Gerenciador de Folhas

Módulo: Pessoal+
Caminho de Acesso: Pessoal+ > Rotinas Folha
ID da Tela: br.com.sankhya.rh.GerenciadorFolha

Descrição e Usabilidade

O Gerenciador de Folhas é sua central de controle para consultar e gerenciar as folhas de pagamento que já foram processadas na tela Cálculos. Pense nele como o seu painel de comando para a etapa de validação e finalização do processo.

Ele elimina a necessidade de navegar por múltiplos relatórios e telas após o cálculo. Aqui, você encontra todas as folhas calculadas em um só lugar, prontas para serem conferidas, analisadas, ajustadas e distribuídas.

Use esta tela após ter calculado a folha (mensal, férias, rescisão) na tela Cálculos. É aqui que você irá conferir os valores, comparar resultados, gerar relatórios, liberar holerites para o portal, enviar dados ao eSocial e integrar com o financeiro e a contabilidade.

1. Descrição da Funcionalidade

A tela funciona como um grande painel que exibe todas as folhas de pagamento calculadas na empresa. Após usar os filtros iniciais (Empresa, Referência, Tipo e Status da Folha), o sistema apresenta cards, que são pacotes representando cada tipo de folha (ex: Folha Mensal, Adiantamento, 13º Salário).

As principais funcionalidades que você pode executar são:

• Analisar Custos e Valores: tenha uma visão macro dos resultados através de gráficos e totalizadores na aba Análises, permitindo uma análise rápida dos custos da folha.
• Conferir Cálculos Coletivos: acesse o cálculo geral e detalhado de cada folha para visualizar os valores por colaborador.
• Validar e Corrigir Cálculos Coletivos: identifique e resolva as Advertências e Avisos apontados pelo sistema.
• Gerar o Resumo da Folha: emita um relatório consolidado com os totais de proventos, descontos e bases de cálculo, ideal para uma visão gerencial rápida.
• Gerar Relatórios de Provisão: crie relatórios específicos para a provisão de Férias e Décimo Terceiro, essenciais para a contabilidade e o planejamento financeiro.
• Gerar e Distribuir Holerites: realize o download em massa ou o envio por e-mail dos holerites de um ou mais colaboradores selecionados.
• Realizar a Integração Contábil da Folha: envie os dados da folha de pagamento para o módulo de Contabilidade.
• Realizar a Integração Contábil de Provisões: envie os valores provisionados de férias e 13º salário para a Contabilidade, em uma ação separada da folha.
• Realizar a Integração Financeira: envie os dados da folha para gerar as contas a pagar no módulo Financeiro.
• Liberar a Folha para o eSocial: execute a rotina que disponibiliza os eventos periódicos (S-1200, S-2299) para serem enviados pela Central do eSocial.
• Liberar a Folha para o Portal RH: disponibilize os holerites para que os colaboradores possam consultá-los através do Portal RH.
• Atualizar Dados do Plano de Saúde: dispare uma rotina que reprocessa e atualiza os valores do plano de saúde dos colaboradores e dependentes, caso tenha ocorrido alguma alteração.
• Gerenciar o Status da Competência: realize as ações de Fechamento, para "lacrar" o mês e garantir a integridade dos dados, e de Reabertura, para destravar um mês fechado e permitir correções.

2. Pré-requisitos

Para usar o Gerenciador, é essencial que:

• A folha já esteja calculada: os dados que aparecem aqui são resultado do processamento feito na tela Cálculos (Pessoal+ > Rotinas Folha).

• Permissões de acesso: seu usuário precisa de permissão para acessar e executar as ações de gerenciamento, como fechar, reabrir e liberar dados.

  Para saber como liberar essas permissões, acesse o artigo: Permissões de Acesso para o Gerenciador de Folhas.

• Parâmetros de relatório: para gerar holerites e outros documentos, o parâmetro Caminho da pasta padrao de relatorios folha - FPPASTAPADRAO deve estar configurado na tela Preferências (Configurações > Avançado) no seguinte formato:
  • para o sistema operacional Windows, deve ser utilizado o caminho: C:\suapasta\sankhya-om\jboss\bin\
  • já, para o sistema operacional Linux, utilize o caminho: /home/suapasta/relatorios/

3. Jornada de Uso

O fluxo de gerenciamento é simples e focado na validação:

Localizar a Folha

Acesse a tela, use os filtros de Empresa, Funcionário, Referência, Tipo de Folha e Status da Folha e clique em Pesquisar para encontrar o card da folha desejada.

⚠️ O Gerenciador de Folhas apresenta as folhas de pagamento em ordem cronológica. Esta sequência é obrigatória devido a dependência de eventos e condições da empresa que precisam ser respeitadas para a reaberura e fechamento da folha. Se houver referências anteriores em aberto, o sistema não mostrará as folhas posteriores.

Na barra de tarefas da tela inicial, é possível facilitar a pesquisa e apresentação das folhas com as seguintes ações:

• Usar Filtrar para exibir todas as folhas, apenas as com aviso ou advertências, as prontas para integração contábil ou financeira, as prontas para fechamento, as reabertas ou as fechadas;
• Clicar na lupa para buscar por tipo de folha;
• Alterar a visualização entre Cards ou Lista;
• Ordenar as folhas em ordem crescente ou decrescente por referência, tipo de folha, empresa ou código da empresa.

Também é possível usar os botões na lateral direita para ações como reprocessar plano de saúde, gerar relatórios, integrações, fechamento da folha, entre outras.

Análise Geral

Clique no card da folha e use as abas Geral e Análises para ver os custos e totais sem acessar cada colaborador.

• Na aba Geral, confira os totais de Proventos, Descontos, Demonstrativos e Bases de cálculo de todas as folhas.

  

• Em Análises, escolha ver dados sobre custo total, número de colaboradores, distribuição e média salarial por departamento ou cargo, evolução salarial, horas extras, afastamentos e descontos por faltas, entre outras. Use o botão Exibição das análises para selecionar e confirmar as análises desejadas.

  

Conferência Detalhada

Na aba Folhas confira individualmente cada folha, compare folhas, integre com contabilidade e financeiro, emita relatórios, baixe holerites e exclua folhas.

Ao clicar na toogle Ativa Seleção, surgem os seguintes botões:

🔹Download/Envio de Holerites e Relatórios de Médias: baixe ou envie por e-mail. 

1. Clique no card do colaborador para selecioná-lo ou marque todos do filtro.
2. Clique em Download/Envio de Holerites e Relatórios de Médias.

3. Selecione o documento para baixar ou enviar: holerite, relatório de médias de cálculo, provisão de 13º salário ou provisão de férias.

   Cada documento pode ser baixado ou enviado separadamente.

4. Se escolher Baixar, um arquivo zip será gerado; se Enviar por e-mail, o relatório será enviado ao colaborador.

   Observação: erros no envio ou falta de e-mail cadastrado serão exibidos em pop-up.

🔹Confirma exclusão: exclua cálculos em lote, incluindo rescisões e avisos prévios cadastrados. Dessa forma, não será necessário apagar individualmente cada aviso prévio.

1. Clique nos cards dos colaboradores para selecioná-los ou marque todos do filtro.
2. Clique em Confirma exclusão.
3. Leia o alerta exibido e confirme a exclusão.

🔹Integração Financeira: ao clicar, informe dados no pop-up para integrar e confirme a integração.

🔹Calcular Provisão de Férias e 13º Salário: selecione o colaborador e calcule provisões, que aparecerão na aba Provisões.

🔹Gerar arquivo para Seguro Desemprego: disponível para cálculos de rescisão.

🔹Atualizar Dados Plano de Saúde: atualize automaticamente os dados do plano caso haja alterações.

🔹Integração Financeira por Eventos: visualize a integração financeira por evento.

Nota: em folhas complementares (Dissídio), eventos desativados serão ativados para recálculo.

Ao alterar valores e confirmar as alterações aparece o aviso de recálculo automático.

Ao clicar em Recalcular, surge alerta para gerar eventos de retificação no eSocial e concluir o envio das alterações.

O sistema atualiza automaticamente os dados para gerar eventos S-1200, S-2299, S-2399 e S-1210 na Central do eSocial, permitindo visualizar as rubricas alteradas.

🔹Marcar como CONFERIDAS: bloqueie a edição da folha validada para evitar alterações após recálculo.

🔹Marcar como NÃO CONFERIDAS: desbloqueie para permitir alterações.

Validar e Corrigir

Se surgir algum problema durante o cálculo, as abas Advertências e/ou Avisos mostrarão mensagens para ajudar a identificar possíveis inconsistências nas configurações ou valores do cálculo da folha.

1. Clique na linha do aviso para visualizar os detalhes e, após resolvê-lo, poderá arquivá-lo por meio do botão Arquivar e prosseguir para as rotinas de integração contábil e financeira.

2. Sempre que houver eventos calculados na folha que compõem o eSocial, mas que ainda não foram enviados no evento S-1010, será apresentada a mensagem:

   "Existem eventos calculados na folha que devem ser enviados no evento S-1010 antes do envio do evento S-1200/S-2299."

   Ao clicar sobre o link na linha do aviso, o sistema exibe a lista dos eventos sem envio do S-1010, permitindo que sejam enviados antes dos eventos periódicos (S-1200 e S-2299).

Marcar como Conferida

Após validar as folhas dos colaboradores, selecione-os e clique em Marcar como CONFERIDAS para evitar alterações acidentais.

Gerar Documentos

Use os botões da tela para as ações pós-conferência: 

• Gerar relatórios de décimo terceiro ou férias;
• Resumo da folha;
• Download/Envio de Holerites;
• Gerar arquivo para Seguro Desemprego.

Integrações com módulos contábil e financeiro

• Integração Contábil da Folha

  Automatiza a transferência dos dados da folha de pagamento para o sistema contábil, reduzindo erros, evitando retrabalho e garantindo dados atualizados conforme as normas fiscais. Facilita o controle de despesas e a elaboração de relatórios financeiros precisos.

• Integração Contábil Provisões

  Registra automaticamente provisões como férias e 13º salário no sistema contábil, garantindo controle das obrigações futuras, melhor planejamento orçamentário e conformidade com as normas contábeis.

• Integração Financeira

  Sincroniza fluxo de caixa, pagamentos e recebimentos entre os sistemas de folha, contas a pagar/receber e o módulo financeiro. Automatiza boletos, conciliações bancárias e melhora o controle financeiro, reduzindo erros e facilitando decisões estratégicas.

Liberar para eSocial

Para gerar os eventos S-1200 e S-1210 na Central do eSocial, após calcular e conferir a folha, acione o botão para liberar todas as folhas ou apenas a desejada.

1. Clique em Liberação para eSocial;
2. Selecione o Tipo de Folha e a Referência;
3. Em Tipo de ação, escolha Liberar Dados;
4. Marque a Empresa e Funcionários;
5. Clique em Liberar dados para eSocial;
6. Confirme.

7. ⚠️Para bloquear a folha de um ou mais colaboradores e impedir o envio ao eSocial, selecione Bloquear Dados em Tipo de ação e confirme.

Liberar para Portal RH

Ao clicar neste botão, você libera o holerite da folha selecionada para que o colaborador acesse de forma prática e segura no Portal RH. Assim, ele pode consultar ganhos, descontos e salário a qualquer momento.

1. Clique em Liberação para Portal RH;
2. Selecione o Tipo de Folha e a Referência;
3. Marque a Empresa e Funcionários;
4. Clique em Liberar dados para Portal RH;
5. Confirme.

6. ⚠️Para bloquear o envio do holerite para o Portal RH de um ou mais colaboradores, clique em Bloquear Liberação e confirme.

Fechar a Competência

Com tudo conferido e integrado, use o botão Fechamento para "lacrar" a competência, garantindo a integridade dos dados.

Reabrir Competência

Este botão reabre a competência do sistema, permitindo acessar folhas fechadas para ajustes, correções ou atualizações, garantindo flexibilidade e dados sempre atualizados.

 

4. Pontos de Atenção

• Tela de ação, não de criação: lembre-se, o Gerenciador não cria o cálculo. Ele atua sobre o que já existe. Se um colaborador não aparece, o problema provavelmente está no processamento feito na tela Cálculos.
• Ordem Cronológica: você só conseguirá gerenciar a folha de um mês se a competência anterior estiver com o status "Fechada".
• Excluir é Definitivo: a exclusão de um cálculo nesta tela o remove. Para tê-lo de volta, será preciso processá-lo novamente na tela Cálculos.
• Recálculo Automático Pós-Ajuste: embora o cálculo principal não seja aqui, se você editar manualmente um valor em um evento na aba Folhas, o sistema irá disparar um recálculo automático daquela folha específica para ajustar os totais.

5. Dicas de Usabilidade

• Ações em massa: economize tempo! Na Aba Folhas, use o botão Ativa Seleção para escolher vários colaboradores e executar uma ação (como baixar holerites ou marcar como conferido) para todos de uma vez.
• Diferencie os Botões: preste atenção na localização dos botões. As ações que afetam a competência inteira (como Fechamento e Integração Contábil) ficam na tela inicial. As ações para folhas ou colaboradores específicos ficam dentro das abas.

Perguntas Frequentes (FAQ)

1. Fiz o cálculo na tela Cálculos, mas a folha não aparece no Gerenciador. O que pode ser?

   A causa mais comum é a competência anterior ainda estar em aberto. Verifique se o mês passado está com o status de "Fechada". Se estiver, confira os filtros de Empresa e Referência que você usou na busca.

2. Posso calcular a folha de um novo colaborador por aqui?

   Não. O Gerenciador de Folhas apenas consulta e gerencia cálculos existentes. Para calcular a folha de qualquer colaborador, você deve usar a tela Pessoal+ > Rotinas Folha > Cálculos.

3. Para que servem os botões "Reabertura" e "Fechamento"?

   Fechamento é usado ao final de todo o processo para "trancar" a competência, impedindo novas alterações. Reabertura é o processo inverso, usado quando você precisa destravar uma competência já fechada para fazer alguma correção.

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