mail contendo a mensagem de aprovação juntamente com os detalhes da cotação.

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Como configurar uma Tarefa de E-mail

Após acessar a tela Processos de Negócio e abrir o diagrama do processo, teremos a palheta de elementos BPMN disponíveis que podem ser usados no fluxo; o último elemento é de Criar Tarefa de Usuário que, depois de arrastado e posicionado no fluxo, precisa ter seu tipo de tarefa alterado pois, por padrão, sempre é criada uma Tarefa de Usuário e para nosso case iremos tratar somente de Tarefa de E-mail.

Para alterar o tipo de tarefa, basta clicar na Tarefa de Usuário para que seja exibido um painel ao lado do elemento com algumas opções disponíveis. Clique no ícone "Alterar tipo" e selecione a opção "Tarefa de E-mail"; dessa forma, a tarefa passará de uma Tarefa de Usuário para uma Tarefa de E-mail:

Com a alteração feita, basta dar um duplo clique para surgir o painel lateral direito com as configurações desse tipo de tarefa; as configurações irão aparecer dentro da sessão "E-mail" e dentro dela temos 3 abas, sendo: "Dados de Envio", "Mensagem" e "Anexos".

Observação: para conferir os e-mail's que venham a ser enviados pelo Sankhya Flow basta conferir a tela Fila. Caso seja necessário, será possível enviar o e-mail a vários destinatários diferentes, bastando separá-los com ";".

O primeiro campo que deve ser configurado em nosso caso de uso é o "Remetente"; esse campo retorna todas as Contas SMTP cadastradas na base do Sankhya Om. Por fim, devemos informar qual o "Destinatário" da mensagem.

Na imagem abaixo, temos a configuração da Tarefa de E-mail Notificação sobre reprovação da solicitação:

E também é possível trazer o Destinatário a partir de um script:

Agora na aba "Mensagem", o modelador estabelece o "Assunto" e a "Mensagem" que vai constar no e-mail enviado, sempre lembrando que, caso queira, ele poderá utilizar alguma função "JavaScript" para incluir algum conteúdo junto à mensagem, como exemplificado na imagem abaixo:

O processo foi modelado de forma que as atividades "Analisar solicitação de compra" e "Realizar cotação" possuíssem um campo de anexo. A primeira para anexar uma documentação a fim de respaldar a análise feita e a outra para anexar o comprovante de cotação.

Ambos os campos seguem como anexo no e-mail enviado em ambas atividades de envio de e-mail. Para poder incluir um anexo, basta acessar a aba "Anexos" e selecionar a origem do arquivo; nesse caso, é um arquivo pertencente ao formulário da atividade. Abaixo demonstramos a configuração do anexo para a atividade Notificação ao solicitante sobre o status do(s) pedido(s):

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Funções de script disponíveis para a Tarefa de E-mail

Como mostramos no case dessa documentação, é possível utilizar funções JavaScript que retornam algum conteúdo. Abaixo trouxemos a lista completa das funções disponíveis para o modelador utilizar no contexto de Tarefa de E-mail:

• getUsuarioLogado(): Retorna o usuário logado no momento
• getCampo(String nome): Retorna o conteúdo de um campo de um formulário
• getIdInstanceProcesso(): Retorna a Instância do Processo aberto
• getIdInstanceTarefa(): Retorna a Instância da Tarefa aberta
• getEmailSolicitante(): Retorna o e-mail do usuário que abriu o Processo
• getDhCriacao(Object idInstTarefa): Retorna a data de criação da tarefa
• getSolicitante(): Retorna o usuário que abriu o Processo

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Demais tipos de Anexos

Na Tarefa de E-mail é possível vincular anexos de todos os tipos de formulários. Todos os anexos são listados na aba Anexos e essa funcionalidade permite enviar vários ao mesmo tempo no e-mail, vários do mesmo tipo e/ou vários dos 3 tipos disponíveis: "Relatório Formatado", "Arquivo" e "Campo de Formulário".

No Sankhya Om, temos a funcionalidade de Relatório Formatado, no qual é possível montar uma série de relatórios que irão funcionar dinamicamente em função do seu contexto. Para conhecer mais do relatório, acesse a documentação Relatórios Formatados no SankhyaFlow.

Nesse caso, podemos montar um relatório em função dos dados contidos no módulo SankhyaFlow e utilizá-los no processo e até enviar por e-mail. Os parâmetros que podem ser incorporados e utilizados no relatório são:

• Instância do Processo;
• Código do Processo;
• Versão do Processo;
• Código do usuário de inclusão do processo.

A partir desses dados, o modelador cria o relatório que deseja e o relaciona na Tarefa de E-mail como um anexo; dessa forma, sempre que o fluxo passar pela Tarefa de E-mail, será enviado juntamente com o relatório montado dinamicamente. Abaixo demonstramos como encontrar os relatórios disponíveis que podem ser utilizados na Tarefa de E-mail.

Como falamos acima, também é possível estabelecer um arquivo fixo que sempre será enviado como anexo no e-mail; para isso, basta acessar essa configuração e selecionar o arquivo no Windows Explorer. Abaixo mostramos onde você deve selecionar o arquivo:

No tipo de anexo Campo de Formulário é listado todos os campos do tipo de arquivo contido no processo. Conforme mostra a imagem abaixo, temos 3 campos de arquivo, 2 de formulário formatado e 1 de formulário embarcado. Se o modelador desejar, ele poderá vincular os 3 campos.

Para os campos em Formulário Formatado ou Nativo, precisamos sinalizar se desejamos anexar o conteúdo na última linha inserida no formulário ou de todas as linhas inseridas nos formulários do processo:

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