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A rotina de Baixa Automática tem o objetivo de agilizar o procedimento de baixa de títulos de receita ou despesa. Empresas que trabalham com uma grande quantidade de títulos, e não realizam a baixa dos mesmos no ato de seu lançamento devido a posterior data de vencimento, tendo-se portanto, um acúmulo de documentos a serem baixados em uma mesma época, podem perfeitamente utilizar esta tela para dinamização de seu processo.
Acesso à rotina de Baixa Seleção de títulos para Baixa
Acesso à rotina de Baixa
Àqueles que forem designados a efetuar a baixa de títulos, devem ter sua permissão de utilização configurada por meio da tela Acessos, de modo que é possível restringir o uso da rotina de acordo com o tipo do título que será baixado, ou seja, determinados usuários podem trabalhar apenas com os títulos de receita, enquanto que outro grupo baixa apenas as despesas.
Seleção de títulos para Baixa
Além da possibilidade de criação de Filtros Personalizados no alto da tela, através do preenchimento singular da "Empresa da baixa", "Parceiro", "Dt. Vencimento" e "Ordem de Carga", ou mesmo uma combinação de preenchimentos, poderemos filtrar pelos documentos a serem baixados; além disto, tem-se as marcações "Receita" e "Despesa" que permitem uma especificação ainda maior quanto a exibição dos títulos.
Observação: o campo "Conta", único de preenchimento obrigatório, deverá ser alimentado com a Conta Bancária onde será realizada a baixa dos títulos; este não é um campo para filtragem dos títulos, mas sim, de direcionamento para a rotina, pois como mencionado, os títulos serão baixados nesta conta.
Caso o parâmetro "Utiliza empresa de recebimento? - UTILEMPRECEB" estiver habilitado, você poderá informar o campo Empresa da baixa e, consequentemente, proceder com a baixa, utilizando uma empresa diferente do lançamento do título. Com o parâmetro desabilitado, a Empresa da baixa não poderá ser informada, e os lançamentos apresentados na tela serão os pertencentes à Empresa vinculada na Conta Bancária (Cadastro de Contas, aba Cadastros, campo "Empresa", marcação "Exclusiva da empresa").
Teremos ainda que, ao clicar no botão para realizar a baixa de títulos, os campos "Lançamento" e "TOP Baixa" de Receitas e Despesas, serão habilitados de acordo com os títulos exibidos na grade:
Nota: quando preenchidos, os campos Lançamento e TOP Baixa, gravarão o histórico do último registro utilizado.
Seção Antecipação de Baixa
Em relação à funcionalidade de "Antecipação de baixa" tem-se que o sistema permitirá realizar uma baixa de títulos de receitas ou despesas.
Para que seja habilitada esta seção, é necessário que o parâmetro "Usa Antecipação de Baixa - USAANTECIPBAIX" esteja habilitado.
Deste modo, esta seção apresentará os campos "Número" e "Parceiro".
Nota: para realizar uma pesquisa através destes campos, considere que, quando inserido um registro primeiramente no campo Número, o campo Parceiro ficará desabilitado. De outra forma, sendo registrada uma informação no campo Parceiro e depois no campo Número, o sistema irá desconsiderar o Parceiro para que seja realizada esta pesquisa.
Observação: para buscar um título específico, será necessário que a consulta seja feita mediante o Número da antecipação, pois, se apenas o Parceiro encontrar-se preenchido, o sistema pesquisará todas as antecipações referentes à este.
Realizando a Baixa
Depois de definidos os filtros desejados e adequados à rotina, clique no botão "Aplicar" (no uso do Filtro Personalizado) ou
"Aplicar Filtro" (no uso dos Filtros Estáticos) para apresentação dos títulos em aberto com os quais pode-se trabalhar.
Nota: em relação às Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e's) e Conhecimentos de Transporte Eletrônicos (CT-e's), serão trabalhados nesta tela apenas os documentos que tiverem sido aprovados nos ambientes da SEFAZ de Produção. Documentos gerados em ambiente de homologação não serão exibidos.
Por meio dos botões "Remover Selecionados" e
"Remover Não Selec." realiza-se a retirada de determinados documentos da tela, que deverão ser baixados em um outro momento. Caso seja necessário retornar à tela os títulos removidos, basta acionar os botões Aplicar ou Aplicar Filtro novamente.
Depois de mantidos na grade apenas os lançamentos que serão baixados, clique no botão "Baixar" para ratificação do procedimento. Neste contexto, será aberto o pop-up "Confirmação de Baixa", onde realiza-se a avaliação final das informações que serão utilizadas na baixa:
No pop-up Confirmação de Baixa, é importante observar se a marcação "Baixa Separada" está selecionada; caso esteja, a baixa será feita separadamente, ou seja, o sistema criará um registro na tabela TGFMBC para cada título baixado. Se desmarcada, será gerado um único lançamento na tabela TGFMBC com o total dos títulos baixados. Este procedimento influenciará na rotina de Conciliação Bancária.
Se a marcação Baixa Separada estiver efetuada ou se o parâmetro "Usar o Nome de QUALQUER Parc. em Baixa junta? - BXAUTHISTERR" estiver habilitado, o texto informado no campo "Histórico" da confirmação da baixa será unido ao nome do Parceiro ou sua Razão Social, de acordo com a definição do parâmetro "Apresentar Nome ou Razão Social do Parceiro - NOMERAZAOPARC". Se a marcação Baixa Separada não estiver selecionada e o parâmetro de chave BXAUTHISTERR estiver desativado, o histórico do financeiro e da movimentação bancária não sofrerão alterações.
Observação: o campo Histórico pode ser preenchido com informações que não ultrapassem o máximo de 45 caracteres. Porém, pode-se alterar manualmente nas tabelas TGFMBC e TGFMBC_EXC a estrutura deste campo utilizando uma ferramenta de gerenciamento de Banco de Dados, ou seja, por meio desta ferramenta temos a possibilidade de ampliar o limite de caracteres do referido campo de acordo com o desejado.
Ainda no pop-up de Confirmação de Baixa, o registro da coluna "Nosso Número" do título que está sendo baixado será substituído pelo valor inserido no campo "Documento" da tela Movimentação Financeira quando a opção "Substituir quando já houver informação" estiver assinalada.
Feita a confirmação da Baixa Automática os títulos serão baixados na Conta Bancária indicada, alterando consequentemente o valor do Saldo Real da conta. Este procedimento não executa a "Conciliação Automática", a qual deverá ser feita normalmente através da rotina de Conciliação Bancária.
Ao efetuar a Baixa Automática de títulos em atraso, será efetuado o cálculo de juros e multas. Caso queira-se utilizar a baixa automática para títulos com data futura (cheques, por exemplo), esta somente será possível com cálculo de juros e multas.
Nota: a tela de Baixa Automática não está apta a realizar baixas com moedas estrangeiras; nela serão exibidos para baixa os títulos que possuem o campo "Moeda" igual a "0" (campo CODMOEDA).
Importante: através da ativação do parâmetro "Considerar juros e multas negociados no cálculo dos juros de mora? - CONSJURMULNEG" será realizado o cálculo dos juros de mora sobre o valor dos juros e multas que foram gerados por uma renegociação. Imaginemos um título a ser pago que foi originado de uma renegociação; nesta renegociação foram calculados juros e multa; com o parâmetro mencionado ativado, o cálculo dos juros pertinentes ao atraso do título utilizará como base, além do valor do desdobramento do título, os juros e multas negociados que foram calculados na renegociação.
Observação: na Baixa Automática, você poderá bloquear o acesso à alteração da Conta da baixa, configurando-se no Cadastro de Usuários, botão Outras opções..., opção "Configurações do Usuário", o campo "Número da conta padrão na baixa"; esta é uma definição feita por usuário:
Se a marcação "Lógico" não estiver realizada, a Conta apresentada na Baixa Automática será a informada na aba Contas p/ Baixa do Cadastro de Usuários e esta informação não poderá ser alterada na baixa, trazendo o campo desabilitado. Se a marcação Lógico encontrar-se efetuada, o campo Conta será alimentado conforme mencionado acima, porém como sugestão, ele permanecerá habilitado permitindo alteração, caso necessário.
Veja aqui informações sobre Restrições/Exceções de TOP de Baixa.
Botão Preferências
Por meio do botão "Preferências" localizado no topo da tela, determine as particularidades a serem utilizadas na Baixa Automática.
Aba Geral
Determine, primeiramente, qual será o "Intervalo de vencimento" a ser considerado nos títulos, podendo ser:
- Última data utilizada;
- Hoje;
- Semana corrente;
- Mês corrente;
- Limpar data;
- Personalizado - Por esta opção, deve-se informar o(s) "Último(s) dia(s)", bem como o(s) "Próximo(s) dia(s)".
Além disto, determinam-se as cores a serem utilizadas para os títulos de Receita e Despesa, quando estes forem apresentados na grade.
Ainda na aba Geral, teremos as seguintes marcações:
Preferir 'Nosso Número' para campo documento: Ao selecionar esta marcação, será gravado no campo Documento o "Nosso Número" do Financeiro. Se desmarcada, no campo Documento, será gravado o Número da Nota.
Nota: o campo Documento poderá ser visualizado por relatórios ou através da rotina de Conciliação Bancária.
Baixar quando valor líquido igual a zero: Ao assinalar esta marcação, será permitido que sejam baixados títulos com valores líquidos iguais à "0" (zero). Se desmarcada, os títulos nesta situação não serão apresentados na Baixa Automática.
Manter juros e multa do título: Ao efetuar esta marcação, na realização da baixa serão utilizados os valores de juros e multas já presentes no título.
quando o parâmetro "Calcula juro/multa na baixa automática de títulos? - CALJURMULBXAUT" estiver habilitado, será realizado o cálculo ou recálculo (quando for o caso) de juros e multas na realização da Baixa Automática. Porém, caso a marcação citada acima esteja realizada, os valores de juros e multas serão mantidos, mesmo que o parâmetro se encontre ativado.
Sobrepor histórico no financeiro: Ao assinalar esta marcação, o histórico do título no financeiro será substituído pelo histórico da baixa.
Concatenar histórico no financeiro: Por esta marcação, será acrescentado o histórico da baixa ao histórico do financeiro.
O parâmetro "Substitui Histórico do Fin. com o Hist. da Baixa? - SUBSTHISTFIN", influencia na rotina de Baixa Automática, de modo que, se ligado, as opções Sobrepor histórico do financeiro e Concatenar histórico do financeiro estarão habilitadas para serem utilizadas durante a baixa. Se o parâmetro citado for desabilitado, as opções Sobrepor histórico do financeiro e Concatenar histórico do financeiro também ficarão desabilitadas e o histórico do financeiro não sofrerá alterações.
Aba Antecipação de Baixa
Além da Seção Antecipação de Baixa, o parâmetro "Usa Antecipação de Baixa - USAANTECIPBAIX" também habilitará a aba "Antecipação de Baixa" do pop-up Preferências.
Esta aba tem como funcionalidade gravar as informações que serão utilizadas na criação do título referente à Antecipação de Baixa.
Compensação de Títulos na Baixa
Na Baixa Automática teremos a possibilidade de fazer a compensação de títulos, agrupando Receitas e Despesas de um mesmo Parceiro, gerando apenas uma Movimentação Bancária com o resultado da baixa. A compensação será utilizada quando a Empresa possui contas à pagar e a receber de um mesmo Parceiro e será feito o acerto.
Como é feita a compensação?
Informe os campos "Empresa" e "Conta" da baixa e desabilite a marcação "Baixa Separada". Faça a marcação dos campos "Receitas" e "Despesas" e formule um filtro para apresentação na grade dos lançamentos realizados para um mesmo Parceiro.
Se você clicar em "Baixar", o sistema baixará os títulos de Receitas e Despesas e irá gerar uma Conciliação Bancária correspondente à diferença entre os títulos, além disso, essa diferença entrará na tabela TGFMBC (tabela de Movimentação Bancária).
Vejamos o seguinte exemplo:
Suponhamos que os títulos pelo código do Parceiro X foram filtrados, tendo como títulos pendentes os documentos com os valores a seguir:
- Receita: R$30,00
- Despesa: R$49,00
Desta forma, ao efetuar a baixa dos títulos, teremos também a geração de uma Conciliação Bancária de despesa no valor de R$19,00, correspondente à diferença entre o título de Receita e o título de Despesa.
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