Em um processo de conferência, existem várias etapas antes de faturar a nota para entrega. Tem-se a etapa de conferência dos produtos através do código de barras, IMEI ou número de série, em seguida, a etapa em que é feita a pesagem dos produtos conferidos e, por fim, a impressão da etiqueta seguida da geração e impressão do DANFE.
Tratando-se do recebimento, quando o fornecedor efetua a entrega na empresa existem dois processos de conferência, são eles:
- O processo de conferência da quantidade real entregue, visa a entrada no estoque da quantidade real recebida do item. Como a unidade de medida do produto é peso, utiliza-se uma balança para aferir o peso líquido do item que está sendo recebido.
- O segundo detalhe do processo de conferência consiste em como o peso líquido é obtido, visto que os produtos podem contar com pelo menos 2 embalagens e o elemento utilizado para movimentação que possui um peso variável. Analisemos melhor no exemplo prático descrito abaixo:
Elemento de movimentação: A empresa utiliza paletes para acondicionar os produtos internamente na empresa assim como para efetuar a movimentação deste. Cerca de 40% dos paletes possuem peso variável em função de diversas variáveis (molhado, parte A quebrada, parte B quebrada, etc);
Primeira embalagem: Alguns fornecedores entregam os produtos em caixas plásticas ou grandes sacos (big bags);
Segunda embalagem: Os fornecedores utilizam também uma segunda embalagem. Cada uma destas embalagem (saquinhos) contém uma pesagem e são acondicionados dentro da primeira embalagem.
Deste modo, torna-se necessário discriminar as taras pertinentes ao peso do elemento de movimentação, bem como, o peso de cada embalagem para chegar ao peso líquido do produto.
As informações abaixo, visam aprimorar a conferência do sistema a fim de atender a estas etapas na empresa. Vejamos:
Peso do Volume
Obter Quantidade pela Balança
| Cadastro de Unidades |
| Unidades de Movimentação e Armazenagem |
| Cadastros de Produtos |
| Configuração de Conferência |
| Comportamento da tela "Fila de Conferência" |
Cadastros de Produtos
Na tela de Cadastro de Produtos tem-se na aba Geral os campos "Qtd. Identificadores", onde deve-se informar a quantidade de identificadores exigidos pelo produto, e o campo "Tipo Identificador", onde determina-se qual o identificador a ser considerado para o produto em questão; este último campo pode ser definido dentre as seguintes opções:
- Número Serial;
- IMEI.
Configuração de Conferência
Na tela de Configuração de Conferência deve-se atentar às definições feitas nos campos abaixo, de modo que estas influenciarão no Processo de Conferência, desde que o pedido/nota a ser conferido possuam no Tipo de Operação a eles vinculados, a configuração de conferência devidamente estruturada. São elas:
Aba Geral
Através do campo "Registrar peso" determina-se qual o mecanismo de pesagem utilizado na conferência. Este campo possui as seguintes opções:
- Não registrar: Através desta opção, o processo de conferência não exigirá pesagem de qualquer mercadoria;
- Pela balança: Quando marcada esta opção, ao finalizar a conferência, o sistema abrirá um pop-up com um campo de peso que somente poderá ser preenchido pela pesagem da balança;
- Balança/Manual: Esta opção é semelhante à anterior, porém, caso a balança não consiga obter o peso automaticamente, será habilitado um campo a para que o usuário digite o peso da mercadoria manualmente; esta digitação somente será permitida para números positivos e com vírgula, caso necessário;
- Manualmente: Marcando-se esta opção, ao finalizar a conferência, o sistema abrirá um pop-up com somente com um campo de peso para digitação do peso da mercadoria.
Observações:
Para as opções em que se obtém o peso da mercadoria através da balança ou este é informado manualmente, o sistema irá gravar o mesmo no peso bruto do pedido que está sendo conferido.
Ao obter o peso via balança complemente, a finalização da conferência será efetivada automaticamente. Considera-se que o peso via balança foi obtido, quando a balança estiver com um valor de peso maior que zero e estável.
Ao obter o peso manualmente, depois que este é informado, tem-se a conclusão da operação, finalizando a conferência efetivamente.
Em qualquer uma das situações, caso a obtenção do peso via balança ou manualmente não seja efetivada, a conferência não poderá ser finalizada.
Quando o mecanismo de pesagem estiver diferente da opção "Não registrar", caso a conferência esteja configurada para faturar o pedido conferido em nota, o sistema irá preservar o peso bruto do pedido na nota faturada.
Define-se no campo "Exige identificador do produto" como se dará a exigência do identificador dos produtos. Tem-se as seguintes opções:
- Exige um: Por esta opção, ao informar o produto, o sistema irá exigir a informação de apenas um IMEI ou Número Serial, independente da quantidade de identificadores definida no Cadastro de Produtos;
- Exige todos: Quando marcada esta opção, ao informar o produto, o sistema irá exigir a informação do IMEI ou Número Serial de acordo com a quantidade de identificadores definida no Cadastro de Produtos;
- Não exige: Através desta opção, ao informar o produto, não será exigida qualquer informação de IMEI ou Número Serial.
Quando informado o produto, e a configuração da conferência exigir o identificador, o sistema irá apresentar um pop-up para que seja informado o IMEI ou Número Serial.
Se forem adicionados mais ou menos identificadores do que o exigido pelo produto, o sistema irá emitir uma mensagem de confirmação informando que a quantidade de identificadores está diferente da quantidade conferida e se o usuário deseja ajustar; caso seja selecionado "Sim", o sistema irá remover ou adicionar uma ou mais à quantidade conferida do produto.
Na tela Fila de Conferência, grade "Itens Conferidos", tem-se o botão "Identificador" para que nos casos em que a conferência exige esta informação, seja possível consultar ou remover os identificadores do produto. Ao clicar no referido botão, o sistema apresenta o pop-up contendo os identificadores inseridos. Caso algum identificador seja removido, a tela somente poderá ser fechada caso todos os identificadores do produto sejam informados conforme exigência da conferência.
Mantendo a marcação "Inibir mensagem de confirmação ao finalizar conferência" não realizada (situação padrão), no momento em que o usuário clicar no botão "Finalizar conferência" na tela de Fila de Conferência, o sistema exibirá uma mensagem questionando se o usuário deseja realmente finalizar a conferência; caso o campo esteja marcado, essa mensagem não será apresentada e a conferência será finalizada.
Aba Formação de volumes
No campo "Formação de volumes" quando a opção "Registro simplificado (na tela)" estiver selecionada, ao lado do botão de "Finalizar Conferência" será apresentado um botão de adição e remoção juntamente ao campo para quantidade; este campo para quantidade não aceita valores negativos. Além disso, quando o usuário clicar no botão de "Finalizar Conferência", o sistema não irá exibir o pop-up para que seja informada a quantidade de volumes.
O campo "Imprimir etiquetas ao finalizar a conferência" estará habilitado quando o campo "Formação de volumes" estiver definido com uma opção diferente de "Não usa formação de volumes". Na finalização da conferência, caso o campo citado esteja marcado, e o campo "Formação de volumes" esteja definido como "Registro simplificado (no final)" ou "Registro simplificado (na tela)" a impressão da etiqueta irá ocorrer como se fosse para apenas um volume, e com o número de cópias de acordo com a quantidade de volumes definida na Conferência.
Comportamento da tela "Fila de Conferência"
Ao abrir a tela "Fila de Conferência", o sistema irá posicionar o cursor automaticamente no campo de "Nro. único". Além disso, o usuário pode bipar um código de barras que identifica o número único de uma nota ou pedido; nesse momento, o sistema irá abrir a fila de conferência já posicionando o código de barras dos produtos a serem conferidos.
Da mesma forma, se for digitado o número único do pedido ou nota e sendo pressionada a tecla "Enter" no teclado, o sistema irá abrir também a fila de conferência já posicionando o código de barras dos produtos.
Caso o sistema não encontre o pedido ou nota a ser conferido pelo número único bipado ou informado, a tela permanece em seu status inicial.
Gerar XML da NF-e contendo o IMEI ou Número Serial dos produtos
Na finalização da conferência, caso haja o faturamento do pedido em NF-e, o sistema gera o XML e transmite para a SEFAZ. Nesse momento da geração do XML, o sistema valida se a mercadoria referente a nota que foi conferida possui IMEI ou Número Serial.
Caso possua essas informações, o XML será gerado contendo as informações do IMEI ou Número Serial de modo que os campos do XML abaixo sejam gerados:
- <obsCont xCampo="IDENTIFICADOR"> onde IDENTIFICADOR é igual ao IMEI ou Número Serial. Esta definição ocorre de acordo com o Cadastro do Produto.
- <xTexto>*IMEI1*IMEI2</xTexto> onde IMEI1 se refere ao valor do primeiro IMEI do produto e IMEI2 do segundo. Nesse exemplo, o produto possui o IMEI como identificador e a quantidade de identificador igual a dois. Quando o produto possui mais de um identificador, esses devem ser separados por um asterisco.
Observação: para que o IMEI/Serial sejam gerados na tag <xTexto> do XML, deve-se inserir uma query para buscar os valores no parâmetro "Consulta para informação adcional no XML da nota - QUEINFADCXMLNFE".
Desta forma, na emissão do XML, o sistema irá gerar um grupo <obsCont> para cada linha retornada desta consulta, contendo as informações dentro das tags <xCampo> e <xTexto>.
Nota: se a consulta retornar valores vazios, a tag será gerada no XML com o valor vazio e a NF-e será rejeitada.
Integração da balança - Web Connection
Uma das aplicações ligadas à esta integração da balança na Conferência, é o Sankhya Web Connection. Com esta aplicação uma vez instalada, a mesma será a ponte de comunicação entre a balança e o Sankhya- W, por meio da porta serial COM. A configuração da aba "Integração balança" é primordial para o obtenção do peso junto à balança e direcionamento desta informação para o Sankhya-W.
Na opção "Integração com a balança" define-se qual a balança a ser utilizada, tem-se as seguintes opções:
- Não usa;
- DIGITRON;
- Filizola (IDM);
- Toledo (P3);
- Outra - Serial.
Observação: as configurações necessárias para utilização de cada uma destas opções, podem ser visualizadas na documentação Sankhya Web Connection - Configurações.
Na "Porta de comunicação" configura-se a porta que a balança está instalada; nesta deve ser configurada exatamente a porta a qual a balança está instalada, pois caso seja informada outra porta, a comunicação não será realizada impossibilitando buscar o preço retornado pela mesma.
No campo "Quantidade de dígitos do display" define-se a quantidade de dígitos que foi determinada no display da balança; geralmente as balanças são de 5 dígitos; esta informação é utilizada para formatar o retorno da balança para o sistema.
A balança e o software que realiza a leitura devem estar na mesma frequência, pois ambos precisam se comunicar corretamente. Esta informação é inserida no campo "Frequência de transmissão". Se um estiver com uma frequência mais alta que o outro, pode-se ter erros de leitura do peso. O padrão é "9600" que é o valor geralmente utilizado pelas balanças.
Na opção "Tempo de espera de estabilização", define-se o tempo de timeout, ou seja, um tempo que o sistema deverá aguardar para que a balança retorne o peso estabilizado de acordo com o esperado. Caso este tempo exceda, será apresentada uma mensagem informando que não foi possível estabilizar a balança a tempo. Este tempo é fornecido em segundos.
Integração da balança - Sankhya Print Service (SPS)
Além do Sankhya Web Connection mencionado acima, a aplicação Sankhya Print Service - SPS realiza a intermediação das impressões de etiquetas e Notas Fiscais acerca do processo de integração da balança na Conferência. Em linhas gerais, o SPS irá realizar o direcionamento de quais impressões (etiquetas e notas fiscais) devem ser encaminhadas para quais impressoras.
Cadastro de Unidades
No Cadastro de Unidades é necessário acionar a marcação "Utiliza Conferência por peso" para indicar que a unidade irá utilizar o processo de conferência por peso.
Unidades de Movimentação e Armazenagem
Na tela Unidades de Movimentação e Armazenagem efetua-se o cadastro das unidades de movimentação e armazenagem do produto que serão utilizadas no ato da conferência.
Cadastros de Produtos
No Cadastro de Produtos tem-se a aba Unidade de Mov./Armazenagem que será responsável pela ligação entre o produto e a(s) unidade(s) de movimentação e armazenagem cadastrada(s).
No campo "U.M.A" será(ão) indicada(s) a unidade(s) de movimentação e armazenagem configurada(s) anteriormente.
O campo "Código de Barras" permite realizar a busca do produto e unidade de movimentação através do seu código de barras no ato da Conferência. Sendo que, para tanto é necessário que na Configuração da Conferência em sua aba Geral, o campo "Buscar código de barras por" esteja configurado com a opção "Referência".
Informa-se no campo "Volume" a unidade previamente configurada como Unidade Padrão ou Unidade Alternativa do produto.
Caso o campo "Padrão" esteja habilitado, tem-se que esta unidade de mov./armazenagem será utilizada como padrão no ato da conferência.
Configuração de Conferência
Além das configurações padrão, na seção "Peso/Balança" configura-se o campo "Obter quantidade pela balança" e caso seja necessário realizar a impressão de etiquetas define-se no campo "Modelo p/ etiqueta" um modelo de etiqueta.
Comportamento da tela "Fila de Conferência"
Na Fila de Conferência ao inserir o produto tem-se a exibição do pop-up "Seleção da U.M.A" contendo o peso bruto (peso obtido na balança) e a unidade de movimentação padrão.
Deste modo, efetua-se o registro das taras variáveis para chegar ao peso líquido do produto. Para tanto, clica-se no botão "Tarar" para que o peso obtido seja inserido no campo "Tara 1 (variável)". Neste caso, foi utilizado um palete de 45kg:
Após este passo, informa-se a quantidade da U.M.A padrão utilizada na pesagem. Como por exemplo 50 sacos plásticos de 1kg cada:
Caso seja necessário realizar a inclusão de outras U.M.A, basta acionar o botão . Ao clicar no botão "Confirmar", ocorre a finalização da conferência e caso tenha sido configurado tem-se o processo de impressão das etiquetas.
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