Geração de Guias

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Nesta tela serão realizadas as emissões dos arquivos de conexão para a SEFIP, DIRF, GRRF, DARF e GPS, além de integrar seus respectivos valores ao financeiro.

Ao acessar a tela, "Selecione o tipo de guia" que deseja gerar a emissão, dentre as opções:

 Antes de gerar essas guias é necessário realizar a importação dos seus respectivos leiautes. Para isso, acione o botão "Importar Leiautes das Guias", selecione a guia que deseja importar o leiaute e clique em "Importar Guias". 

Com as guias importadas será apresentada a mensagem: 

"Guias importadas com sucesso!"

SEFIP

A geração do arquivo SEFIP - Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social é realizada para enviar as informações da folha calculada no sistema para o aplicativo Sefip da Caixa. Além de ter a possibilidade de integrar com o financeiro apenas os devidos valores relativos ao FGTS da folha.

Após realizada a importação do leiaute, sua base estará pronta para que o arquivo SEFIP seja emitido. Dessa forma, acesse a tela Geração de Guias, em seguida, acione o menu "SEFIP" e "Geração da Guia", respectivamente.

De acordo com o manual da SEFIP, o arquivo deverá ser gerado levando em consideração os códigos de recolhimento, portanto, deverá se atentar e alterar tanto o arquivo de leiaute, quanto o código de recolhimento se necessário.

Na etapa 1 - Informações Gerais, selecione o "Arquivo de Leiaute" utilizando o código ou a lupa como apoio na busca do arquivo. 

Importante: existem dois leiautes distintos que deverão ser usados considerando as possíveis situações ocorridas na competência, que são:

• 11 - Sefip 650: responsável pelo envio das informações dos empregados que tiveram cálculo de folha de Dissídio/Convenção Coletiva/ACT;
• 8 - Sefip: referente aos recolhimentos gerais dentro do prazo, constando todos os cálculos dos demais tipos de folha, exceto os cálculos por definição dos reajustes sindicais anuais.

Informe a "Referência" e a "Empresa Responsável" para qual será gerado o arquivo.

Indique se o "Tipo de Folha" será "Normal", "Somente 13º" ou "Normal e 13º".

Os indicadores "Recolhimento do FGTS" e "Recolhimento do INSS" sinalizam para o validador da SEFIP se as informações estão ou não dentro do prazo legal. Preencha também a "Data" do recolhimento.

É importante ressaltar que se for "Recolhimento em atraso" deverá ser informada ainda a Data do efetivo recolhimento. Com isso, as informações geradas serão acrescidas de juros/multas, automaticamente no campo "Índice Cálculo JAM".

Informe no campo "Contato da empresa responsável" o nome do responsável pelo envio das informações.

O campo "Código Recolhimento" é uma chave para a SEFIP e indica qual a natureza das informações, por exemplo, o código "115", utilizado para recolhimento/declaração referente a situações que não se enquadrem nos demais códigos de recolhimento.

O recolhimento/declaração ao FGTS, bem como, a declaração ao FGTS devem ser indicados por meio do campo "Modalidade", de acordo com as seguintes opções:

• Recolhimento ao FGTS e Declaração à Previdência: indica que haverá recolhimento ao FGTS e prestação de informações à Previdência;
• 1 Declaração para FGTS e à Previdência: deve ser utilizada nas situações em que não é recolhido o FGTS devido no mês de competência, configurando a confissão de débito para o Fundo de Garantia, bem como, para prestar informações à Previdência;
• 9 Confirmação de informações anteriores – Rec/Decl. ao FGTS e Decl. à Previdência: deve ser usada para retificar informações de SEFIP já transmitidas.

Nos campos "Inscrição da Software House" e "Tipo de Inscrição da Software House" preencha as informações relacionadas a Empresa que desenvolveu o Software.

Após todo o preenchimento, clique em "Próximo" ou na etapa seguinte.

A etapa 2 - Autônomos (Financeiro) deverá ser preenchida em casos de geração do arquivo para autônomos. Nesse caso, informe a "Natureza", o "Vínculo", a "Categoria" e o código "CBO" destes. 

Não havendo esses funcionários, avance para a próxima etapa.

Na etapa 3 - Empresas, selecione a Empresa do arquivo a ser gerado.

Selecione na etapa 4 - Funcionários, quem irá compor o arquivo. Aqui, pode-se definir "Filtros" padrões e personalizados, incluindo condições. É importante filtrar os funcionários que estão em "Situação normal" para que não haja divergências no arquivo.

Observação: funcionários afastados deverão ser enviados para SEFIP nas seguintes condições:

• No mês de afastamento, informe a remuneração correspondente aos dias efetivamente trabalhados, acrescidos dos 15 dias iniciais de responsabilidade do empregador/contribuinte;
• Se os 15 dias ultrapassarem o mês de afastamento, a remuneração correspondente aos dias excedentes deve ser informada na GFIP/Sefip do mês seguinte;
• No mês de retorno, informe a remuneração correspondente aos dias efetivamente trabalhados.

Por fim, na etapa 5 - Gerar, clique no botão "Gerar". Logo após, acesse o aplicativo da SEFIP e realize a importação da folha.

Observação: ao realizar a importação do arquivo para filiais no aplicativo da SEFIP, os campos "CNAE-Preponderante" e "F.A.P" devem ser preenchidos manualmente.

Importante: empresas que possuem configuração de lotação de obra devem ativar o parâmetro "Gerar SEFIP sem validar lotação? - FPSEFIPLOTACAO" para que a SEFIP seja gerada em um único arquivo para todas as empresas. Caso o parâmetro esteja desabilitado, será gerado um arquivo para cada empresa.

Integração Financeira 

Com o arquivo SEFIP gerado, realize a integração com o Financeiro. Para isso, retorne a tela principal da Geração de Guias e clique novamente no menu SEFIP, em seguida no menu "Financeiro".

Na aba "Geral", seção "Informações Gerais", defina se a "Guia" será emitida por "Empresa" ou "Departamento". Indique também a "Empresa" responsável pelos dados da integração financeira.

Se definida a geração por Departamento, será apresentado o campo de "Grau", que, por padrão, o sistema preenche automaticamente.

Abaixo é possível "Selecionar Departamentos" que vão compor o arquivo. Caso deseje selecioná-los, clique em cima do campo para escolher.

No grupo "Gerar Por", as opções "FGTS" e "FGTS Menor Aprendiz" permitem informar se gerará o arquivo somente para Menor Aprendiz ou para os demais vínculos.

Em "Dados da Folha", marque os tipos de "Folhas" e selecione a "Referência" para a integração.

A seção "Valores" está relacionada às informações em caso de pagamento fora do prazo. Assim, estando preenchidas todas as informações, clique no botão "Gerar Demonstrativo" localizado no canto superior direito da tela.

Serão apresentadas na tela as informações para conferência, sendo possível imprimir ou apenas fechar o arquivo após a conferência.

Clique na aba "Integração Financeira" e selecione a configuração financeira para a integração no campo "Integrando com financeiro com base na configuração".

Preencha as demais informações, como, "Data de Negociação", "Data de Vencimento", "Data de Entrada e Saída", "Natureza" e "Histórico".

Por fim, clique em "Integrar Financeiro" e confirme a integração financeira.

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GRRF

A GRRF - Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS é utilizada para o recolhimento das multas rescisórias, aviso prévio indenizado e depósitos do FGTS do mês da rescisão e do mês anterior. 

A guia de GRRF complementar é gerada somente para pagamento de verbas indenizatórias, ou seja, quando o aviso do funcionário é indenizado e sobre as verbas indenizatórias pagas em folha complementar de dissídio.

O arquivo emitido no sistema é enviado na Conectividade Social. É possível também a integração com o financeiro dos devidos valores relativos ao FGTS rescisório.

 Lembre-se que, o leiaute do arquivo da GRRF precisa ser previamente importado antes de sua geração. 

Assim, para realizar a geração da guia, primeiramente, clique no menu "GRRF", e em seguida, "Geração da Guia".

Na tela seguinte, 1 - Informações Gerais, selecione o "Arquivo de Leiaute" anteriormente importado. 

Informe a "Empresa Responsável" que será responsável pelas informações a serem geradas para o validador governamental. Isso é necessário, pois há a possibilidade de gerar o arquivo de várias empresas de uma única vez.

Em seguida, preencha também os campos "Empresa", "Referência", "Tipo de Folha" e "Data de Recolhimento".

Configure os campos "Reposição de Vaga" conforme a sua preferência.

O campo "Data de Homologação" deve ser preenchido somente em casos de GRRF complementar (dissídio).

Após completar os campos informados acima, clique no botão "Próximo". 

Na etapa 2 - Funcionários, escolha os funcionários que irão compor o relatório.

E, após avançar para a próxima etapa, 3 - Gerar, acione o botão "Gerar".

Dessa forma, o sistema estará apto para realizar a geração da GRRF, logo, basta acessar o aplicativo Conectividade Social e executar o envio do arquivo.

Integração Financeira

Com o arquivo GRRF gerado, é possível efetivar a integração com o Financeiro. Para isso, retorne à tela principal da Geração de Guias, e clique novamente no menu GRRF. Em seguida, em "Financeiro".

A aba "Geral" é composta por seções como as "Informações Gerais", onde deverá configurar o "Saldo FGTS" e "Aviso Prévio". Além de marcações para sinalizar se o arquivo a ser emitido é devido ao "Dissídio" e se irá fazer a impressão os dados do mês anterior, por meio da marcação "Imprimir Mês Anterior".

Logo abaixo na seção "Dados da Folha", configure os campos "Tipo de Folha", "Referência", "Vencimento", "Empresa", e também as datas "Inicial" e "Final" do "Filtro Período de Demissão". Além de "Selecionar Funcionários" para os quais deseja gerar a guia.

As seções "Valores", "Valor p/JAM" e "Encargos" relacionam às informações em caso de pagamento fora do prazo.

Preenchidas todas as informações, clique no botão "Gerar Demonstrativo" e serão apresentadas na tela, as informações para conferência, cujo é possível imprimir o arquivo ou apenas fechá-lo após a conferência.

Posteriormente, clique na aba "Integração Financeira" e selecione a configuração financeira para a integração.

Preencha as demais informações, como "Data de Negociação", "Data de Vencimento", "Data de Entrada e Saída", "Natureza" e "Histórico".

Após isso, pressione o botão "Integrar Financeiro" e confirme a integração.

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DIRF

A DIRF - Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte sobre a folha de pagamento é feita pela fonte pagadora anualmente, geralmente tem o prazo de entrega até fevereiro do ano seguinte. 

Por meio dessa tela é possível gerar o arquivo para importação no app PGD DIRF do ano e emitir o demonstrativo de rendimentos após a conferência dos valores.

Para gerar a guia é necessário que algumas configurações sejam realizadas previamente, sendo elas:

Primeiramente, no cadastro da Empresa, aba Geral, informe a "Empresa Matriz", pois ela tem a função de gerar também os dados das filiais.

Depois, preencha as informações do declarante na aba Informações para DIRF da tela Empresas.

Agora, com as configurações acima realizadas, acesse a tela Geração de Guias, clique no menu "DIRF", e em seguida, em "Geração da Guia". Na tela seguinte, etapa 1 - Informações Gerais, selecione o código do "Arquivo de Leiaute" importado anteriormente, lembrando que são disponibilizados dois layouts; um caixa e outro competência, utilize aquele que seja de acordo com a prática da sua empresa.

Informe a "Tabela de IRRF" (conforme a tabela de faixas cadastrada), informe o "Ano Base" e o "Tipo de Declaração", que poderá ser "Original" ou "Retificadora".

Caso exista algum "Limite de Isenção" para "Funcionários", "Autônomos" ou "Pro Labore", informe o valor no campo correspondente.

Efetue as marcações "Gerar utilizando os cálculos", "Informa para DIRF desp. médicas de todos dependentes" e "Incluir Pensão de Décimo Terceiro no registro INF - Informações Complementares" quando desejar que estas informações sejam apresentadas no arquivo.

Após o preenchimento, acione o botão "Próximo".

A etapa 2 - Autônomos (Financeiro) deverá ser preenchida caso sejam declarados trabalhadores autônomos. Nesse caso, informe a "Natureza", o "Vínculo", a "Categoria" e o código "CBO" destes. 

Escolha na etapa 4 - Funcionários, quem irá compor o arquivo. Para facilitar essa seleção pode-se definir  "Filtros" padrões e personalizados, incluindo condições.

GPS

Depois, clique na aba "Compensações" para informar as devidas compensações. Acione então, o botão "Inserir Compensação" e preencha a "Referência", os códigos da "Empresa", "Parceiro" e "Natureza", o "Vlr. Original", o "Saldo a Comp.", a "Dt. Recolhimento" e clique no botão "Salvar".

Caso seja necessário alterar algum valor, selecione a linha desejada e clique no botão "Modo Edição de Registros". Mas se precisar inserir outros valores, basta acionar o botão "Inserir Retenção" e preencher as informações solicitadas.

• Pela data da Negociação;
• Pela data da Baixa;
• Digitação manual.