O que é Certificado digital e para que serve?

O certificado digital é indispensável para as empresas que emitem Documentos Eletrônicos (NFe, NFSe, NFCe, ECF, MDFe, EFD etc...). Abaixo serão mostradas as características e diferenças do certificado A1 e A3.

O que é certificado digital?

• O certificado digital é um documento eletrônico que é a identidade da pessoa jurídica. Ele contém o nome, um número exclusivo conhecido por chave pública e outros dados que identificam a sua empresa na Receita Federal e nos sistemas de gestão.
• O certificado digital para pessoa jurídica é dividido em dois documentos distintos: o e-CNPJ e o eNF-e. Ambos podem ser utilizados para emissão de NF-e, mas eles têm diferenças.
• O e-CNPJ deve ser usado exclusivamente pelo representante legal da empresa, pois dá acesso a várias informações e a todos os documentos da empresa. Em regra geral, esse certificado é mais barato que o eNF-e.
• Já o eNF-e pode ser usado também pelos funcionários, pois sua função é basicamente a emissão de NF-e. Ele foi criado para atender grandes demandas de emissão de nota fiscal eletrônica e por isso, normalmente, ele é mais caro.
• Com o eNF-e não é possível acessar o CAC e a Conectividade Social.
• A nível de curiosidade: existe também o e-CPF, o certificado digital para pessoa física, mas esse não é o foco deste artigo.

E a segurança, como fica?

• O certificado digital tem duas chaves, uma pública e outra privada.
• A chave privada é como se fosse uma fórmula matemática que gera um código exclusivo para cada documento que a sua empresa emitir.
• Já a chave pública possibilita a leitura desse código e o reconhecimento que o documento é autêntico.
• Esse código é reconhecido pela SEFAZ, pois ela também tem o conhecimento da sua chave pública.
• Sem o conhecimento da chave não é possível entender esses dados e se o código estiver incorreto, o documento não é válido. Assim, ninguém consegue emitir e assinar algum documento por você, garantindo sigilo e segurança para sua empresa.
• O certificado digital, em regra geral, mantém as seguintes informações: nome, período de validade do certificado digital, chave pública, nome e assinatura da autoridade que assinou o certificado e número de série.
• E então surge mais uma divisão. Ambos os certificados: e-CNPJ e eNF-e têm duas opções: o A1 e o A3. Conheça a seguir a diferença entre eles: 

Diferença entre certificado A1 E A3 

No caso da Sankhya, é utilizado somente o Certificado A1, com extensão .PFX.

Certificado A1

• O certificado A1 é um documento eletrônico que é instalado diretamente no computador e não depende de cartões ou tokens para o seu uso. É um arquivo que normalmente possui extensão .PFX ou .P12.
• A sua senha de acesso precisa ser digitada uma única vez, durante a instalação do certificado, não sendo necessário informá-la nas emissões de NF-e, por exemplo.
• Esse certificado tem muitas vantagens:
  • Por ser apenas um arquivo é livre de desastres naturais, roubos e extravios.
  • Pode ser usado em diversas plataformas: smartphones, tablets e notebooks, isso quer dizer que é possível emitir notas fiscais até do seu celular.
  • Apenas um certificado é necessário para matriz e filiais, sem preocupações em ter que levar e buscar o certificado a cada utilização.
  • A sua validade é de apenas um ano.

Certificado A3

• Uma das grandes diferenças do certificado digital do tipo A3 é que ele é armazenado em algum hardware: token ou cartão.
• Esse tipo de certificado só pode ser usado em um único equipamento por vez, pois o cartão ou o token precisa estar conectado no equipamento. Então se quiser utilizar em dois equipamentos de forma simultânea, não é possível.
• Sempre que decidir utilizar em outro equipamento é necessário levar o hardware até ele e fazer uma nova configuração. 
• Para utilizá-lo, nesses casos, é preciso que você leve o dispositivo da matriz até a filial para a emissão da NF-e. 
• O certificado A3 também possui uma senha de acesso. Mas, essa precisa ser informada diariamente. Caso você digite três vezes a sua senha errada, o certificado será bloqueado e é necessário adquirir um novo certificado. O token e o cartão, nesses casos, podem ser reaproveitados.
• O preço desse certificado é mais acessível se considerarmos o preço por ano. Mas, é necessário adquirir um dispositivo para leitura do certificado que pode sofrer alguma avaria.
• Nesses casos é necessário adquirir um dispositivo novo e o preço do certificado A3 acaba ficando maior do que o A1.
• As suas desvantagens também são maiores:
  • Por ser um dispositivo há vulnerabilidade a furtos, extravios e desastres naturais.
  • Precisa de uma entrada USB para ler tokens e, além disso, uma leitora em caso de cartões.
  • Apenas um computador por vez pode emitir nota, além disso é necessário o deslocamento do token ou cartão para o equipamento que vai emitir esse documento. O que pode ser um transtorno em caso de empresas que mais de uma pessoa emite NF-e ou entre matriz e filial.
  • Não pode ser utilizado em dispositivos móveis, como smartphones e tablets.
  • É preciso ter um certificado para cada filial, pois há o limitador físico do certificado estar conectado na máquina de emissão da NF-e.
  • Precisa digitar a senha no momento da autorização das notas.
  • Caso aconteça alguma alteração no contrato social, é necessário trocar de certificado.

Qual o mais seguro: A1 ou A3?

• Esta é uma dúvida bem recorrente. A resposta mais simples para esta pergunta é: não faz diferença para a maioria dos casos. Mas, caso não esteja convencido e queira uma explicação um pouco mais técnica, continue lendo para entender melhor.
• Como dissemos antes, a diferença entre o certificado A1 e o A3 é que o A3 fica armazenado dentro de um dispositivo como um token ou um cartão. Estes dispositivos são como pequenos computadores.
• Já o certificado A1 fica armazenado no seu computador que realizará a assinatura digital do documento.
• Quando você assina um documento com o certificado A1, o seu próprio computador efetuará a assinatura com a ajuda do certificado.
• No caso do A3, o seu computador pede para o token ou o cartão assinar o documento. O trabalho é todo feito pelo dispositivo e seu computador não tem acesso ao certificado armazenado nele.
• Sob o ponto de vista de segurança, para o envio de NF-e ou coisas simples como tal, isso não faz muita diferença.

Todas as empresas são obrigadas a adquirir o certificado digital? 

• Quem precisa emitir NF-e sim, segundo o ajuste SINIEF 12/16.
• As empresas inscritas no Lucro Real e no Lucro Presumido também são obrigadas a ter um certificado digital, já que a maioria das declarações mensais e anuais só podem ser realizadas através do certificado digital, obrigação vinda da Receita Federal.
• Já as do Simples Nacional, precisam adquirir se tiverem mais de cinco funcionários, para prestarem informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias pela GFIP e eSocial.
• É importante lembrar que com a aquisição do eNF-e, sua empresa poderá apenas emitir NF-e e precisará adquirir um eCNPJ para enviar essas outras informações.

Como obter um certificado digital? 

• O primeiro passo é escolher uma Autoridade Certificadora.
• A Autoridade Certificadora é a empresa autorizada pela Receita Federal a autorizar e certificar sua empresa. Você pode ter maiores informações sobre Autoridades Certificadoras no site do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação – ITI.
• Assim que entrar em contato com a Autoridade Certificadora, será marcado um horário para entrega dos documentos necessários e então você escolherá qual tipo de certificado deseja.
• Depois é só efetuar o pagamento e pronto!

Ainda ficou com alguma dúvida sobre certificado digital? Deixe seu comentário!