Melhores Práticas para Emissão de 'MDF-e - Manifesto de Documento Fiscal Eletrônico'.

Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e) é o documento emitido e armazenado eletronicamente, de existência apenas digital, para vincular os documentos fiscais transportados na unidade de carga utilizada, cuja validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente e autorização de uso pelo Ambiente Autorizador.

O MDF-e serve para consolidar em um único documento todas as NF-es e CT-es que compõem a viagem, permitindo o rastreamento da carga e do veículo pelos órgãos da SEFAZ e ANTT. Ele identifica o responsável pelo transporte, agiliza o registro em lote dos documentos fiscais e facilita a conferência e fiscalização em barreiras. Além disso, o MDF-e registra alterações de condutores, unidades de transporte ou de carga, garantindo maior controle e reduzindo riscos de multas ou retenção do veículo.

Quem deve emitir o MDF-e?

A emissão do MDF-e é obrigatória em todo o território nacional, conforme especificado pelo Ajuste SINEEF 21/2010  sendo de responsabilidade das empresas de transporte de cargas e mercadorias. Para uma empresa emitir o MDF-e ela necessita de se credenciar junto à Secretaria da Fazenda, como emissora de CTe ou NFe, Adquirir um Certificado Digital para validar juridicamente o MDFe e conter um software que emita o MDF-e.

Premissas do uso da MDF-e:

• Registro RNTRC (Configurações » Cadastros » Empresas, aba: Natureza), caso Modal Rodoviário

• Versão MDF-e= Versão MDF-e 3.00(Comercial » Preferências » Empresa, aba: MDF-e)

• MDF-e é um Documento que não tem incidência de Impostos.

• MDF-e não exige configuração de TOP.

• MDF-e não gera informações para SPED Fiscal/Contribuições.

• Quando existir 2 entregas, uma para dentro do estado e outra para fora, será emitido 2(duas) MDF-e.

Onde emitir um MDF-e no Sankhya?

• Acesse ''Ordens de Carga'' (Comercial » Rotinas » Ordem de Carga » Ordens de Carga) e clique em ''Criar Viagem''.

• Crie uma OC (Ordem de Carga), que será vinculada à NF-e ou CT-e aprovado.

• O sistema abrirá a rotina ''Viagens de Transporte (MDF-e)'' para complementação das informações.

• Também é possível fazer o lançamento manual diretamente na rotina.

• A transmissão para a SEFAZ e demais ações (eventos, XML, contingência, encerramento) ocorrem nesta mesma tela.

Como efetuar o lançamento de uma MDF-e:

1. Modal Rodoviário

Acesse a tela ''Ordens de Carga'' (Comercial » Rotinas » Ordem de Carga » Ordens de Carga) e crie a ''Ordem de Carga''. Essa OC será utilizada posteriormente para vincular o Pedido ou Nota Fiscal no processo de Formação de Carga.

Em seguida, acesse a tela ''Portal de Vendas'' (Comercial » Consulta » Portal de Vendas) e crie o Pedido de Venda ou a Nota Fiscal. 

Durante a criação do Pedido ou da Nota, realize a Formação de Carga, vinculando a Ordem de Carga criada anteriormente. Após esse vínculo, o número da OC ficará associado ao pedido e será exibido posteriormente na NF-e.

Caso necessário, acesse a tela ''Formação de Carga'' (Comercial » Rotinas » Ordem de Carga » Formação de Carga), confira o vínculo entre a OC e o Pedido/Nota e clique em ''Confirmar'' para registrá-lo.

Retorne á tela ''Ordens de Carga'' (Comercial » Rotinas » Ordem de Carga » Ordens de Carga) e clique no botão ''Criar Viagem'' para iniciar o processo de emissão da MDF-e.

O sistema abrirá automaticamente a tela ''Viagens de Transporte (MDF-e)'' (Comercial » Rotinas » Viagens de Transporte (MDF-e)):

• No Modal Rodoviário, o sistema preenche automaticamente os campos "UF de Coleta" e "UF de Descarregamento" com a origem e o destino da viagem. Caso a rota passe por outros estados, a SEFAZ validará o percurso. Nesses casos, é necessário informar as UFs adicionais na sub-aba "UFs do Percurso".

• Para CT-e, as abas Contratantes, Seguro, CIOT, Vale Pedágio e Lacres são obrigatórias.

• Para NF-e, essas abas não são necessárias.

Após o preenchimento das informações, é possível gerar XML para conferência, incluir eventos, gerar contingência e imprimir MDF-e Normal ou Contingência. 

Com a MDF-e devidamente lançada, gere o lote para enviá-la a SEFAZ e aguarde a autorização.

Em casos de rejeição, utilize o botão ''MDF-e'' e clique em ''Ver Acompanhamentos'' para consultar os detalhes.

Após a MDF-e ser aprovada, clique em "Encerrar" para finalizar o documento e liberar o veículo para futuras viagens. 

2. Modal Aquaviário

Acesse a tela ''Veículos'' (Configurações » Cadastros » Veículos) para cadastrar corretamente o veículo aquaviário.

Na aba ''Propriedades'' defina o campo ''Tipo de Veículo'' como ''Aquaviário''.

Já na aba ''Embarcação'', preencha as informações conforme o registro do Ministério dos Portos:

• Código da Embarcação

• Tipo de Embarcação (11 – Empurrador ou 39 – Balsa, atualmente suportados)

• Nome da Embarcação

Em seguida, acesse a tela ''Portal de Vendas'' e crie uma CT-e.

No cabeçalho da CT-e, é obrigatório o preenchimentos dos campos:

• 'Valor AFRMM'

• 'Vlr. Prest. AFRMM'

• 'IRIN do Navio'

• 'Identificação do navio'

• 'Direção da viagem'

Caso aplicável, também podem ser informados os campos:

• ID. da Balsa 1 - 'Se necessário'

• ID. da Balsa 2 - 'Se necessário'

• ID. da Balsa 3 - 'Se necessário'

Após a criação do CT-e, e acesse a tela ''Ordens de Carga'' (Comercial » Rotinas » Ordem de Carga » Ordens de Carga) e crie uma Ordem de Carga utilizando um veículo do tipo Aquaviário.

Realize a Formação de Carga, vinculando essa Ordem de Carga ao CT-e criado anteriormente. Com o vínculo concluído, acesse a ''Ordens de Carga'' e clique em ''Criar Viagem''.

O sistema abrirá automaticamente a tela ''Viagens de Transporte (MDF-e)'' (Comercial » Rotinas » Viagens de Transporte (MDF-e)), já com o Modal MDF-e definido como Aquaviário.

Nesse modal:

• As abas UFs do Percurso, Contratantes e Seguro não são obrigatórias.

• As informações de Terminais de Carregamento, Terminais de Descarregamento, Embarcações do Comboio, Unidade de Carga Vazia e Unidades de Transporte Vazias são opcionais, variando conforme o processo operacional do cliente.

Após o preenchimento das informações necessárias, gere o lote para enviar a MDF-e á SEFAZ e aguarde a autorização.

Com a MDF-e aprovada, clique em ''Encerrar'' para registrar o evento de encerramento, concluindo o ciclo da MDF-e e liberando o veículo para novas viagens.

3. Emissão de MDF-e por terceiros (sem Ordem de Carga)

Nos casos em que o transporte é realizado por terceiros, a emissão da MDF-e não utiliza o fluxo de Ordem de Carga. Nessa modalidade, o manifesto é criado diretamente na rotina de viagens, sem a necessidade de vínculo prévio com OC.

Acesse a tela ''Viagens de Transporte (MDF-e)'' (Comercial » Rotinas » Viagens de Transporte (MDF-e)) e realize a emissão.

Efetue o lançamento do manual da MDF-e, informando os dados obrigatórios, como:

• Documentos fiscais vinculados (NF-e ou CT-e);

• Dados do transportador responsável;

• Veículo e condutor;

• Origem, destino e, quando aplicável, as UFs do Percurso.

Após o preenchimento das informações, o processo segue o fluxo padrão de emissão da MDF-e, incluindo:

• Geração do XML para conferência;

• Transmissão do lote para aprovação na SEFAZ;

• Consulta de rejeições, quando houver;

• Encerramento da MDF-e após a aprovação, liberando o veículo para novas viagens.

PERGUNTAS:

• Porque o DAMDFE não imprime a relação das Notas?

Somente o modelo DAMDFE Contingência imprime a relação das notas que compõem a MDF-e.

Caso prático: Em fiscalizações em barreiras, o fisco realiza a leitura (“bipagem”) do código de barras da MDF-e e, no sistema da SEFAZ, são apresentados todos os dados do manifesto, inclusive as NF-e que compõem a CT-e, dispensando a impressão dessa informação no DAMDFE normal. Já quando o documento é emitido em contingência, a MDF-e ainda não está aprovada pela SEFAZ. Nesse cenário, torna-se necessária a impressão da relação das notas no DAMDFE para apresentação em fiscalização.

• É possível incluir mais de um Condutor para a MDF-e?

Sim. A MDF-e permite o cadastro de no mínimo 1 (um) e no máximo 10 (dez) condutores, por meio de um evento específico. 

Caso prático: Após a MDF-e estar aprovada e antes de encerramento, acesse o menu ''MDF-e'' e selecione ''Incluir Condutor''. Informe o parceiro correspondente ao motorista e confirme a operação.

Na sub-aba ''Eventos'', será registrado e assinado o evento 110114 - Inclusão Condutor.

• Uma NF-e vinculada a uma MDF-e já encerrada, posso vincula-la novamente em uma nova MDF-e?

Sim, o sistema não impede que a NF-e já vinculada a uma MDF-e encerrada seja utilizada em uma nova MDF-e. 

Para evitar problemas de fiscalizações, localize a aba ''Geral'', sub-aba ''Documentos MDF-e'' e marque o campo ''Id.Reentrega''.

Essa marcação indica que se trata de uma nova tentativa de entrega, sem gerar implicações legais em barreiras fiscais.

OBSERVAÇÃO:
Manual do Contribuinte:
https://mdfe-portal.sefaz.rs.gov.br/Site/Documentos