Tarefa de E-mail

No Sankhya Flow, existem vários tipos de Tarefas disponíveis, que podem ser modeladas em um Processo de Negócio; uma dessas tarefas é a Tarefa de E-mail. Através dela, é possível estabelecer em um processo, o envio de um e-mail com Destinatários, Mensagem e Anexos.

Caso deseje, o modelador poderá adicionar em seu fluxo de processo uma Tarefa de E-mail. Ao passar nesse caminho, será enviado um e-mail com as configurações que o modelador fez na tarefa.

As configurações que irão compor uma tarefa de e-mail podem ou não serem retiradas do próprio processo em que ela esteja, por exemplo: O modelador poderá definir que o destinatário seja sempre a pessoa que abriu o processo, ou que o destinatário seja sempre o mesmo, ou seja, um e-mail fixo.

Nessa documentação tem-se os seguintes tópicos:

1. Caso de Uso

2. Como configurar uma Tarefa de E-mail

3. Funções de script disponíveis para a Tarefa de E-mail

4. Demais tipos de Anexos.

Caso de Uso

O processo "Solicitação de compras", exibido na imagem abaixo, foi modelado a fim de atender a proposta de simplificar uma solicitação de compra, tanto para quem está solicitando a compra, quanto para automatização do lançamento do pedido de compras no Sankhya Om.

O processo possui 3 Tarefas de Usuário: "Analisar a Solicitação", "Realizar cotação" e "Refazer Solicitação", possui 2 Tarefas de Serviço para "Atualização de dados do processo" e "Geração do pedido de compras" e por fim, 2 Tarefas de E-mail para notificação nos cenários de reprovação ou status do pedido.

A Tarefa de E-mail "Notificação sobre reprovação da solicitação" avisa ao solicitante que seu coordenador reprovou o pedido gerado; assim, solicitante recebe um e-mail contendo a mensagem da reprovação da Solicitação de Compras.

Já a Tarefa de E-mail "Notificação ao solicitante sobre status do(s) pedido(s)" informa ao solicitante que seu coordenador aprovou e que o pedido está sendo cotado; dessa forma, o solicitante recebe um e-mail contendo a mensagem de aprovação juntamente com os detalhes da cotação.

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Como configurar uma Tarefa de E-mail

Após acessar a tela Processos de Negócio e abrir o diagrama do processo, teremos a palheta de elementos BPMN disponíveis que podem ser usados no fluxo; o último elemento é de Criar Tarefa de Usuário que, após arrastado e posicionado no fluxo, precisa ter seu tipo de tarefa alterado pois, por padrão, sempre é criada uma Tarefa de Usuário e para nosso case iremos tratar somente de Tarefa de E-mail.

Para alterar o tipo de tarefa, basta clicar na Tarefa de Usuário para ser exibido um painel ao lado do elemento com algumas opções disponíveis. Clique no ícone "Alterar tipo" e selecione a opção "Tarefa de E-mail"; dessa forma, a tarefa passará de uma Tarefa de Usuário para uma Tarefa de E-mail:

Com a alteração feita, basta dar um duplo clique para surgir o painel lateral direito com as configurações desse tipo de tarefa; as configurações irão aparecer dentro da sessão "E-mail" e dentro dela temos 3 abas, sendo: "Dados de Envio", "Mensagem" e "Anexos".

Observação: para conferir os e-mail's que sejam enviados pelo Sankhya Flow basta conferir a tela Fila. Caso seja necessário, será possível enviar o e-mail a vários destinatários diferentes, bastando separá-los com ";".

O primeiro campo que deve ser configurado em nosso caso de uso é o "Remetente"; esse campo retorna todas as Contas SMTP cadastradas na base do Sankhya Om. Por fim, devemos informar qual o "Destinatário" da mensagem.

Na imagem abaixo, temos a configuração da Tarefa de E-mail Notificação sobre reprovação da solicitação:

E também é possível trazer o Destinatário a partir de um script:

Agora na aba "Mensagem", o modelador estabelece o "Assunto" e a "Mensagem" que vai constar no e-mail enviado, sempre lembrando que, caso queira, ele poderá utilizar alguma função "JavaScript" para incluir algum conteúdo junto à mensagem, como exemplificado na imagem abaixo:

O processo foi modelado de forma que as atividades "Analisar solicitação de compra" e "Realizar cotação" possuíssem um campo de anexo. A primeira para anexar uma documentação a fim de respaldar a análise feita e a outra para anexar o comprovante de cotação.

Ambos os campos seguem como anexo no e-mail enviado em ambas atividades de envio de e-mail. Para poder incluir um anexo, basta acessar a aba "Anexos" e selecionar a origem do arquivo; nesse caso, é um arquivo pertencente ao formulário da atividade. Abaixo demonstramos a configuração do anexo para a atividade Notificação ao solicitante sobre o status do(s) pedido(s):

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Funções de script disponíveis para a Tarefa de E-mail

Como mostramos no case dessa documentação, é possível utilizar funções JavaScript que retornam algum conteúdo. Abaixo trouxemos a lista completa das funções disponíveis para o modelador utilizar no contexto de Tarefa de E-mail:

• getUsuarioLogado(): retorna o usuário logado no momento;

• getCampo(String nome): retorna o conteúdo de um campo de um formulário;

• getIdInstanceProcesso(): retorna a Instância do Processo aberto;

• getIdInstanceTarefa(): retorna a Instância da Tarefa aberta;

• getEmailSolicitante(): retorna o e-mail do usuário que abriu o Processo;

• getDhCriacao(Object idInstTarefa): retorna a data de criação da tarefa;

• getSolicitante(): retorna o usuário que abriu o Processo.

Lembrando que, é necessário cadastrar previamente os campos embarcados no processo (ex: "CODPARC", "NOMEPARC") e adicionar uma Tarefa de Serviço para atribuir o setCampo() para estas variáveis embarcadas, antes da tarefa de Email.

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Demais tipos de Anexos

Na Tarefa de E-mail é possível vincular anexos de todos os tipos de formulários. Todos os anexos são listados na aba Anexos e essa funcionalidade permite enviar vários ao mesmo tempo no e-mail, vários do mesmo tipo e/ou vários dos 3 tipos disponíveis: "Relatório Formatado", "Arquivo" e "Campo de Formulário".

No Sankhya Om, temos a funcionalidade de Relatório Formatado, no qual é possível montar uma série de relatórios que irão funcionar dinamicamente em função do seu contexto. Para conhecer mais do relatório, acesse a documentação Relatórios Formatados no SankhyaFlow.

Nesse caso, podemos montar um relatório em função dos dados contidos no módulo SankhyaFlow e utilizá-los no processo e até enviar por e-mail. Os parâmetros que podem ser incorporados e utilizados no relatório são:

• Instância do Processo;

• Código do Processo;

• Versão do Processo;

• Código do usuário de inclusão do processo.

A partir desses dados, o modelador cria o relatório que deseja e o relaciona na Tarefa de E-mail como um anexo; dessa forma, sempre que o fluxo passar pela Tarefa de E-mail, será enviado juntamente com o relatório montado dinamicamente. Abaixo demonstramos como encontrar os relatórios disponíveis que podem ser utilizados na Tarefa de E-mail.

Como falamos acima, também é possível estabelecer um arquivo fixo que sempre será enviado como anexo no e-mail; para isso, basta acessar essa configuração e selecionar o arquivo no Windows Explorer. Abaixo mostramos onde você deve selecionar o arquivo:

Aprimorando o Anexo de formulários: selecionando linhas específicas ou todas as linhas

No tipo de anexo Campo de Formulário, você verá listados todos os campos do tipo "arquivo" contidos no processo. Uma funcionalidade importante, especialmente para formulários formatados ou nativos, é a capacidade de definir de qual(is) linha(s) o conteúdo do campo será anexado.

Você pode escolher entre duas opções:

• Conteúdo da última linha inserida no formulário: Ao selecionar esta opção, apenas o arquivo anexado na última linha preenchida do formulário será incluído no e-mail. Isso é ideal para situações onde você precisa apenas do dado mais recente.

• Conteúdo de todas as linhas inseridas nos formulários do processo: Esta opção permite que o sistema anexe o conteúdo do campo de arquivo de todas as linhas de um formulário que contenham esse campo. Por exemplo, se você tem um formulário de solicitação de itens onde cada linha representa um item diferente, e cada item pode ter um anexo (como uma imagem do produto), ao escolher "Conteúdo de todas as linhas", todos esses anexos serão enviados em um único e-mail de notificação.

É importante considerar que anexar muitos arquivos, especialmente de múltiplas linhas, pode impactar o tamanho do e-mail e o tempo de envio. Avalie a necessidade do seu processo para escolher a melhor opção.

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