Introdução
A FAP – Ficha de Acompanhamento de Projeto é um módulo destinado ao controle e acompanhamento de Projetos. Possui todos os recursos básicos de um sistema de controle de projetos, como por exemplo, definição de etapa, equipe, cronograma, dentre outros.
A FAP é criada a partir de um template, ou seja, um modelo de projeto, para facilitar ao gerente de projetos a criação de novas FAPs em projetos que são semelhantes.
A FAP é integrada com a "Ordem de Serviço" (OS), assim quando é informado o tempo de início e fim na ordem de serviço do executante, a FAP irá computar as horas gastas como parte de execução da etapa.
Uma vez criado o modelo, se este for excluído, a FAP originada deste modelo não será afetada e vice-versa.
Vale lembrar que a FAP é um aglomerado de etapas, e cada etapa tem “vida própria”, ou seja, o projeto em si não tem muitas informações ou validações, o que realmente é importante é a etapa.
Obs.: Não existe FAP sem negociação, ou seja, para criá-la é necessário existir uma negociação com o cliente, que é feito em cima de um Pedido.
Dependências |
Ligado à FAP temos a etapa.
Ligado às etapas temos a equipe, serviços e ordens de serviço já executadas.
Características da Etapa |
Cada modelo de etapa tem um serviço padrão que serve para caracterizar a ação que o executante da etapa terá. Também ligado à etapa existem os serviços adicionais, onde a equipe poderá executar os diversos serviços cadastrados.
Cada etapa pode ter vários ou nenhum serviço adicional, mas cada etapa é obrigada a ter um serviço padrão (serviço vinculado à etapa).
Os recursos que serão utilizados são definidos durante a configuração do modelo de etapa, que na FAP são as pessoas, e neste caso são identificados por “papéis”, exemplo: Analista de Sistema, Analista de Testes e etc.
Na definição do modelo não é possível definir a pessoa, porque um executante de uma etapa necessariamente não vai executar o mesmo serviço em outra etapa, por isto define-se apenas o papel do executante.
É possível ter o mesmo serviço padrão em etapas diferentes.
Propriedades de um Modelo de Etapas |
Tipo = Pode ser definido em percentual ou horas.
Valor = Pode ser definido em percentual ou horas.
Pega emprestado? = Define se este modelo pode pegar horas de outros modelos.
Valor emprestado = Valor máximo que este modelo pode pegar emprestado.
Empresta? = Define se este modelo pode emprestar horas para outros modelos.
Valor empresta = Valor máximo que este modelo pode emprestar.
Obs.: Como nem sempre é possível fixar a quantidade de horas para uma etapa elas são definidas em percentual.
No caso de marcar a etapa como ‘pode emprestar’ não ocorrerá reserva do tempo disponível para empréstimo, se todas as horas definidas forem utilizadas, mesmo que esteja marcado para emprestar, o sistema não emprestará mais do que aquela etapa tenha por definição.
Recursos |
Recursos são os papéis ou atribuições necessárias para a execução de uma etapa do projeto.
Por exemplo, uma etapa de 'customização' exige: programadores, analistas, etc.
Estes papéis não têm ligações com os serviços.
Na mesma equipe uma mesma pessoa pode desempenhar papéis diferentes em etapas diferentes.
Definindo os Modelos |
Devem ser planejados considerando etapas bem definidas de projeto, com previsão de duração de cada uma delas.
Os tipos podem ser mesclados entre Percentual e Horas, observando o fechamento do tempo planejado.
Requer acessos na opção Configurações / Cadastros / Gerência de Projetos / Modelo de Projetos.
Criação da FAP |
Para criar uma FAP é necessário que o usuário tenha lançado um Pedido com negociação “direito de uso” e/ou “horas de técnica” obrigatoriamente, além de ter um modelo já cadastrado.
Pedidos de Direito de Uso |
OS de Pedidos de Direito de Uso:
•Define os produtos disponíveis para o parceiro.
•No pedido, deve ser informada a natureza do direito de uso definido pelo parâmetro ‘SERVFATDUNAT’.
•O pedido deve estar dentro do prazo de validade, ou seja, o campo 'Data de validade' no pedido deve ser maior que a data atual.
•O parceiro de destino deve ser o parceiro selecionado para lançamento. O parceiro de destino só será considerado se o parâmetro 'SERVDUDEST' estiver ligado.
A lista final poderá conter produtos de vários pedidos.
Pedido de Hora Técnica |
OS Pedido de Hora Técnica:
•A TOP deve fazer parte da lista do parâmetro 'SERVTOPSFAP'.
•Deve ser do Parceiro selecionado para lançamento.
•O 'Pedido' deve estar dentro do prazo de validade, ou seja, o campo 'Data de validade' no pedido deve ser maior que a data atual.
•Deve conter o produto do parâmetro 'SERVHRTECNICA'.
•A quantidade negociada deve possuir saldo em relação a outras FAP’s (concluídas ou não), ou seja, deste pedido, podemos lançar várias FAPs ligadas, desde que tenha saldo sobrando para o lançamento.
Exemplo: Se tem um Pedido de 1000 horas, ao lançar uma FAP de 500 horas restará apenas 500 horas para ser utilizado em uma ou mais FAPs.
•O número deste 'Pedido' será usado como 'Número da Negociação da FAP'.
Configurados o 'Modelo de Projeto' e as 'Negociações' já é possível lançar uma nova FAP.
Para isso é disponibilizado o Wizard de lançamento onde é selecionado o Parceiro e o Contato.
Os passos seguintes trazem a lista de 'Produtos' dos 'Pedidos de Direito de Uso' para que sejam adicionados à FAP, assim como a 'Negociação de Hora Técnica', através da qual iremos alocar o tempo total da FAP.
Ao concluir o Wizard de lançamento teremos uma nova FAP com status 'Não Configurada', o que significa que ainda não podemos executar nenhuma de suas etapas, ou seja, lançar OS.
As Etapas da nova FAP seguem o modelo pré-definido, e o sistema gera uma equipe automaticamente de acordo com os recursos de cada modelo de etapa e seus respectivos executantes padrões.
O próximo passo é editar a FAP para definição do cronograma e ajuste da equipe de cada etapa, para só então alterar manualmente o status para 'Pendente'.
Obs.:
•O que agrega valor para o Projeto são horas de 'Conformidade' e 'Serviços complementares'. 'Não-conformidade' não agrega valor.
•Depois de lançada uma FAP, se houver remoção de alguma etapa do modelo, a FAP não sofrerá nenhuma alteração, ou seja, se mudar alguma informação no modelo, não será alterado nas FAPs originadas deste.
•Somente o Coordenador (quem lança a FAP), ou o Gerente de Serviços do grupo do Coordenador podem alterar informações do Projeto.
No caso das 'Etapas' vale a mesma regra acima, com adição dos membros da 'Equipe' que possuam papéis listados no parâmetro 'SERVFUNFAP'.
Integração com OS WEB |
A execução das Etapas de uma FAP é controlada através da OS Web.
No Wizard de lançamento da OS as FAPs do parceiro estarão na lista de 'Negociações' disponíveis, a etapa será selecionada no próximo passo. Dessa forma a OS estará ligada unicamente a uma etapa da FAP.
A OS Web irá controlar o tempo gasto conforme o que foi alocado para a etapa, lembrando que deve ser uma OS de Conformidade.
Os membros da equipe da etapa serão disponibilizados como possíveis executantes, podem-se adicionar neste momento, os executantes definidos como 'fila'. Na hora de utilizá-las, estarão disponíveis todos os membros da 'fila'.
Se uma 'fila' for membro da equipe, os componentes deste serão disponibilizados para seleção, exceto a própria fila.
Gerência de Recursos |
Gerenciamento da Equipe da FAP e Etapas |
O sistema permite a inclusão ou substituição de membros da Equipe mesmo depois de inicializados os serviços.
A substituição só é permitida caso o membro de Equipe não tenha pendências desta FAP, não importando a etapa, em sua agenda.
Gerenciamento de Horas Alocadas nas Etapas |
O sistema permite a busca por etapas preparadas a ceder horas de complementação às etapas que necessitam de mais horas para sua completa execução.
Mesmo depois de finalizada, uma etapa pode ceder horas à outra.
Navegando pelo Sistema |
Para conhecer o recurso e aplicabilidade de cada tela do Controle de Projetos, acesse o Help das rotinas:
Configurações->Cadastros->Gerencia de Projetos->Modelo de Projetos
Contratos e Serviços->Projetos->Novo Projeto
Contratos e Serviços->Projetos->Consulta
Contratos e Serviços->Projetos->Tipo de Recurso
Contratos e Serviços->Projetos->Gerência de recursos
Configurando o Projeto |
Após a criação de um novo projeto pelo menu Contratos e Serviços / Projetos / Novo Projeto o próximo passo será configurar as etapas para a utilização deste projeto. Para isto, o usuário deverá acessar o Menu Contratos e Serviços / Projetos / Consulta e fazer a pesquisa para encontrar o projeto desejado.
No exemplo acima a pesquisa foi realizada pelo 'Número' do projeto.
O usuário deverá dar um duplo clique na linha que apresenta a FAP desejada e o sistema irá abrir a tela de Projetos.
Aba Geral |
Configura-se nesta aba:
Parceiro: O parceiro do projeto.
Contato: O contato.
Modelo: O modelo utilizado para a criação do projeto. O modelo utilizado não possui vínculo com o projeto, ou seja, alterando o modelo não haverá nenhuma alteração no projeto e vice-versa.
Coordenador: O usuário responsável pelo projeto.
Horas alocadas: A quantidade de horas lançadas no pedido.
Horas a definir: Ainda não foram destinadas para nenhuma etapa.
Horas gastas: O que já foi utilizado de horas no projeto.
Horas disponível: Horas disponíveis ainda para execução do projeto.
Contato é Implantador? Este campo deverá ser marcado quando o contato no cliente for o implantador.
Observação: Campo disponível para anotações.
Aba Produtos |
Esta aba apresenta os produtos selecionados para o projeto. Pode-se “Excluir” ou “Inserir” produtos nesta aba.
Aba Equipe |
Nesta aba são apresentadas todas as pessoas que serão ou poderão ser utilizadas nas diversas etapas do projeto.
Aba Pedidos |
Esta aba apresenta todos os pedidos que estão vinculados ao projeto. Após o lançamento do pedido no 'Portal de Vendas' é nesta aba que se faz a vinculação do Pedido ao Projeto.
Nota: Se ao clicar no sinal de "+" para inclusão de um pedido, e este não for apresentado, pode-se clicar em "Seu Pedido não está aqui?" onde torna-se possível identificar o motivo desta não apresentação.
Informando-se o número único, e clicando-se no botão "Checar", são apresentados os motivos relacionados ao pedido.
Aba Etapas |
Apresenta as etapas existentes neste projeto. Quando selecionamos uma etapa pai, esta sintetiza todos os dados das etapas filhas.
*Filtrar Etapas: ao clicar neste botão ou na opção “Definir”, o sistema apresentará a janela “Filtrar Etapas” disponibilizando duas opções de filtro aos usuários: "Executante" e "Serviço". Pode-se filtrar utilizando um ou os dois campos ao mesmo tempo. Ao “Aplicar” o filtro a hierarquia de etapas mostrará resultados de acordo com o filtro efetuado, trazendo também, se necessário, os pais na hierarquia. A seta ao lado do filtro permitirá além de “Definir”, “Limpar” mesmo.
*Editar: utiliza-se este botão para ‘Copiar’ e ‘Colar’ etapas, da seguinte forma: Seleciona-se a etapa que deseja copiar e em seguida clica-se em "Copiar" (ou simplesmente sobre o botão “Editar”), depois se seleciona a etapa onde desejar colar e em seguida em "colar".
O sistema fará uma validação, caso o usuário copie uma hierarquia e em seguida tente colar nela mesma, o sistema exibirá a com a mensagem: "A etapa de destino não pode estar entre as etapas copiadas."
Quando uma etapa for definida como "Concluída", o sistema apresentará uma "marcação na cor verde” na mesma, possibilitando ao usuário verificar se a etapa está ou não concluída através da árvore hierárquica, eliminando a necessidade de se clicar em cada etapa para consultar o status.
Dentro da Aba Etapa existem as abas referentes àquela etapa que são:
Geral |
Número: É o número da etapa
Concluída: Para marcar se a etapa já foi concluída
Concluir no fechamento de sub-os?: Para que quando ocorrer o fechamento da sub-OS vinculada à etapa e não houver mais nenhuma OS ou sub-OS aberta para ela, o sistema questione ao usuário se deseja concluir a etapa. Assim a etapa receberá o status de concluída.
Descrição: Descrição da etapa
Serviço: Descrição do serviço. Não tem vínculo com a descrição da etapa.
Valor Horas: Valor total em horas para execução da etapa.
Obs.: Não existe etapa de projeto em percentual.
Horas executadas: Quantos de horas já foram utilizadas, de acordo com as horas de OS lançadas para a etapa (OS de conformidade).
Horas disponíveis: Quantidade de horas disponíveis para a etapa. É a diferença entre valor horas e horas executadas.
Horas Conformidade: O sistema traz neste campo a somatória de todas as ordens de serviços executadas, para o projeto, que são de horas de conformidade.
Horas Não Conformidade: O sistema traz neste campo a somatória de todas as ordens de serviços executadas para o projeto, que são de horas de não conformidade.
Horas Serviço Complementar: O sistema traz neste campo a somatória de todas as ordens de serviços executadas para o projeto, que são de horas de serviço complementar.
Pega emprestado?: Define se esta etapa poderá ou não pegar horas emprestadas. Se estiver marcada, o campo “valor máximo” definirá o número máximo de horas que esta etapa poderá pegar emprestado, e o campo “Já peguei emprestado” apresentará a quantidade de horas que esta etapa já pegou emprestado de outra etapa.
Empresta?: Esta marcação define se esta etapa poderá ou não emprestar horas. Se marcada, o campo “valor máximo” definirá o número máximo de horas que esta etapa poderá emprestar, e o campo “Já emprestei” apresentará a quantidade de horas que esta etapa já emprestou.
Botão Suplementa: Este botão permite pegar horas emprestadas de outra etapa. O sistema listará as etapas que têm saldo e poderão emprestar horas. Nesta tela seleciona-se uma ou mais linhas desejadas, informa-se o valor alocado, e clica-se no botão adicionar e em seguida no botão confirmar.
Nota Importante: O sistema limita a quantidade máxima de horas a emprestar ao total de horas alocadas originalmente. Ou seja, se uma etapa foi alocada com 100 horas, por exemplo, a quantidade máxima de horas que poderá ser emprestada será 100 horas. O sistema permitirá o empréstimo de uma quantidade menor que 100 horas, mas não maior. Veja:
Um dos pontos de crucial importância na gestão de projetos é o controle das horas. Saber administrar a alocação destas horas nas etapas garantirá resultados satisfatórios.
A suplementação é utilizada para o empréstimo de horas entre as etapas. Contudo, se uma etapa usa horas que pegou emprestado, para emprestar para outras etapas, é sinal de que não está havendo gerência de projetos, mas uma ciranda de uso de horas, que em algumas situações poderão não funcionar.
A suplementação deve ser utilizada considerando uma gestão rigorosa das horas do projeto. Antes de executar o processo o gerente do projeto deve dimensionar o volume de horas necessárias com exatidão e a melhor opção será sempre trabalhar com o empréstimo de horas nas etapas em doses pequenas, além de evitar a suplementação cíclica (A->B->C->A).
Para melhor esclarecer o processo das horas suplementadas, veja o exemplo a seguir:
Para se saber as Horas Disponíveis, para execução desta etapa, é necessário efetuar o seguinte cálculo:
(HORA DA ETAPA + HORAS QUE SE PEGOU EMPRESTADO) – (HORAS QUE JÁ SE EMPRESTOU + HORAS EXECUTADAS DE CONFORMIDADE)
Histórico de Suplementações: Existe um recurso que remaneja horas entre etapas de um projeto, ou seja, uma etapa pode emprestar horas para outro projeto sem comprometer a carga horária total do projeto, isso é chamado de suplementação. Para visualizar as suplementações feitas, na tela de projetos é utilizado o botão “Histórico”.
Toda suplementação feita é guardada na tabela de Histórico de Suplementações (TCSHSE). Na aba etapa, logo abaixo ao já existente botão “Suplementa”, o botão “Histórico” se refere à etapa selecionada. Este botão abre uma tela na qual é possível visualizar todas as suplementações (da TCSHSE) em duas grades: na primeira as etapas que tomaram horas desta selecionada e na segunda as etapas que emprestaram horas.
No exemplo acima a etapa 2- “INICIAÇÃO/Sintonia/ Escopo/ Val. Implement.” obteve horas da etapa 8 – EXECUÇÃO/Detalhamento dos Processos. Sendo assim, se visualizarmos essa suplementação através do botão “Histórico” o mesmo apresentará na grade inferior a informação de qual etapa emprestou e/ou cedeu horas para a etapa 2.
Já na etapa 8 - EXECUÇÃO/Detalhamento dos Processos, caso o botão “Histórico” seja acionado, será possível verificar as etapas que obtiveram e/ou cederam horas para esta etapa. Neste exemplo, será apresentado na grade superior a Etapa 2, que obteve horas desta etapa.
Sendo assim, é possível verificar:
- No caso da etapa que emprestou, quantas horas foram emprestadas e para qual etapa foi emprestada.
- No caso da etapa que pegou emprestado, de qual etapa pegou e quantas horas.
- Em ambas as etapas o usuário que realizou o empréstimo.
- Total de horas cedidas e totais de horas obtidas (abaixo da grade inferior).
O botão "Desfazer Selecionados” irá devolver as horas pegas/cedidas se e somente se a etapa que pegou tais horas não estiver utilizando.
Exemplo:
A etapa “A” possui 20:00 e (pegou emprestada) foi suplementada com mais 4:00 da etapa “B”. A etapa “A” usou apenas 17:00. Se a linha correspondente a esta suplementação for marcada para ser desfeita, a operação será bem sucedida, sendo devolvidas 4:00 para a etapa B. Caso, a etapa “A” tiver consumido 20:01 ou mais, então não será possível desfazer. Se o usuário tentar realizar tal procedimento será avisado com a seguinte mensagem: Horas alocadas + Horas obtidas – Horas cedidas é menor que a quantidade de horas já executadas para a etapa X.
OBS: Caso o usuário não escolha nenhuma etapa analítica e clique no botão “Histórico, o sistema irá apresentar a seguinte mensagem: Selecione uma etapa analítica.
Cronograma: São os campos para acompanhamento do cronograma do projeto, tendo os campos para preenchimento de “Início Previsto” e “Início Limite”, “Fim Previsto” e “Fim Limite”.
Ajuste Automático do Cronograma Limite da FAP ao Modificar o Cronograma
Parâmetro FAPETPCRONLIMAU Ajustar automat. os limites do cronograma da FAP. Por default desligado.
Se este estiver ligado, ao modificar o cronograma da FAP, os campos do cronograma limite serão automaticamente ajustados de modo que fiquem iguais, ou seja, inicial com inicial e final com final.
Se o usuário modificar os campos data inicial e final, seja pela tela de projeto, ou pelo gráfico de Gantt do cronograma, ao salvar a modificação, se o parâmetro estiver ligado, as datas limites inicial e final serão modificadas automaticamente.
Nota: Na inclusão da etapa, mesmo com o parâmetro ligado, as datas limites só serão ajustadas automaticamente se o usuário deixá-las em branco, caso sejam informadas, permanecerão os valores informados.
Observação |
É possível ter observações padrões por etapa, originadas do modelo utilizado para criação do projeto. Estas observações poderão ser alteradas de acordo com as preferências do coordenador do projeto.
Histórico |
Nesta aba são apresentadas todas as alterações que foram feitas na etapa, é um registro das modificações efetuadas.
Serviços |
Esta aba apresenta os serviços adicionais para a etapa, aqueles que são lançados como "Serviço complementar" na Ordem de Serviço.
Equipe |
Esta aba apresenta a equipe da etapa. Nela é possível lançar uma OS diretamente para um membro da equipe, basta selecioná-lo e clicar na opção “Lançar OS para o executante selecionado”.
Também é possível substituir um membro da equipe através do botão “Substituir”, clicando nele o sistema apresentará a lista dos outros membros da equipe dentre os quais poderá ser selecionado um para a substituição.
Ordem de Serviço |
Apresenta todas as Ordens de Serviços que já foram lançadas para a etapa selecionada.
O botão de Histórico da OS serve para visualização do processo que foi feito nas OS's abertas para a etapa selecionada no Projeto. Este botão agiliza a navegação do usuário e evita que o mesmo precise ir à rotina de ordem de serviço e abrir OS a OS.
Insumos |
Tem as mesmas funcionalidades dos campos referentes ao Modelo de Projeto, o que diferencia:
Qtd. Requisitada: Irá guardar a quantidade de quanto de determinado insumo já foi lançado em notas de requisição. Este campo é protegido.
Opções -> Gerar Requisições
Esta opção serve para gerar notas/requisições dos insumos cadastrados entre as etapas.
Para gerá-la é necessário configurar o parâmetro, ‘Modelo da Nota para requisição da FAP’ Chave NOTAMODREQFAP, com o número único da nota gerado anteriormente no cadastro do Modelo na Central de Movimentações Internas.
Nota: O sistema não permitirá gerar requisição mais de uma vez por insumo.
Para a geração das notas/requisições o sistema levará em consideração o parâmetro ‘Local Padrão para Notas/Pedidos’ Chave LOCALPADRAO, caso o Local informado seja zero.
Os insumos não terão vínculos com as requisições já geradas. Apenas o usuário advertido que existem requisições geradas, no momento em que excluir uma etapa ou projeto. Por exemplo, para excluir a Etapa é necessário excluir as requisições.
Predecessoras |
Terá as mesmas funcionalidades dos campos referentes ao Modelo de Projeto, o que diferencia é que esta opção está disponível em Menu Opções – Predecessoras.
Nesta, aparecerá à tela com as etapas já advindas do Modelo de Projeto e poderá inserir novas.
Define o relacionamento com as outras etapas do projeto, determinando os aspectos de dependência entre as etapas.
As configurações devem ser feitas para cada etapa.
Depois de efetuadas as configurações, é necessário mudar o Status de “Não Configurada” para “Pendente” e clicar no botão “Salvar” para que então seja possível lançar ordens de serviço para esta FAP.
Após todo o processo concluído já é possível lançar Ordem de Serviço para a FAP através da tela de lançamento de OS.
Etapas da FAP – Ações em Massa
Lançamento
O usuário poderá realizar o lançamento de Ordem de Serviço em massa, para isso deverá selecionar uma ou mais etapas da FAP e utilizar um assistente simplificado a partir do qual conseguirá lançar uma OS para todas as etapas de forma simples e rápida.
Resumo:
O sistema dispõe de uma funcionalidade para lançamento de OS em massa. O usuário poderá (selecionar) as etapas do projeto que ele deseja lançar OS e proceder com o lançamento. Na tela de projetos, no modo grade da aba Etapas, ao clicar no botão “Lançar OS” o sistema irá auxiliar o usuário no lançamento.
Será permitido o lançamento de OS em massa somente para:
- Membros que fazem parte da equipe da etapa selecionada;
- Membros que não tenham OS lançada para aquela etapa;
- Etapas que não estejam concluídas.
Detalhamento
Na consulta de projetos, aba ‘Etapas’ no modo grade existe uma coluna fixa localizada à esquerda da tela que tem duas funções:
Sendo que a primeira função é: Selecionar etapas ou desselecionar etapas. As etapas poderão ser selecionadas ou desselecionadas todas em conjunto ou separadamente.
Nota: Ao selecionar a etapa pai todas as etapas filhas serão selecionadas automaticamente.
A segunda funcionalidade desta coluna é referente ao botão pontilhado usado para segurar e arrastar a etapa selecionada para onde se deseja que a mesma fique posicionada de acordo com a necessidade do usuário.
Assim como a coluna Descrição, esta coluna que fica mais à esquerda é fixa, ou seja, ao rolar as demais colunas na barra de rolagem abaixo, o usuário não perde de vista essas duas colunas.
Nota: Caso o usuário faça alguma alteração nas informações das etapas com por exemplo na ‘data de início’, na grade existirá confimação pendente, os botões de ‘Confirmar’ ou ‘Cancelar’, deverão ser acionados para habilitar o Botão ‘Lançar OS’, pois não é possível lançar OS antes de salvar ou cancelar alterações.
Se o botão ‘Lançar OS’ for acionado sem antes selecionar alguma etapa, a seguinte mensagem será apresentada: ‘Selecione a(s) etapa(s) que você deseja lançar Ordem de Serviço!’, ou seja, para lançar OS é necessário que antes seja selecionada uma etapa do projeto.
Portanto, para lançar OS a etapa desejada deve ser selecionada e o botão “Lançar OS” deve ser acionado.
Ao clicar neste botão uma janela será apresentada, primeiramente, caso haja na FAP mais de um produto, o usuário deverá selecionar a qual produto refere-se a OS a ser lançada.
Em seguida, se houver mais de um executante cadastrado para a etapa, o usuário deverá indicar para quem deve-se lançar a odem de serviço: ‘Apenas para o membro principal das etapas selecionadas’ ou ‘Para todos os membros das etapas selecionadas’ ou ainda ‘Desejo selecionar pela equipe do projeto’.
esta última opção permite ao usuário selecionar os membros que receberão a ordem de serviço lançada inclusive membros que estão vinculados e não apenas membros da etapa.
Ao marcar algum membro para fazer parte da equipe da etapa, será lançada a ordem de serviço para o mesmo desde que ele esteja apto a executar o serviço para o produto requerido.
Nota: No canto direito superior da aba ‘Etapas’ existe o ícone ‘Mostrar equipe’ 
que ao ser acionado apresentará uma grade com uma lista dos membros vinculados ao projeto, utilizados e NÃO utilizados na etapa selecionada. Nesta grade poderão ser incluídos ou excluídos membros na etapa selecionada. Após qualquer alteração feita o usuário deverá salvar clicando no botão ‘Confirmar’.
Nota: Se um membro selecionado não pertencer a etapa, o mesmo não será considerado no lançamento. Mas sim aqueles selecionados e vinculados à etapa selecionada.
Em seguida, o passo de verificação de Serviço por executante, será verificado se o executante tem aptidão para executar o produto/serviço.
Caso o executante não tenha aptidão para executar este serviço para este produto, será apresentado um botão de exclamação 
e uma mensagem: ‘Executante NÃO apto para executar esse serviço para este produto’.
E abaixo será apresentada a mensagem: ‘Não é possível realizar o lançamento, pois não existe nenhum membro apto para executar o(s) serviço(s).’
O usuário que tem acesso e permissão para alterar o serviço por excutante poderá fazê-lo diretamente através desta tela.
Nota: O usuário que tem permissão configurada no Controle de Acessos à tela de ‘Serviços por Executante’ poderá tornar um executante apto para executar o serviço para um determinado produto e poderá fazê-lo na tela de Verificação de Serviço por Executante.
Ao posicionar o mouse sobre o botão de exclamação, aparecerá a mensagem ‘CLIQUE para tornar esse executante apto’.
Ao clicar o botão se tornará verde e sinalizará a aptidão do executante.
Além disso é possível marcar a opção localizada abaixo ‘Continuar a lançar para os membros que estão aptos para executar o(s) serviço(s)’, para como o nome diz, lançar apenas para os membros aptos desconsiderando os não aptos. Ou seja, para dar continuidade ao lançamento o usuário não precisará dar acesso a todos os executantes.
Nota: Caso todos os executantes possuam aptidão para executar o serviço/produto este passo do lançamento não será apresentado.
Para finalizar o lançamento, o usuário deverá indicar se deverá ser lançada uma OS para cada executante, pois é possível que cada etapa possa ter mais de um executante, ou uma para todos.
O motivo e a situação são listados de acordo com o serviço selecionado.
Nota: Só é possível lançar OS para projeto com status ‘Em Andamento’.
Ao final será apresentada a confirmação do lançamento com o número da Ordem de Serviço lançada, a descrição e o executante.
Dando dois cliques sobre a linha da OS, a mesma é aberta.
Nota: Para etapas que já foram concluídas, não é possível lançar OS. Também não é possível lançar nova OS para um executante que já possui OS para da etapa em questão.
Se o usuário selecionar várias etapas e acionar o botão ‘Lançar OS’ as etapas impedidas serão desconsideradas. E o sistema lançará OS para as demais.
Outro detalhe importante é que o lançamento de OS é possível somente para etapas filhas.
Edição
O modo de edição em massa facilita a criação/edição de várias etapas, otimizando assim o processo de gerenciamento de projetos.
Na aba “Etapas” da tela “Projeto” (FAP) o modo de edição em grade das etapas, pode ser visualizado clicando no botão 
“Modo grade” na parte superior esquerda da aba. Dessa forma, todos os campos editáveis, do modo formulário poderão ser alterados no modo grade, inclusive campos adicionais. As mesmas funcionalidades de criação/edição do modo formulário foram preservadas, EXCETO o uso das abas “Serviços”, “Ordem de Serviço” e “Insumos”. A organização das etapas pode ser feita clicando e arrastando uma etapa de um lugar para outro ou utilizando os botões 
“Recuar etapa” e 
“Avançar etapa”. O botão “Recuar etapa” move a etapa um nível acima. Já o botão “Avançar etapa” move a etapa um nível abaixo. É possível também, definir os membros da equipe que irão participar em cada etapa, basta clicar no botão 
“Mostrar equipe” e definir os membros. No painel de “Equipe” o usuário poderá mostrar os membros selecionados e os NÃO selecionados. Após realizar a edição de toda a grade o usuário deve confirmar ou cancelar as alterações clicando nos botões “Confirmar” e “Cancelar” na parte superior da aba.
Modo grade como padrão nas etapas da FAP
O parâmetro, ‘Modo grade como padrão nas etapas da FAP?’ Chave MODOGRADEETAPA, se ligado, define o modo grade como padrão na aba “Etapas” da tela do projeto. Com o parâmetro desligado o padrão é o modo formulário.
Aba Requisitos |
Esta aba serve para cadastrar requisitos que serão utilizados no projeto.
Ao adicionar um novo registro o usuário deve informar o “Nome” do requisito, o “Peso” que o mesmo possui neste projeto e se este “Participa de todas as etapas” ou não. Feito isto, existem 3 abas para complementação dos dados:
*Descrição – nesta aba o usuário informa a descrição do requisito que esta sendo cadastrado.
*Caso de uso – onde o usuário informa o caso de uso do requisito.
*Etapas – nesta aba o usuário deverá informar a(s) etapa(s) a(s) que (quais) o requisito pertencerá.
Aba Anexos |
Através desta aba o usuário poderá anexar arquivos e documentos na FAP sem necessidade de abrir uma OS, podendo anexar inclusive documentos que não estão relacionados a uma OS específica, mas ao projeto todo.
A primeira grade exibe os anexos do projeto, que são inseridos através desta grade, e na segunda grade são exibidos os anexos das OS's do projeto, que são inseridos diretamente na OS.
Ao adicionar um novo anexo, utilizando o botão "Novo", uma janela é aberta com os campos: "Descrição”, "Data de expiração", "Outros usuários podem editar?", "Anexo público" e o campo para adicionar o arquivo.
A primeira grade mostra os “Anexos do Projeto”, onde o usuário possui a opção de defini-los ou não, como "Público" através do botão "Alterar".
Esta opção permite a exibição do anexo em todas as OS's lançadas no projeto. Se o usuário optar por não definir o anexo como "Público", o mesmo poderá ser visualizado apenas no Projeto através desta aba.
Os anexos podem ser adicionados, visualizados, alterados e excluídos.
A segunda grade mostra os anexos inseridos nas OS's do Projeto. Estes anexos podem apenas ser visualizados, e a inserção ocorrerá na própria OS.
Arquivos do Repositório Em Anexos da FAP
A adição e alteração de um arquivo local é o padrão do sistema, que também permite a adição de arquivos existentes no Repositório de Arquivos.
Assim, selecione um arquivo do repositório conforme figura 1.
Figura 1.
Copie o “Caminho” do arquivo, ou clicando no ícone de tesoura ao lado ou ainda selecionando o texto e utilizando o atalho Ctrl+C.
Na tela de Consulta (Contratos e Serviços » Projetos » Consulta) selecione o projeto qualquer desejado, neste momento a tela “Projeto” será aberta.
Na aba “Anexos”, clique na “setinha” para expandir as opções e selecione Adicionar Anexo do Repositório.
Será aberta a tela abaixo, preencha os campos indicados. O campo Caminho do Arquivo é o caminho copiado anteriormente.
Nota: O prefixo “Repo://” é necessário.
Depois de adicionado, é possível realizar a alteração do caminho do arquivo, mas não da descrição. Para isto, clique no botão editar acima da grade, com o item selecionado.
Para visualizar o arquivo clique no botão “Visualizar” 
. Caso o caminho especificado não mais exista no repositório (arquivo deletado, nome de pastas do repositório modificadas, ou caminho do arquivo especificado de forma errada) um erro de arquivo não encontrado deverá aparecer. O controle de acesso do repositório não se aplica aos anexos, pois se um arquivo foi anexado ele deve ser visualizado por todos que possuem acesso aquela lista de anexos.
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